信息系統(tǒng)規(guī)劃案例培訓(xùn)講學(xué)

1、信息系統(tǒng)規(guī)劃案例一、企業(yè)概述某廠是一家鐵路罐車生產(chǎn)定點(diǎn)企業(yè)，是我國(guó)較大的鐵路客車、貨車修理廠家，產(chǎn)品 覆蓋全國(guó)，并出口亞非歐國(guó)家和地區(qū)。二、企業(yè)環(huán)境1、國(guó)際環(huán)境中國(guó)加入 WTO 以后，國(guó)際知名的機(jī)車車輛制造企業(yè)，有的憑借政府貸款的優(yōu)惠條 件，有的采用租賃經(jīng)營(yíng)手段，有的以合資合作作為跳板，把產(chǎn)品、資金、技術(shù)推入國(guó)內(nèi) 市場(chǎng)，這對(duì)我國(guó)整個(gè)機(jī)車車輛工業(yè)帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。2、國(guó)內(nèi)環(huán)境進(jìn)入 21 世紀(jì)， 中國(guó)企業(yè)的市場(chǎng)環(huán)境漸趨完善， 面向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、 格局和秩 序已經(jīng)形成并逐步規(guī)范。另外，隨著 IT 技術(shù)的飛速發(fā)展， Internet/Intranet 技術(shù)和電子 商務(wù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境

2、發(fā)生了根本性變化。管理思想的轉(zhuǎn)變及客戶需求 的提高，迫使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式由生產(chǎn)主導(dǎo)型轉(zhuǎn)向市場(chǎng)主導(dǎo)型、由粗放式經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)向集約化 經(jīng)營(yíng)、由部門級(jí)管理轉(zhuǎn)向企業(yè)級(jí)協(xié)同商務(wù)。3、行業(yè)環(huán)境2000 年末，中國(guó)機(jī)車車輛集團(tuán)總公司重組為南、北兩大公司，并與鐵道部脫鉤。脫 鉤重組后， 每個(gè)機(jī)車車輛企業(yè)頭上失去了保護(hù)傘， 直接感受到了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力和挑戰(zhàn)。 脫鉤重組打破了國(guó)外企業(yè)、其他企業(yè)進(jìn)入鐵路市場(chǎng)的壁壘，中國(guó)機(jī)車車輛市場(chǎng)份額將被 重新分割。4、管理的現(xiàn)狀 某廠在進(jìn)行管理信息系統(tǒng)的開發(fā)之前，管理信息化僅限于部門應(yīng)用。財(cái)務(wù)部門于2001 年開始采用商業(yè)化財(cái)務(wù)軟件，部分庫(kù)房（備品庫(kù)）自行開發(fā)了管理系統(tǒng)，供銷處、 生產(chǎn)處

3、、分解檢查處、庫(kù)房等部門的業(yè)務(wù)仍延用手工處理。全廠的采購(gòu)、銷售、庫(kù)房管 理均使用手工處理，工作量大且經(jīng)常出錯(cuò)。由于缺少企業(yè)基礎(chǔ)信息管理平臺(tái)，驗(yàn)收、入 庫(kù)、領(lǐng)料等業(yè)務(wù)較為混亂。車間物資消耗失控，造成大量浪費(fèi)，雖然可以通過考核進(jìn)行 控制，但都是事后的反映，造成的浪費(fèi)已經(jīng)形成，給企業(yè)造成的損失已經(jīng)發(fā)生。企業(yè)決 策者只能看到只見樹木不見森林的各式各樣報(bào)表， 根本無法及時(shí)掌握企業(yè)的銷售、 成本、 費(fèi)用狀況做出科學(xué)決策。三、系統(tǒng)規(guī)劃1、組織機(jī)構(gòu)情況 某廠設(shè)有廠辦、規(guī)劃處、財(cái)務(wù)處、供銷處、生產(chǎn)處、分解檢查處、質(zhì)檢處等多個(gè)部門，還有 26 個(gè)車間， 87 個(gè)庫(kù)房。各部門的業(yè)務(wù)涉及到物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)管理、生產(chǎn)

4、 領(lǐng)用、委外加工、物資存儲(chǔ)管理、存貨成本核算、存貨占用資金控制、銷售管理、產(chǎn)品 成本核算與分析等各方面。2、系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)（1）建立一個(gè)事前計(jì)劃、事中控制、事后分析的系統(tǒng)，為企業(yè)決策層提供準(zhǔn)確、及 時(shí)、可靠的決策信息。（2）車間按費(fèi)用計(jì)劃限額領(lǐng)料，有效控制車間的直接材料消耗和其它費(fèi)用。（3）直接材料的消耗按部門和成本對(duì)象歸集，及時(shí)準(zhǔn)確的核算產(chǎn)品成本。（4 ）各部門可以及時(shí)取得本部門的直接材料消耗和其他費(fèi)用的發(fā)生，以便控制材料消耗和費(fèi)用。（5）規(guī)范業(yè)務(wù)流程，杜絕漏洞，建立管理信息系統(tǒng)。同時(shí)減輕財(cái)務(wù)人員的工作，提 高財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（6 ）財(cái)務(wù)部門可根據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)， 有效地進(jìn)行成本核算

