探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策

1、探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策 探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策 摘要：電力檔案是電力工程建設(shè)的真實歷史記錄和反映，是工程建設(shè)和竣工驗收的必備條件，更是投產(chǎn)后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據(jù)。電力檔案作為電力科技的詳細資料，對整個電力的運營和維護都有著重要的現(xiàn)實意義，如果電力檔案科學(xué)、標準、詳細、信息化程度高，就會對今后的電力運營與維護起到很好的促進作用，反之，那么給這些工作帶來很大的麻煩，造成不必要的損失。因此，做好電力檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。在多年的電力檔案管理工作實踐中，本文作者提出了問題，并就問題提出了措施。 關(guān)鍵詞：電力檔案；管理；問題；

2、對策 中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 1電力檔案管理工作中存在的問題 1.1檔案管理制度不健全，檔案利用率低 企業(yè)現(xiàn)階段開展過程中已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是檔案管理制度本身存在很多問題和缺陷，在檔案管理過程中不能時時到位，也不能對檔案收集的數(shù)據(jù)全面和科學(xué)化的應(yīng)用，導(dǎo)致了很多檔案管理的問題產(chǎn)生。比方在檔案管理的數(shù)據(jù)收集、檔案數(shù)據(jù)的保管和分析、檔案數(shù)據(jù)的借閱與應(yīng)用、檔案數(shù)據(jù)的保密等方面著隋在問題。在電力企業(yè)管理中一些檔案管理人員甚至還會將檔案資料私自使用與買賣，違反了檔案管理制度卻得不到相應(yīng)的懲罰，降低了檔案管理制度的威信，檔案管理過程中一些員工借閱檔案后將檔案任意涂改和銷毀，導(dǎo)致檔案存儲

3、的破損，企業(yè)對檔案的宣傳能力也明顯缺乏，使得企業(yè)內(nèi)部檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享程度較低，實際上檔案信息資源的有效運用概率還缺乏50，導(dǎo)致了檔案收集本錢的白白損失，也降低了檔案利用的可持續(xù)開展能力，引起了信息資源開發(fā)與使用缺乏的問題。 1.2電力檔案管理存在只注重文字記載，不注重聲像檔案的收集的問題 在很多電力工程工程上，一般只注意整理與收集有關(guān)的技術(shù)數(shù)據(jù)與技術(shù)資料，而對于聲像的資料卻容易被人們所無視，有的根本沒有這方面的資料，有的僅僅是有關(guān)新聞單位拍攝的新聞聲像資料。實際上，聲像檔案較紙質(zhì)文獻具有生動、形象、提供利用即使并可多人同時利用的特點，更能準確反映歷史事件的原貌。但由于固化的思維方式和制度等方面

4、的影響，導(dǎo)致多數(shù)單位盡管配備有攝像、錄音、照相設(shè)備，但根本沒有起到其應(yīng)發(fā)揮的作用。 1.3電力檔案計算機管理還處于相對落后的狀態(tài) 關(guān)于電力檔案現(xiàn)代化管理問題，由于種種原因造本錢單位電力檔案計算機管理還處于相對落后的水平，軟硬件設(shè)備亟待更新，與現(xiàn)代化電力企業(yè)的開展很不協(xié)調(diào)，與同行業(yè)相比也存在較大差距。在檔案管理工作中計算機尚處于單機運行、條目式管理，是一種以計算機模擬傳統(tǒng)檔案管理方法的模式，沒有徹底突破老框框，更沒有較大的創(chuàng)新和突破。對此應(yīng)當有清醒的認識，“知缺乏而奮進，必須迎頭趕上。 1.4檔案管理的理論研究和政策指導(dǎo)缺乏 隨著電力行業(yè)的飛速開展和電力改革的不斷深入，檔案管理工作顯得日益重要，

5、是擺在電力企業(yè)面前的個新課題。企業(yè)必須加強檔案管理的理論研究和政策指導(dǎo)。特別是關(guān)于檔案的產(chǎn)權(quán)特征、法律地位、檔案在資源建設(shè)中的作用、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向等問題，需要有關(guān)部門在實踐中不斷摸索，完善企業(yè)的檔案管理模式，并出臺相關(guān)政策，指導(dǎo)檔案管理工作的穩(wěn)步開展。 1.5缺少實用、有價值的電力檔案編研成果 電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統(tǒng)地開發(fā)利用電力檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的一種有效方式。就筆者單位目前情況看，缺少實用、有價值的科技檔案編研成果。過去我們檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機應(yīng)用于檔案管理，這些編研成果已經(jīng)遠遠跟不上電力檔案管理開展的需要。筆者認為要提高

