秘書實(shí)務(wù)第三章文字工作

1、上次回顧上次回顧1、秘書修飾個(gè)人儀表有何意義？如何進(jìn)行修飾？2、秘書請(qǐng)求工作指示應(yīng)該把握哪些要點(diǎn)？3、秘書日常事物有哪些類型？如何分別處理？4、秘書下班后繼續(xù)工作應(yīng)防止哪些不良情緒？本章目標(biāo)本章目標(biāo)1、理解秘書文字工作的含義和意義2、明確秘書文字工作的內(nèi)容和要求3、掌握文字記錄、文稿撰擬和文稿審核的規(guī)范、程序與方法4、提高文字表達(dá)及文字把關(guān)能力這是一份僅數(shù)百字的公文稿，請(qǐng)同學(xué)們構(gòu)思后，討論此文的文種和結(jié)文種和結(jié)構(gòu)。構(gòu)。 文種文種：報(bào)告？請(qǐng)示報(bào)告？請(qǐng)示？：報(bào)告？請(qǐng)示報(bào)告？請(qǐng)示？ 結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu) 1 1、理、理由及依據(jù)；由及依據(jù)； 2 2、具、具體打算；體打算； 3 3、請(qǐng)、請(qǐng)求事項(xiàng)求事項(xiàng) A.A.請(qǐng)求

2、批準(zhǔn)請(qǐng)求批準(zhǔn); ; B. B.請(qǐng)求以大學(xué)名義出具聯(lián)系函請(qǐng)求以大學(xué)名義出具聯(lián)系函; ; C. C.請(qǐng)求職大一位或數(shù)位領(lǐng)導(dǎo)參加以示請(qǐng)求職大一位或數(shù)位領(lǐng)導(dǎo)參加以示關(guān)懷。關(guān)懷。 1、文字與文字工作、文字與文字工作 文字文字指能表達(dá)某種意思，并具有一定體指能表達(dá)某種意思，并具有一定體式的書面材料。式的書面材料。 文字工作文字工作指秘書用書面語言代行領(lǐng)導(dǎo)者指秘書用書面語言代行領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)記載及表達(dá)某種思想的專門或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)記載及表達(dá)某種思想的專門業(yè)務(wù)活業(yè)務(wù)活動(dòng)。動(dòng)。第一節(jié)第一節(jié) 文字工作概述文字工作概述 2、文字工作的、文字工作的意意義義秘書的文字功底，是秘書的基本素質(zhì)秘書的文字功底，是秘書的基本素質(zhì)（

3、 “第一流的文字處理能手第一流的文字處理能手” ）秘書的文字表達(dá)能力，是秘書的首要能秘書的文字表達(dá)能力，是秘書的首要能力力（表達(dá)、辦事、管理、交往、應(yīng)變、（表達(dá)、辦事、管理、交往、應(yīng)變、研究能力）研究能力）秘書的文字工作，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的重要秘書的文字工作，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的重要補(bǔ)補(bǔ)償償（ 是是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的完善和升華對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的完善和升華；是；是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)和智能的補(bǔ)充和延伸對(duì)領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)和智能的補(bǔ)充和延伸；是；是對(duì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)精力和體力的領(lǐng)導(dǎo)精力和體力的“代償代償”） 3、文字工作的特、文字工作的特點(diǎn)點(diǎn)A.寫作活動(dòng)的寫作活動(dòng)的“受動(dòng)性受動(dòng)性”(相對(duì)相對(duì)“自主性自主性”而言而言)“養(yǎng)之有素養(yǎng)之有素”注重知識(shí)的注

