ERP采購及庫存管理對企業(yè)管理的提升

1、ERP采購及庫存管理對企業(yè)管理的提升摘要：采購及庫存管理是ERP實施中的重要一環(huán)，是企業(yè)ERP后續(xù)生產(chǎn)、銷售等物 流和信息流能順利進(jìn)行，數(shù)據(jù)合理出具的重要基礎(chǔ)和前提。以某企業(yè)為例，分析企業(yè)采購及 庫存管理的現(xiàn)狀，存在采購物資數(shù)據(jù)不嚴(yán)謹(jǐn)、管理流程需要優(yōu)化、采購出入庫對財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù) 據(jù)的支撐不夠等問題。介紹先進(jìn)ERP產(chǎn)品關(guān)于采購及庫存管理的邏輯與功能實現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)采 購流程。提出未來采購及庫存管理的優(yōu)化策略與方案。ERP理念的深入推廣及先進(jìn)ERP 產(chǎn)品的深入應(yīng)用，有助于提高我國企業(yè)的管理效率和水平。關(guān)鍵詞：ERP采購：庫存管理：企業(yè)管理ERP已經(jīng)是在中國發(fā)展多年的信息理念，自從上世紀(jì)九十年代初，以SAP

2、為代表的 先進(jìn)ERP廠商在中國進(jìn)行大力推廣，到如今，ERP的實施和應(yīng)用已經(jīng)從當(dāng)年的星火燎原 之勢發(fā)展到風(fēng)起云涌了，眾多在中國大陸的國企、民營企業(yè)、外企，乃至一些中小企業(yè)都以 先進(jìn)的E R P產(chǎn)品并結(jié)合外圍的S RM （供應(yīng)商關(guān)系管理）、C RM （客戶關(guān)系管理）、MD M （主數(shù)據(jù)管理）、P LM （產(chǎn)品生命周期管理）、MES （生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)）等對企業(yè)進(jìn)行綜 合的信息化項目實施。不可否認(rèn)，ERP理念的深入推廣及先進(jìn)ERP產(chǎn)品的深入應(yīng)用，對 我國企業(yè)的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。這其中，采購及庫存管理是ERP 實施中的重要一環(huán)，其中涉及的采購物料主數(shù)據(jù)管理、采購計劃及合同管理、采購發(fā)

3、票校驗 以及后續(xù)的庫存管理，是企業(yè)ERP后續(xù)生產(chǎn)、銷售等物流和信息流能順利進(jìn)行，數(shù)據(jù)合理 出具的重要基礎(chǔ)和前提。更重要的是，先進(jìn)的E R P采購及庫存管理，是和財務(wù)無縫集成的， 在每一次出入庫及發(fā)票校驗的時候，會自動生成財務(wù)憑證。本文就我在工作方面接觸到的問 題，結(jié)合ERP理念及產(chǎn)品的信息化實現(xiàn)，對ERP采購及庫存管理提出一些建議。1企業(yè)采購及庫存管理的現(xiàn)狀及問題1 . 1關(guān)于采購和庫存管理的現(xiàn)狀以某企業(yè)為例。該企業(yè)是集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的國家高新技術(shù)企業(yè)，主要從事精 細(xì)化學(xué)品、高分子材料以及醫(yī)藥、農(nóng)藥、染料中間體等化學(xué)品的開發(fā)，并提供與之相關(guān)的技 術(shù)服務(wù)。與之相關(guān)的采購和庫存管理業(yè)務(wù)，也

4、是基于上述主營業(yè)務(wù)相關(guān)的化工原材料的采購 及后續(xù)的出入庫管理等，同時，一些備品備件和辦公用品等的采購及出入庫也屬于采購和庫 存管理的范疇。目前采購及庫存管理通過用友U 8系統(tǒng)進(jìn)行對應(yīng)的信息化管理。由使用部門 在公司辦公平臺上提請采購計劃；采購計劃的執(zhí)行，采購合同的簽訂及采購發(fā)票的完成，及 采購物資的出入庫管理在同部門內(nèi)完成：期末進(jìn)行出入庫與財務(wù)賬的核對，并作為財務(wù)在用 友財務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行記賬的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。1 . 2關(guān)于采購及庫存管理的現(xiàn)存問題受限于當(dāng)前ERP產(chǎn)品（用友U8系統(tǒng)）的局限性和嚴(yán)逆性，企業(yè)關(guān)于采購和庫存管理 方面普遍存在以下亟待解決的問題：1.2.1采購物資的數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性不夠當(dāng)前用友系統(tǒng)所

