Project 2007教程下（第四章到第六章）

1、47第6章 跟蹤任務(wù)進(jìn)度第4章 為任務(wù)分配資源第4章 為任務(wù)分配資源本章內(nèi)容：n 為任務(wù)分配工時(shí)資源n 控制Project如何安排額外的資源分配n 為任務(wù)分配材料和成本資源如果閱讀完第2章和第3章，應(yīng)該已經(jīng)創(chuàng)建了任務(wù)和資源?，F(xiàn)在準(zhǔn)備將資源分配給任務(wù)。工作分配(assignment)是為任務(wù)匹配能工作的資源。從任務(wù)的角度，可能將分配資源的過程稱為任務(wù)分配；從資源的角度，可能將其稱為資源分配。其實(shí)兩者是一回事，任務(wù)加上資源等于工作分配。重要提示 本章提及的資源是工時(shí)資源(人員和設(shè)備)，除非特別說明是材料或成本資源。要回顧資源類型，請(qǐng)參見第3章。在Microsoft Office Project 2

2、007中將資源分配給任務(wù)并不是必需的，您可以只處理任務(wù)。但是有許多理由支持在項(xiàng)目計(jì)劃中分配資源。如果為任務(wù)分配資源，就可解答以下 問題。n 誰應(yīng)為任務(wù)工作以及何時(shí)工作？n 您是否掌握完成項(xiàng)目所需工作的確切資源數(shù)？n 您是否希望資源在不能工作的時(shí)間工作(如資源休假時(shí))？n 您是否將資源分配給過多的任務(wù)，以至于超出了資源的生產(chǎn)能力，換言之，是否過度分配資源？在本章中，將分配資源給任務(wù)。您將為任務(wù)分配工時(shí)資源(人員和設(shè)備)以及材料和成本資源，并觀察工時(shí)資源的分配應(yīng)在何處影響任務(wù)工期，以及不應(yīng)在何處影響。重要提示 在使用本章的練習(xí)文件之前，需要先將它們安裝到默認(rèn)位置，參見前言獲得安裝提示。4.1 為任

3、務(wù)分配工時(shí)資源分配工時(shí)資源給任務(wù)可使您跟蹤資源工作的進(jìn)度。如果輸入資源費(fèi)率，Project將為您計(jì)算資源和任務(wù)成本。第3章曾介紹過資源的工作能力用“單位”(用于度量人工量)度量，并記錄在“最大單位”域中。除非另外指定，Project會(huì)將資源的100%的單位分配給任務(wù)，即Project假設(shè)資源的所有工作時(shí)間都可分配給任務(wù)。如果資源單位少于100%，Project會(huì)分配該資源的最大單位。在下面的練習(xí)中，將為項(xiàng)目計(jì)劃中的任務(wù)做初始資源分配。確保已啟動(dòng)Microsoft Office Project 2007。重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的設(shè)置，使用“

4、計(jì)算機(jī)”賬戶并脫機(jī)工作。這樣確保使用的本章練習(xí)文件不會(huì)影響Project Server數(shù)據(jù)，詳情參見1.3節(jié)。打開DocumentsMicrosoft PressProject 2007 SBSChapter4 Simple Assignments 文件夾下的Wingtip Toys Commercial 4a。也可以通過下述方法訪問本書的練習(xí)文件：?jiǎn)螕簟伴_始”|“所有程序”|Microsoft Press| Project 2007 SBS，然后選擇想打開的文件所屬章的文 件夾。(1)在“文件”菜單中單擊“另存為”，顯示“另存為”對(duì)話框。(2)在“文件名”框中，輸入Wingtip Toys

5、Commercial 4，然后單擊“保存”。(3)在“工具”菜單中，單擊“分配資源”。提示 也可單擊“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄中的“分配資源”按鈕。出現(xiàn)“分配資源”對(duì)話框，在其中可以看到在第3章中輸入的資源名稱，還有一些額外資源。除了已分配的資源通常顯示在列表頂部外，“分配資源”對(duì)話框中的資源都是按字母順序排列的，如圖4.1所示。圖4.1 “分配資源”對(duì)話框提示 如果使用Project Professional，還可在“分配資源”對(duì)話框中看見“請(qǐng)求/要求”列。當(dāng)使用名為“資源置換”的Project Server功能時(shí)，此列與設(shè)置資源分配的優(yōu)先級(jí)有關(guān)，詳情參見第部分。(4)在“任務(wù)名稱”列中，單擊任務(wù)2 D

6、evelop script。(5)在“分配資源”對(duì)話框的“資源名稱”列中，單擊Scott Cooper，然后單擊“分配”按鈕。成本值和勾選標(biāo)記會(huì)出現(xiàn)在Scott名字的旁邊，表明您已將他分配給編寫腳本的任務(wù)。因?yàn)镾cott的成本標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率記錄在案，所以Project會(huì)計(jì)算分配的成本(Scott的標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率乘以他被安排的工作量)，在“分配資源”對(duì)話框的“成本”域中顯示$775.00。接下來會(huì)更仔細(xì)地查看影響任務(wù)2的設(shè)定值，并會(huì)使用一種名為“任務(wù)窗體”的更方便的視圖。(6)在“窗口”菜單中，單擊“拆分”，結(jié)果如圖4.2所示。圖4.2 拆分窗體Project將窗口分為兩個(gè)窗格。上窗格是“甘特圖”視圖，下面

7、是“任務(wù)窗體” 視圖。在任務(wù)窗體中可以看到此任務(wù)基本的日程安排值：工期為5天，工時(shí)為40小時(shí)，分配單位為100%。因?yàn)槿蝿?wù)窗體方便查看任務(wù)工期、單位和工時(shí)值，所以此時(shí)讓它繼續(xù)顯示。接下來，將同時(shí)分配兩個(gè)資源給任務(wù)。(7)在“任務(wù)名稱”列中，單擊任務(wù)3，即Develop production boards。(8)在“分配資源”對(duì)話框中，單擊Garrett R. Vargas，按住Ctrl鍵做非連續(xù)的選擇，單擊Patti Mintz，然后單擊“分配”。Garrett 和Patti 的名字旁邊會(huì)顯示勾選標(biāo)記和計(jì)算出的分配成本，表明您已將他們兩位分配給任務(wù)3?？梢栽谌蝿?wù)窗體中看到最后的分配信息(每個(gè)資

8、源的單位和工時(shí))和任務(wù)的工期，如圖4.3所示。圖4.3 分配兩個(gè)資源給任務(wù)3疑難解答 如果要分配多個(gè)資源，但卻不小心只分配了一個(gè)資源，可以撤銷分配，方法是在“編輯”菜單下，單擊“撤銷分配資源”。在練習(xí)的結(jié)尾，將為剩余的Pre-Production任務(wù)做初始的資源分配。(9)在“任務(wù)名稱”列中，單擊任務(wù)4的名稱，即Pick locations。(10)在“分配資源”對(duì)話框中，單擊Scott Cooper，然后單擊“分配”。Scott名字的旁邊會(huì)出現(xiàn)勾選標(biāo)記和成本值，表明您已將他分配給任務(wù)4。提示 要從所選任務(wù)刪除或取消分配資源，可在“分配資源”對(duì)話框中，單擊資源名稱，然后單擊“刪除”按鈕。(11

