企業(yè)采購管理流程(ppt 55頁)

1、 采購管理 主講人：leevo采購管理 商品立項訂貨流程退貨流程補貨流程自動報警參數(shù)設置供應商清理、合并管理預收貨批次庫存調(diào)整1.1、商品立項-流程圖編輯商品立項清單 質(zhì) 檢 初 審 物 價 審 核 確認立項清單 單據(jù)審核 二級公司編輯商品立項清單 總部單據(jù)審核 編輯商品立項清單 編輯商品立項清單 編輯商品立項清單 確認立項清單 商品銷售范圍指定 1.2.1、商品立項-流程說明 1)、立項只完成把商品資料及相關信息進入到總部進銷存系統(tǒng)，至于該商品要到哪個門店銷售，對應物流模式、默認供應商和結算方式、價格的指定由另外的“商品銷售范圍指定”模塊來完成；即若商品要在房山華冠的分店正常銷售，則需完成商

2、品的立項和銷售范圍的指定兩個環(huán)節(jié)。 1.2.2、商品立項-流程說明2)、新品和舊品： 某一商品(商品編碼或條碼)在系統(tǒng)商品資料庫(總部或門店)中沒有相關資料，則此商品(總部或門店)認為是新品，對此引進的商品立項就是新品立項；相反則被總部或分公司認為是舊品，舊品立項是此商品(總部或門店)已有其商品資料，舊品立項只是通過立項程序重新引進新的供應商。 1.2.3、商品立項-流程說明3)、價格方面：(1)、新品立項需由總部物價小組審核供應商進價、公司售價，立項完成后公司售價為物價新指定的售價；舊品立項時物價只需審核新引進供應商的進價，公司售價須與現(xiàn)有商品資料中的售價相同，在立項時是不可改動的；(2)、

3、當總部采購管理本部做了“商品銷售范圍的指定單”，并審核后，不經(jīng)過總部物價室指定售價，系統(tǒng)自動按門店的加價率調(diào)整商品的售價，然后把相關的商品資料直接傳到對應的門店；1.2.3、商品立項-流程說明(3)、若原該門店已有此商品的基本資料，此時認為是舊品重新指定商品的銷售范圍，那么門店的原售價不能更改，保留原有門店的售價，只完成舊品的新供應商指定到門店；(4)、若原該門店沒有此商品的基本資料，此時認為是新品指定商品的銷售范圍，那么系統(tǒng)須按門店該商品對應類別的加價率，自動生成其在指定門店的售價。 1.2.4、商品立項-流程說明4)、配送公司資料：(1)、在總部的“商品銷售范圍的指定單”模塊中，對商品指定

4、銷售范圍或管理各公司的物流模式時，如果指定或更改后的物流模式為直通、配送時，同時也必須指定對應的配送倉庫，則系統(tǒng)自動地把對應商品資料及相關供應商等信息傳到指定配送倉庫；如果指定或更改后的物流模式為直送時，系統(tǒng)就按正常指定的門店把相關資料傳過去。 1.2.4、商品立項-流程說明(2)、當要求系統(tǒng)自動傳商品資料到對應配送倉庫和配送門店時，對于供應商、默認供應商、進價和公司售價等基本信息方面的內(nèi)容都與其它公司正常銷售范圍的處理一樣：其中配送倉庫和配送公司的售價用配送公司價率自動調(diào)整售價；物流模式對于配送公司和配送倉庫而言其實基本就沒有用處，除非是以后配送公司下設多個配送倉庫并且之間還有業(yè)務方面的往來

5、，目前對配送公司下所有商品的物流模式，都可以直接定義為直送的物流模式。 1.2.5、商品立項-流程說明5)、倒扣商品注意事項：(1)、在舊品立項時，合作倒扣(29)結算方式的商品在舊品立項時，不能再立項為代銷或購銷的供應商結算方式，即對于一個單品如果新品立項成了倒扣的結算方式，就不得再舊品立項成其它的結算方式；(2)、在立項程序模塊的“基本資料”的窗口中，經(jīng)營類型不能手工新增或修改，經(jīng)營類型不再是用戶立項時是否記庫存的標識了，只作了后臺程序處理的一個標識；為了解決后臺日結程序在處理算法、效率方面的問題，如果新品立項成了29(合作倒扣)的結算方式，后臺程序自動地把其商品的經(jīng)營類型定義為“聯(lián)營”。