5、 支持的采購相關(guān)物資，其單價和總金額可以由采購及庫存管理人員隨意更改，使得采購數(shù)據(jù)， 尤其是對后續(xù)的財務(wù)數(shù)據(jù)，存在不夠嚴(yán)謹(jǐn)和不夠真實的風(fēng)險，這一般往往是發(fā)生在期末對賬 的時候。正常情況下，一個嚴(yán)逆的ERP產(chǎn)品，其采購相關(guān)的物資，作為物料主數(shù)據(jù)管理，只能由特定的主數(shù)據(jù)管理人員執(zhí)行，其單價（一般是移動平均價或者標(biāo)準(zhǔn)計劃價）只能是由 公司的財務(wù)部門進(jìn)行制定，而這個價格并非是每次采購的采購單價，系統(tǒng)會將每次的采購價 格與財務(wù)部門制定的價格進(jìn)行比較并自動處理采購價格差異，從而確保采購物資價格的嚴(yán)謹(jǐn) 性和數(shù)據(jù)的真實性。另外當(dāng)前用友U8系統(tǒng)，在期末核對庫存賬的時候，還可以手工修改庫 存數(shù)量和總金額，這也加大

6、了采購及庫存數(shù)據(jù)，尤其是傳遞到財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)風(fēng)險，使 得真實性和嚴(yán)謹(jǐn)性大打折扣。合理的ERP產(chǎn)品，采購的物資在進(jìn)行出入庫的時候，庫存管 理人員只能按照實際情況，輸入入庫和出庫的數(shù)量，其總金額是基于在上述財務(wù)制定好的單 價乘以該數(shù)量而自動計算出來的，期末的時候，系統(tǒng)也會根據(jù)當(dāng)期的出入庫情況自動計算出 期末庫存的結(jié)存數(shù)量和結(jié)存金額，根本不需要也不允許進(jìn)行庫存數(shù)量和總金額的調(diào)整。1.2. 2采購及庫存的管理流程需要優(yōu)化提升采購物資在得到供應(yīng)商的發(fā)票后再到系統(tǒng)中 做入庫處理，但實際上該物資早已經(jīng)進(jìn)行實際的入庫操作，系統(tǒng)的滯后處理導(dǎo)致賬實的嚴(yán)重 時間不符，不僅影響實際的對賬工作，而且也對后續(xù)的盤點、

7、審計等工作帶來困擾C 一個合 理的ERP系統(tǒng)，其采購入庫和采購發(fā)票的錄入，是分開兩部分處理的。當(dāng)然，企業(yè)的愿景 是希望得到供應(yīng)商發(fā)票再做入庫，以減少發(fā)票價格和采購價格的差異，這個可以通過對供應(yīng) 商的發(fā)票及時性管理來提升。但如果在現(xiàn)實業(yè)務(wù)中，確實存在物資需要入庫但發(fā)票又沒有及 時到的情況，可以先進(jìn)行入庫處理，系統(tǒng)就以財務(wù)事先制定的標(biāo)準(zhǔn)計劃價或者按照系統(tǒng)自動 計算的移動平均價進(jìn)行入庫物資價值的更新；因為發(fā)票未到，財務(wù)上的應(yīng)付部分就由系統(tǒng)自 動將采購單上的價格作為暫估價格進(jìn)行入賬，待到發(fā)票真正到的時候，形成真正的采購應(yīng)付 款，并將發(fā)票和采購單的價格差異更新到采購物資的移動平均價（如果物資以移動平均價

8、計 量）。1. 2. 3采購出入庫對財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的支撐不夠當(dāng)前的系統(tǒng)下，受限于系統(tǒng)的嚴(yán)逆性 和功能性，采購入庫、出庫和發(fā)票處理的時候，都沒有自動產(chǎn)生集成到財務(wù)的憑證。財務(wù)在 每月月末，還需要庫存管理部門提供一份本月出入庫的明細(xì)，相當(dāng)于二次出入庠，再據(jù)此手 工做成財務(wù)憑證。不僅造成重復(fù)數(shù)據(jù)的重復(fù)工作，同時也加大了由于數(shù)據(jù)不集成共享而導(dǎo)致 可能的賬務(wù)錯誤，也增加了賬實不符的風(fēng)險。先進(jìn)的ERP產(chǎn)品，其采購物資的入庫、出庫 以及供應(yīng)商發(fā)票錄入，都會無縫集成的自動形成財務(wù)憑證，確保數(shù)據(jù)源的唯一和真實，同時 大大減少期末的重復(fù)工作，使得傳遞到財務(wù)的數(shù)據(jù)都是真實可查的，沒有人工操作的痕跡， 真正做到合理準(zhǔn)確