9、)在“任務(wù)名稱”列中，單擊任務(wù)5的名稱，即Hold auditions。(12)在“分配資源”對(duì)話框中，單擊Peter Kelly，按住Ctrl鍵，單擊Scott Cooper，然后單擊“分配”。Peter和Scott名字的旁邊會(huì)出現(xiàn)勾選標(biāo)記和成本值，表明他們已被分配給任務(wù)5，如圖4.4所示。圖4.4 為任務(wù)5分配資源日程安排公式：工期、單位和工時(shí)在創(chuàng)建任務(wù)后、為任務(wù)分配資源前，任務(wù)有工期，但沒有關(guān)聯(lián)的工時(shí)。為什么沒有工時(shí)？工時(shí)表示為完成任務(wù)資源所要花費(fèi)的工作量。例如，如果一個(gè)人是全職工作，那么工時(shí)的測(cè)量值和工期的測(cè)量值是相同的。通常，除非分配一個(gè)以上的資源給任務(wù)或分配的資源是兼職工作的，否則

10、，工時(shí)值與工期值是吻合的。Project使用日程安排公式計(jì)算工時(shí)：工期×單位工時(shí)下面看一個(gè)特例。任務(wù)2的工期是5天。對(duì)于電視廣告項(xiàng)目而言，5天等于40小時(shí)。當(dāng)將Scott Cooper分配給任務(wù)2時(shí)，Project將Scott的100%工作時(shí)間都用于任務(wù)。任務(wù)2的日程安排公式如下：40小時(shí)任務(wù)工期×100%分配單位40小時(shí)工時(shí)換言之，當(dāng)將Scott以100%的單位分配給任務(wù)2時(shí)，任務(wù)需要的工時(shí)為40小時(shí)。下面是一個(gè)稍復(fù)雜的例子。您將兩個(gè)資源分配給任務(wù)5，每一個(gè)的分配單位都是100%。任務(wù)5的日程安排公式如下：16小時(shí)工期×200%分配單位32小時(shí)工時(shí)32小時(shí)工時(shí)是

11、Peter的16小時(shí)工時(shí)加上Scott的16小時(shí)工時(shí)得出的。換言之，兩個(gè)資源會(huì)并行為任務(wù)工作。4.2 為任務(wù)分配額外資源現(xiàn)在為某些Pre-Production任務(wù)分配額外資源以觀察對(duì)任務(wù)總工期的影響。默認(rèn)情況下，Project使用名為投入比導(dǎo)向型日程安排(effort-driven scheduling，又稱人工量驅(qū)動(dòng)型日程安排)的日程安排方法。這意味著任務(wù)的初始工作量或人工量是保持不變的，與分配的資源數(shù)無關(guān)。“投入比導(dǎo)向型日程安排”最明顯的效果是，當(dāng)為任務(wù)分配額外資源時(shí)，任務(wù)的工期縮短。只有為任務(wù)分配資源或從任務(wù)刪除資源時(shí)，Project才應(yīng)用“投入比導(dǎo)向型日程安排”。前面已經(jīng)提及，您在為任

12、務(wù)初始分配資源時(shí)會(huì)定義任務(wù)代表的工作量。如果稍后為該任務(wù)添加資源，并且“投入比導(dǎo)向型日程安排”功能為啟用狀態(tài)，那么任務(wù)的工作量不會(huì)改變，但任務(wù)的工期會(huì)縮短?；蛘吣部赡転槿蝿?wù)初始分配一個(gè)以上的資源而稍后又刪除其中一個(gè)。當(dāng)使用“投入比導(dǎo)向型日程安排”，任務(wù)的工作量是不變的，但工期(即剩余資源完成任務(wù)所需時(shí)間)會(huì)縮短。提示 默認(rèn)情況下，“投入比導(dǎo)向型日程安排”對(duì)于在Project創(chuàng)建的所有任務(wù)都是啟用的。要改變項(xiàng)目計(jì)劃中所有新建任務(wù)的默認(rèn)設(shè)置，在“工具”菜單下，單擊“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊“日程”標(biāo)簽，勾選或清除“新任務(wù)為投入比導(dǎo)向”復(fù)選框。要控制特定任務(wù)的投入比導(dǎo)向型日程安排，先選擇任

13、務(wù)，然后在“項(xiàng)目”菜單下，單擊“任務(wù)信息”，在“任務(wù)信息”對(duì)話框的“高級(jí)”選項(xiàng)卡中，勾選或清除“投入比導(dǎo)向”復(fù)選框。在下面的練習(xí)中，將為任務(wù)分配額外的資源，并觀察上述分配是如何影響任務(wù)工期的。(1)在“甘特圖”視圖中，單擊任務(wù)2的名稱，即Develop script。當(dāng)前，Scott Cooper已分配給該任務(wù)?？焖倩仡櫼幌氯粘贪才殴剑?0小時(shí)任務(wù)工期(等于5天)×Scott 100%分配單位40小時(shí)工時(shí)可以在任務(wù)窗體中看到上述值。接下來，將為該任務(wù)分配第2個(gè)資源。(2)在“分配資源”對(duì)話框的“資源名稱”列中，單擊Patti Mintz，然后單擊“分配”。Patti Mintz就分

14、配給了任務(wù)2，如圖4.5所示。圖4.5 為任務(wù)2分配第2個(gè)資源不難看出，Project將任務(wù)2的工期從5天縮短為2.5天。為什么？所需的總工時(shí)仍為40小時(shí)，和只將Scott分配給任務(wù)2時(shí)相同，但現(xiàn)在工時(shí)平均分給了Scott和Patti，每人各20小時(shí)。這就顯示出投入比導(dǎo)向型日程安排是如何起作用的。如果在初始分配后為任務(wù)添加資源，總工時(shí)會(huì)保持不變，但會(huì)分給所分配的各資源。因此，任務(wù)的工期相應(yīng)縮短。日程安排公式如下：20小時(shí)任務(wù)工期(等于2.5天)×200%分配單位40小時(shí)工時(shí)200%分配單位是Scott 100%分配單位加上Patti 100%分配單位所得，40小時(shí)工時(shí)是Scott的2

15、0小時(shí)工時(shí)加上Patti的20小時(shí)工時(shí)所得?？s短任務(wù)2工期的其他重要影響是所有后續(xù)任務(wù)的開始時(shí)間都發(fā)生改變。現(xiàn)在在項(xiàng)目中可見的突出顯示的改變就是后續(xù)任務(wù)的改變。在第2章中，為這些任務(wù)創(chuàng)建了任務(wù)關(guān)系或鏈接。在本例中，您可看到創(chuàng)建任務(wù)關(guān)系相較于輸入固定開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間的優(yōu)勢(shì)。Project會(huì)調(diào)整沒有限制(如固定的開始或結(jié)束時(shí)間)的后續(xù)任務(wù)的開始時(shí)間。接下來將使用名為“智能標(biāo)記”的功能來控制分配多個(gè)資源時(shí)，Project是如何安排任務(wù)工作的。(3)在“甘特圖”視圖中，單擊任務(wù)4的名稱，即Pick locations。當(dāng)前，只有Scott Cooper分配給了這個(gè)工期為2天的任務(wù)。您想再分配一個(gè)資源

