制度建設六要素

1、制度建設六要素（轉(zhuǎn)載千彩華鎮(zhèn)宇經(jīng)理在線培訓課程）1、要素一：按那幾步做？ 這個要素是將要管理的某項事務或工作細分道每個環(huán)節(jié)、 步驟、方面。主要是促 進管理的條理性、 制度的邏輯性、 分工的細致性。 我們很多公司的制度要么很簡 單，無任何價值；要么是雜亂無章，讓人摸不著頭腦；要么是很空洞，抓不住實 質(zhì)；導致在制度的落實和執(zhí)行上有章難循， 無法操作。 最主要的原因是對制度要 管理的事務或工作沒有深入的理解、 掌握和感悟，寫出的制度自然難以切合實際， 操作性差是不可避免的。制定制度前應該在書寫制度前進行深入地了解和分析， 把制度所要管理的事務或工作分環(huán)節(jié)、 步驟、 方面進行層層細分， 細分到不能再

2、細的地步，自然會抓住管理的主線，綱領清晰，寫起來就會順理成章，管理的條 理性、分工的細致性、 制度的邏輯性也在其中得以體現(xiàn)， 為建立一個好的制度打 下基礎。2、要素二：每步如何做？ 每個環(huán)節(jié)、步驟、方面如何去做、如何配合下一個環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)、步驟、方面。主要 是促進工作的具體化、 可操作性及工作的銜接性。 如果在建立制度時， 按那幾不 做分析透了， 第二要素就很容易做到， 因為在做第一要素時， 我們已經(jīng)對制度所 要管理的事務或工作有了深入地了解和分析，甚至已與當事人進行了溝通和討 論，對制度要管理的事務或工作的整個過程具有深度的掌握和感悟， 只需要我們 用樸素、準確的語言和文字對每步如何做，做什么內(nèi)

3、容進行祥細描述就可以了， 關(guān)鍵是要把握好各個環(huán)節(jié)、 步驟、方面之間的邏輯關(guān)系和上下之間的銜接與配合。 一個事務和工作的本身是一個獨立的主體， 但它內(nèi)含的各個環(huán)節(jié)、 步驟、 方面之 間不是孤立的，是互相糅合在一起的3、要素三：每步誰來做？ 每個環(huán)節(jié)、步驟、方面由誰來做，職責與權(quán)限是什么。 主要是促進職責明確、分工到人、權(quán)限清晰。制度里必須要清晰在企業(yè)管理中， 很多的工作存在一責多崗或一崗多責的情況， 工作內(nèi)容存在交叉和重疊， 一個制 度也往往會涉及到很多人員和部門， 這就需要在制度中做到職責明確、 分工到人、 權(quán)限清晰， 具體到每個崗位和人員， 才能保證工作落實到位。 否則在執(zhí)行過程中 就會出現(xiàn)

4、問題，要不沒人做，要不就互相推，責任沒人擔，管理出現(xiàn)混亂很多企 業(yè)的制度里往往以“追究相關(guān)人員責任”的字眼進行界定， 這是不行的， 這個相 關(guān)人員是誰？ 4、要素四：每步做得標準是什么？ 個環(huán)節(jié)、步驟、方面做得過程要求是什么， 什么時間內(nèi)完成， 是否有數(shù)字量化的標準。 主要是促進管理的規(guī)范性、 工作的質(zhì) 量、工作的效率，同時也是考核的依據(jù)。管理過程中，我們應該把握一個原則： “你不能衡量它， 你就不能有效管理它”， 這也是高效管理的核心。 任何一項工 作都要有一定標準來規(guī)范和約束，否則很難保證或提高員工的工作質(zhì)量和效率， 對員工的考核也會使去較客觀的依據(jù)， 往往是管不住、 理不清， 管理的有效

5、性無 法充分體現(xiàn)出來， 這是大部分企業(yè)在制度化管理中的軟肋短板所在。 給工作 一個明確的時間期限。 工作任務盡可能予以量化。 工作過程盡可能書面格式化。一個管理制度如果在以上三個方面都做到了， 管理的規(guī)范性、 管理的效率、 管理 的質(zhì)量才能實在的地展現(xiàn)出來，對員工的考核也有了客觀的依據(jù)。5、要素五：做不好怎么辦？ 沒有按照要求去做將會受到什么樣的行政或經(jīng)濟處 分。主要是促進管理的嚴肅性和管理的有效性。 如果一個制度內(nèi)沒有與工作標準 和要求相配套的獎罰措施， 解決不了“做不到怎么辦？”的問題， 在推行的過程 中完全憑員工的自我約束和管理能力來按制度辦事是很難的， 很多員工的自我執(zhí) 行力是非常薄弱