9、，有效地支撐數(shù)據(jù)分析和核算管理。2先進(jìn)E R P產(chǎn)品關(guān)于采購及庫存管理的邏輯及功能實現(xiàn)2. 1先進(jìn)ERP產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)采購流程標(biāo)準(zhǔn)的E R P采購循環(huán)流程如圖1 ,包括從提交采購申請（采購計劃）到最終采購發(fā)票 校驗（發(fā)票錄入）的多個過程步驟：2.1. 1采購申請采購員根據(jù)工廠的采購計劃提交采 購申請，包括采購的物資編碼、采購的數(shù)量、采購合同的單價、采購供應(yīng)商等采購信息。這 其中涉及采購該物資在多個供應(yīng)商之間的詢價報價。2.1. 2貨源與價格確定系統(tǒng)可以以 最優(yōu)的采購價格作為該次采購訂單（采購合同）的價格記錄取得。2.1. 3采購批準(zhǔn)根據(jù) 申請的采購類型、物料組等條件，按照系統(tǒng)預(yù)定的批準(zhǔn)策略，對該次

10、采購申請進(jìn)行各個級別 的審批，系統(tǒng)內(nèi)部審批，實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約成本。2.1. 4采購訂單處理將審批完成 的采購申請通過系統(tǒng)功能自動轉(zhuǎn)換為采購訂單。2.1. 5訂單跟蹤針對采購訂單中的采購 物資，進(jìn)行結(jié)合實物物流管理和訂單信息流的雙重跟蹤。2.1. 6貨物接收針對質(zhì)檢合格 的采購物資，進(jìn)行入庫的操作。自動形成原材料增加的財務(wù)憑證。2.1. 7發(fā)票校驗針對 已經(jīng)入庫的采購訂單，比對從供應(yīng)商取得的采購發(fā)票，將發(fā)票信息錄入到系統(tǒng)中，自動形成 應(yīng)付往來的財務(wù)憑證。2. 2采購與庫存的業(yè)務(wù)流程舉例供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和采購價格主數(shù)據(jù)管理，在這些主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以在系統(tǒng)中完成采購申 請管理、采購訂單管理、采購入庫

11、管理和發(fā)票校驗業(yè)務(wù)。2. 3采購與庫存實現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能清單2. 3. 1物料數(shù)據(jù)管理規(guī)范集中的物料數(shù)據(jù)管理，逐步形成企業(yè)統(tǒng)一、規(guī)范并高度集 成的物料數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)；通過與業(yè)務(wù)功能字段的緊密結(jié)合，實現(xiàn)物料數(shù)據(jù)信息的多元化。 2. 3. 2供應(yīng)商管理規(guī)范集中的供應(yīng)商管理：增強對供應(yīng)商信息檔案管理（分析、記錄、 跟蹤）。2. 3. 3采購與服務(wù)管理以采購訂單為核心，執(zhí)行并監(jiān)控采購收貨、入庫、發(fā)票校 驗等采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。2. 3. 4出入庫自動記賬及發(fā)票執(zhí)行出入庫業(yè)務(wù)，自動觸發(fā)財務(wù)憑證 記賬；執(zhí)行發(fā)票校驗業(yè)務(wù)，自動產(chǎn)生應(yīng)付賬款。3未來關(guān)于采購及庫存管理的優(yōu)化策略及方案3. 1采購及庫存管理優(yōu)化提升的目標(biāo)1）

12、統(tǒng)一采購訂單（合同）執(zhí)行流程，形成以采購訂單為核心的采購全過程管理。規(guī)范 采購管理流程。2）生產(chǎn)計劃與采購計劃的緊密銜接，公司間（工廠間）需求的自動傳遞， 提高采購計劃的精確性和及時性。3 ）通過采購及庫存的信息化建設(shè)，強化現(xiàn)有物資的管理 水平和程度，保障庫存與計劃協(xié)調(diào)一致性、保障賬實相符，提高物資流轉(zhuǎn)的效率和準(zhǔn)確性。 4 ）采購及庫存管理與財務(wù)高度集成：物料收發(fā)2 0 1 8 7 4年第3期徐長慧：E R P采購 與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用貨后，系統(tǒng)同時生成物料憑證和財務(wù)憑證，不再需要倉庫 和財務(wù)同時作賬和反復(fù)核對，不僅能提高工作效率，還提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，增加相 互監(jiān)控的效果。實

