第19章 外包與采購管理

1、第19章 外包與采購管理119.1 介紹119.2 外包管理219.2.1 目的219.2.2 角色與職責219.2.3 啟動準則219.2.4 輸入219.2.5 主要步驟3Step1 選擇最合適的承包商3Step2 簽訂外包合同4Step3 監(jiān)控外包開發(fā)過程4Step4 外包開發(fā)成果驗收519.2.6 輸出619.2.7 結(jié)束準則619.2.8 度量619.3 采購管理619.3.1 目的619.3.2 角色與職責619.3.3 啟動準則619.3.4 輸入719.3.5 主要步驟7Step1 選擇最合適的供應商7Step2 簽訂采購合同8Step3 采購物品驗收819.3.6 輸出919

2、.3.7 結(jié)束準則919.3.8 度量919.4 實施建議9第19章 外包與采購管理外包與采購管理（Outsourcing and Procurement Management, OPM）是指外包管理和采購管理，目的是選擇合適的承包商和供應商，并依據(jù)合同進行有效的管理。外包與采購管理過程域是SPP模型的重要組成部分。本規(guī)范闡述了外包與采購管理過程域的兩個主要規(guī)程：² 外包管理 SPP-PROC-OPM-OM² 采購管理 SPP-PROC-OPM-PM上述每個規(guī)程的“目標”、“角色與職責”、“啟動準則”、“輸入”、“主要步驟”、“輸出”、“完成準則”和“度量”均已定義。本規(guī)范

3、適用于國內(nèi)IT企業(yè)的軟件研發(fā)項目。建議用戶根據(jù)自身情況（如商業(yè)目標、研發(fā)實力等）適當?shù)匦薷谋疽?guī)范，然后推廣使用。19.1 介紹軟件業(yè)是一個高速變化、新技術(shù)層出不窮的行業(yè)，同時又是人力資源成本相對較高的行業(yè)。企業(yè)需要采用外包和采購形式來獲取待開發(fā)產(chǎn)品的部件，最大限度地從社會分工合作、資源共享中獲益。一般地，在立項階段，產(chǎn)品負責人應當進行“Make-or-Buy決策”，確定待開發(fā)產(chǎn)品的哪些部分應當“采購”、“外包開發(fā)”或者“自主研發(fā)”。外包管理與采購管理的流程如圖19-1所示。驗收簽訂合同選擇供應商采購管理流程驗收外包管理流程簽訂合同選擇承包商外包開發(fā)自主研發(fā)采購MakeorBuy決策過程監(jiān)控圖1

4、9-1 外包管理與采購管理流程圖外包管理和采購管理是機構(gòu)的公共職能，有條件的機構(gòu)應當設立外包管理員和采購管理員兩個角色。由于外包管理和采購管理都是為具體的項目服務的，因此需要項目成員的協(xié)作才能把工作做好。如果機構(gòu)沒有外包管理員和采購管理員的話，由項目經(jīng)理兼此角色。外包管理過程產(chǎn)生的主要文檔有： ² 外包開發(fā)競標邀請書，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-BID。² 承包商評估報告，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE。² 外包開發(fā)合同，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT。² 外包開發(fā)過程監(jiān)控報告，模板見 SP

5、P-TEMP-OPM-OM-MONITOR。² 外包開發(fā)成果驗收報告，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE。采購管理過程產(chǎn)生的主要文檔有： ² 采購競標邀請書，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-BID。² 供應商評估報告，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE。² 采購合同，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT。² 采購物品驗收報告，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE。19.2 外包管理19.2.1 目的l 從多個候選承包商中選擇最合適的承包商，與其簽

6、訂外包開發(fā)合同，并依據(jù)合同監(jiān)控外包開發(fā)過程以及驗收成果。19.2.2 角色與職責l 機構(gòu)外包管理員邀請一些項目成員、同行專家、財務人員、市場人員等人組成臨時的外包管理小組。機構(gòu)外包管理員為該小組的負責人。19.2.3 啟動準則l 在立項階段，有關(guān)人員已經(jīng)進行了“Make-or-Buy決策”，確定了需要外包的產(chǎn)品部件（通稱外包項目）。19.2.4 輸入l “Make-or-Buy決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對外包產(chǎn)品部件的描述。19.2.5 主要步驟Step1 選擇最合適的承包商l Step1.1 起草外包開發(fā)競標邀請書外包管理小組起草外包開發(fā)競標邀請書，主要內(nèi)容包括：² 外包項目基本信息

