辦公室人員手冊目錄

1、辦公室人員手冊目錄一、組織架構(gòu)圖 1、公司組織架構(gòu)圖 2、行政人事部組織架構(gòu)圖二、行政人事部工作內(nèi)容 1、綜合工作 2、會議管理工作 3、協(xié)調(diào)工作三、崗位職責 1 、部門崗位職責 2 、人員崗位職責 2.1主任職責 2.2主管崗位職責 2.3綜合管理員職責四、管理制度 1 、人事管理1.1 人員招聘1.2 人員錄用1.3 合同管理 1.3.1勞動合同管理 1.3.2物業(yè)合同管理 1.3.3其他合同管理1.4 人員培訓管理1.5 人員晉升、離職管理1.6 人員考勤管理 1.6.1考核 1.6.2休假 1.6.3福利、勞保 1.6.4通訊費管理2、檔案公文管理3、印章管理4、固定資產(chǎn)管理5、后勤服

2、務管理 5.1工裝管理 5.2差旅管理 5.3車輛管理 5.4宿舍食堂管理一、組織架構(gòu)圖 1、公司組織架構(gòu)圖山西濱汾物業(yè)管理有限公司組織架構(gòu)圖董事長總經(jīng)理副副副副副總總總總總經(jīng)經(jīng)經(jīng)經(jīng)經(jīng)理理理理理市場人安弱節(jié)行財品各區(qū)拓員全電能政務質(zhì)服域展招督施改人部管務分部聘查工造事理中公部部心司客工保秩戶程潔序服維綠維務修化護部部部部2、行政人事部組織架構(gòu)圖二、行政人事部工作內(nèi)容辦公室是一個機構(gòu)中溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方、保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐，它介于管理層、 執(zhí)行層之間，起著直接協(xié)助領導工作的作用。總的來說是參與政務，管理事務，搞好服務。1、綜合工作幫助領導制定總體規(guī)劃，參與目標管理；協(xié)助領導抓好

3、中心工作，搞好調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)新問題，掌握新情況，總結(jié)新經(jīng)驗，提出新思路。這些綜合性工作都由辦公室承擔，都是辦公室政務工作的內(nèi)容。2、會議管理工作辦公室是重要會議及活動的組織者。協(xié)助領導對本單位的重要會議如領導辦公會、高層管理人員的工作會議等進行組織安排，對會議的籌備、召開及善后工作提供全面服務。3、協(xié)調(diào)工作協(xié)調(diào)工作進行的好與差是衡量辦公室工作質(zhì)量和辦事能力的一項重要評估標準，是指辦公室協(xié)助領導協(xié)調(diào)組織內(nèi)外各有關(guān)單位及部門之間的工作及工作關(guān)系，減少和解決矛盾沖突，是各部門之間能統(tǒng)一意志、統(tǒng)一行動、相互支持、緊密配合的實現(xiàn)組織的目標。三、崗位職責 （空）1、部門崗位職責2、人員崗位職責 2.1

4、主任職責 2.2綜合管理員職責四、管理制度1、人事管理制度1.1 人員招聘辦公室根據(jù)各部門年度人員規(guī)劃的階段性計劃，或季度人員規(guī)劃以及各部門的臨時人員需求計劃擬定季度人員招聘。堅持貫徹公平、公正、公開與平等、競爭、擇優(yōu)相結(jié)合，員工參與和工作需要相結(jié)合的原則。辦公室要擬定人員招聘計劃，計劃包括：需求崗位和人數(shù)；崗位說明，包括崗位職責和要求、到崗日期、崗位級別、薪資水平等；招聘渠道和時間；招聘費用預算。1.2 人員錄用（參考員工手冊）辦公室通過招聘渠道收集應聘人員資料，并進行資格審查，資格審查之后進行面試，通過綜合素質(zhì)測試、用人部門復試、資格復查、體檢，各項指標合格之后，發(fā)放新員工入職通知書。1.