16、給任務(wù)4，將其工期縮短為1天。(4)在“分配資源”對(duì)話框的“資源名稱”列中，單擊Patti Mintz，然后單擊“分配”。Patti Mintz就分配給了任務(wù)4。注意任務(wù)4名稱左上角的小三角。它是一個(gè)圖形標(biāo)記，表示智能標(biāo)記功能是啟用的。可以使用智能標(biāo)記來選擇Project處理額外資源分配的方式。(5)單擊任務(wù)4的名稱，然后單擊出現(xiàn)在任務(wù)名稱左邊的“智能標(biāo)記操作”按鈕。查看出現(xiàn)的列表中的選項(xiàng)，如圖4.6所示。圖4.6 查看智能操作列表中的選項(xiàng)如果日程安排結(jié)果需要不同于投入比導(dǎo)向型日程安排的結(jié)果，則這些選項(xiàng)允許您選擇相應(yīng)結(jié)果?？梢哉{(diào)整任務(wù)工期、資源工時(shí)或分配單位。就此任務(wù)而言，您希望額外的資源分配

17、可以縮短任務(wù)工期。因?yàn)檫@是“智能標(biāo)記操作”列表中默認(rèn)的設(shè)置，所以不需要修改。(6)再次單擊“智能標(biāo)記操作”按鈕，關(guān)閉列表。提示 在使用Project時(shí)會(huì)看見其他智能標(biāo)記指示符。它們通常出現(xiàn)在需要選擇Project的處理方式時(shí)(例如，分配額外資源后任務(wù)工期改變)。智能標(biāo)記操作列表允許您改變Project對(duì)操作的響應(yīng)。在練習(xí)的結(jié)尾，將為一個(gè)任務(wù)分配額外的資源，并改變Project安排工作的方式。(7)在“甘特圖”視圖中，單擊任務(wù)5的名稱，即Hold auditions。(8)在“分配資源”對(duì)話框的“資源名稱”列中，單擊Jonathan Mollerup，按住Ctrl鍵，單擊Patti Mintz，

18、然后單擊“分配”。Project將Jonathan和Patti分配給任務(wù)5，如圖4.7所示。因?yàn)樵撊蝿?wù)的投入比導(dǎo)向型日程安排是啟用的，Project會(huì)縮短任務(wù)工期并調(diào)整所有后續(xù)任務(wù)的開始 時(shí)間。圖4.7 為任務(wù)5再分配2個(gè)資源但這次您不希望額外的資源分配改變?nèi)蝿?wù)工期。Jonathan和Patti會(huì)做職責(zé)范圍之外的工作，這些工作原本是分配給Peter和Scott的。(9)單擊任務(wù)5的名稱，然后在“智能標(biāo)記操作”按鈕出現(xiàn)后單擊該按鈕。(10)在“智能標(biāo)記操作”列表中，選擇“因?yàn)槿蝿?wù)需要較多的人-小時(shí)，增加總工時(shí)。保持工期不變。”，結(jié)果如圖4.8所示。圖4.8 增加總工時(shí)，保持工期不變Project

19、將任務(wù)工期改為原來的2天，并調(diào)整所有后續(xù)任務(wù)的開始時(shí)間。額外資源又增加了與初始分配時(shí)數(shù)量相同的工時(shí)(現(xiàn)在每個(gè)資源的工時(shí)為16小時(shí))，所以任務(wù)的總工時(shí)增加。提示 如果為任務(wù)初始分配2個(gè)資源，并且工期在3天(等于24小時(shí))之內(nèi)，Project會(huì)安排每個(gè)資源的工時(shí)為24小時(shí)，任務(wù)的總工時(shí)為48小時(shí)。但是您可能為任務(wù)初始分配一個(gè)資源，工期為24小時(shí)，稍后又增加一個(gè)資源。在這種情況下，投入比導(dǎo)向型日程安排會(huì)促使Project安排每個(gè)資源并行工作12小時(shí)，任務(wù)的總工時(shí)保持為24小時(shí)。記住，只有為任務(wù)添加或刪除資源時(shí)，投入比導(dǎo)向型日程安排才調(diào)整任務(wù) 工期。(11)在“窗口”菜單下，單擊“取消拆分”。Proj

20、ect隱藏任務(wù)窗體。項(xiàng)目管理重點(diǎn)：為什么要應(yīng)用投入比導(dǎo)向型日程安排您應(yīng)該考慮投入比導(dǎo)向型日程安排對(duì)項(xiàng)目中任務(wù)的應(yīng)用范圍。例如，如果1個(gè)資源需要花10小時(shí)完成1個(gè)任務(wù)，是否10個(gè)資源只花1小時(shí)就能完成任務(wù)？是否20資源只花半小時(shí)就能完成任務(wù)？結(jié)果可能不是這樣。因?yàn)橘Y源有可能會(huì)彼此妨礙工作，并且可能需要額外的協(xié)助才能完成任務(wù)。如果任務(wù)十分復(fù)雜，在資源能全力工作之前可以需要相當(dāng)長(zhǎng)的緩沖時(shí)間(ramp-up time)。如果給任務(wù)分配過多的資源，總生產(chǎn)率甚至可能 降低。對(duì)于何時(shí)應(yīng)該或不應(yīng)該應(yīng)用投入比導(dǎo)向型日程安排，并沒有一條金科玉律。作為項(xiàng)目經(jīng)理，您應(yīng)該分析項(xiàng)目中每個(gè)任務(wù)需要的工作的性質(zhì)，然后做出最佳

21、的決策。4.3 為任務(wù)分配材料資源在第3章中，您創(chuàng)建了名為Video Tape的材料資源。如第3章所述，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，材料資源會(huì)被用盡或耗盡。對(duì)于建筑項(xiàng)目的常見例子是木材和混凝土。對(duì)于電視廣告項(xiàng)目而言，我們只關(guān)注錄像帶的使用情況和它們的成本。在分配材料資源時(shí)，可以采用下列兩種方式之一來處理消耗和成本。n 將單位固定的一定數(shù)量的材料資源分配給任務(wù)。Project將資源的單位成本乘以分配的單位數(shù)量來決定總成本(在接下來的練習(xí)中使用此方法)。n 將價(jià)格可變的一定數(shù)量的材料資源分配給任務(wù)。Project會(huì)隨著工期的改變調(diào)整資源的數(shù)量和成本(在第9章中使用此方法)。在下面的練習(xí)中，將為任務(wù)分配材料資源