7、² 外包產(chǎn)品部件的詳細說明² 一些要求和約束l Step1.2 制定“承包商評估標準”外包管理小組制定“承包商評估標準”，主要評估因素有：² 開發(fā)方案是否令人滿意？² 開發(fā)周期是否可以接受？² 性能價格比如何？² 能否提供較好的服務（維護）？² 是否具有開發(fā)相似產(chǎn)品的經(jīng)驗？² 承包商以前開發(fā)的產(chǎn)品是否有良好的質(zhì)量？² 承包商的開發(fā)能力與管理能力如何？² 承包商的資源（人力、財力、物資等）是否充足并且穩(wěn)定？² 承包商的信譽如何？外界對其評價如何？² 承包商是否已經(jīng)取得業(yè)界認可的

8、證書如ISO質(zhì)量認證、CMM 2級以上認證？² 承包商的地理位置是否合適？外包管理小組可以根據(jù)實際情況適當修改上述評估標準。l Step1.3 競標邀請² 外包管理小組與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)外包開發(fā)競標邀請書以及相關(guān)材料。² 外包管理小組整理并保存候選承包商提交的“應標書”以及相關(guān)材料。l Step1.4 粗篩選² 外包管理小組按照“承包商評估標準”對候選承包商進行粗篩選，剔除明顯不合格的承包商。在此評估過程中，外包管理小組可能要和候選承包商進行交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在承包商評估報告之中。² 通過了粗篩選的候選承包商將進入下

9、一輪評估，轉(zhuǎn)向 Step1.5。l Step1.5 評估候選承包商的綜合競爭力² 外包管理小組按照“承包商評估標準”逐一評估候選承包商的綜合競爭力，給出排名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選承包商進行深入的交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在承包商評估報告之中。l Step1.6 評估風險² 外包管理小組逐一評估與候選承包商建立外包合同的風險，評估結(jié)論記錄在承包商評估報告之中。l Step1.7 確定承包商² 外包管理小組根據(jù) Step1.5 和 Step1.6 的結(jié)論，挑選出最合適的承包商。² 外包管理小組產(chǎn)生完整的承包商評估報告。Step2

10、簽訂外包合同l Step2.1 協(xié)商外包管理小組和承包商就外包開發(fā)合同的主要條款進行協(xié)商（談判），達成共識。協(xié)商的重點包括：² 承包金額和付款方式² 產(chǎn)品交付方式和交付日期² 違約處理 ² 開發(fā)計劃² 監(jiān)控計劃² 驗收計劃² 維護計劃l Step2.2 起草合同² 外包管理小組和承包商按照指定的模板共同起草外包開發(fā)合同。l Step2.3 簽訂合同² 外包管理小組和承包商仔細審查外包開發(fā)合同中的每個條款，確保合同沒有錯誤和隱患。² 合同雙方的代表（具有法律效律的人）在外包開發(fā)合同上簽字，此后合同

11、生效。Step3 監(jiān)控外包開發(fā)過程l Step3.1 進展檢查外包管理小組按照外包開發(fā)合同中的“監(jiān)控計劃”，定期檢查承包商的開發(fā)進展情況，并記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報告之中。進展檢查的重點是：² 實際進度是否與計劃相符？² 承包商的投入（人力、物力、財力）是否充分？l Step3.2 質(zhì)量檢查² 外包管理小組按照外包合同中的“監(jiān)控計劃”，組織人員對承包商的工作成果進行技術(shù)評審、測試，或者參與承包商組織的技術(shù)評審和測試，以保證工作成果的質(zhì)量符合要求。外包管理小組將評審結(jié)論記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報告之中。l Step3.3 糾正偏差² 外包管理小組根據(jù)進展檢查

12、和質(zhì)量檢查的結(jié)論，督促承包商糾正工作偏差。如果需要更改合同、產(chǎn)品需求或開發(fā)計劃，則按照變更控制規(guī)程處理。Step4 外包開發(fā)成果驗收l Step4.1 驗收準備² 承包商將待驗收的工作成果準備好，并將必要的材料提前交給外包管理小組。² 外包管理小組慎重地組織驗收人員。² 外包管理小組與承包商確定驗收的時間、地點、參加人員等。l Step4.2 審查與測試² 成果審查。驗收人員審查承包商應當交付的成果，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗收人員將審查結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗收報告之中。² 驗收測試。驗收人員對待交付的產(chǎn)品進行全面

13、的測試，確保產(chǎn)品符合需求。驗收人員將測試結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗收報告之中。l Step4.3 問題處理如果驗收人員在審查與測試時發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，則外包管理小組應當視問題的嚴重性與承包商協(xié)商，給出合適的處理措施。² 如果工作成果存在嚴重的缺陷，則退回給承包商。承包商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗收的時間。如果給驗收方帶來損失，應當依據(jù)合同對承包商作出相應的處罰。² 如果工作成果存在一些輕微的缺陷，則承包商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商是否需要第二次驗收。l Step4.4 成果交付與簽字² 當所有的工作成果都通過驗收后，承包商將其交付給外包管理小