5、2.1員工入職后，填寫入職適用審批表，并自入職之日起付薪。1.2.2辦理入職適用審批表時，需提供身份證、學歷證等有效證件的原件，復印件留公司，個人資料信息須填寫正確完整，個人地址電話等資料有變更時，及時通知人事部門變更。1.2.3試用期1 個月，試用期結(jié)束，考核合格后，填寫轉(zhuǎn)正申請表，直接主管和部門經(jīng)理簽署意見， 交行政人事部經(jīng)理審核，公司總經(jīng)理審批，行政人事部留檔備案。1.2.4試用期內(nèi)，特殊崗位和優(yōu)秀員工可提前轉(zhuǎn)正；不符合崗位需求但認同公司文化的員工可延長試用期；既不符合崗位要求且不認同公司文化的員工，解除勞動關(guān)系。1.2.5試用期內(nèi)員工發(fā)生下列情形之一，即不符合錄用條件，公司可以立即與員

6、工解除勞動關(guān)系：（1）提供虛假身份證、學歷（學位）證書、工作履歷、體檢證明、親屬關(guān)系及離職證明等證件，或個人簡歷、應聘申請表填寫內(nèi)容不真實；（2）試用期內(nèi)不能按崗位要求完成工作任務，考核不合格；（3）工作態(tài)度消極，缺乏團隊合作精神，溝通能力不足；（4）試用期內(nèi)有曠工情況；（5）無特殊情況，累計事假超過7 天；（6）有違反公司規(guī)章制度的行為。1.3 合同管理1.3.1勞動合同管理 1.3.1.1合同簽訂與保管（1）公司在聘用員工時，擬錄用員工需提供與上一家單位終止、解除勞動關(guān)系的證明。（2）員工進入公司報到的當天，需在人力資源部簽訂勞動合同。由于特殊原因未簽的，需在入職的第一周簽訂勞動合同，員工

7、入職后不同意簽訂勞動合同的不予錄用。（3）工作關(guān)系在總部的員工與總部簽署勞動合同；工作關(guān)系在分支機構(gòu)的員工分支機構(gòu)簽署合同。（4）合同一式三份。 1.3.2物業(yè)合同管理（1）物業(yè)合同管理實行分級管理原則、分類專項管理相結(jié)合原則、統(tǒng)一歸檔原則，并實行承辦部門負責制度，審查會簽制度， 合同專用章集中管理制度和重大合同備案制度。（2）公司辦公室為合同歸口管理部門，負責建立健全公司合同管理制度。1.3.3其他合同管理1.4 人員培訓管理1.4.1培訓工作的原則和方針（1）培訓原則：實用性、有效性、針對性為公司培訓管理的根本原則。（2）培訓方針：以提升全員綜合能力為基礎，提高員工實際崗位技能、團隊協(xié)作融

8、合和工作績效為重點，建立具有公司特色的全員培訓機制，全面促進員工的成長與發(fā)展，提升員工隊伍整體競爭力，確保培訓對公司業(yè)績達標和戰(zhàn)略實施的推進力。1.4.2培訓工作的四個要求（ 1）鎖定戰(zhàn)略與未來發(fā)展需求（ 2）鎖定企業(yè)文化建設（ 3）鎖定中層以及后備隊伍能力建設（ 4）鎖定內(nèi)部培訓指導系統(tǒng)的建立和提高1.4.3培訓工作的六個目標（ 1）建立、理順與不斷完善公司培訓組織體系與流程，確保培訓工作高效運行。（ 2）傳遞和發(fā)展公司文化，建立員工特別是新員工對企業(yè)的歸屬感和認同感。（ 3）重點推進項目經(jīng)理的技能培訓，保質(zhì)保量地完成各部門具體工作。（ 4）進一步完善培訓課程體系，確保培訓內(nèi)容和企業(yè)文化的一