22、Video Tape，然后輸入單位固定的消耗量。(1)在“任務(wù)名稱”列中，單擊任務(wù)4的名稱，即Pick locations。在挑選外景地時(shí)，您計(jì)劃使用4盤錄像帶。(2)在“分配資源”對(duì)話框中，選擇資源Video Tape的“單位”域。(3)輸入或選擇4，然后按Enter鍵。結(jié)果如圖4.9所示。Project將錄像帶分配給任務(wù)，并計(jì)算出該分配的成本為$20($5/盒×4盒)。因?yàn)殇浵駧遣牧腺Y源，它不能工作，因此分配材料資源不會(huì)影響任務(wù)工期。圖4.9 分配材料資源4.4 為任務(wù)分配成本資源如果閱讀了第3章，應(yīng)該記得成本資源用于表示與項(xiàng)目中任務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)成本。和材料資源一樣，成本資源也不

23、工作，不會(huì)影響任務(wù)的日程安排。成本資源可能包括要進(jìn)行預(yù)算和財(cái)務(wù)監(jiān)管的費(fèi)用支出的類型，這些支出類型和工時(shí)或材料資源的成本是分開的。一般來說，任務(wù)可以發(fā)生的成本包括以下幾種。n 工時(shí)資源成本，如人員的標(biāo)準(zhǔn)支付費(fèi)率乘以他們執(zhí)行任務(wù)所花的工時(shí)。n 材料資源消耗成本，等于材料資源每單位的成本乘以完成任務(wù)所消耗的單位量。n 成本資源成本，它是分配成本資源給任務(wù)時(shí)輸入的固定金額。盡管可以在任意時(shí)間編輯該金額，但此金額不受任務(wù)工期或日程安排任何改變的影響。對(duì)于電視廣告而言，您可能希望為特定任務(wù)輸入計(jì)劃的差旅和餐飲成本。因?yàn)轫?xiàng)目的工作還未開始，此時(shí)這些成本只代表預(yù)算或計(jì)劃成本(實(shí)際上，您應(yīng)該將目前Project

24、在日程安排中計(jì)算的所有成本都視為計(jì)劃成本，例如包括為任務(wù)分配工時(shí)資源產(chǎn)生的成本)。稍后可以輸入實(shí)際成本，以與預(yù)算比較。(1)如果此時(shí)未選中任務(wù)4 即Pick locations，在“任務(wù)名稱”列中單擊它。(2)在“分配資源”對(duì)話框中，選擇成本資源Travel的“成本”域。(3)輸入500，然后按Enter鍵。Project將該成本資源分配給任務(wù)?？梢栽凇胺峙滟Y源”對(duì)話框中看到分配給任務(wù)4的所有資源及其成本，如圖4.10所示。圖4.10 為任務(wù)4分配成本資源Travel現(xiàn)在任務(wù)4中包含三種類型資源分配(工時(shí)、材料和成本)產(chǎn)生的成本。(4)單擊任務(wù)5即Hold auditions。(5)在“分配資

25、源”對(duì)話框中，選擇成本資源Catering的“成本”域。(6)輸入250，然后單擊“分配”。Project將該成本資源分配給任務(wù)5，如圖4.11所示。關(guān)閉Wingtip Toys Commercial 4文件。圖4.11 為任務(wù)5分配成本資源Catering4.5 小結(jié)n 在Project中，在將工時(shí)資源(人員或設(shè)備)分配給任務(wù)后，任務(wù)通常就有了相關(guān)的工時(shí)。n 如果為資源分配過多工作，超過它在一定時(shí)間內(nèi)所能完成的，那么在該時(shí)間段中它們被稱為過度分配。n 必須在將資源分配給任務(wù)之后，才能跟蹤資源的進(jìn)度或成本。n Project采用下列日程安排公式：工期×單位工時(shí)。n 在為任務(wù)分配額外資

26、源時(shí)，投入比導(dǎo)向型日程安排決定工時(shí)是否不變。n 理解投入比導(dǎo)向型日程安排的最簡(jiǎn)單方法就是問自己：如果1個(gè)人用10天完成任務(wù)，那么2個(gè)人是否用5天就可完成？如果答案是肯定的，則應(yīng)對(duì)任務(wù)應(yīng)用投入比導(dǎo)向型日程安排。n 在Project中執(zhí)行特定操作后會(huì)出現(xiàn)智能標(biāo)記。它們?cè)试S您選擇不同于默認(rèn)設(shè)置的操作結(jié)果。n 將材料資源分配給任務(wù)可使您跟蹤消耗情況。n 將成本資源分配給任務(wù)可使您關(guān)聯(lián)任務(wù)的財(cái)務(wù)成本，而不是產(chǎn)生自工時(shí)或材料資源的成本。第5章 文件的格式化與打印第5章 文件的格式化與打印本章內(nèi)容：n 自定義視圖并預(yù)覽其打印樣式n 繪制“甘特圖”視圖的圖部分n 更改項(xiàng)目計(jì)劃中文本的格式n 編輯和打印報(bào)表在本

27、章中，您將使用Microsoft Office Project 2007的格式化功能來改變數(shù)據(jù)顯示方式，并在“打印預(yù)覽”窗口中預(yù)覽結(jié)果。第1章曾介紹過，Project計(jì)劃實(shí)際上是信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不同于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫(kù)文件。通常無法一次看到項(xiàng)目計(jì)劃中的所有數(shù)據(jù)。您通常只關(guān)注想查看的那部分計(jì)劃。視圖和報(bào)表是查看和打印計(jì)劃數(shù)據(jù)的最常見方式。在這兩種情況下(特別是在使用視圖時(shí))，您都可以不斷地格式化數(shù)據(jù)以滿足需要。Project圖形化表示任務(wù)的主要方式是用“甘特圖”視圖圖部分的條形圖。它們被稱為甘特條形圖。在甘特圖中，任務(wù)、摘要任務(wù)和里程碑都以甘特條形圖或符號(hào)表示，每一

28、種類型的條形圖都有自己的格式。無論何時(shí)使用甘特圖，要牢記它用于表示項(xiàng)目計(jì)劃中的 任務(wù)。提示 本章介紹Project中一些較簡(jiǎn)單的視圖和報(bào)表格式化功能。在第1012章會(huì)介紹更多關(guān)于格式化、打印和發(fā)布項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容。需要特別注意的是新版本的Project引入的可視報(bào)表。在本書的第部分中，您會(huì)使用可視報(bào)表。重要提示 在使用本章的練習(xí)文件之前，需要先將它們安裝到默認(rèn)位置，參見前言獲得安裝提示。5.1 創(chuàng)建“自定義甘特圖”視圖甘特圖已成為可視化項(xiàng)目計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)方式。在20世紀(jì)早期，美國(guó)工程師Henry Gantt開發(fā)了條形圖，用它顯示隨著時(shí)間的流逝資源的使用情況。對(duì)于許多人而言，甘特圖就是項(xiàng)目計(jì)劃的代名詞