5、和控制， 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門 的監(jiān)督和管理職能。（7）加強(qiáng)各部門之間的信息共享，使物流、資金流、信息流在各個(gè)相關(guān)部門有效協(xié) 同。3、實(shí)施階段的劃分 按照系統(tǒng)規(guī)劃的的時(shí)間要求，對(duì)系統(tǒng)的開發(fā)確定具體步驟，并明確每一步驟的起止 時(shí)間。具體的階段劃分如下：（1）成立項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)；（2）制定實(shí)施計(jì)劃；（3）培訓(xùn)企業(yè)各個(gè)層次的人員；（4）準(zhǔn)備各種數(shù)據(jù)；（5）系統(tǒng)開發(fā)；（6）制定工作標(biāo)準(zhǔn)與工作規(guī)程；（7）切換系統(tǒng)；（8）評(píng)價(jià)改進(jìn)。4、子系統(tǒng)劃分 采用系統(tǒng)規(guī)劃方法對(duì)企業(yè)進(jìn)行規(guī)劃，初步確定各子系統(tǒng)如下：（1）采購(gòu)管理。具體包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)管理和應(yīng)付管理。（2）物資管理。具體包括庫(kù)存管理、存貨核算和總賬。（3）銷售管

6、理。具體包括備品計(jì)劃、銷售管理和應(yīng)收管理。(4) 報(bào)表管理。(5) 決策支持。5、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)湎到y(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu)，具有良好的擴(kuò)展性和靈活性。具體拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)如下圖所示。6、業(yè)務(wù)處理流程調(diào)查經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)需求調(diào)研和客戶需求調(diào)查，對(duì)某廠物資管理業(yè)務(wù)進(jìn)行了調(diào)研、分析，對(duì)采 購(gòu)、銷售、庫(kù)存的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化和重組，優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程分別如下：(1 )采購(gòu)管理采購(gòu)是由供銷處按計(jì)算出的物資供應(yīng)計(jì)劃，通過市場(chǎng)采購(gòu)、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要的各種物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。生產(chǎn)處根據(jù)銷售定單制定生產(chǎn)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃系統(tǒng)根據(jù)分解檢查處提供的有關(guān)材料定額資料以及生產(chǎn)處提供的生產(chǎn)計(jì) 劃，考慮現(xiàn)有庫(kù)存情況，生成采購(gòu)計(jì)劃。供

7、銷處根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)。采購(gòu)業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)流程如下所示： 由供銷處的計(jì)劃員填寫采購(gòu)訂單； 由供銷處采購(gòu)員填制、打印待驗(yàn)入庫(kù)單； 由財(cái)務(wù)處的財(cái)務(wù)人員錄入采購(gòu)發(fā)票，進(jìn)行采購(gòu)銷算； 由倉(cāng)庫(kù)管理人員確認(rèn)入庫(kù)。通過系統(tǒng)，可以進(jìn)行采購(gòu)訂單執(zhí)行情況的監(jiān)控，采購(gòu)情況的查詢，采購(gòu)結(jié)算情況分 析，供應(yīng)商存貨成本分析等，并實(shí)現(xiàn)采購(gòu)物資成本的自動(dòng)計(jì)算并記賬。（2）銷售業(yè)務(wù)銷售業(yè)務(wù)主要由供銷處進(jìn)行處理，銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，供銷處在銷售管理系統(tǒng)中錄入 銷售發(fā)貨單和銷售發(fā)票，系統(tǒng)自動(dòng)沖減庫(kù)存系統(tǒng)的貨物現(xiàn)存量。銷售發(fā)貨單審核后自動(dòng) 生成銷售出庫(kù)單傳遞給庫(kù)存系統(tǒng)，庫(kù)存系統(tǒng)為銷售系統(tǒng)提供可用于銷售的存貨的現(xiàn)存 量。財(cái)務(wù)處根據(jù)銷售發(fā)票進(jìn)行

