時(shí)間的規(guī)劃與管理

1、生涯規(guī)劃中的一項(xiàng)重要的議題，就是時(shí)間的規(guī)劃與管理。如何能在有限的時(shí)間與精力中完成眾多的目標(biāo)？以下介紹一些概念與方法，但是最重要的還是要看個(gè)人經(jīng)過嘗試的經(jīng)驗(yàn)，之後修改才會最有幫助。種下一個(gè)想法，得到一個(gè)行為。種下一個(gè)行為，得到一個(gè)習(xí)慣。種下一個(gè)習(xí)慣，得到一個(gè)個(gè)性。種下一個(gè)個(gè)性，得到一個(gè)命運(yùn)。當(dāng)我們感受到時(shí)鐘與羅盤之間存有時(shí)差，問題便產(chǎn)生了，這表示我們沒有對生命中最重要的事情付出應(yīng)有的心力。 人總是無時(shí)無刻面對時(shí)間運(yùn)用的問題，無論是面對重大的人生轉(zhuǎn)折或芝麻綠豆般的生活瑣事，難免要做一番抉擇，而且更需自己承擔(dān)抉擇的後果。當(dāng)然，結(jié)局不一定都是甜美的，尤其在時(shí)間的安排無法符合內(nèi)心的羅盤時(shí)。如果我們不能有

2、意識地專注於重要的事，便等於無意識地浪費(fèi)時(shí)間在不重要的事。請你先花點(diǎn)時(shí)間想想：你知道在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個(gè)人生活、專業(yè)或工作會有積極的意義？如果你知道做這些事具有積極的意義，現(xiàn)在為什麼還不做？多數(shù)人都不了解迫切性對我們有多麼大的主宰力量。電話鈴響、敲門聲、截止日期，無不令人心神不寧。當(dāng)我們解決一件重要而迫切的問題後，心裡自然會升起短暫的成就感。忙碌幾乎成了新的社會地位象徵，承認(rèn)自己不忙簡直是種恥辱。我們從忙碌中找到安全感、別人的敬重與歡迎。然而忙碌也成了渾渾噩噩的藉口，讓人無法思索生命中最重要的是什麼。 重要的事通常不需要在今天或這個(gè)星期完成，但急事卻非得立刻行動不可。急事的迫切

3、性總讓人覺得非常重要而無法耽擱，從而一步步耗損我們的精力。然而，如果從時(shí)間的架構(gòu)來看，這種似是而非的重要性便會逐漸消失，於是我們悵然憶起有多少重要事情被擱在一旁，警覺時(shí)自己已成為急事的奴隸。 傳統(tǒng)的時(shí)間管理法多半只會使急迫性偏執(zhí)更加嚴(yán)重。每日的行事曆只會讓人把焦點(diǎn)放在如何將事情按照緊急的順序做完。生活中急事的比重愈大，相對的，完成的重要事情就愈少。當(dāng)我們脫離急迫性的驅(qū)使，開始探討重要性的問題時(shí)，首先面對的基本問題就是何謂最重要的事，以及如何才能把最重要的事視為當(dāng)務(wù)之急。 何謂最重要的事？何謂最重要的事？人生有幾個(gè)基本需求，如果無法獲得滿足，便會覺得空虛、不圓滿。這時(shí)或許會以忙碌來填補(bǔ)空虛，也可

4、能因暫時(shí)的一點(diǎn)成就而沾沾自喜。不論我們對這些需求是否徹底了解，是否能積極實(shí)踐，都不能否定內(nèi)心深處確實(shí)有這些需求，而且不容忽視。這些需求簡而言之就是生活、愛、學(xué)習(xí)與發(fā)揮影響力。生活是指食衣住行等物質(zhì)需求；愛是指愛人、被愛、與人產(chǎn)生關(guān)係，有歸屬感等社會需求；學(xué)習(xí)是自我發(fā)展與成長的心理需求；發(fā)揮影響力是感覺人生有意義、有目的，對他人有貢獻(xiàn)等精神需求。這些需求對我們的生活品質(zhì)與時(shí)間安排有什麼影響？ 這些需求都非常重要，任何一項(xiàng)無法滿足，便會降低生活品質(zhì)，甚至可能使你變成急迫性偏執(zhí)狂。我們愈想完成更多的急事，愈加劇急迫性偏執(zhí)的病情。也就是說，在人生的四大需求有所缺憾時(shí)，我們總是以忙碌所產(chǎn)生的快感來取代。