29、。在Project中，默認(rèn)視圖就是“甘特圖”視圖。在Project中工作時(shí)，大部分時(shí)間都是使用這種視圖?！案侍貓D”視圖由兩部分組成：左邊的表和右邊的條形圖。條形圖包括一個(gè)橫跨頂部的時(shí)間刻度，它表明時(shí)間單位。圖中的條形是表中任務(wù)的圖形化表示，表示的內(nèi)容有開始時(shí)間和完成時(shí)間、工期及狀態(tài)(例如，任務(wù)中的工作是否已經(jīng)開始進(jìn)行)。圖中的其他元素如鏈接線，代表任務(wù)間的關(guān)系。甘特圖是在項(xiàng)目管理業(yè)界廣泛應(yīng)用并為人們充分理解的項(xiàng)目信息的表示形式。提示 默認(rèn)情況下，在啟動(dòng)Project時(shí)，會(huì)顯示“甘特圖”視圖。但是，可以更改設(shè)置，將任意視圖作為啟動(dòng)視圖。在“工具”菜單中，單擊“選項(xiàng)”。在“選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊“視

30、圖”標(biāo)簽。在“默認(rèn)視圖”框中，單擊想要設(shè)置的視圖。下一次啟動(dòng)Project及新建項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)您選擇的視圖?！案侍貓D”視圖的默認(rèn)格式適合在屏幕上查看、與其他程序共享以及打印。但是，可以更改甘特圖中幾乎所有元素的格式。在下面的練習(xí)中，將著重修改甘特條。格式化甘特條有以下三種截然不同的方法。n 使用“條形圖樣式”對(duì)話框(單擊“格式”菜單中的“條形圖樣式”命令打開此對(duì)話框)格式化一類甘特條。在此情況下，對(duì)特定類型的甘特條(如摘要任務(wù))所做的格式修改會(huì)應(yīng)用于甘特圖中所有此類型的條形圖。n 使用甘特圖向?qū)?單擊“格式”菜單中的“甘特圖向?qū)А泵?格式化一類甘特條。此向?qū)Оㄒ幌盗械捻?yè)面，在其中可為

31、甘特圖中最常用的甘特條選擇格式選項(xiàng)。使用甘特圖向?qū)鼓床襟E執(zhí)行一些格式化操作，而這些操作在“條形圖樣式”對(duì)話框中也可執(zhí)行。n 直接格式化單個(gè)甘特條。此種格式修改不會(huì)影響甘特圖中的其他條形圖?？梢噪p擊甘特圖中的某一甘特條，或單擊“格式”菜單中的“條形圖”命令來查看該條形圖的格式選項(xiàng)。 在下面的練習(xí)中將創(chuàng)建自定義甘特圖并使用甘特圖向?qū)?duì)它應(yīng)用預(yù)定義的格式，然后預(yù)覽打印結(jié)果。確保已啟動(dòng)Microsoft Office Project 2007。重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的設(shè)置，使用“計(jì)算機(jī)”賬戶并脫機(jī)工作。這樣確保使用的本章練習(xí)文件不會(huì)影響Pro

32、ject Server數(shù)據(jù)，詳情參見1.3節(jié)。打開DocumentsMicrosoft PressProject 2007 SBSChapter 5 Simple Formatting 文件夾下的Wingtip Toys Commercial 5a。也可以通過下述方法訪問本書的練習(xí)文件：?jiǎn)螕簟伴_始”|“所有程序”|Microsoft Press| Project 2007 SBS，然后選擇想打開的文件所屬章的文件夾。(1)在“文件”菜單下，單擊“另存為”，出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框。(2)在“文件名”框中，輸入Wingtip Toys Commercial 5，然后單擊“保存”。接下來將顯示項(xiàng)目摘要

33、任務(wù)來查看項(xiàng)目的頂層或匯總的詳細(xì)信息。Project會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生項(xiàng)目摘要任務(wù)，但默認(rèn)情況下是不顯示的。(3)在“工具”菜單下，單擊“選項(xiàng)”。(4)在“選項(xiàng)”對(duì)話中，單擊“視圖”標(biāo)簽。(5)在“Wingtip Toys Commercial 5.mpp”的大綱選項(xiàng)”下，勾選“顯示項(xiàng)目摘要任務(wù)”復(fù)選框，然后單擊“確認(rèn)”。Project在“甘特圖”視圖的頂部顯示項(xiàng)目摘要任務(wù)。在項(xiàng)目摘要任務(wù)的“工期”域中有可能顯示#號(hào)，或是部分值。如果是這樣，完成步驟(6)。(6)雙擊“工期”列列標(biāo)題的右邊緣，擴(kuò)展該列以便看到完整值。提示 也可雙擊列標(biāo)題的任何一處，在出現(xiàn)的“列定義”對(duì)話框中，單擊“最佳匹配”按鈕。要快

34、速移動(dòng)垂直分隔條到表中最近列的邊緣，雙擊分隔條?！肮て凇绷凶儗挘梢燥@示列中最寬的值，如圖5.1所示。圖5.1 加寬列顯示完整值接下來將創(chuàng)建“甘特圖”視圖的副本以使對(duì)格式的修改不會(huì)影響原始的“甘特圖”視圖。(7)在“視圖”菜單下，單擊“其他視圖”。出現(xiàn)“其他視圖”對(duì)話框，在其中，當(dāng)前視圖(“甘特圖”視圖)是選中的。(8)單擊“復(fù)制”按鈕。出現(xiàn)視圖定義對(duì)話框，如圖5.2所示?！懊Q”域包含新視圖的建議名稱，新視圖的名稱將會(huì)出現(xiàn)在“其他視圖”對(duì)話框中，選定后還會(huì)出現(xiàn)在“視圖”菜單中。注意“名稱”域中的符號(hào)&，它是表示新視圖名稱鍵盤快捷符號(hào)的代碼，如果希望創(chuàng)建鍵盤快捷方式，需要包含此 符號(hào)。

35、(9)在“名稱”域中，輸入“自定義甘特圖”，然后單擊“確定”。視圖定義對(duì)話框關(guān)閉。在“其他視圖”對(duì)話框中會(huì)出現(xiàn)“自定義甘特圖”視圖并且被選中，如圖5.3所示。(10)在“其他視圖”對(duì)話框中，單擊“應(yīng)用”按鈕。(11)在“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄中，單擊“滾動(dòng)到任務(wù)”。圖5.2 視圖定義對(duì)話框圖5.3 自定義甘特圖此時(shí)，“自定義甘特圖”視圖是原始“甘特圖”視圖的精確副本，所以兩個(gè)視圖看起來是相同的。注意，視圖左邊緣的視圖標(biāo)題已經(jīng)更新。接下來將使用甘特圖向?qū)г凇白远x甘特圖”視圖的圖部分中格式化甘特條和里程碑。(12)在“格式”菜單中，單擊“甘特圖向?qū)А保霈F(xiàn)甘特圖向?qū)У臍g迎界面，如圖5.4所示。圖5.4 甘