6、檔案效勞水平，提高檔案利用價值，就要本著“存真、提煉、適用的原那么繼續(xù)開展檔案編研工作，當然首先要解決人員和經(jīng)費問題，否那么就成了“巧媳婦難做無米之炊。 2電力檔案管理工作中存在問題的對策 2.1健全企業(yè)的檔案管理制度 電力企業(yè)必須要建立健全內(nèi)部的檔案管理制度，建立標準化與標準化的檔案管理規(guī)章制度，確保檔案工作的開展有章可循、有法可依。企業(yè)歸檔的文件資料的格式與內(nèi)容需要完整、齊全、準確、系統(tǒng)、科學(xué)的表達出檔案的重要性，管理人員要進一步重視檔案管理的標準化管理，嚴格按照檔案管理的要求開展檔案管理的工作。檔案管理過程中還要建立科學(xué)化的檔案管理體系，按照集中統(tǒng)一、分級管理，信息化技術(shù)投入的方式，將不

7、同種類、不同載體的檔案進行歸類，完善企業(yè)的檔案管理體制。 2.2加強領(lǐng)導(dǎo)，強化電力聲像檔案意識 首先，需要領(lǐng)導(dǎo)干部先轉(zhuǎn)變觀念，要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中跳出來，摒棄固化的思維方式，全面加強對聲像檔案的歸檔、保護和利用工作的重視。在資金投入、人員配備等方面，給予全力支持。制定相應(yīng)的制度，把聲像檔案的收集與利用列入管理與檢查的內(nèi)容當中，以強化檔案管理人員與電力工程人員對聲像檔案的重視，要求電力工程人員在整個電力工程的實施過程中，全程收集聲像資料，對于移交聲像檔案也有嚴格的制度，防止聲像檔案的流失。對于聲像檔案的保管、借用、開發(fā)、利用，都有嚴密的規(guī)定，防止光線、磁場等對聲像檔案的影響，能備份的要備份，

8、確保聲像檔案的平安。對長期保存且不常用的磁帶、軟盤等要采取定期倒帶檢查、及時修復(fù)和復(fù)制，或刻錄光盤多套保存等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。 2.3加強計算機信息化管理 電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)歷史的記錄,是電力企業(yè)知識的積累，是電力企業(yè)資產(chǎn)的憑證，是電力企業(yè)經(jīng)營的依據(jù)，是電力企業(yè)珍貴的無形資產(chǎn)。制定方案和方案著手改變這一狀況，根據(jù)具體情況選用具有較強實力并具有豐富經(jīng)驗的計算機軟件開發(fā)企業(yè)開發(fā)電力檔案管理信息系統(tǒng)軟件，同時要更新一批設(shè)備，加強計算機軟件與硬件的建設(shè)。加強計算機信息化管理包括：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)的應(yīng)用,檔案信息人才隊伍的培養(yǎng)等。實行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入

9、信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的根底工作，使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。建立電力系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使電力檔案資料實現(xiàn)資源共享，便于本行業(yè)本系統(tǒng)的充分開發(fā)與利用，促進電力事業(yè)的開展，以期到達效勞于企業(yè)各項工作的目的。 2.4提高檔案管理人員的效勞意識 作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率直接影響著檔案工作的質(zhì)量和結(jié)果。檔案工作不僅是一項業(yè)務(wù)性工作，同時也是項效勞性工作。檔案人員除了要有扎實的業(yè)務(wù)功底，還要具備較強的效勞意識，增強工作責任感。檔案管理人員應(yīng)明確自身的職責，標準各類檔案資料的管理，保證檔案的完整性、真實性和保密性。 2.5加強電力檔案編研工作

10、 21世紀全球進入一個新經(jīng)濟時代,以網(wǎng)絡(luò)和電子信息為主要特征的新經(jīng)濟以不可爭辯的事實席卷全國的各個行業(yè)。新時期下電力部門應(yīng)加強電力檔案的資源與信息化的建設(shè)，加快檔案信息的開發(fā)與利用，促使電力檔案管理數(shù)字化編研工作積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，斷提高對電力檔案管理數(shù)字化編研工作重要性的認識。 3結(jié)束語 電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應(yīng)21世紀的時代要求，樹立與時俱進、勇于探索、積極創(chuàng)新的時代理念；全面加強對電力檔案的收集、整理、保護、開發(fā)與利用，不但要為電力事業(yè)的今后開展留下珍貴的檔案資料，還要增強自身素質(zhì)，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發(fā)揮檔案這一無形資產(chǎn)的無限價值，積極為本單位乃至整個電力行業(yè)提供多渠道、全方位、高效