9、致性。（ 5）推行交叉培訓，實現(xiàn)企業(yè)資源共享和員工業(yè)務能力提升。（ 6）加強培訓及企業(yè)文化對分公司的輻射。 1.4.4培訓體系建設（ 1）交叉培訓體系全面推行交叉培訓，通過“應知應會基礎知識講座”和“部門間業(yè)務傳遞”兩部分的培訓實現(xiàn)員工從兩個不同角度對企業(yè)信息和技術(shù)的全面了解，以改變部門之間協(xié)作不精確、相互不夠了解的現(xiàn)狀。（ 2）內(nèi)部培訓師體系提高培訓管理水平，降低培訓成本， 完善企業(yè)知識積累和傳承。人力資源部將通過甄選、培訓、考核和評定至少開發(fā)10 位內(nèi)部培訓師，年授課量不低于 30 小時。（ 3）多樣化培訓方式在內(nèi)外培訓、 拓展等原有培訓形式上，提高培訓的靈活性和有效性，使員工可以自由地安

10、排培訓時間，開展包括讀書活動、互聯(lián)網(wǎng)培訓、光盤教學、培訓雜志在內(nèi)的課程輔助培訓。（ 4）初步建立員工職業(yè)生涯發(fā)展體系建立以公司全體員工為基礎，以業(yè)務主管及其以上人員為重點的職業(yè)生涯發(fā)展體系； 為每個員工建立培訓檔案和公司內(nèi)部職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合崗位說明書制定與職位升遷相關(guān)的且必須參加的培訓項目列表。（ 5）培訓評估體系通過四級培訓體系對培訓進行評估，評價培訓工作的實施效果，總結(jié)得失，為了下一年度培訓工作的開展提供指導。（ 6）培訓激勵體系為調(diào)動員工的積極性，建立相應的獎懲制度，對培訓成績優(yōu)秀的員工，將給予適當?shù)莫剟?；對培訓成績不合格的員工將給予一定懲戒。1.5 人員晉升、離職管理 1.5.1人員

11、晉升管理 1.5.1.1人員晉升考核評估原則（1）充分尊重原則。人力資源部將充分尊重各部門用人需求，支持和配合完成晉升員工全面素質(zhì)考核工作。（2）充分負責原則。本著對公司、部門、員工本人充分負責的原則，對晉升員工進行全方位（員工本人、上級、下級、平級、其他合作部門）考核評估。（3）充分建議原則。針對極個別不符合條件，有重大素質(zhì)隱患，不適合公司、部門發(fā)展的人員，人力資源部將向相應部門或管理委員會建議暫緩晉升。 1.5.1.2人員晉升考核評估流程（1）人力資源部針對各部門上報的審批材料中員工基本資料部分與人事庫進行核實，對不符的情況與晉升員工本人進行核對。（2）對晉升員工進行全面（員工本人、上級、

12、下級、平級、其他合作部門）考核評估。（3）評估采用面談、問卷調(diào)查及公示征集意見評定等方式進行。（4）人力資源部績效評估組最終根據(jù)以上記錄及評定出具考核評估意見報告，報送管理委員會或部門管理會議審核。（ 5）部門主管以上級別員工的晉升，由管理委員會收到人力資源部提交的該員工考核材料的五個工作日內(nèi)給出審核結(jié)果，公司總經(jīng)理答署審批意見。（ 6）部門主管以下級別對員工的晉升，由本部門依據(jù)人力資源部審核材料于五個工作日內(nèi)給出審核結(jié)果，由副總簽署審批意見。 1.5.1.3員工晉升任命（ 1）人力資源部根據(jù)所有審批意見編制人事任命公告。（ 2）任命公告將采用以下兩種方式進行：部門內(nèi)部公告欄公告書，部門員工大

13、會公布；公司內(nèi)部公告欄公告書，公司員工大會公布。 1.5.2人員離職管理 1.5.2.1人員離職類別（ 1）辭職（適用于員工提出解除勞動合同的）。（ 2）辭退（適用于公司提出解除勞動合同的）。（ 3）終止合同（合同到期）。（ 4）退休。 1.5.2.2人員辭職（ 1）員工合同到期內(nèi)辭職必須提前30 天上交辭職報告，經(jīng)部門經(jīng)理、人力資源經(jīng)理、總經(jīng)理簽準后，辦理相關(guān)手續(xù)。（ 2）員工辭職，應提前30 天提交辭職申請書（試用期內(nèi)提前3 天） ，有單位主管及人事行政部簽準，本人辦理合同解除離職手續(xù)，不得委托他人辦理。（ 3）員工辭職要如實填寫離職審批表、 離職交接表 。并應在7 日內(nèi)辦妥離職手續(xù)。交還