6、 1.3.1、商品立項-立項作業(yè) 新品引入1）、供應商手工填寫或機打新商品報價單，蓋章確認，采購員與之洽談；2）、達成協(xié)議后，采購員填寫新品推廣表，經(jīng)營運部市調(diào)3）、召開新品確認會4）、經(jīng)會后通過的新品，助理填寫新增商品表5）、交部門主任確認簽字，采購經(jīng)理確認簽字、物價小組確認簽字6）、交信息部錄入商品信息1.3.2、商品立項-立項作業(yè)舊品引入1）、系統(tǒng)已有商品與供應該商品供應商之外的供應商綁定，實現(xiàn)一品多商。2）、操作同新品引入。 2.1、訂貨流程 -流程圖 輸入大類、輸入輸入大類、輸入店號、供應商店號、供應商輸入大類、錄入店輸入大類、錄入店號、商品編碼號、商品編碼選擇編輯訂貨選擇編輯訂貨/

7、配送申請配送申請按單品編輯訂貨申請按單品編輯訂貨申請產(chǎn)生訂貨申請單產(chǎn)生訂貨申請單按大類生成訂貨審批單按大類生成訂貨審批單保存 2.1、訂貨流程 -流程圖(續(xù))產(chǎn)生訂貨審批單產(chǎn)生訂貨審批單新建單據(jù)新建單據(jù) 按單品編輯訂貨審批單按單品編輯訂貨審批單按大類編號確認訂貨單按大類編號確認訂貨單訂單類訂單類型型產(chǎn)生普通訂單產(chǎn)生普通訂單普通訂普通訂單單長期訂長期訂單單批發(fā)訂批發(fā)訂單單單據(jù)審核 單據(jù)審核 確認生成 2.2訂貨流程-流程說明1)、訂貨總部、門店都可以進行；如果訂貨單的物流模式為直送，則訂貨單直接傳至廠商，供應商把貨送到門店；如果訂貨單的物流模式為配送，則訂貨單由總部訂貨人員傳至廠商，供應商把貨送

8、配送中心，再由配送中心把貨送門店；2)、所有訂貨單只能由制單人審核生成訂貨審批單；所有訂貨審批單只能由制單人來審核生成訂貨通知單。2.2訂貨流程-流程說明3)、訂單必須由采購員確認簽字，2.3訂貨流程-訂貨作業(yè) 二級公司、總部1）以下情況，采購員需在【采購管理】/【訂貨】/【編輯訂貨審批單】中編輯訂單，檢查無誤后做單據(jù)審核，同時打印傳真(或從網(wǎng)上發(fā)布)給供應商； a）日常對配送中心庫存商品下訂貨單；b）在新品引入或新開店時，需向門店直接下首批訂貨單 （包括直送、直通商品）；2）門店、配送中心根據(jù)訂單驗收后，采購員可【經(jīng)營管理】/ 【商品驗收】/【查詢驗收單】，監(jiān)督檢查收貨情況。2.3訂貨流程-

9、訂貨作業(yè) 門店 1）門店人員在門店的【采購管理】/【訂貨】/【查詢訂貨 單】中查詢訂貨通知單；注：傳真或在EC網(wǎng)站上發(fā)布的訂單包括直送商品訂貨單和 直通商品訂貨單。3.1退貨流程-流程圖退貨申請單（分店）退貨申請單（分店）退貨審批單（二級公司）退貨審批單（二級公司）批次物流模式批次物流模式單據(jù)審核單據(jù)審核 直送直送 直通、配送直通、配送 3.1退貨流程-流程圖（續(xù)）是否為代銷是否為代銷財務審核退貨單財務審核退貨單（二級公司）（二級公司） 檢查金額檢查金額財務否決退貨單財務否決退貨單退貨通知單退貨通知單退貨審批單（總部）退貨審批單（總部）選擇返配方式選擇返配方式結算方式結算方式財務退貨審批（總部