6、的， 從人的潛意識來講也是不愿受約束的， 幾次違反制度而沒有 受到及時處罰后， 便會產(chǎn)生“制度無所謂， 反正違反了也沒有什么了不起”的想 法，慢慢對制度的嚴肅性持否定或無視的態(tài)度， 導致企業(yè)的制度化管理最終都會 流于形式，成為一紙空文，即使是說服教育，大家也會無動于衷，管理也只有無 可耐何了。 在制度推行落實的過程中， 一定要高懸“獎懲”這個尚方寶劍， 警鐘 常鳴，如果有人違反了馬上進行處罰， 突出管理的剛性和力度， 才會體現(xiàn)出管理 嚴肅性，是管理力產(chǎn)生的前提在制定處罰措施時， 應以制度中明確指出的或提出 的時間要求、工作量化要求、 工作過程標準要求為依據(jù)逐點逐條提出， 這樣的話， 就相對比較

7、客觀，有針對性和說服力，受罰員工也比較容易接受，無話可說。6、要素六：由誰負責落實和監(jiān)督？ 我們很多制度里就沒有這個規(guī)定由誰負責制度的貫徹落實和日常執(zhí)行過程中的 監(jiān)督管理。 主要是促進管理的落地化、 責任化和管理的推動化。 通過上面五個要 素的落實，我們的制度已經(jīng)很系統(tǒng)、全面、到位，對于制度本身而言不存在多大 的問題，但在制度的實施過程中， 如果不能確定由誰來負責這個制度的落實和監(jiān) 督，會導致制度難以按照預想的目的得到落實和執(zhí)行， 向交通管理一樣， 有了交 通法規(guī)而沒有交通警察肯定是不行的， 制度也需要有人管理其實交通警察、 交通 法規(guī)的執(zhí)行，跟企業(yè)的制度執(zhí)行有著高度的相似性 管理是動態(tài)的 管

8、理制度在執(zhí)行過程中都會因環(huán)境條件的變化而出現(xiàn)不適應性， 執(zhí)行者也會在實 施過程中發(fā)現(xiàn)很多問題， 這也需要有專人負責對制度進行動態(tài)管理， 在中小印刷 廠，我們會有這種感覺， 就是制度的不穩(wěn)定性。 這種不穩(wěn)定性不是體現(xiàn)在生產(chǎn)流 程上，對于生產(chǎn)的流程有一個明確且具體的規(guī)定， 而且得到了很好的執(zhí)行。 這種 不穩(wěn)定性， 是指管理上的不穩(wěn)定。 在我們這些小印刷廠里面， 一般都有這樣那樣 的禁止行為。但對這些行為的處理方式，一般來講，離不開兩個字罰款。制 度上寫滿了這樣的條條框框。 但在實際的操作過程中， 效果怎么樣呢？并不理想。 由于企業(yè)的規(guī)模一般比較小， 也就沒有什么制度檢查員之類的崗位了。 制度執(zhí)行

9、的檢查一般是由老板、 行政人事經(jīng)理等來負責 （個別老板的親戚人員也會以非正 式方式監(jiān)督） 。但這些人不可能每天都去檢查制度的執(zhí)行情況， 由此也就出現(xiàn)了 問題。當某一違反公司規(guī)定的行為（不是嚴重的問題，也沒有損害公司的利益） 頻繁出現(xiàn)的時候， 管理層就會嚴打了。 碰到老板的親戚員工違反聊制度， 甚至處 罰更加嚴厲了， 有的甚至連帶上司也被處罰了但是這種隨意性的處罰之后， 沒過 幾天，情況又恢復了老樣子受罰的人當然是應該的， 但也是無辜的。 他成了制度 不穩(wěn)定性的受害者。首先是，老板親戚員工在受到制度的處罰時， 有必要加重嗎？ 是的重刑固然會起到殺一儆百的作用，但也暴露了企業(yè)里是沒有公平性可言的。