14、公司發(fā)給的物品，包括工號牌、制服（入職未滿半年的）、工具、資料、財務支取的備用金等。未能全部交還上述物品者，須按規(guī)定賠償，公司有權(quán)拒發(fā)薪金。（ 4）員工在離開公司前必須辦理離職手續(xù)，未辦理離職手續(xù)擅自離開公司，公司將按曠工處理，連續(xù)曠工3 日，勞動合同關(guān)系自動解除。（ 5）薪資核算。按照有關(guān)規(guī)定，核算應發(fā)而未發(fā)薪資、各項違約賠償?shù)?。離職手續(xù)辦理完畢后，次月發(fā)薪日領取離職當月實際工作日數(shù)薪金。（ 6） 人力資源部根據(jù)離職通知單于當日即行辦理封存檔案、注銷工號和人事信息。（ 7）人力資源部應視情況約談離職人員，并將面試結(jié)果填入離職人員檔案。（ 8）離職員工若需“離職證明書”，可到人力資源部索要（人

15、力資源據(jù)實寫明）。 1.5.2.3辭退員工若本公司因業(yè)務變更或其他原因而產(chǎn)生富余勞動力時（包括項目撤出等情況），公司有權(quán)裁減員工。根據(jù)制度辭退員工的，需各單位上交書面辭退申請，寫明原因，經(jīng)人力資源部確認核準后方可辭退。 1.5.2.4合同終止合同到期，勞資任意一方不再同意續(xù)簽時，須提前一個月書面通知對方。 1.5.2.5員工退休（1）員工達到法定退休年齡，可以到人力資源部領?。ɑ驈木W(wǎng)上調(diào)用）“員工退休申請單”，填寫完整后報人力資源部。（2）人力資源部根據(jù)員工檔案依法核準。（3）經(jīng)核準退休人員， 于準退休日領取 “員工離職會簽單” ，逐項辦理離職手續(xù)。（4）人力資源部負責與社會保障部門聯(lián)系，辦理

16、各項手續(xù)。 1.5.2.6離職程序及薪資結(jié)算（1）離職申請經(jīng)核準后，于離職前兩日填具未辦的重要案件目錄及移交清冊，并移交注意事項案件目錄及移交清冊。（2）離職會簽：因不同原因離職的員工（包括合同、適用、短期聘用），于離職當天將完成的表單送交人力資源部，以辦理離職會簽，并繳還其個人保管之文具、用品。薪資結(jié)算：職工離職，薪資結(jié)算至停職日（不含），交接時間不計薪資。1.6 人員考勤管理 1.6.1考核1.6.1.1有關(guān)工作時間（1）每周工作六天，周日休息（節(jié)假日除外）；每日上班時間為：上午08：0012:00 ，下午 14:30 18:00 ；外勤人員可根據(jù)工作的實際需要安排工作時間，不受上述規(guī)定的

17、限制。（2）員工確因工作需要加班的，需事先報請直接主管審核通過、并經(jīng)主管經(jīng)理批準，公司安排調(diào)休或支付加班工資。（3）加班有關(guān)規(guī)定： 員工非法定節(jié)假日加班采取調(diào)休沖抵加班；加班調(diào)休原則： 先加班，后調(diào)休。（4）以下情況不視為加班：公司在節(jié)假日組織的郊游及其它娛樂活動；公司在非節(jié)假日組織的下班后的娛樂活動；未經(jīng)主管指派或事先書面同意的日工作時間的延長，或休息日工作。連續(xù)加班不超過1 小時。1.6.1.2有關(guān)考勤管理（1）公司上下班實行指紋打卡制度。員工應嚴格遵守考勤管理規(guī)定，按時上下班，不得遲到早退，不得隨意離崗，更不得曠工。（2）辦公室負責于當月統(tǒng)計出員工出勤、缺勤記錄，填寫考勤報表，包括員工姓

