合同管理程序

1、12第0次修改 中建八局二公司合同管理程序 共11頁合同管理程序 編 號：ZJBE/MS/P202003 版 本：第二版 批準(zhǔn)人： 中國建筑第八工程局 第 二 建 筑 公 司 2003.07.01發(fā)布 2003.07.15實(shí)施目 錄1 目的、范圍（2）2 相關(guān)文件（2）3 術(shù)語和定義（2）4 職責(zé)（2）5 工作程序（2）5.1 市場跟蹤及招標(biāo)文件的評審（2）5.2 投標(biāo)文件的編制及評審（3）5.3 中標(biāo)后的合同評審（4）5.4 合同簽訂（4）5.5 合同更改評審（5）5.6 合同文件的發(fā)放與保存（5）5.7 合同履行過程中的管理（5）6 記錄（5）6.1 投標(biāo)可行性分析報(bào)告（R20-1）（6）

2、6.2 投標(biāo)報(bào)價(jià)申請單(R20-2)（7）6.3 定標(biāo)會簽記錄（R20-3）（8）6.4 投標(biāo)工程開標(biāo)情況報(bào)告書（R20-4）（9）6.5 投（議） 標(biāo) 工 程 情 況 季（年）報(bào) 表（R20-5）（10）6.6 合同評審記錄表（R20-6）（11）1 目的、范圍 為確保有能力滿足顧客和相關(guān)法律法規(guī)的要求，并通過提高合同質(zhì)量來提高企業(yè)效益，制定本程序。該程序適用于本公司對工程投標(biāo)、簽約和履約的控制。2 相關(guān)文件GB/T190012000 idt ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)；本公司管理手冊；招標(biāo)書及其他表明顧客要求的文件；國家、行業(yè)和地方有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。3 術(shù)語和定義參照本公司管理手

3、冊中的術(shù)語解釋。要求：明示的、通常隱含的或必須履行的需求或期望。注：“通常隱含”是指組織、顧客和其他相關(guān)方的慣例或一般做法，所考慮的需求或期望是不言而喻的。 評審：為確定主題事項(xiàng)達(dá)到規(guī)定目標(biāo)的適宜性、充分性和有效性所進(jìn)行的活動(dòng)。4 職責(zé)4.1該程序由公司總經(jīng)理審批，公司營銷副總經(jīng)理和總經(jīng)濟(jì)師按分工權(quán)限分管本程序的執(zhí)行。4.2公司市場管理部、市場營銷部、投標(biāo)中心、合約部按分工權(quán)限負(fù)責(zé)本程序的編制、修改和監(jiān)控執(zhí)行。4.3公司市場營銷部、市場管理部、投標(biāo)中心、合約部和下屬單位經(jīng)營、合同管理部門及其他相關(guān)部門都應(yīng)按該程序執(zhí)行。5 工作程序5.1 市場跟蹤及招標(biāo)文件的評審5.1.1 公司/下屬單位市場營

4、銷部門負(fù)責(zé)做好工程項(xiàng)目的背景分析，從政府部門等有關(guān)渠道獲得有效工程信息并進(jìn)行篩選，并對跟蹤項(xiàng)目進(jìn)行分析和提出跟蹤建議，將分析記錄報(bào)公司市場管理部審核，由市場管理部報(bào)公司營銷副總經(jīng)理同意后方可與顧客進(jìn)行聯(lián)系。5.1.2 各單位市場營銷部門每月向公司市場管理部報(bào)送跟蹤項(xiàng)目信息一覽表、承攬任務(wù)一覽表等報(bào)表，公司匯總后，按局要求，及時(shí)匯總上報(bào)局經(jīng)營部。5.1.3 公司市場管理部在獲得招標(biāo)信息或接到招（投）標(biāo)通知、投標(biāo)邀請書后，應(yīng)組織相關(guān)部門對工程背景和招標(biāo)文件進(jìn)行分析，并組織相關(guān)部門編寫投標(biāo)可行性分析報(bào)告（R20-1），報(bào)營銷副總經(jīng)理，由其決定是否參加投標(biāo)。投標(biāo)可行性分析報(bào)告應(yīng)闡明以下內(nèi)容：a. 顧客