10、）財務退貨審批（總部）檢查金額檢查金額財務否決退貨單財務否決退貨單產(chǎn)生退貨單產(chǎn)生退貨單返配通知單返配通知單代銷代銷 通過通過否否否決否決退貨退貨返配返配購銷購銷直送直送 直通、配送直通、配送 通過通過否決否決3.2退貨流程-流程說明 1、 退貨流程說明 1)、所有退貨申請均由分店、配送中心提出， 然后上傳分店、配送中心所屬的二級公司； 2)、二級公司對所有的退貨申請單進行審核，審核完后，如果商品的物流模式為直送，結算方式為代銷，則生成退貨通知單；如果商品的物流模式為直送，結算方式為購銷，則生成退貨審批單傳“退貨財務審批單”；如果為其它商品，則退貨申請單上傳總部“退貨審批單”； 3.2退貨流程-

11、流程說明3)、財務審核退貨審批單有兩種操作：通過和不通過，如果退貨進價未記帳未結貨款+已記帳未結貨款則選擇不通過； 4)、在總部退貨審批單模塊中審核退貨申請時，如果選擇返配的方式為返配，則生成返配通知單；如果選擇返配的方式為退貨，則會生成配送中心的退貨單； 3.3退貨流程-作業(yè)流程 門店作業(yè)1）、門店、配送中心的錄入員在【采購管理】/【商品退貨】/【退貨申請單】中，對欲退貨的商品做退貨申請，審核完后生成退貨申請單上傳二級公司；2）、門店、配送中心的傳單組在【采購管理】/【商品退貨】/【打印退貨通知單】中，打印在二級公司生成的退貨通知單傳各柜組，各柜組把欲退的商品打好包后傳到理貨區(qū)； 3）、在供

12、應商來退貨時，理貨區(qū)在【采購管理】/【商品退貨】/【退貨單】中做退貨； 3.3退貨流程-作業(yè)流程 二級公司作業(yè) 1）、采購員在【采購管理】/【商品退貨】/【退貨審批單】中，審核所有門店、配送中心傳上來的退貨申請單； 2）、財務人員在【采購管理】/【商品退貨】/【財務審核退貨審批單】中，審核所有購銷的退貨審批單，如果選擇通過，則生成退貨通知單，如果選擇不通過，則生成財務否決單； 3.3退貨流程-作業(yè)流程 總部作業(yè)1）、采購員在【采購管理】/【商品退貨】/【退貨審批單】中，選擇返配的方式，如果選擇返配，則生成返配通知單，如果選擇退貨，則一步生成配送中心的退貨單檢查審批分管分類的退貨商品； 退回給供

13、應商的單據(jù)如果結算方式為購銷，則需由財務人員進行審核； a)門店及配送中心根據(jù)退貨通知單退貨至供應商，根據(jù)返配通知單退貨給配送中心或中轉倉； b)采購員可在【采購管理】/【商品退貨】/【查詢退貨單】中查詢門店及配送中心的退貨單； 3.3退貨流程-作業(yè)流程 注： 退貨貨申請審核后系統(tǒng)按規(guī)則自動拆分，拆分原則為：物流模式為直送的商品生成退貨通知單，物流模式為直通、配送的商品生成返配通知單。4.1補貨流程 -流程圖 輸入大類、輸入大類、 店號、商品編碼店號、商品編碼補貨申請單（分店、配送補貨申請單（分店、配送中心、二級公司）中心、二級公司）補貨申請單（總部）補貨申請單（總部）產(chǎn)生補貨申請單產(chǎn)生補貨申