13、現(xiàn)真正意義上的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，強化財務(wù)核算對業(yè)務(wù)反映的實時性和可 追溯性，實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)的同步處理，保證數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確和可追溯。5 ）統(tǒng)一物料主數(shù) 據(jù)和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理，提高數(shù)據(jù)維護(hù)準(zhǔn)確度。6 ）通過采購到庫存管理并自動集成到財務(wù) 賬務(wù)上的完整信息流和物流的統(tǒng)一，實現(xiàn)采購到出入庫以及財務(wù)發(fā)票的清晰可控，領(lǐng)導(dǎo)分析 一目了然，財務(wù)賬務(wù)有據(jù)可查，更加利于管理的分析，整體提升管理效益。3. 2采購及庫存管理提升的策略1）通過先進(jìn)的ERP信息化產(chǎn)品項目實施，實現(xiàn)從采購申請、采購訂單到采購入庫、 發(fā)票錄入和物資出庫的全過程可視化管理。2）實施標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化的采購和庫存管理項目，必然 要先對采購的物資進(jìn)行清理和

14、系統(tǒng)的信息化管理，通常MDM （主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）要先行而 為之。避免由于采購物資的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確而形成業(yè)務(wù)的垃圾數(shù)據(jù)。3 ）任何一個信息化系 統(tǒng)，都是為業(yè)務(wù)輔助而存在的，所以實施采購及庫存信息化項目前，也要將采購及庫存流程 進(jìn)行優(yōu)化和必要重組。4）任何一個系統(tǒng)優(yōu)化的實施項目，都是“一把手工程”，都離不開管 理層強有力的領(lǐng)導(dǎo)和支持，才能保證項目的順利進(jìn)行。5） ERP的先進(jìn)理念和實施，要求 打破以往按照部門劃分業(yè)務(wù)職責(zé)的傳統(tǒng)做法，而是以優(yōu)化的流程進(jìn)行全程貫通，通過先進(jìn)優(yōu) 化的流程實現(xiàn)管理的優(yōu)化。任何E R P產(chǎn)品只不過是個工具。1）統(tǒng)一的物資主數(shù)據(jù)管理：清理要進(jìn)行采購和歷史上有賬面庫存的物資編碼

15、，包括其 規(guī)格、型號等關(guān)鍵屬性，并按照ERP要求進(jìn)行需要的分類及價格策略的制定，財務(wù)上指定 其標(biāo)準(zhǔn)單價或者實際移動平均價。2 ）通過先進(jìn)ERP產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)采購及庫存業(yè)務(wù)實踐，將 現(xiàn)有的采購及庫存業(yè)務(wù)流程在充分調(diào)研并結(jié)合實際情況的前提下進(jìn)行優(yōu)化和重組，形成適合 的優(yōu)化采購及庫存業(yè)務(wù)藍(lán)圖，通過采購全過程的執(zhí)行與采購合同管理，共同指導(dǎo)后續(xù)采購及 庫存管理業(yè)務(wù)的進(jìn)行。具體采購合同的執(zhí)行方案為：每年或定期與供應(yīng)商簽訂采購合同（紙 質(zhì)），依據(jù)紙質(zhì)合同，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購合同（包括物料、合同有效周期、數(shù)量等信息）：維 護(hù)采購信息記錄。根據(jù)匯總核算用量及平庫利庫，依據(jù)此合同創(chuàng)建訂單：未來，系統(tǒng)生成 的采購申請自動關(guān)聯(lián)此合同做為供貨源創(chuàng)建采購訂單：系統(tǒng)內(nèi)對此采購訂單進(jìn)行審核后發(fā)行 給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按此供貨。采購訂單執(zhí)行收貨后，要求供應(yīng)商根據(jù)訂單及交貨情況 開具發(fā)票：采購人員根據(jù)采購訂單、入庠信息、發(fā)票要求財務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票校驗；發(fā)票校驗 后，財務(wù)人員進(jìn)行付款處理。3）為確保采購及庫存管理信息化項目的順利實施，必須搭建 由領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)銜的項目組織架構(gòu)，包括從決策層到關(guān)鍵用戶（項目推進(jìn)層），以及到最終操作用戶 （操作層）的層層人員保障機制。按照上述條件，執(zhí)行可行的項目實施計劃，任務(wù)落實到項， 時間分解到天，責(zé)任落實到人，最終確保采購及庫存信息化項目順