4、重知識(shí)的積累和更新積累和更新 “倚馬可待倚馬可待”隨時(shí)準(zhǔn)備接受隨時(shí)準(zhǔn)備接受領(lǐng)導(dǎo)者的交擬領(lǐng)導(dǎo)者的交擬要求作者要求作者 B.思維形式的思維形式的 “抽象性抽象性” （形象思維、（形象思維、 抽象思維抽象思維、 直覺思維）直覺思維）既具備扎實(shí)的既具備扎實(shí)的現(xiàn)代漢語知識(shí)現(xiàn)代漢語知識(shí) 又很好地掌握又很好地掌握形式邏輯知識(shí)形式邏輯知識(shí)要求要求要求要求C.表達(dá)方式的表達(dá)方式的“綜合性綜合性”（“記敘記敘”“說明說明”“議議論論”“抒情抒情”中，以中，以說明為主，兼有說明為主，兼有記敘和議論）記敘和議論）熟悉記敘、說明熟悉記敘、說明和議論等表達(dá)方式和議論等表達(dá)方式 努力形成自己努力形成自己獨(dú)特的語言風(fēng)格獨(dú)特的

5、語言風(fēng)格要求要求C.表達(dá)方式的表達(dá)方式的“綜合性綜合性”（“記敘記敘”“說明說明”“議議論論”“抒情抒情”中，以中，以說明為主，兼有說明為主，兼有記敘和議論）記敘和議論）熟悉記敘、說明熟悉記敘、說明和議論等表達(dá)方式和議論等表達(dá)方式 努力形成自己努力形成自己獨(dú)特的語言風(fēng)格獨(dú)特的語言風(fēng)格第二節(jié)第二節(jié) 文字記錄文字記錄 1、文字記錄的種類、文字記錄的種類 文字記錄文字記錄，就是秘書把聽到的話或經(jīng)辦，就是秘書把聽到的話或經(jīng)辦的事寫下來，為撰擬文稿或處理事務(wù)提的事寫下來，為撰擬文稿或處理事務(wù)提供初始依據(jù)。供初始依據(jù)。 種類種類：電話記錄、值班記錄、來訪記錄、：電話記錄、值班記錄、來訪記錄、會(huì)議記錄、大事

6、記、調(diào)查記錄、領(lǐng)導(dǎo)講會(huì)議記錄、大事記、調(diào)查記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話記錄、領(lǐng)導(dǎo)口授記錄話記錄、領(lǐng)導(dǎo)口授記錄 文字記錄的種類文字記錄的種類 （8 8種）種） A.電話記錄電話記錄 a.發(fā)出電話記錄發(fā)出電話記錄市園林局辦市園林局辦2004.4.30市職大人文學(xué)院市職大人文學(xué)院郝敏郝敏園林局辦劉主任園林局辦劉主任12345678郝:向園林局求助兩件事.五一期間我校組織師生游覽紅山公園,時(shí)間五月二日上午北京時(shí)間11點(diǎn),350人(含教師30人)。請(qǐng)貴局派導(dǎo)游；并請(qǐng)免收門票。園林局劉主任回答：導(dǎo)游可解決；免票待請(qǐng)示賀局長定。園林局劉主任回答：導(dǎo)游可解決；免票待請(qǐng)示賀局長定。b.b.接收電話記錄接收電話記錄B.值班記錄

7、值班記錄C.C.來訪記錄來訪記錄D.D.會(huì)議記錄會(huì)議記錄 E.E.大事記大事記 一事一記、按日編排。 F.F.調(diào)查記錄調(diào)查記錄 第一要件是傾聽；記錄要快速、精確；根據(jù)不同情況采用不同的記錄方法。 G.G.領(lǐng)導(dǎo)講話記錄領(lǐng)導(dǎo)講話記錄 不論領(lǐng)導(dǎo)人有無講稿都應(yīng)記錄，詳略可根據(jù)情況有所不同。有講稿應(yīng)詳記補(bǔ)充發(fā)揮部分；無講稿應(yīng)“有言必記”。 H.H.領(lǐng)導(dǎo)口授記錄領(lǐng)導(dǎo)口授記錄 作好準(zhǔn)備，隨時(shí)記錄；注意聆聽，邊聽邊記；疑問之處，隨手標(biāo)示；口授結(jié)束，復(fù)述要點(diǎn)。 2、文字記錄的、文字記錄的過程過程 備好筆和紙，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄備好筆和紙，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄 用心傾聽和判斷，快速做出記錄用心傾聽和判斷，快速做出記錄 及時(shí)補(bǔ)充