8、銷售審核，系統(tǒng)根據(jù)審核后銷售發(fā)票確認(rèn)銷售收入。銷售 出庫(kù)單在庫(kù)房審核后，傳給存貨核算系統(tǒng)。存貨核算系統(tǒng)將計(jì)算出來的存貨的銷售成本 傳遞給銷售系統(tǒng)。銷售系統(tǒng)根據(jù)銷售收入、銷售成本，提供銷售毛利分析等分析內(nèi)容。銷售業(yè)務(wù)處理流程如下： 由供銷處的銷售員錄入銷售發(fā)貨單和開出銷售發(fā)票，交由銷售主管審核； 由管理信息系統(tǒng)生成銷售出庫(kù)單，由倉(cāng)庫(kù)管理人員審核后，開出銷售出庫(kù)單； 財(cái)務(wù)處進(jìn)行存貨核算，合計(jì)存貨賬，并確認(rèn)銷售成本。銷算合計(jì)審核發(fā)票，并確認(rèn)應(yīng)收款； 將相關(guān)信息傳送至管理人員。（3）存貨庫(kù)存管理存貨是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中為銷售或耗用而儲(chǔ)存的各種資產(chǎn)。為了反映和監(jiān)督存 貨的收發(fā)、領(lǐng)退和保管情況，某廠對(duì)其

9、存貨的采購(gòu)以及收、發(fā)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，尤其對(duì) 生產(chǎn)領(lǐng)料，基本全部采用限額領(lǐng)料單（限額情況由分解檢查處確定）。每一次領(lǐng)料都需要明確哪個(gè)車間領(lǐng)用，為哪個(gè)工作號(hào)的哪個(gè)車號(hào)領(lǐng)用，一方面用于部門業(yè)績(jī)考核，一方 面便于產(chǎn)成品成本的計(jì)算。產(chǎn)成品、半成品、備品備件等的管理也需要通過表單進(jìn)行嚴(yán)格的控制。存貨管理的總體流程如下： 倉(cāng)庫(kù)方面，由庫(kù)管員提供產(chǎn)成品入庫(kù)單，其它入庫(kù)單，材料出庫(kù)單，調(diào)撥單，盤點(diǎn)單； 財(cái)務(wù)方面，使用產(chǎn)成品入庫(kù)單，其它入庫(kù)單，材料出庫(kù)單，其它出庫(kù)單，調(diào)撥單，盤點(diǎn)單，進(jìn)行存貨核算合計(jì)記賬， 。（4）委托加工業(yè)務(wù)某廠存在較多委托加工業(yè)務(wù)， 為了加強(qiáng)對(duì)委托加工業(yè)務(wù)的核算， 開發(fā)專項(xiàng)解決方案， 設(shè)計(jì)了委

10、托加工流程和相應(yīng)單據(jù)， 實(shí)現(xiàn)對(duì)存放在外部的材料數(shù)量及金額的準(zhǔn)確核算和委 托生產(chǎn)的半成品成本的核算。 倉(cāng)庫(kù)方面，由庫(kù)管員 A錄入委托加工出庫(kù)單（材料）和委托加工入庫(kù)單（自制半 成品）； 倉(cāng)庫(kù)方面，由庫(kù)管員 B審核委托加工出庫(kù)單（材料）和委托加工入庫(kù)單（自制半成品）； 財(cái)務(wù)方面，記賬。（ 5 ）存貨核算存貨是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程順利進(jìn)行的必要條件。對(duì)它的管理除了加強(qiáng)對(duì)物的核 算外，還需加強(qiáng)對(duì)其占用資金的核算。以努力降低存貨成本，減少存貨資金占用，提高 存貨資金周轉(zhuǎn)率。存貨核算系統(tǒng)就是用來滿足某廠這種管理需要而配備的。通過財(cái)務(wù)處 進(jìn)行以下簡(jiǎn)單的操作， 即可得到存貨周轉(zhuǎn)率的分析， ABC 成本分析， 實(shí)際庫(kù)存資金的占 用額與計(jì)劃額之間的差額分析， 不同期間或不同入庫(kù)類別的存貨的平均入庫(kù)成本的統(tǒng)計(jì) 分析等信息。單據(jù)記賬；存貨調(diào)整；期末倉(cāng)庫(kù)處理；月末銷賬。(6 )期末處理月末，各處室、車間、倉(cāng)庫(kù)的對(duì)賬可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)也由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匯總形成，操作的流程如下：四、系統(tǒng)實(shí)施效果1、完善了計(jì)劃管理體系。如開發(fā)了采購(gòu)計(jì)劃、備品計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃，很好的規(guī)范了采購(gòu)業(yè)務(wù)和安排備品生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用的控制。2、委托加工業(yè)務(wù)效率提高。 可以實(shí)現(xiàn)錄入委托加工出庫(kù)單，委托加工入庫(kù)單以及相應(yīng)的處理流程，賬表等。3、整個(gè)業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的單據(jù)處理