18、名、應出勤天數(shù)、實出勤天數(shù)、請假天數(shù)、遲到次數(shù)、早退次數(shù)以及曠工時間等。（3）外出參加培訓的學員，根據(jù)被批準的實際在外天數(shù)，由培訓主辦方向人力資源部提供考勤情況。 1.6.2休假（1）一般員工請假：時間在兩天以內(nèi)的須填寫請假單，交給部門經(jīng)理批準；時間在三天以上（包括3 天）的徐填寫請假單，交公司總經(jīng)理批準后，方可休假；（2）部門經(jīng)理請假：時間在一天以上的須填寫請假單，交公司總經(jīng)理批準后，方可休假。（3）員工休假完畢，應在上班的當天內(nèi)銷假，各部門經(jīng)理要及時對職工休假情況進行登記。（4）其他事項按照公司有關(guān)考勤管理規(guī)定執(zhí)行。1.6.3福利、勞保制度管理1.6.3.1有關(guān)福利（ 1）夏季、中秋、春節(jié)

19、福利。（ 2）定期發(fā)放勞保用品。（ 3）帶薪休年假、婚假、產(chǎn)假等。（ 4）入職公司的每位員工均可享受由公司提供的意外保險。（ 5）每年組織員工旅游。（ 6）培訓。1.6.3.2有關(guān)勞保為了加強公司規(guī)范化管理，合理發(fā)放與使用勞動保護用品，確保全體員工人身安全，保證生產(chǎn)工作順利進行，以安全、適用、節(jié)約為原則，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（1）負責對公司勞動保護用品的采購和管理；（2）負責對公司勞動保護用品的質(zhì)量監(jiān)督、使用情況監(jiān)督等；（3）審批公司勞保用品的借用、發(fā)放、報損，負責工作服的選樣、訂購等；（4）做好發(fā)放管理記錄，并根據(jù)崗位勞保用品發(fā)放標準進行統(tǒng)一發(fā)放。1.6.4通訊費管理（空 ）2、

20、檔案公文管理2.1 人事檔案管理（1）職位申請表，身份證復印件兩張，學歷證明復印件一份，近期一寸相片三張，以上資料員工入職時必須提供；職稱證、特種作業(yè)人員上崗操作證或資格證、體檢證明、擔保證明、面試記錄、筆試記錄、結(jié)業(yè)證等，以上資料視情況可增減。（2）員工檔案卡在員工入職后建立，作用是記錄員工工作業(yè)績，主要包括員工個人資料、入職后員工人事調(diào)動、薪資調(diào)整、培訓、考評、獎懲等動態(tài)數(shù)據(jù)。（3）在員工人事檔案中，還要搜集員工工傷情況記錄、客人表揚或投訴員工的資料、員工對社會做出的突出事跡等，對于全面、有效地考查員工表現(xiàn)有重要作用。（4）當天入職的人事檔案，人力資源部必須在當天將其錄入計算機人事管理系統(tǒng)

21、；員工的原始檔案要在三天內(nèi)歸檔保存。（5）員工提供的資料在職期間有變化的，應以書面方式及時準確地向人力資源部報告，以便員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以更正，確保人事檔案資料正確無誤。員工有調(diào)動、薪資調(diào)整、考評、獎懲等認識活動及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應及時進行記錄或者修改，確保人事檔案的正確性。2.2 公文管理2.2.1公文的收集范圍（1）重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、重要領導人講話、會議簡報、會議記錄等。（2）上級機關(guān)下發(fā)的有關(guān)本公司的指示、命令、決議、規(guī)定等文件。（3）本公司對上級機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復。（4）本公司對外的正式發(fā)布發(fā)文以及有關(guān)企業(yè)的往來文書。（5）公司