5、資金情況和對本工程項(xiàng)目投資的可靠性，由市場營銷部分析，公司營銷副總經(jīng)理批準(zhǔn)。b. 工程地點(diǎn)、規(guī)模、特點(diǎn)及顧客對本工程施工單位的資質(zhì)要求，當(dāng)?shù)氐纳鐣h(huán)境、交通運(yùn)輸條件、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度及該地的市場前景，由市場營銷部分析，公司營銷副總經(jīng)理審核。c. 施工現(xiàn)場條件、難易程度，本單位以往承攬類似工程的經(jīng)驗(yàn)，滿足顧客工期、質(zhì)量及其他要求的能力及投標(biāo)優(yōu)勢，由工程部分析，公司總工程師審核。d. 顧客資金方面要求，由財(cái)務(wù)部門分析，公司總會計(jì)師審核。e. 工程的承包方式、取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、材料供應(yīng)方式、結(jié)算方式、顧客要求提供的優(yōu) 惠條件、獎(jiǎng)罰條件、違約責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)，由投標(biāo)中心分析，公司營銷副總經(jīng)理審核。 以上部門在“投標(biāo)可行

6、性分析報(bào)告”（R20-1）進(jìn)行分析并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由市場管理部匯總上報(bào)公司營銷副總經(jīng)理批準(zhǔn)，交投標(biāo)中心編制標(biāo)書。5.1.4下屬單位編制投標(biāo)可行性分析報(bào)告及投標(biāo)可行性分析記錄參照本程序5.1.3條執(zhí)行，并在投標(biāo)以前報(bào)公司市場管理部審核，經(jīng)公司營銷副總經(jīng)理審批后方可參加投標(biāo)。5.1.5 投標(biāo)可行性分析報(bào)告和可行性分析記錄由公司市場管理部保存。5.2投標(biāo)文件的編制及評審5.2.1經(jīng)可行性分析后，確定參加投標(biāo)的項(xiàng)目，由公司市場管理部將招標(biāo)文件和投標(biāo)報(bào)價(jià)申請單(R20-2)交公司投標(biāo)中心，并由其組織人員編制商務(wù)和技術(shù)標(biāo)書。5.2.2需要進(jìn)行詢價(jià)的工程，報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人根據(jù)招標(biāo)文件要求，向有關(guān)單位及部門列出

7、詢價(jià)項(xiàng)目，由相關(guān)部門和單位提供物資詢價(jià)表。5.2.3 投標(biāo)文件中施工方案的編寫，一般應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：a. 綜合說明;b. 主要工序的施工進(jìn)度表；c. 主要分部、分項(xiàng)工程施工方案；d. 擬定工程項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；e. 勞動(dòng)力和所需機(jī)械設(shè)備計(jì)劃；f. 施工網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃；g. 施工現(xiàn)場平面布置圖；h. 根據(jù)工程需要，提出最大用水、用電量，對人力、物力等資源情況，提出 初步施工計(jì)劃；i. 各項(xiàng)保證措施（工期、質(zhì)量、安全、文明施工等招標(biāo)文件要求的保證措施）。5.2.4 投標(biāo)文件的評審 公司投標(biāo)中心應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件要求打印出完整的標(biāo)書清樣，由投標(biāo)中心牽頭，公司總經(jīng)理(或其授權(quán)委托人)組織評審，公司主管經(jīng)營負(fù)