5、所謂重要的事是指真正有助於達(dá)成人生目標(biāo)，讓生命豐富、更有意義的事，但這些事多半都不是那麼迫不及待。原因在於這些事沒有急迫性，或者說其急迫性必須我們主動去發(fā)掘。我們以時(shí)間管理矩陣來探討急事與要事的關(guān)係。矩陣中將日?；顒臃殖伤膫€(gè)象限，裡面涵蓋了所有的時(shí)間安排方式： 第一象限：急迫又重要的事。如上課、準(zhǔn)時(shí)完成工作第二象限：重要但不急迫的事 如運(yùn)動、陪家人第三象限：急迫但不重要的事 如接電話、回email、買東西、做家事第四象限：屬於不急迫又不重要的事 如聊天、抱怨、煩惱我們觀察發(fā)現(xiàn)多數(shù)人花在第一、三象限的時(shí)間最多。如果你也是其中之一，是否付出了相當(dāng)?shù)拇鷥r(jià)？當(dāng)你為急事忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)時(shí)，是否忽略了重要的事？

6、什麼事對你而言是最重要的？我們以同樣的問題問過數(shù)千個(gè)人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)的答案可為下列七類：改善人際關(guān)係、改善事先準(zhǔn)備工夫、做更周詳?shù)囊?guī)劃與組織、善待自己、抓住新的機(jī)會、充實(shí)自我、增進(jìn)能力。這些都屬於第二象限，全都是重要的事。但如果你的答案也屬於這幾項(xiàng)，為什麼不能身體力行？也許因?yàn)檫@些不是急事，並沒有迫在眉睫，讓你覺得非做不可。然而事實(shí)上，這些事才是你必須主動去做的。我們在生活中顯然同時(shí)受到急迫性與重要性二項(xiàng)因素所左右，實(shí)際上在做任何決定時(shí)，如果你以急迫性為考慮重點(diǎn)，問題便會產(chǎn)生。如果我們以重要性為主，生活便會落在第一、二象限，而遠(yuǎn)離三、四象限。當(dāng)我們投注更多時(shí)間在事先準(zhǔn)備、預(yù)防、規(guī)劃和增進(jìn)自我能

7、力，自可減少許多耗費(fèi)在急迫性事情上的時(shí)間。如何找出時(shí)間來做第二象限的事？最理想的方法是從第三象限騰出時(shí)間。第一象限的事既急迫又重要，當(dāng)然不得不做。而第四象限是根本不該做的。只有第三象限會騙倒我們，因此我們應(yīng)學(xué)習(xí)從重要性來看待一切活動，才能一一找回在急迫性煙幕下失落的時(shí)間，重新運(yùn)用於第二象限。時(shí)間管理矩陣最大的功能，在於讓我們了解時(shí)間的安排如何受到急迫性與重要性的左右，讓我們看清楚自己為什麼把大部分時(shí)間花在某些地方。與時(shí)間有約：花一點(diǎn)時(shí)間檢視你的時(shí)間使用情形吧！因?yàn)闀r(shí)間有限，必須先評估目標(biāo)的優(yōu)先順序。認(rèn)識80/20法則：一八九七年，義大利經(jīng)濟(jì)學(xué)者帕列托發(fā)現(xiàn)了80/20法則。他發(fā)現(xiàn)社會上很多不平衡