36、特圖向?qū)У臍g迎界面(13)單擊“下一步”，出現(xiàn)甘特圖向?qū)У南乱粋€(gè)界面。(14)單擊“其他”，在“其他”選項(xiàng)旁邊的下拉列表中，單擊“標(biāo)準(zhǔn)：樣式4”，如圖5.5所示。圖5.5 選擇其他樣式提示 如果想在向?qū)е胁榭雌渌麅?nèi)置的甘特圖樣式，在“其他”列表框中選擇相應(yīng)樣式，在向?qū)Т翱谧筮吙深A(yù)覽該樣式。確保選中“標(biāo)準(zhǔn)：樣式4”。(15)目前只需在甘特圖向?qū)е凶鲞@一個(gè)選擇，因此單擊“完成”按鈕。甘特圖向?qū)У慕Y(jié)束頁(yè)出現(xiàn)。(16)單擊“開始設(shè)置格式”按鈕，然后單擊“退出向?qū)А卑粹o。甘特圖向?qū)ⅰ皹?biāo)準(zhǔn)：樣式4”應(yīng)用于自定義甘特圖，然后向?qū)шP(guān)閉。結(jié)果如 圖5.6所示。圖5.6 應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)：樣式4”可以看到“標(biāo)準(zhǔn)：樣式

37、4”對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的格式化效果。注意項(xiàng)目計(jì)劃中的數(shù)據(jù)并沒改變，只有格式發(fā)生改變。這些格式化改變只影響“自定義甘特圖”視圖，Project中的所有其他視圖并未受影響。接下來將格式化單個(gè)的甘特條形圖。您希望使Hold auditions任務(wù)的甘特條形圖更具視覺吸引力。(17)單擊任務(wù)5的名稱Hold auditions。(18)在“格式”菜單中，單擊“條形圖”。(19)在“條形圖形狀”選項(xiàng)卡中，在“中部”區(qū)域中，單擊“顏色”框。(20)單擊藍(lán)色，然后單擊“確定”。Project將藍(lán)色應(yīng)用到任務(wù)5的甘特條形圖，如圖5.7所示。在練習(xí)的結(jié)尾要預(yù)覽“自定義甘特圖”視圖。屏幕上所見與打印頁(yè)上所見基本相同，下面

38、驗(yàn)證這種情況。(21)在“文件”菜單下，單擊“打印預(yù)覽”。Project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“自定義甘特圖”視圖，如圖5.8所示。在本章和第11章中，將在“打印預(yù)覽”窗口中做更多操作。重要提示 如果您使用繪圖儀(一種用于畫圖、表和其他線形圖的裝置)作為默認(rèn)打印機(jī)或默認(rèn)打印機(jī)的頁(yè)面大小不同，那么在“打印預(yù)覽”窗口中所見可能會(huì)與此處 不同。(22)在“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“關(guān)閉”。圖5.7 格式化任務(wù)5的甘特條形圖圖5.8 在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“自定義甘特圖”視圖如果愿意，可以現(xiàn)在打印項(xiàng)目，但就本章的學(xué)習(xí)目標(biāo)而言，預(yù)覽就已足夠。在Project中打印時(shí)，“打印”對(duì)話框(可以通過單擊“文

39、件”|“打印”打開)提供許多選項(xiàng)。例如，可以針對(duì)時(shí)間刻度視圖如“甘特圖”視圖選擇打印特定的日期段，或者打印特定頁(yè)。5.2 繪制甘特圖Project中包括“繪圖”工具欄，可用它直接在甘特圖的圖部分繪制對(duì)象。例如，如果您想突出特定事件或以圖形表示特定項(xiàng)，那么可以直接在甘特圖中繪制對(duì)象，如文本框、箭頭和其他項(xiàng)。也可將已經(jīng)繪制好的對(duì)象鏈接到甘特條形圖或時(shí)間刻度上某特定時(shí)期的末端。下面介紹如何根據(jù)需要選擇鏈接類型。n 當(dāng)對(duì)象可以具體特指甘特條形圖表示的任務(wù)時(shí)，將對(duì)象鏈接至甘特條形圖。如果任務(wù)已被排定日程，則對(duì)象會(huì)隨著甘特條形圖移動(dòng)。n 當(dāng)對(duì)象代表的信息對(duì)于日期敏感時(shí)，將對(duì)象鏈接至日期。不管顯示時(shí)間刻度的

40、哪一部分，對(duì)象相對(duì)時(shí)間刻度總會(huì)保持相同的位置。提示 如果“繪圖”工具欄中不包括您想添加的項(xiàng)類型，可以使用“插入”菜單中的“對(duì)象”命令來添加位圖圖像或文檔。在下面的練習(xí)中將顯示“繪圖”工具欄，并向“自定義甘特圖”視圖添加一個(gè)文本框。(1)在“視圖”菜單下，指向“工具欄”，然后單擊“繪圖”。出現(xiàn)“繪圖”工具欄。提示 也可以在“插入”菜單下單擊“繪圖”來顯示“繪圖”工具欄。(2)在“繪圖”工具欄上，單擊“文本框”按鈕，然后在“自定義甘特圖”視圖圖部分的任意位置繪制一個(gè)小框。(3)在小框中，輸入Film festival January 10 and 11。(4)在“格式”菜單下，指向“繪圖”，然后單

41、擊“屬性”。出現(xiàn)“設(shè)置繪圖對(duì)象格式”對(duì)話框。提示 也可雙擊文本框的邊緣來查看它的屬性。(5)單擊“線條與填充”標(biāo)簽(如果沒有選擇)。(6)在“填充”選項(xiàng)區(qū)下的“顏色”框中，單擊“黃色”。接下來把此文本框附加到時(shí)間刻度上的特定日期。(7)單擊“大小和位置”標(biāo)簽。(8)確?！案郊拥綍r(shí)間刻度”為選中狀態(tài)，在“日期”框中，輸入或單擊“2008年1月10日”。(9)在“附加到時(shí)間刻度”下的“垂直”框中，輸入2.75(這是文本框的頂部距時(shí)間刻度的距離，單位為英寸)，然后單擊“確定”，關(guān)閉“設(shè)置繪圖對(duì)象格式”對(duì) 話框。Project將文本框著色為黃色，并將其置于時(shí)間刻度下指定的日期附近，如圖5.9所示。(1

42、0)單擊“甘特圖”視圖的空白區(qū)域以取消選擇文本框。因?yàn)槭菍⑽谋究蚋郊拥綍r(shí)間刻度上的特定日期，所以即使放大或縮小時(shí)間刻度，或是向左或向右滾動(dòng)圖，文本框也總是在該日期附近顯示。如果任務(wù)的日程已排定，則文本框附加到甘特條形圖后，會(huì)隨著甘特條形圖移動(dòng)。在練習(xí)的結(jié)尾將隱藏“繪圖”工具欄。圖5.9 添加文本框并設(shè)置格式和位置(11)在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“繪圖”?！袄L圖”工具欄隱藏。5.3 格式化視圖中的文本可以格式化表中的文本，如“甘特圖”視圖中的任務(wù)名稱。格式化文本有以下兩種不同方法。n 使用“文本樣式”對(duì)話框(單擊“格式”菜單中的“文本樣式”命令打開此對(duì)話框)格式化一類文本。對(duì)某

