項目檔案資料管理制度

1、項目檔案資料管理制度第一條： 項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。第二條、項目建設(shè)各階段文件的收集及其責任1、項目準備階段建設(shè)單位各機構(gòu)負責收集、 積累和整理項目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件： 勘查、設(shè)計單位負責收集、積累勘查、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。2、項目施工階段項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理， 并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責 收集、

2、積累其承包項目的全部文件;項目監(jiān)理單位負責收集， 積累項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、 積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。3、項目試運行階段試運行單位負責收集、 積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負責收集、積累所承擔項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成 的文件。第三條、收集范圍1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項目檔案。2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1第四條、收集時間各類文件應(yīng)按文件形成的先后順

3、序或項目完成情況及時收集： 引進技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、 歸檔、再行譯校、 復(fù)印和分發(fā)使用。第五條、項目文件質(zhì)量要求1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計標定質(zhì)量的要求。4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。項目文件的整理與歸檔標準第一條、項目文件的整理1、建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形

4、成單位進行整理。2、建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、 內(nèi)容分別按年度、 項目的單項或單位工程整理3、勘查、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理。4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件， 工程事故處理文件由施工單位整理。第二條、項目文件的組卷1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系

5、;分類科學(xué)，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收 文件組卷 ;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。3、設(shè)備文件按依據(jù)性、 開箱驗收、隨機圖樣、安裝

6、調(diào)試和運行維修等順序排列。4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。5、卷內(nèi)文件一般文字在前， 圖樣在后 ;譯文在前， 原文在后 ;正件在前， 附件在后 ;印件在前，定 (草)稿在后。第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度第五條、聲像材料整理聲像材料整理時應(yīng)附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。第六條、項目文件的歸檔1、建設(shè)單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后，將經(jīng)整 理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工

7、驗收文件一并歸檔。3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工 及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應(yīng)項目建設(shè)過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。4、勘查、設(shè)計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和要求單獨立卷歸檔。5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后， 應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、 監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審， 經(jīng)建設(shè)單位確

8、認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)。第八條、項目文件的歸檔時間1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。2、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱設(shè)備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔 (任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交)。3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔(一周內(nèi))。5、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：5.1

9、 、變更、修改、補充的文件材料;5.2 、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;5.3 、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;5.4 、其他臨時活動形成的文件材料。項目檔案的整理與移交標準第一條、項目檔案的整理全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況， 設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類。2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設(shè)單位(并責成設(shè)計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格第二條、項目檔案的移交1、項目檔案驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)， 向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應(yīng)在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單