8、的現(xiàn)象，例如觀察英國人的財(cái)富及收益的模式，歸納出百分之二十的人口擁有百分之八十的財(cái)富，重點(diǎn)不僅是在百分比，更在於一項(xiàng)事實(shí)：財(cái)富在人口中的分配是不平衡的。80/20 法則 PPT80/20法則主張：一小部份的原因、產(chǎn)入一小部份的原因、產(chǎn)入或努力，通?？梢援a(chǎn)生大部份的結(jié)果、產(chǎn)或努力，通?？梢援a(chǎn)生大部份的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞出或酬勞。 也就是說，你所完成的工作裡，百分之八十的成果，來自於你所花的百分之二十時(shí)間。反過來說則是你所花的百分之八十的時(shí)間裡，只得到百分之二十的成果。 在教學(xué)上的80/20法則：1. 老師上課問學(xué)生任何問題，百分之八十的反應(yīng)來自於百分之二十的學(xué)生。 2. 老師們百分八十的努力教學(xué)過

9、程中，學(xué)生卻只吸收了課程內(nèi)容的百分二十呢？ 3. 一堂課中，老師百分之八十的時(shí)間，在管理及教訓(xùn)班上百分之二十的學(xué)生。 4. 為何學(xué)生花了百分八十的時(shí)間努力用功，卻只得到百分之二十的成績呢？ 重點(diǎn)在哪裡？就是花最少的力氣，得到最大的效果在用80/20法則分析時(shí)，好像有些關(guān)係的比例不是80與20，有可能是80與30或80與28等等，此80與20的比例關(guān)係不是重點(diǎn)，重點(diǎn)是要去分析可以讓你產(chǎn)出百分八十的價(jià)值之關(guān)鍵少數(shù)是什麼，也就是說練習(xí)集中時(shí)間完成最重要的事情，那才是重點(diǎn)。規(guī)劃事情的優(yōu)先順序：Lakein(1973)提出ABC分類法，先在紙上列下所有的工作，逐一評估各項(xiàng)工作的重藥性，最重要的標(biāo)A，次要

10、為B，最不重要為C。先完成A類工作，以此類推。運(yùn)用ABC分類法的標(biāo)準(zhǔn)是在重要而非緊要。今天是夏季大減價(jià)的最後一天，但是後天要交一份報(bào)告，是該出去瘋狂大採購，還是留在家裡寫報(bào)告？除去拖延的習(xí)慣拖延的可能原因有許多種，例如擔(dān)心失敗、不想去做或力求完美?？墒牵瑹o論是哪一種理由會讓您損失許多的時(shí)間。此時(shí)不妨列出拖延的原因，訂出實(shí)行時(shí)程與完成的好處。如此一來，一但事情能解決，才是壓力真正放鬆的時(shí)候。規(guī)律的作息許多人會熬夜做事，以求事情快一點(diǎn)解決。殊不知熬夜之後，隔天精神變差、挫折容忍度變差，如此一來工作效率也相對下降。當(dāng)然事情會越積越多。學(xué)習(xí)適當(dāng)?shù)木芙^許多安排好的計(jì)畫，會因?yàn)闊o法拒絕的邀請而被迫改變。事後更有可能後悔當(dāng)初為何不敢加以拒絕。學(xué)習(xí)評估自己的時(shí)間與能力，不僅可以避免體力透支，更是學(xué)習(xí)疼愛自己的先決條件。學(xué)習(xí)良好的做事方式有許多人其實(shí)十分勤勞，一刻鐘也沒有休息，但是事情卻好像永遠(yuǎn)無法做完似的。或許這是因?yàn)樽鍪路绞讲徽_。例如，有些人喜歡同一時(shí)間做許多事情，到頭來卻是一事無成；或是計(jì)畫一天連續(xù)閱讀十二個(gè)小時(shí)。不良的做事方式與計(jì)畫，會造成事倍功半的後果。記得隨時(shí)鼓勵一下自己送大家四句話：一個(gè)中心、二個(gè)基本點(diǎn)、三大作風(fēng)、八項(xiàng)注意 一個(gè)中心：是以健康為中心。因?yàn)榻】凳チ?，那什麼也沒有，二十一世紀(jì)就是以健康為中心 二