43、類文本(如里程碑或摘要任務(wù))所做的修改會(huì)應(yīng)用于所有同類文本。n 直接格式化所選的單個(gè)文本。此類格式修改不會(huì)影響視圖中的其他文本。提示 您可能注意到Project和Word在格式化文本方面有許多類似之處。Project中基于樣式的格式化(通過“格式”菜單的“文本樣式”命令)類似于在Word中應(yīng)用段落樣式。同樣，直接格式化文本(通過“格式”菜單的“字體”命令)類似于在Word中直接格式化文本。使用Project中所有的格式化選項(xiàng)，對(duì)任何視圖或報(bào)表所做的格式修改只影響該視圖或報(bào)表，并且也只影響活動(dòng)的項(xiàng)目計(jì)劃。后面的章節(jié)會(huì)介紹在項(xiàng)目計(jì)劃間復(fù)制自定義視圖或報(bào)表的方法。在下面的練習(xí)中，將切換到不同視圖，然

44、后使用文本樣式和直接的格式化來改變?cè)诖艘晥D中的文本的外觀。(1)在“視圖”菜單下，單擊“其他視圖”?！捌渌晥D”對(duì)話框出現(xiàn)，其中當(dāng)前視圖(“自定義甘特圖”視圖)處于選中 狀態(tài)。(2)在“視圖”框中，單擊“任務(wù)工作表”，然后單擊“應(yīng)用”。顯示“任務(wù)工作表”視圖。與“甘特圖”視圖不同，此視圖不包括圖的部分，只有一個(gè)表。接下來將改變“任務(wù)工作表”視圖中顯示的表。(3)在“視圖”菜單中，指向“表：項(xiàng)”，然后單擊“摘要”。提示 也可右擊活動(dòng)表的左上角的“全選”按鈕來切換到不同的表?！罢北沓霈F(xiàn)在“任務(wù)工作表”視圖中，如圖5.10所示。與“項(xiàng)”工作表一樣，此表著重于任務(wù)細(xì)節(jié)，但它包括不同的域集。現(xiàn)在最關(guān)

45、注的域是“成本”。圖5.10 “摘要”表接下來將改變Project格式化整個(gè)信息類別(此例中為摘要任務(wù))的方式。(4)在“格式”菜單中，單擊“文本樣式”。出現(xiàn)“文本樣式”對(duì)話框。提示 “要更改的項(xiàng)”列表顯示了項(xiàng)目計(jì)劃中所有可以統(tǒng)一格式化的信息類型。(5)在“要更改的項(xiàng)”列表中，單擊“摘要任務(wù)”。摘要任務(wù)的當(dāng)前格式設(shè)置出現(xiàn)在對(duì)話框中，格式預(yù)覽出現(xiàn)在“示例”框中。接下來將改變格式以突出摘要任務(wù)。(6)在“字號(hào)”框中，單擊10。(7)在“顏色”框中，單擊“藍(lán)色”。(8)在“背景色”框中，單擊“銀白”。(9)在“背景圖案”框中，單擊下拉列表底部的黑點(diǎn)圖案。設(shè)置結(jié)果如圖5.11所示。(10)單擊“確定”

46、。Project將新的格式設(shè)置應(yīng)用到項(xiàng)目中所有摘要任務(wù)文本，如圖5.12所示(但項(xiàng)目摘要任務(wù)除外，該項(xiàng)在“要更改的項(xiàng)”列表中是單獨(dú)出現(xiàn)的)。任何添加到項(xiàng)目計(jì)劃的新摘要任務(wù)都會(huì)以新格式顯示。圖5.11 文本樣式設(shè)置圖5.12 以新格式顯示的摘要任務(wù)格式的更改只應(yīng)用于活動(dòng)視圖(此例中為“任務(wù)工作表”視圖)而不是應(yīng)用于表。例如，如果在“甘特圖”視圖中顯示“摘要”表，則不會(huì)顯示上述格式更改。在本練習(xí)的結(jié)尾將對(duì)視圖中的特定項(xiàng)直接格式化。就像Word中的樣式一樣，可以結(jié)合文本樣式格式化來進(jìn)行直接格式化。在項(xiàng)目計(jì)劃中，可用斜體表示Production階段的成本。(11)在“摘要”表中，單擊任務(wù)7(Produ

47、ction摘要任務(wù))的“成本”域。(12)在“格式”菜單中，單擊“字體”。出現(xiàn)“字體”對(duì)話框，它類似于之前使用的“文本樣式”對(duì)話框。但是，在此處所選的選項(xiàng)只應(yīng)用于所選文本。疑難解答 “格式”菜單中的“字體”命令只作用于所選文本。不能使用此命令影響表中空行的格式。要設(shè)置行的默認(rèn)格式，使用“格式”菜單的“文本樣式”。(13)在“字形”框中，單擊“粗斜體”。(14)在“背景色”框中，單擊“黃色”。結(jié)果如圖5.13所示。圖5.13 在“字體”對(duì)話框中設(shè)置(15)單擊“確定”。Project將粗斜體和背景色應(yīng)用于任務(wù)7的“成本”域，如圖5.14所示。圖5.14 格式化后的“成本”域疑難解答 可以去除應(yīng)用

48、于文本的直接格式化，并將文本恢復(fù)為由“文本樣式”對(duì)話框(單擊“格式”|“文本樣式”)定義的格式。首先，選擇包含格式化文本的單元格，然后在“編輯”菜單中，指向“清除”，并單擊“格式”。總結(jié)一下，使用“格式”菜單的“文本樣式”命令來更改一類信息(如所有摘要任務(wù))的格式。如想對(duì)特定項(xiàng)(如任務(wù)的“成本”域)重新格式化以突出顯示，使用“格式”菜單中的“字體”命令。注意，在某些視圖如“日歷”視圖中，“字體”命令是不可用的。提示 “格式”工具欄中的某些按鈕如“字體”和“粗體”對(duì)應(yīng)于“格式”菜單中“字體”命令中的相應(yīng)選項(xiàng)。這些選項(xiàng)控制直接格式化，不會(huì)控制使用“文本樣式”應(yīng)用的基于樣式的格式化。5.4 格式化和

49、打印報(bào)表報(bào)表用于打印Project數(shù)據(jù)。視圖既可以打印，也可在屏幕上處理。但表格式的報(bào)表與視圖不同，它只設(shè)計(jì)用于打印或在“打印預(yù)覽”窗口中查看。您不會(huì)直接在報(bào)表中輸入數(shù)據(jù)。Project包括許多預(yù)定義的任務(wù)、資源和分配報(bào)表，可以編輯這些報(bào)表來獲得需要的 信息。在下面的練習(xí)中將在“打印預(yù)覽”窗口中查看報(bào)表，并編輯它的格式以包含附加信息。您將在第部分中使用可視報(bào)表(新版本的Project引入的新功能)。(1)在“報(bào)表”菜單中，單擊“報(bào)表”。出現(xiàn)“報(bào)表”對(duì)話框，其中顯示可用報(bào)表的類型，如圖5.15所示。圖5.15 “報(bào)表”對(duì)話框(2)單擊“總覽”，然后單擊“選定”按鈕。出現(xiàn)“總覽報(bào)表”對(duì)話框，其中列