14、組。² 雙方的責任人簽字認可。² 外包管理員通知本機構(gòu)的財務人員，將合同余款支付給承包商。19.2.6 輸出l 外包開發(fā)競標邀請書l 承包商評估報告l 外包開發(fā)合同l 外包開發(fā)過程監(jiān)控報告l 外包開發(fā)成果驗收報告19.2.7 結(jié)束準則l 所有應交付的工作成果都已經(jīng)通過驗收。l 本規(guī)程所有的文檔都已經(jīng)產(chǎn)生。19.2.8 度量l 外包管理員統(tǒng)計工作量和文檔的規(guī)模，匯報給項目經(jīng)理以及有關(guān)領(lǐng)導。19.3 采購管理19.3.1 目的l 從多個候選供應商中選擇最合適的供應商，與其簽訂采購合同，并依據(jù)合同驗收產(chǎn)品部件。19.3.2 角色與職責l 機構(gòu)的采購管理員邀請一些項目成員、同行專家

15、、財務人員、市場人員等人組成臨時的采購管理小組。采購管理員為該小組的負責人。19.3.3 啟動準則l 在立項階段，有關(guān)人員已經(jīng)進行了“Make-or-Buy決策”，確定了需要采購的產(chǎn)品部件。19.3.4 輸入l “Make-or-Buy決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對需采購的產(chǎn)品部件的描述。19.3.5 主要步驟Step1 選擇最合適的供應商l Step1.1 起草采購競標邀請書采購管理小組起草采購競標邀請書，主要內(nèi)容包括：² 需采購的產(chǎn)品部件的詳細說明² 一些要求和約束l Step1.2 制定“供應商評估標準”采購管理小組制定“供應商評估標準”，主要評估因素有：² 供

16、應商的產(chǎn)品部件的功能是否符合本產(chǎn)品的需求？² 供應商的產(chǎn)品部件的質(zhì)量是否令人滿意？² 供應商的產(chǎn)品部件的性能價格比是否令人滿意？² 供應商的供貨周期是否可以接受？² 供應商能否提供較好的服務（維護）？² 供應商的信譽如何？外界對其評價如何？² 供應商是否已經(jīng)取得業(yè)界認可的證書如ISO質(zhì)量認證、CMM 2級以上認證？l Step1.3 競標邀請² 采購管理小組與候選供應商建立聯(lián)系，分發(fā)采購競標邀請書以及相關(guān)材料。² 采購管理小組整理并保存候選供應商提交的“應標書”以及相關(guān)材料。l Step1.4 粗篩選²

17、采購管理小組按照“供應商評估標準”對候選供應商進行粗篩選，剔除明顯不合格的供應商。在此評估過程中，采購管理小組可能要和候選供應商進行交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在供應商評估報告之中。² 通過了粗篩選的候選供應商將進入下一輪評估，轉(zhuǎn)向 Step1.5。l Step1.5 評估候選承包商的綜合競爭力² 采購管理小組按照“供應商評估標準”逐一評估候選供應商的綜合競爭力，給出排名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選供應商進行深入的交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在供應商評估報告之中。l Step1.6 評估風險² 采購管理小組逐一評估與候選供應商建立采購

18、合同的風險，評估結(jié)論記錄在供應商評估報告之中。l Step1.7 確定供應商² 采購管理小組根據(jù) Step1.5 和 Step1.6 的結(jié)論，挑選出最合適的供應商。² 采購管理小組產(chǎn)生完整的供應商評估報告。Step2 簽訂采購合同l Step2.1 協(xié)商采購管理小組和供應商就采購合同的主要條款進行協(xié)商（談判），達成共識。協(xié)商的重點包括：² 采購金額和付款方式² 產(chǎn)品部件交付方式和交付日期² 違約處理 ² 驗收計劃² 維護計劃l Step2.2 起草合同² 采購管理小組和供應商按照指定的模板共同起草采購合同。l Step2.3 簽訂合同² 采購管理小組和供應商仔細審查采購合同中的每個條款，確保合同沒有錯誤和隱患。² 合同雙方的代表（具有法律效律的人）在采購合同上簽字，該合同生效。Step3 采購物品驗收l Step3.1 驗收準備² 采購管理小組慎重地組織驗收人員。² 采購管理小組與供應商確定驗收的時間、地點、參加人員等。² 供應商將待驗收的物品準備好。l Step3.2 審查與測試² 成果審查。驗收人員審查供應商應當交付的物品，如代碼、文檔等等。確保這些