10、因為制度執(zhí)行的不穩(wěn)定性， 有的違反制度的沒有處罰了， 有的違法制度的處罰了， 有的違反制度的加重處罰了老板抓到了一個違法制度的人， 就馬上處罰， 更多的 違反制度沒有被發(fā)現(xiàn)或者發(fā)現(xiàn)了沒有處理的對那些受了處罰的人， 雖然應該受處 罰，但同時也是不公平的根源在于制度沒有負責爐石和監(jiān)督的人員 總之，在我個人看來，印刷企業(yè)制度建設還有很長的路下面我們討論第四個單元： 四、對涉及員工切身利益的制度在制定時的注意事項這個主題實際上我們以前討 論過了很多這里之所以拿出來強調(diào)， 是感覺到印刷行業(yè)很多人事管理人員對對涉 及員工切身利益的制度還缺乏一定的認識其實這方面大家百度一下， 就很明白的 勞動合同法 第 4

11、 條規(guī)定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規(guī)章制度， 保 障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務。 用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息時間、勞動安全 衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、 勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身 利益的規(guī)章制度或者重大事項時， 應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論， 提出 方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。 在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中， 工會或者職工認為不適當?shù)模?有權(quán)向用 人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示， 或者 告知勞動者。” 這是法規(guī)要求該條法律規(guī)定了用人單位的

12、制定規(guī)章制度的內(nèi)容和程序1、制定規(guī)章制度的主體必須是用人單位。2、用人單位是規(guī)章制度的制定主體，而不是用人單位的職能部門或者個別領 導，比如說人力資源部或者是辦公室，如果以用人單位職能部門名義制定的 規(guī)章制度就存在無效的風險，用人單位的職能部門可以參與規(guī)章制度的制定 和修改，但是規(guī)章制度的發(fā)布和實施的主體必須是用人單位。2、規(guī)章制度的內(nèi)容必須合法。企業(yè)職工獎懲條例廢止后，用人單位應當如何制定和完善規(guī)章制度？ 規(guī)章制度的“合法”性是指規(guī)章制度的內(nèi)容與所有的法律、法規(guī)和規(guī)章，包括： 憲法、法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、以及關(guān)于勞動方面的行政規(guī)章不相沖突。另 外，在相關(guān)法規(guī)條款上雖沒有具體明確， 但與有

13、關(guān)法律法規(guī)的立法目的和立法原 則相吻合或不相沖突的，也應是合法的。實踐中，一些用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度不同程度存在著違法內(nèi)容， 有的在工 時、休假、加班等方面違反國家規(guī)定的基本標準； 有的規(guī)定員工在勞動合同期間 不能結(jié)婚生育， 上下班要搜身檢查， 嚴重侵犯了公民的基本權(quán)利； 有的規(guī)定員工 入職要交一筆保證金或者扣押員工的身份證件； 有的隨意延長員工工作時間而不 發(fā)加班工資等等，這些規(guī)章制度都有可能因為違反國家法律的強制性規(guī)定而無 效。這些現(xiàn)象在前些年很多因此， 我們制度上一定不要出現(xiàn)違法條款， 不管實際 情況如何，制度文字上不要出現(xiàn)違法條困3、規(guī)章制度的制定程序。據(jù)勞動合同法第四條的規(guī)定：用

14、人單位在制定、 修改或決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息時間、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職 工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者 重大事項時， 應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論， 提出方案和意見， 與工會 或者職工代表平等協(xié)商確定。 企業(yè)在制定涉及職工切身利益的規(guī)章制度時， 必須 遵守以下程序：第一步，由職工代表帶回或者全體職工討論，提出方案和意見； 第二步，規(guī)章制度形成方案或者意見后， 用人單位與工會和職工 代表平等協(xié)商決定。 有的用人單位沒有工會， 用人單位可以與職工代表平等協(xié)協(xié) 商決定。勞動合同法規(guī)定規(guī)章制度的制定程序，為的是保護勞動者的合法權(quán) 益不受侵害