50、出Project中預(yù)定義的5種報(bào)表，這些報(bào)表提供項(xiàng)目級(jí)別的總覽信息。(3)在“總覽報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“項(xiàng)目摘要”，然后單擊“選定”。Project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“項(xiàng)目摘要”報(bào)表。這是對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃中的任務(wù)、資源、成本和目前狀態(tài)的便捷總覽。例如，可以使用此報(bào)表作為與客戶和其他項(xiàng)目干系人共享的周期性狀態(tài)(Recurring Status)報(bào)表。在全頁(yè)查看的狀態(tài)下，有可能無法清晰讀取報(bào)表中的文本，具體情況視屏幕分辨率的大小而定。提示 有一個(gè)查看屏幕上重要項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)信息的快速方法：?jiǎn)螕簟绊?xiàng)目”菜單下的“項(xiàng)目信息”命令，然后單擊“統(tǒng)計(jì)信息”。(4)在“打印預(yù)覽”窗口中，用鼠標(biāo)指針單擊頁(yè)面的上半部。

51、Project會(huì)放大該頁(yè)，使其清晰可辨，如圖5.16所示。圖5.16 放大顯示報(bào)表此時(shí)在項(xiàng)目生命周期中，報(bào)表中最重要的信息就是計(jì)劃的開始日期和結(jié)束日期及總成本。如果這些值不符合項(xiàng)目發(fā)起人或項(xiàng)目干系人的預(yù)期，現(xiàn)在正是修改信息的好時(shí)機(jī)。(5)在“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“關(guān)閉”。“打印預(yù)覽”窗口關(guān)閉，“報(bào)表”對(duì)話框再次出現(xiàn)。接下來將預(yù)覽和編輯一個(gè)不同的報(bào)表。對(duì)于小型簡(jiǎn)單項(xiàng)目而言，如電視廣告項(xiàng)目，報(bào)表是溝通工作分配和所涉及的資源的簡(jiǎn)單方法。為了實(shí)現(xiàn)上述目的，將使用“誰在何時(shí)做什么”報(bào)表。提示 此提示說明企業(yè)項(xiàng)目管理(EPM)功能。在更復(fù)雜的項(xiàng)目中，溝通資源分配(和后續(xù)更改)及其他項(xiàng)目細(xì)節(jié)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而

52、言可是不小的任務(wù)。Project Server結(jié)合Project Professional提供基于內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的解決方案，用于諸如項(xiàng)目細(xì)節(jié)方面的溝通。更多信息參見本書第部分。(6)單擊“工作分配”，然后單擊“選定”?！肮ぷ鞣峙鋱?bào)表”對(duì)話框出現(xiàn)，其中列出了Project中預(yù)定義的4種報(bào)表，這些報(bào)表提供資源分配信息。(7)在“工作分配報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“誰在何時(shí)做什么”，然后單擊“選定”。Project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“誰在何時(shí)做什么”報(bào)表的第1頁(yè)，如圖5.17所示。圖5.17 “誰在何時(shí)做什么”報(bào)表第1頁(yè)注意，狀態(tài)欄的信息表明此報(bào)表共4頁(yè)。要獲得輸出的更全面視圖，需要切換到多頁(yè)視圖。(8)在

53、“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“多頁(yè)”按鈕。在“打印預(yù)覽”窗口中會(huì)顯示完整的報(bào)表，如圖5.18所示。在練習(xí)的結(jié)尾將自定義頁(yè)眉，此頁(yè)眉會(huì)出現(xiàn)在每個(gè)打印頁(yè)的頂部，所以它包括一個(gè)logo。圖5.18 多頁(yè)顯示報(bào)表(9)在“打印預(yù)覽”工具欄上，單擊“頁(yè)面設(shè)置”按鈕?！绊?yè)面設(shè)置誰在何時(shí)做什么”對(duì)話框出現(xiàn)，如圖5.19所示。圖5.19 “頁(yè)面設(shè)置誰在何時(shí)做什么”對(duì)話框(10)單擊“頁(yè)眉”標(biāo)簽。正如在“預(yù)覽”和“對(duì)齊”框中所見，諸如“&日期”的代碼決定了在頁(yè)眉中顯示的特定文本。本例是在頁(yè)眉的左邊添加一個(gè)logo。(11)單擊“對(duì)齊”旁邊的“左”標(biāo)簽。在頁(yè)眉和頁(yè)腳的所有區(qū)域，可以插入標(biāo)準(zhǔn)元素，如頁(yè)碼及任何

54、Project域。在下面的練習(xí)中，可以插入為您提供的logo。(12)單擊“插入圖片”按鈕。(13)瀏覽至Chapter 5 Simple Formatting文件夾，雙擊Logo.jpg文件。在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中頁(yè)眉的左邊緣出現(xiàn)logo圖像。(14)單擊“確定”，關(guān)閉“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。更新后的頁(yè)眉出現(xiàn)在“打印預(yù)覽”窗口中的每一頁(yè)上。(15)如果更仔細(xì)地查看更新后的頁(yè)眉，在“打印預(yù)覽”工具欄上，單擊“單頁(yè)” 按鈕。Project顯示報(bào)表的第一頁(yè)，如圖5.20所示。圖5.20 加入logo后的報(bào)表(16)在“打印預(yù)覽”工具欄上，單擊“關(guān)閉”。(17)再次單擊“關(guān)閉”，關(guān)閉“報(bào)表”對(duì)話框?！叭?/p>

55、務(wù)工作表”視圖重新出現(xiàn)。提示 可用修改報(bào)表中的頁(yè)眉和頁(yè)腳的方法來修改視圖中的相應(yīng)部分。記住，對(duì)任何視圖或報(bào)表的頁(yè)面設(shè)置的修改只會(huì)應(yīng)用于該視圖或報(bào)表。但是，對(duì)于任何報(bào)表或視圖，自定義頁(yè)面設(shè)置的常用方法是相同的。關(guān)閉Wingtip Toys Commercial 5文件。5.5 小結(jié)n 如果要格式化整類甘特條形圖，可以使用“條形圖樣式”對(duì)話框或甘特圖向?qū)В呔挥凇案袷健辈藛沃小Ｈ缫袷交瘑蝹€(gè)甘特條形圖，使用“格式”菜單下的“條形圖”。n 可以重新定義內(nèi)置視圖的格式，或者復(fù)制一個(gè)視圖，然后再重新格式化。n 可以在“甘特圖”視圖的圖部分(不是表部分)中繪制或插入圖形對(duì)象。n 報(bào)表只設(shè)計(jì)用于打印預(yù)覽或打印，不能在報(bào)表中直接輸入或編輯數(shù)據(jù)。第6章 跟蹤任務(wù)進(jìn)度第6章 跟蹤