8、和修改，認(rèn)真整理記錄及時(shí)補(bǔ)充和修改，認(rèn)真整理記錄 整理記錄整理記錄三點(diǎn)要求三點(diǎn)要求：忠于發(fā)話者的原意；：忠于發(fā)話者的原意；體現(xiàn)發(fā)話人的語言特點(diǎn)；在不背離原意體現(xiàn)發(fā)話人的語言特點(diǎn)；在不背離原意的前提下，可進(jìn)行技術(shù)性加工。的前提下，可進(jìn)行技術(shù)性加工。 3、文字記錄的方法、文字記錄的方法 要點(diǎn)記錄法要點(diǎn)記錄法 詳細(xì)記錄法詳細(xì)記錄法 常用的速記法常用的速記法 特殊的標(biāo)識(shí)法特殊的標(biāo)識(shí)法 筆記和錄音并用法筆記和錄音并用法第三節(jié)第三節(jié) 文稿撰擬文稿撰擬 1、文稿撰擬的范圍、文稿撰擬的范圍 文稿撰擬文稿撰擬，就是秘書按照領(lǐng)導(dǎo)者的交擬，就是秘書按照領(lǐng)導(dǎo)者的交擬，動(dòng)手起草書面材料的智能活動(dòng)過程動(dòng)手起草書面材料的智

9、能活動(dòng)過程。 范范圍圍： 各種法定公文的撰擬各種法定公文的撰擬 各種常用文書的撰擬各種常用文書的撰擬 各種領(lǐng)導(dǎo)講話稿的撰擬各種領(lǐng)導(dǎo)講話稿的撰擬 各種公關(guān)文書的撰擬各種公關(guān)文書的撰擬 文文稿撰擬范圍稿撰擬范圍44方面方面 A A. .各種法定公文各種法定公文 （即黨和國家明文規(guī)定（即黨和國家明文規(guī)定的）的） 黨黨的機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)1414種、行政機(jī)關(guān)種、行政機(jī)關(guān)1313種種：決：決議、議、決定、命令（令）、指示、意見、議案、決定、命令（令）、指示、意見、議案、通知、公告、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、公告、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等 規(guī)定嚴(yán)

10、格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。規(guī)定嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。 B. B. 各種常用公文（即法定公文以外的各種常用公文（即法定公文以外的各種書面材料）各種書面材料） 文種遠(yuǎn)多于法定公文。約定俗成、自成規(guī)矩，撰擬時(shí)也不能自行其事。 簡報(bào)類：政務(wù)簡報(bào)、信息摘報(bào)、情況反映、信訪動(dòng)態(tài)、值班簡報(bào)、接待簡報(bào)等。 規(guī)章類：章程、辦法、細(xì)則、通則、規(guī)則、公約等。 總結(jié)類（略） 計(jì)劃類（略） 提綱類（略） 各種行業(yè)文書 C.領(lǐng)導(dǎo)的各種講話稿 開幕詞、閉幕詞、發(fā)言稿、講演稿、工作報(bào)告（動(dòng)員報(bào)告、傳達(dá)報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、政府工作報(bào)告 ？、領(lǐng)導(dǎo)述職報(bào)告等）。 撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿是秘書文字工作的“重頭戲”，或者說是秘書實(shí)務(wù)諸業(yè)務(wù)中的“重中之重”，也是衡量

11、秘書是否成為文字工作“高手”的重要標(biāo)志。一位秘書，如能勝任各種講話稿的撰寫任務(wù)，即可以說其文字表達(dá)能力已進(jìn)入了成熟時(shí)期和自如階段。 D. 各種公關(guān)文書各種公關(guān)文書企業(yè)、事業(yè)單位用得企業(yè)、事業(yè)單位用得 較多！較多！ 書信類：祝賀信（賀電），慰問信書信類：祝賀信（賀電），慰問信（慰問電），致敬信（致敬電），感謝信（慰問電），致敬信（致敬電），感謝信（感謝電）等。（感謝電）等。 致致辭類：賀詞、歡迎詞、歡送詞、答辭類：賀詞、歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝酒詞等。謝詞、祝酒詞等。 宣宣傳類：說明書、解說詞、廣告詞等。傳類：說明書、解說詞、廣告詞等。 目前，公關(guān)文書的種類不斷增加。秘書應(yīng)注重公關(guān)文書的寫作知