14、請單查看補貨申請數(shù)查看補貨申請數(shù) 據(jù)據(jù)（二級公司）（二級公司）產(chǎn)生補貨申請單產(chǎn)生補貨申請單查看補貨申請數(shù)據(jù)查看補貨申請數(shù)據(jù)（總部）（總部）單據(jù)審核單據(jù)審核單據(jù)審核單據(jù)審核4.1補貨流程 -流程圖（續(xù)） 直送代銷直送代銷 自營自營 訂貨審批單訂貨審批單配送審批單配送審批單按規(guī)則生成訂貨審按規(guī)則生成訂貨審批單批單/配送通知單配送通知單（二級公司）（二級公司）按單品編輯訂貨審批按單品編輯訂貨審批單（二級公司）單（二級公司）按規(guī)則生成訂貨審按規(guī)則生成訂貨審批單批單/配送通知單配送通知單（總部）（總部）產(chǎn)生直送訂貨審批單上傳訂貨流程 選擇生成方式：自動、直送、直通、配送 單據(jù)審核單據(jù)審核單據(jù)審核單據(jù)審核

15、是否4.2補貨流程 -流程說明 1)補貨申請可由分店、配送中心、二級公司、總部提出；2)對于分店、配送中心、二級公司提出的補貨申請單，如果為直送、代銷、自營，則傳二級公司“按規(guī)則生成訂貨審批單/配送通知單”，且只能生成直送訂貨單，如果為其它，則補貨申請單上傳總部；3)總部做的所有補貨申請單均在總部進行審核；4)在總部的“按規(guī)則生成訂貨審批單/配送通知單”，可以選擇四個生成方法：自動、直送、直通、配送，如果為自動，則按物流模式來生成單的類型，物流模式為直送生成直送訂貨審批單，物流模式為直通生成直通訂貨審批單，物流模式為配送生成配送審批單，如果選擇直送、直通、配送，則強制生成直通訂貨審批單、直通訂

16、貨審批單、配送審批單； 4.3補貨流程 -作業(yè)流程 門店1）、門店采購員對欲補貨商品在【采購管理】/【補貨】/【補貨申請單】做補貨申請單，審核后自動上傳至二級公司； 4.3補貨流程 -作業(yè)流程 二級公司、總部1）、采購員對欲補貨商品在【采購管理】/【補貨】/【補貨申請單】做補貨申請單，審核后自動上傳至二級公司；2）、采購員按時在【采購管理】/【補貨】/【補貨申請單】中審核補貨申請單；3）、采購員在【采購管理】/【補貨】/【按規(guī)則生成訂貨審批單/配送通知單】中檢查審批，審核后生成訂貨審批單或配送審批單；4.3補貨流程 -作業(yè)流程4）、采購員在【采購管理】/【訂貨】/【按單品編輯訂貨審批單】中檢查

17、審批，審核后生成訂貨通知單，打印傳真（或在網(wǎng)上發(fā)布）給供應商；采購員在【供應管理】/【訂貨】/ 【編輯配送審批單】中檢查審批，審核后生成配送通知單，并自動下傳至配送中心及門店； 5）、采購員在【經(jīng)營管理】/【商場配送處理】/【按單品編輯配送審批單】中檢查審批，審核后生成配送通知單 4.3補貨流程 -作業(yè)流程 注：1、補貨申請匯總審核后系統(tǒng)按規(guī)則自動拆分，拆分原則為：物流模式為直送、直通的商品生成訂貨審批單；物流模式為配送的商品生成配送審批單； 2、直送、直通商品審核后，需傳真或在EC網(wǎng)站上發(fā)布直送商品訂單和直通商品訂單。 5.1自動報警參數(shù)設置-流程圖日結自動出單日結自動出單批量修改訂貨輔助表

