辦公室員工禮儀的規(guī)章制度

1、辦公室員工禮儀的規(guī)章制度辦公室員工禮儀的規(guī)章制度第一條員工必須儀表端莊、整潔。頭發(fā) : 頭發(fā)要經(jīng)常清晰 , 保持清潔 , 不宜太長。男性員工頭發(fā)應(yīng)經(jīng)常注意修剪 ; 指甲 : 指甲不能太長 , 指甲油要盡量用淡色 ; 胡子 : 男性員工胡子不能太長 , 注意經(jīng)常修剪 ; 口腔 : 保持清潔 , 上班前不能喝酒或吃有異味食品 ; 女性員工化裝應(yīng)給人清潔、健康的印象 , 不能濃妝艷抹、不宜用香味濃烈的香水。第二條工作場所的服裝應(yīng)清潔、方便, 不追求華麗。具體要求是:襯衫 : 無論是什么顏色 , 襯衫的領(lǐng)子與袖口不得有污漬 ; 領(lǐng)帶 : 外出前或要在眾人面前出現(xiàn)時(shí) , 應(yīng)佩戴領(lǐng)帶 , 并注意與西裝、襯

2、衫顏色相配。領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松弛 ; 鞋子應(yīng)保持清潔 , 如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ) , 不得穿帶釘子的鞋 ; 女性職員要保持服裝淡雅得體 , 不得過分華麗 ; 員工工作時(shí)不宜穿大衣或過分臃腫的服裝。第三條在公司內(nèi) , 員工應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢(shì)和動(dòng)作。具體要求是 : 站姿 : 兩腳腳跟著地 , 腳尖外開約 45 度, 腰背挺直 , 挺胸收腹 , 頸脖伸直 , 頭微向下 , 兩臂自然下垂 , 不聳肩 , 身體中心在兩腳中間。會(huì)見客戶或出席儀式的站立場合 , 或在長輩、上級(jí)面前 , 不得把手交叉抱在胸前。坐姿 : 坐下后 , 應(yīng)盡量保持端正 , 把雙腿平行放好 , 不得把腿向前伸或向后伸 , 或俯視前

3、方。要移動(dòng)椅子的位置時(shí) , 應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方 , 然后再坐。公司內(nèi)與同時(shí)相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意。握手時(shí)用普通站姿 , 并目視對(duì)方眼睛 ; 脊背要挺直 , 不彎腰低頭 , 要大方熱情 , 不卑不亢 ; 同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的伸手 , 異性間女第1頁共7頁方應(yīng)先向男方伸手。出入辦公室的禮貌 : 進(jìn)入辦公室 , 要先輕輕敲門 , 聽到應(yīng)答再進(jìn)。進(jìn)入后 , 隨手關(guān)門 , 不能大力、粗暴。進(jìn)入辦公室后 , 若對(duì)方正在講話 , 要稍等靜候 , 不要中途插話 , 如有急事要打斷話 , 也要選擇時(shí)機(jī) , 而且要說 : 對(duì)不起 , 打斷你們的談話 。遞交物件時(shí) , 如遞文件等 , 要把正面、文字對(duì)

4、著對(duì)方遞上去 ; 如是鋼筆 , 要把筆尖向自己 ; 如是刀子或剪刀等利器 , 應(yīng)把刀尖向著自己。走通道、走廊時(shí)要放輕腳步。在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話, 能不得唱歌或吹口哨等。第四條正確使用公司的物品和設(shè)備 , 提高工作效率。公司的物品不能野蠻對(duì)待或挪為私用。及時(shí)清理、整理帳簿和文件 , 墨水瓶、印章盒等使用后及時(shí)關(guān)緊。借用他人或公司的物品 , 使用后及時(shí)送還或歸放原處。工作臺(tái)上不能擺放與工作無關(guān)的物品。公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同時(shí)、客戶間以先生、小姐相稱。未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。第五條正確、迅速、謹(jǐn)慎地打、接電話。電話來時(shí) , 聽到鈴響 , 至少在第二聲鈴響前取下話筒。

5、通話時(shí)先問候 , 并自報(bào)公司、部門。對(duì)方講述時(shí)要留心聽 , 并記下要點(diǎn) . 未聽清時(shí) , 及時(shí)告訴對(duì)方。結(jié)束時(shí)禮貌道別 , 待對(duì)方切斷電話 , 再放話筒。通話應(yīng)簡明扼要 , 不得在電話中聊天。對(duì)不指名的電話 , 判斷自己不能處理時(shí) , 可坦白告訴對(duì)方 , 并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前 , 應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接收人。工作時(shí)間內(nèi) , 不得打私人電話。第六條接待工作要求在規(guī)定的接待時(shí)間內(nèi) , 不缺席。有客戶來訪, 馬上起立迎接并讓座。來客多時(shí)以先后順序進(jìn)行 , 不能先接待熟第2頁共7頁悉客戶。對(duì)事前已預(yù)約的客戶, 要表示歡迎。應(yīng)記住常來的客戶。接待客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微

6、笑服務(wù)。第七條介紹和被介紹的方式和方法無論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹 , 都要認(rèn)真負(fù)責(zé)。直接見面介紹的場合下, 應(yīng)先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷, 可把年輕者介紹給年長者。在本公司和其他公司的關(guān)系上, 可把本公司的人介紹給別的公司的人, 酌情而定。男女間的介紹, 應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時(shí) , 若女性年輕 , 可先把女性介紹給男性。第八條名片的接受和保管名片應(yīng)先遞給長輩或上級(jí)。把自己的名片遞出時(shí), 應(yīng)把文字向著對(duì)方 , 雙手拿出 , 一邊遞交一邊清楚說出自己的姓名。接對(duì)方的名片時(shí) , 應(yīng)雙手去接 , 拿到手后 , 要馬上看 , 正確記住對(duì)方姓名后 , 將名

7、片收起。如遇對(duì)方姓名有難認(rèn)的文字 , 馬上詢問。對(duì)收到的名片妥善保管 , 以便檢索。附送：辦公室員工規(guī)章制度樣本辦公室員工規(guī)章制度樣本部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息; 措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、 根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規(guī)范第3頁共7頁1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā); 各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草

8、，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、

9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)1、 內(nèi)部文件管理流程：第4頁共7頁起草文件審查編號(hào)審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退 文件存檔文件銷毀3、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)批準(zhǔn) 借閱 清退 文件存檔文件銷毀文書管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書張貼存檔 更新目錄借閱清退 審批 銷毀檔案管理制

10、度第一條 管理要點(diǎn)1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。第5頁共7頁2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。4、

11、 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、借出。5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條 流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔 借閱 清退二、 辦公用品管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、 為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、 辦公用品保管實(shí)行 日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存

12、統(tǒng)計(jì)原則。4、 辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條 制度規(guī)范第6頁共7頁1、 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、 辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月 27 號(hào)之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計(jì)劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購。對(duì)急用品的采購，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、 根據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。4、 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄; 因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及