12、識(shí)并學(xué)會(huì)撰擬。 2、文稿撰擬的、文稿撰擬的過程過程 宏觀過程宏觀過程 朦朧階朦朧階段段 模仿階模仿階段段 自如階段自如階段 微觀過程微觀過程 準(zhǔn)備階段：授受意圖；收集材料；擬定提綱準(zhǔn)備階段：授受意圖；收集材料；擬定提綱 草擬階段：講究語法；講究邏輯；講究格式草擬階段：講究語法；講究邏輯；講究格式 定稿階段：審核；修改；定稿定稿階段：審核；修改；定稿文稿撰擬過程（即通常情況下文稿撰擬過程（即通常情況下一篇文稿的成文流程）一篇文稿的成文流程） “三部曲三部曲” 準(zhǔn)備階段準(zhǔn)備階段 a.授受意圖 理清思路 b.收集材料 尋求依據(jù) c.擬定提綱 構(gòu)思布局 草擬階段草擬階段注意注意a.講究語法講究語法 字

13、斟句酌字斟句酌b.講究邏輯講究邏輯 表達(dá)準(zhǔn)確表達(dá)準(zhǔn)確c.講究格式講究格式 遵規(guī)循俗遵規(guī)循俗 定稿階段定稿階段a.審核審核 發(fā)現(xiàn)問題發(fā)現(xiàn)問題b.修改修改改錯(cuò)與調(diào)整改錯(cuò)與調(diào)整c.定稿定稿 領(lǐng)導(dǎo)審定領(lǐng)導(dǎo)審定 簽發(fā)通過簽發(fā)通過 符合必須行文的原則符合必須行文的原則 符合國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)符合國家現(xiàn)行的法律、法規(guī) 符合黨和國家的方針、政策符合黨和國家的方針、政策 符合實(shí)際情況符合實(shí)際情況 符合領(lǐng)導(dǎo)意圖符合領(lǐng)導(dǎo)意圖 所提措施和辦法要切實(shí)可所提措施和辦法要切實(shí)可行行 涉及其他部門和地區(qū)的問題要協(xié)調(diào)一致涉及其他部門和地區(qū)的問題要協(xié)調(diào)一致 文字表達(dá)要合乎語法、修辭、邏輯文字表達(dá)要合乎語法、修辭、邏輯 格式、標(biāo)

14、點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字和計(jì)量單位要符格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字和計(jì)量單位要符合現(xiàn)行規(guī)定合現(xiàn)行規(guī)定文稿撰擬要求文稿撰擬要求 文稿撰擬的文稿撰擬的3 3種方式種方式 A.A.個(gè)人撰擬個(gè)人撰擬（適用于一般性文稿如通知、（適用于一般性文稿如通知、業(yè)務(wù)性請(qǐng)示、專題性報(bào)告、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)批業(yè)務(wù)性請(qǐng)示、專題性報(bào)告、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)以及簡報(bào)、致詞、書信等類文稿撰擬）轉(zhuǎn)以及簡報(bào)、致詞、書信等類文稿撰擬） B.B.集體撰擬集體撰擬 （適用于重要而且綜合性強(qiáng)的（適用于重要而且綜合性強(qiáng)的和和“大塊大塊”文稿的撰擬，如大型會(huì)議文件、文稿的撰擬，如大型會(huì)議文件、長期工作計(jì)劃、年度全面總結(jié)、綜合性報(bào)長期工作計(jì)劃、年度全面總結(jié)、綜合性報(bào)告及規(guī)章的