18、批量修改訂貨輔助表修改訂貨輔助表修改訂貨輔助表總部、二級公司總部、二級公司 門店門店 5.2自動報警參數(shù)設置-流程說明 自動報警：自動報警是在日結后根據(jù)對商品自動報警設置的參數(shù)，進行自動補貨，產(chǎn)生訂貨通知單；自動報警參數(shù)：主要包括報警類型、銷售類型、銷進比例、固定補貨量、陳列庫存、臨界庫存、送貨天數(shù)、訂貨單位數(shù)量、最大庫存、補貨周期；如果商品的報警類型為不報警，則其他所有參數(shù)均無效，不能自動補貨； 按臨界庫存報警則先判斷當前庫存與陳列庫存之和，如果大于臨界庫存，就不報警，否則報警訂貨：訂綱數(shù)量=（最大庫存+陳列庫存）-當前庫存 5.2自動報警參數(shù)設置-流程說明 5）按銷進比報警則：如果100最

19、近銷售數(shù)量100最近銷售數(shù)量最近入庫數(shù)量銷進比例，則執(zhí)行如下；a.如果日結當天有商品驗收入庫，不報警，否則計算最近日銷售量：最近日銷售量=最近銷售數(shù)量（日結日期驗收日期）如果40最近日銷售量+陳列庫存0，繼續(xù)，如果30最近日銷售量上月日平均銷售量3判斷：該商品為暢銷商品或堆垛商品，繼續(xù)如果陳列庫存0判斷：堆垛商品，執(zhí)行c后，執(zhí)行d；否則，就是暢銷商品，執(zhí)行c后，執(zhí)行e；5.2自動報警參數(shù)設置-流程說明 c. 如果上月日平均銷售量0預計日平均銷售量=最近日銷售量alfa100上月日平均銷售量（100-alfa）3000注：alfa為預測學參數(shù)，否則預計日平均銷售量=最近日銷售量；d. 如果商品為

20、堆垛商品報警訂貨數(shù)量=最近入庫數(shù)量； e. 如果商品為暢銷商品預計日平均銷售數(shù)量=最近日銷售量0.2上月日平均銷售量（10.2）30報警訂貨數(shù)量=訂單有效期預計日平均銷售數(shù)量注：0.2為預測學中移動平均系數(shù)，30是把一個月當30天計； 5.2自動報警參數(shù)設置-流程說明 6）按銷進比固定量報警，如果100最近銷售數(shù)量最近入庫數(shù)量銷進比例就報警訂貨報警訂貨量=固定補貨量； 5.3自動報警參數(shù)設置-作業(yè)流程 1）、以下情況時，采購員需更改商品的報警參數(shù)； a、新品引入后指定到二級公司銷售； b、對某一商品不合理的報警參數(shù)進行更改； c、對清場、清柜的商品停止報警；2）、采購員在總部的【采購管理】/【

21、訂貨參數(shù)設置】/ 【修改訂貨輔助表】 中，錄入需更改的商品編碼，修改報警參數(shù)保存后即可； 6.1供應商清理、合并管理-流程圖 查詢供應商清理審批單查詢供應商清理審批單查詢供應商合并審批單查詢供應商合并審批單供應商合并審批單供應商合并審批單供應商清理審批單供應商清理審批單二級公司二級公司 總部總部 6.2供應商清理、合并管理-流程說明1)、供應商清理、合并只能在總部采購管理子系統(tǒng)做；2)、供應商清理即把供應商與商品的對應關系取消，供應商不能訂貨、補貨、銷售； 3)、供應商合并即把供應商與商品的對應關系轉入另一個供應商，另一個供應商可對該供應商的商品訂貨、補貨、銷售； 6.3供應商清理、合并管理-

22、作業(yè)流程1）、采購員按供應商進行清理時，錄入一個供應商，所有此供應商的商品與結算方式全部顯示出來，并且還顯示庫存數(shù)。一旦審核，此供應商與對應商品取消，不能訂貨、補貨及銷售，總部與二級公司可以進行查詢； 2）、采購員按供應商進行合并時，從一個供應商轉入另一個供應商，即：前一個供應商的所有商品轉入另一個供應商中。審核后，前一個供應商的所有商品對應轉入供應商； 7.1預收貨-流程圖 調(diào)度匯總表調(diào)度匯總表供應商送貨時間調(diào)度供應商送貨時間調(diào)度查詢未送貨供應商查詢未送貨供應商供應商送貨情況統(tǒng)計供應商送貨情況統(tǒng)計驗收單驗收單打印訂貨通知單打印訂貨通知單訂貨通知單訂貨通知單重點供應商送貨時間表重點供應商送貨時