22、的各種工作計劃、工作總結(jié)、工作報告、統(tǒng)計報表等文件。（6）公司有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等。（7）公司干部任免，員工的工資、福利以及對員工的獎勵、處罰等文件。（8）本公司的歷史沿革、大事記及反應本公司的重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。2.2.2 公文的管理要求（1）公文應保持完整，每份文件的頁數(shù)、份數(shù)均不可缺失。（2）每份文件的正副件及與之相關(guān)的請示、批復、原件、印件等需要歸檔。（3）不同年度的文件原則上要分開管理；密不可分的文件材料必須放在一起。3、印章管理3.1 印章的保管（1）專人負責。人事行政部門對于保管和使用印章的人員必須嚴格審查和挑選，選擇政治可靠、工作負責、堅持原則的人員對其進

23、行管理。（2）妥善保管。按照保密要求，管印人不得委托他人取代用印章。印章應存放在安全可靠的地方，最好是在保險柜內(nèi)，并且要養(yǎng)成隨用隨開鎖，用完即上鎖的好習慣，以免印章被濫用，造成不良后果。（3）注意保管。印章管理人員要定期保養(yǎng)清洗印章，以確保印章耐用、清晰。如因機構(gòu)變動或組織更名等原因而停止使用原印章，應將其交回制發(fā)機關(guān)封存或銷毀，不能隨便棄置。3.2 印章的使用（1）在使用印章前都要認真填寫印章使用登記表 ，一切用印都應通過專職人員審查，決不允許隨便委托他人代取代用。（2）在蓋印前，必須檢查有無機關(guān)或單位領導人批準用印的簽字，對用印的文件內(nèi)容與出示證明用途應認真閱覽，不要不看內(nèi)容就盲目蓋章，以

24、免出現(xiàn)差錯同時還要認真檢查材料是否齊全。（3）蓋印要端正、清晰。任何文件和信函的蓋印，必須位置恰當。如果蓋出來的印文不清晰、不端正，就會影響印章的作用。為確保印文的印跡清晰，使用的印油要均勻，顏色要正紅，用力要適度，使蓋出的印章端正、莊重、清晰。4、固定資產(chǎn)管理4.1 固定資產(chǎn)的購置驗收（1）固定資產(chǎn)由辦公室統(tǒng)一購置。（2）各部門在上年末提出下一年的固定資產(chǎn)需求，經(jīng)部門負責人簽字后報至辦公室。辦公室根據(jù)需要制定購置計劃，納入年度預算，報主管和總經(jīng)理批準后請款、購置。（3）固定資產(chǎn)購入后，辦公室安排專人對其數(shù)量、質(zhì)量、品格進行嚴格的驗收，并辦理入庫手續(xù)，驗收人在物品清單上簽字。4.2 固定資產(chǎn)的

25、領用和管理（1）領用庫存固定資產(chǎn)時，須做登記，經(jīng)辦公室主任批準后領取。（2）辦公室負責對固定資產(chǎn)進行定期檢查、檢修。（3）固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)讓、贈予、出資、抵押，由財務部同辦公室形成書面意見，報總經(jīng)理審批。（4）每位員工要愛護公司財務，使用辦公設備及專業(yè)工器具要嚴格遵照使用說明操作。（5）公司資產(chǎn)使用原則： “誰領用誰負責” 、 “誰使用誰負責” 。所領用資產(chǎn)由使用人負責保管維護，如發(fā)生丟失、損壞等，將由使用人給予賠償。5、后勤服務管理 5.1工裝、工號牌管理（1）員工經(jīng)過30 天試用期，正式辦理錄用手續(xù)后，可申領工裝。（2）夏、秋裝：員工在職不滿半年離職，需按比例扣除折舊費（折舊期按6 個月計算）冬裝：員工在職不滿一年離職，需按比例扣除折舊費（折舊期按12 個月計算）（3）公司發(fā)放給每位員工工號牌和徽章。（4）員工在工作時間內(nèi)必須佩戴整齊，如有遺失或損壞及時補辦。（5）員工補領工號牌或徽章每次需交工本費。5.2 差旅管理（1）需員工出差的業(yè)務部門應配合人力資源部確定出差的目的地、任務、時間及費用預算等內(nèi)容，人力資源部確定了出差的內(nèi)容后須上報上級部門進行審批。（2）員工出差前須填寫出差申請表 ，得到部門經(jīng)理、 人力資源及行政總監(jiān)的審核批