8、責(zé)人、總工程師、總會計(jì)師、投標(biāo)中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括：a. 顧客在招標(biāo)文件中的要求是否得到了滿足；b. 與以前表述不一致的合同要求是否已予解決；c. 公司是否有能力滿足規(guī)定要求。 5.2.5 若評審結(jié)果滿足要求，則由評審人填寫“定標(biāo)會簽記錄”（R20-3）；若評審結(jié) 果不能滿足要求，由評審人在“定標(biāo)會簽記錄”中提出修改意見做標(biāo)人員及時(shí)將修 改意見落實(shí)，并對落實(shí)結(jié)果再次評審，保存再次評審的“定標(biāo)會簽記錄”。5.2.6在規(guī)定的日期內(nèi),公司經(jīng)營部市場管理部要將全部投標(biāo)文件整理完成,然后交由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人按招標(biāo)文件要求簽字和蓋章,并按顧客要求的形式裝訂、密封投標(biāo)文件，交送標(biāo)人員,由其組

9、織相關(guān)人員在顧客規(guī)定的限期之前送到顧客指定的送標(biāo)地點(diǎn)。開標(biāo)后由公司參加人員填寫“投標(biāo)工程開標(biāo)情況報(bào)告書”（R20-4）,并將“投標(biāo)工程開標(biāo)情況報(bào)告書”報(bào)公司營銷副總經(jīng)理和公司市場管理部。5.2.7 下屬單位自行組織投標(biāo)時(shí),原則上參照上述辦法執(zhí)行。5.2.8投標(biāo)報(bào)價(jià)管理工作5.2.8.1下屬單位每季、年末25日前向公司投標(biāo)中心提供“投（議）標(biāo)工程情況季（年）報(bào)表”（R20-5）。5.2.8.2所有投標(biāo)文件屬商業(yè)機(jī)密。在公司經(jīng)做的項(xiàng)目，投標(biāo)文件由投標(biāo)中心保管、歸檔；由下屬單位自行做的項(xiàng)目，投標(biāo)文件由其自行保管。中標(biāo)工程的投標(biāo)邀請函、招標(biāo)文件、答疑資料、招標(biāo)會議紀(jì)要及投標(biāo)文件、中標(biāo)工程通知書等資料，

10、在下一年度的一月份，同投標(biāo)文件一起交公司投標(biāo)中心，由其統(tǒng)一整理后交公司檔案室歸檔。5.3 中標(biāo)后的合同評審 接到工程中標(biāo)通知書后，公司合約部/下屬單位合同管理部門按中標(biāo)通知書要求的時(shí)間與顧客簽訂合同，若顧客提出與招標(biāo)文件和投標(biāo)書不一致的要求，合約部或下屬單位合同管理部門應(yīng)及時(shí)與顧客進(jìn)行磋商，評審磋商的內(nèi)容并填寫合同評審記錄（R20-6），此評審記錄需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大問題需請示公司法定代表人或其授權(quán)委托人，經(jīng)同意后方可組織簽訂合同。5.4 合同簽訂5.4.1 簽訂合同應(yīng)使用規(guī)范統(tǒng)一的合同文本。當(dāng)顧客要求使用其他文本時(shí)，應(yīng)包含標(biāo)準(zhǔn)文本規(guī)定的內(nèi)容。5.4.2所有與顧客的合同，在簽訂前應(yīng)經(jīng)相關(guān)人員

11、審閱合同中的具體條款，確保無誤后經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可蓋章。5.4.3 簽訂合同必須使用公司合同專用章，不得以行政章代替。公司合約部指定專人負(fù)責(zé)合同專用章的管理，并妥善保存。5.5 合同更改評審5.5.1 合同內(nèi)容的任何更改，均由原簽訂部門組織評審并做好記錄（R20-6）。評審后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審查，法定代表人或其授權(quán)委托代理人審批。5.5.2 授權(quán)委托代理人根據(jù)評審、審批結(jié)果與業(yè)主簽訂補(bǔ)充合同或協(xié)議，辦理雙方簽字蓋章手續(xù)。5.5.3 更改補(bǔ)充合同或協(xié)議的發(fā)放與保存同原合同文件。5.6 合同文件的發(fā)放與保存5.6.1 公司合約部負(fù)責(zé)保存合同正本，并將副本發(fā)放給財(cái)務(wù)部、下屬單位合約部門、項(xiàng)目部。5.6.