15、起草等）告及規(guī)章的起草等） C.C.文稿代擬文稿代擬（大機(jī)關(guān)、大單位適用。其部（大機(jī)關(guān)、大單位適用。其部門分工及專業(yè)細(xì)化度較高，以此彌補(bǔ)秘書門分工及專業(yè)細(xì)化度較高，以此彌補(bǔ)秘書專業(yè)知識(shí)之不足。用于專業(yè)性強(qiáng)的文稿）專業(yè)知識(shí)之不足。用于專業(yè)性強(qiáng)的文稿）第四節(jié)第四節(jié) 文稿審核文稿審核 1、文稿審核的作用、文稿審核的作用 審核審核，就是對(duì)文稿內(nèi)容、體式及行文規(guī)，就是對(duì)文稿內(nèi)容、體式及行文規(guī)則的綜合審查與核定，通常也稱作則的綜合審查與核定，通常也稱作“核核稿稿”。 A.審核是文稿撰擬第三階段（定稿階段）審核是文稿撰擬第三階段（定稿階段）中一道非常重要和實(shí)質(zhì)性的中一道非常重要和實(shí)質(zhì)性的“工序工序”，即文，

16、即文稿擬成之后、送領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)前進(jìn)行的最稿擬成之后、送領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)前進(jìn)行的最后把關(guān)工作，因而是公文制發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。后把關(guān)工作，因而是公文制發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 B.文稿審核的和意義和作用主要有三：文稿審核的和意義和作用主要有三： a.控制發(fā)文總量，提高行文質(zhì)量；控制發(fā)文總量，提高行文質(zhì)量； b.確保文稿質(zhì)量，避免行文出錯(cuò)；確保文稿質(zhì)量，避免行文出錯(cuò)； c.減輕領(lǐng)導(dǎo)閱批文稿的負(fù)擔(dān)。減輕領(lǐng)導(dǎo)閱批文稿的負(fù)擔(dān)。 審核內(nèi)容（亦即把關(guān)的重點(diǎn)）審核內(nèi)容（亦即把關(guān)的重點(diǎn)） 主要從6個(gè)方面審查核定 A. 把好法律法規(guī)關(guān)；把好法律法規(guī)關(guān)； B. 把好政策規(guī)定關(guān)；把好政策規(guī)定關(guān)； C. 把好事實(shí)即材料數(shù)據(jù)關(guān)；把好事實(shí)即材

17、料數(shù)據(jù)關(guān)； D. 把好文字表述關(guān)（主題、觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、把好文字表述關(guān)（主題、觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、語言、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字與計(jì)量單位等等）；語言、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字與計(jì)量單位等等）； E. 把好體式關(guān)（語體、規(guī)格、式樣等）；把好體式關(guān)（語體、規(guī)格、式樣等）； F. 把好程序規(guī)范關(guān)。把好程序規(guī)范關(guān)。 文稿審核的方法文稿審核的方法 A. A. 程序性方法程序性方法“三審三審”制制 初審。初審。由專兼職核稿人員進(jìn)行初步審核。 復(fù)審。復(fù)審。由秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)修改稿進(jìn)行審核。 終審。終審。核稿人對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者已簽發(fā)的審批稿進(jìn)行最后的審核。 B. B. 組織性方法組織性方法四種四種 a. a. 個(gè)人審核個(gè)人審核 b. b. 集體審

18、核集體審核 c. c. 會(huì)商（會(huì)審）會(huì)商（會(huì)審） d. d. 專家審核專家審核寫好文字工作應(yīng)注意的寫好文字工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題幾個(gè)問題案例案例 你你的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務(wù)的的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)理，而你則是經(jīng)理秘書。在某一天，經(jīng)理請(qǐng)你將下經(jīng)理，而你則是經(jīng)理秘書。在某一天，經(jīng)理請(qǐng)你將下星期一的活動(dòng)安排的有關(guān)內(nèi)容填寫在工作日志上：星期一的活動(dòng)安排的有關(guān)內(nèi)容填寫在工作日志上：* 上午舉行董事會(huì)議，所有的經(jīng)理都參加。上午舉行董事會(huì)議，所有的經(jīng)理都參加。*上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話。上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話。*中午與中午與A公司的董事長馬公司的董事長馬XX與夫人共進(jìn)午餐。與夫人共進(jìn)午餐。*下午前往下午前往B公司拜會(huì)市場開發(fā)部的經(jīng)理公司拜會(huì)