23、間表調(diào)度匯總表調(diào)度匯總表分店收貨時間段工作量分店收貨時間段工作量訂單按有效期訂單按有效期類型分配比例類型分配比例送貨時間段表維護送貨時間段表維護大類工作量定義大類工作量定義訂單有效期類型訂單有效期類型門店門店二級公司、總部二級公司、總部 7.2預收貨-流程說明1）、送貨時間段表維護，這個模塊主要功能是，對分店或配送中心進行送貨的供應商，它的送貨時間的規(guī)定。一般分為三段（早、中、晚）；2）、大類工作量的定義，這個模塊主要功能是，對每個大類進行工作量的安排；3）、訂單有效期類型，這個模塊主要功能是，按天數(shù)劃分有效期的類型，以及每個有效期類型的最大有效天數(shù)，和最小有效天數(shù)；7.2預收貨-流程說明 4

24、）、訂單按有效期分配比例，這個模塊主要功能是，每一種有效類型根據(jù)實際情況來把一天的工作量，按比例進行分配；5）、供應商時間調(diào)度，這個模塊主要功能是，對每個供應商的訂單進行預約（確定送貨日期與時間）。而且普通訂單才可以進行預約。在驗收時一定按照預約時間來收貨； 6）、調(diào)度匯總表，這個模塊是，用來查看供應商的送貨時間，及其以前分配此供應商的工作量與當日分配的工作量。這個模塊與訂單有效期類型分配工作量和分店送貨時間、大類工作量定義有聯(lián)系的； 7）、供應商送貨情況統(tǒng)計與查詢未送貨供應商，這兩個模塊主要是查詢前一天供應商送貨情況，不過只能在分店或配送中心查詢；8）、總部或二級公司下訂單時，根據(jù)訂單有效期

25、類型、送貨時間段、分店收貨時間段工作量、重點供應商送貨時間、大類工作量，來安排供應商送貨時間、分店收貨時間以及收貨工作量（即在指定的收貨時間段分配的驗收工作量）。訂單下傳到供應商、分店后，如有特殊情況，供應商可以和分店進行預約（即：供應商送貨時間調(diào)度）； 9）、總部、二級公司、分店各有一個調(diào)度匯總表，但可以各不相同，原因是，總部是根據(jù)自己給分店下傳的訂單進行匯總，二級公司是結合總部和自己給分店下傳的訂單進行匯總，分店則綜合總部，二級公司下傳達的訂單，經(jīng)過送貨時間調(diào)度以后再匯總。總部或二級公司的預收貨，只能對預收貨的時間段、工作量、有效期類型的比例等進行維護，以及進行查詢調(diào)度匯總表；10）、分店

26、的預收貨，其功能是對所有的普通訂單進行預約，而長期訂單或批發(fā)性的訂單則不能進行預約； 11）、分店收貨的工作量有一個原則：對約定好時間的重點供應商，安排收貨的工作量要多些；7.2預收貨-流程說明7.3預收貨-作業(yè)流程 1）、采購員在總部、二級公司的【采購管理】/【預收貨】/ 【送貨時間段表維護】 中，按“增加”可輸入“時間段編號”、“起始時間”、“結束時間”， 如時間段編號50、起始時間21：30、結束時間23：30，選某時間段編號，按“刪除”即可刪除某時間段； 2）、采購員在總部、二級公司的【采購管理】/【預收貨】/【大類工作量的定義】 中，按“增加”可輸入“大類”、“最大品種數(shù)”、“最小品種數(shù)”、“平均工作量”后，按“保存”即可增加此大類工作量的定入，按“刪除”后可刪除一個大類工作量