12、2 下屬單位需要合同正本時(shí)，必須向公司合約部提出申請，并辦理借用手續(xù)（見記錄控制程序ZJBE/MS/P02-2003）。5.6.3 公司合約部按年度將竣工工程合同正本及結(jié)算資料移交檔案室保管。5.7 合同履行過程中的管理5.7.1 公司/下屬單位合約管理部門要掌握所評審工程的合同履約情況，建立合同管理臺帳。5.7.2 當(dāng)出現(xiàn)合同不能正常履行或有可能影響履約的情況時(shí)，公司合約部/下屬單位合約管理部門應(yīng)督促實(shí)施單位采取措施，保證履約。5.7.3 當(dāng)由于顧客原因或不可抗力因素影響合同正常履行時(shí)，實(shí)施單位應(yīng)做好現(xiàn)場簽證工作，并保存好相關(guān)記錄。6 記錄投標(biāo)可行性分析報(bào)告(R20-1)工程名稱投資方工程地

13、點(diǎn)工程規(guī)模結(jié)構(gòu)形式工期要求質(zhì)量要求投標(biāo)可行性分析序號分析內(nèi)容分析部門分析結(jié)果部門領(lǐng)導(dǎo)簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字備注1顧客資金情況本項(xiàng)目投資可靠性營銷部門2工程特點(diǎn)及顧客對本工程施工單位的資質(zhì)要求當(dāng)?shù)氐纳鐣h(huán)境、交通運(yùn)輸條件、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度該地的市場前景營銷部門3施工現(xiàn)場條件施工技術(shù)難易程度本單位承攬類似工程經(jīng)驗(yàn)滿足顧客工期、質(zhì)量及其他要求的能力及投標(biāo)優(yōu)勢工程技術(shù)部門4顧客資金方面要求財(cái)務(wù)部門5工程的承包方式取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)材料供應(yīng)方式結(jié)算方式顧客要求提供的優(yōu)惠條件獎(jiǎng)罰條件違約責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)投標(biāo)報(bào)價(jià)部門下屬單位營銷副經(jīng)理意見：簽字： 年 月 日 下屬單位經(jīng)理意見：簽字： 年 月 日公司市場管理部意見：簽字： 年 月 日

14、 公司營銷副總經(jīng)理意見：簽字： 年 月 日 投標(biāo)報(bào)價(jià)申請單(R20-2)申請投標(biāo)單位工程名稱工程概況：送、開標(biāo)時(shí)間應(yīng)繳費(fèi)用按中建八二投字（2000）第120號文件第十九條之規(guī)定： 投標(biāo)單位 負(fù)責(zé)人意見：投標(biāo)負(fù)責(zé)人：投標(biāo)中心負(fù)責(zé)人意見：公司分管 領(lǐng)導(dǎo)意見：備注：定 標(biāo) 會 簽 記 錄(R20-3) 工程名稱 投標(biāo)書中的所有內(nèi)容與招標(biāo)文件相符，承諾條款經(jīng)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)同意，投標(biāo)書經(jīng)公司總經(jīng)理（或其授權(quán)委托人）審閱，同意報(bào)出。投標(biāo)中心負(fù)責(zé)人意見：年 月 日 主管經(jīng)營負(fù)責(zé)人：年 月 日 總工程師：年 月 日 總會計(jì)師：年 月 日 總經(jīng)理(或其授權(quán)委托人)意見：年 月 日 投標(biāo)工程開標(biāo)情況報(bào)告書(R20-4)招標(biāo)單位工程名稱開標(biāo)時(shí)間開標(biāo)地點(diǎn)參加單位及人員:招標(biāo)單位主管單位公證單位投標(biāo)單位(1)(2)(3)(4)評 委開標(biāo)結(jié)果原因主報(bào)抄 報(bào)報(bào)告人報(bào)告時(shí)間投（議）標(biāo)工程情況季（年）報(bào)表（R20-5）填報(bào)單位： 序號發(fā)標(biāo)時(shí)間建設(shè)單位及工程名稱建筑面積(m2)結(jié)構(gòu)