15、， 防止有的用人單位利用規(guī)章制度隨意侵害勞動者的權(quán)益。 如果用人 單位在制定規(guī)章制度沒有履行上述程序， 那么勞動者因為違反用人單位的規(guī)章制 度而與用人單位發(fā)生爭議時， 那么用人單位存在程序瑕疵的規(guī)章制度就有無效的 風險，不能達到制定規(guī)章制度的目的。因此，用人單位在制定規(guī)章制度時，特別 是涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時， 一定要嚴格遵守 勞動合同法 的制定程 序，并且把規(guī)章制度的形成的程序用書面的形式記錄和確認下來。4、規(guī)章制度的告知程序。有了完善的規(guī)章制度，必須有人執(zhí)行才有價值。用人 單位的規(guī)章制度是勞動合同的重要組成部分， 要讓勞動者遵守執(zhí)行就應當讓勞動 者知道。如果用人單位的規(guī)章制度特別是

16、涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度制定后 沒有告知勞動者， 同樣這樣的規(guī)章制度也有可能因為違反 勞動合同法 第四條 的規(guī)定而無效。 用人單位的規(guī)章制度可以通過公示的方式告知勞動者， 比如將規(guī) 章制度張貼在用人單位的公共區(qū)域， 或者放在的勞動者可以自由訪問的企業(yè)局域 網(wǎng)內(nèi)。用人單位也可以直接告知勞動者， 比如說通過培訓的形式直接告知勞動著， 或者通過電子郵件的形式發(fā)給勞動者， 或者直接將規(guī)章制度給勞動者， 讓勞動者 簽收等等。 總之無論采取何種方式， 必須讓勞動者知曉規(guī)章制度。 特別值得提出 的是：關(guān)于嚴重違紀條款的制定。 盡可能細致， 最好在制度里對嚴重違紀行為進 行明確的界定 最后，討論第五個單元

17、：五、有制度無執(zhí)行的原因關(guān)于執(zhí)行力的話題，我們?nèi)豪镞M行了三次在線交流 藝彩曹經(jīng)理曾經(jīng)就以 “有制度無執(zhí)行” 的案例進行了專題討論， 今天最后就這個 話題再甲流一次有制度無執(zhí)行的原因是什么？絕大多數(shù)的企業(yè)都有自己的各種規(guī)章制度，但在現(xiàn)實中大部分制度僅僅是擺設， 能有效執(zhí)行的并不是很多，為什么會產(chǎn)生有制度而無執(zhí)行這種現(xiàn)象呢？1 、制度脫離實際。 制度的制訂并不是從問題中來， 而是從傳統(tǒng)經(jīng)驗或是照搬其 它優(yōu)秀企業(yè)的制度，使制度本身嚴重脫離實際。2、有些企業(yè)制度本身就是拿來做擺設的。前面提到的很多ISo制度就是如此GZ-千彩-華鎮(zhèn)宇（）16:52:253、員工對制度不甚了解或者根本不知道。管理層根本就

18、沒有對員工進行制度培訓我們很多朋友都在做明年的培訓計劃， 都在發(fā)愁培訓內(nèi)容課題， 其實我想對很多 朋友們想說的一句話是： 先把我們公司的制度給管理層、 給員工好好培訓一下吧4、制訂的制度脫離實際，缺乏操作性，使員工根本無法執(zhí)行5 、管理人員帶頭破壞制度。管理人員不支持，從中作梗，必須看到，制度遭到破壞，在多數(shù)情況下都是緣于 領導者首先帶頭破壞。管理人員為什么排斥制度？很多管理人員把管理制度視為對自己的束縛 , 認為凡事都必須按規(guī)定執(zhí)行，這樣 管理者就不能任意更改或隨心所欲地發(fā)號施令。 管理制度使管理者的權(quán)威不能再 任意濫用，所以有些管理者因不能適應這種約束而排斥管理制度6 、制度沒有獎懲。制度未與經(jīng)濟利益掛鉤，違反了制度不疼不癢、無人過問。 要使制度真正有效， 制度就必須與經(jīng)濟利益直接掛鉤， 只有這樣才能保證制度的 有效性7、制訂的制度只有懲罰沒有獎勵，造成員工的消極懈怠心理8 、制度條款太過繁雜9 、編制的制度文字功底太差，意思表達不清晰、有歧義、員工根本看不