物品出入庫管理辦法解析

1、公司庫房管理辦法為了能對(duì)辦公用品、工具、現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)物料進(jìn)行規(guī)范有效的管理控制，保證相關(guān)物品的使用效率和使用周期，降低遺失、流失率，并有效杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，特制定本管理辦法。一、庫房管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1、本辦法所指庫房，是指用于存放辦公用品、工具、維修用品、保潔用品（以下統(tǒng)稱“物品”）的庫房。2、每個(gè)庫房設(shè)置庫房管理員1人，專門對(duì)物品進(jìn)出庫進(jìn)行管理。公司行政部門是對(duì)口監(jiān)督部門，每月盤點(diǎn)工作由庫房管理員、行政部門及財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行。二、庫房管理實(shí)施細(xì)則庫房物品的出入庫管理，必須做到單、物、數(shù)、簽字等信息相符，原則上必須做到程序規(guī)范及手續(xù)齊全。（一）入庫管理規(guī)定1、物品采購回來后首先辦理入庫手續(xù)，庫房管理員要根據(jù)

2、物品清單的項(xiàng)目認(rèn)真清點(diǎn)所要入庫物品的數(shù)量，并驗(yàn)收物品的型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在接收單上簽字。 2、物品入庫，要按照不同的型號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)和功能分類存放，作到無遮掩，標(biāo)牌要醒目，便于識(shí)別辨認(rèn)。3、要做到賬貨相符。如有誤差不能隨意的更改，應(yīng)查明原因，是否存在漏入庫、多入庫。4、精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放，嚴(yán)禁擠壓、碰撞、倒置，要做到妥善保存，貴重物品應(yīng)存入公司保險(xiǎn)柜等保全措施更高的地方保存，不能存放庫房，以防失竊。5、做好防火、防盜、防潮、防鼠工作，嚴(yán)禁公司內(nèi)外無關(guān)人員進(jìn)出庫房。6、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應(yīng)拒絕辦理入庫：（1）物品未到貨；（2）

3、物品驗(yàn)收質(zhì)量不符合要求；（3）數(shù)量不夠，規(guī)格型號(hào)不符或物品清單內(nèi)容不明確；（4）相關(guān)憑證、單據(jù)內(nèi)容有涂改；（5）不按公司規(guī)定采購的物品。（二）出庫管理規(guī)定1、物品出庫時(shí)，庫管人員要做好記錄，領(lǐng)用人簽字。2、物品出庫數(shù)量要準(zhǔn)確（賬面出庫數(shù)量要和出庫單、實(shí)際出庫數(shù)量相符）。做到賬目、標(biāo)牌、貨物相符合。如有誤差不能隨意的更改，應(yīng)查明原因，是否存在漏出庫、多出庫。3、庫房管理員要嚴(yán)格執(zhí)行憑出庫單出庫、無單不出庫、內(nèi)容填寫不準(zhǔn)確不出庫、數(shù)目有涂改痕跡不出庫的原則和規(guī)定，并且在發(fā)生上述問題時(shí)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)的責(zé)任人做好物品的核對(duì)，保證出庫物品的正確性。做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決，及時(shí)領(lǐng)用，保證不耽誤領(lǐng)用部門的工作

4、需要。4、物品出庫實(shí)行“先進(jìn)先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡(jiǎn)易的先出，存放周期短的先出。5、為了防止出現(xiàn)出庫貨物差錯(cuò)，要嚴(yán)格遵守出庫管理規(guī)定，應(yīng)先寫好出庫單并且相關(guān)責(zé)任人簽字后，交庫房管理員進(jìn)行出庫登記，原則上領(lǐng)用人不得進(jìn)入庫房，完成后庫房管理員將物品取出交與領(lǐng)用人。6、日常辦公用品及工具的領(lǐng)用必須要有領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人的簽字方可領(lǐng)取。7、各類易耗品（不包括不能收回用品，如洗衣粉、清潔劑等）領(lǐng)用必須以舊換新，確已損壞不能回收的須部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。7、庫房必須每月盤點(diǎn)一次，盤點(diǎn)工作由庫房管理員、行政部門及財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行，并將盤點(diǎn)結(jié)果各報(bào)行政部門及財(cái)務(wù)部備

5、案。盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)行政部門、財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)備案。8、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應(yīng)拒絕辦理出庫：（1）領(lǐng)取憑證內(nèi)規(guī)格型號(hào)與庫房內(nèi)物品不符；（2）領(lǐng)取憑證內(nèi)容不明確，內(nèi)容有涂改；（3）領(lǐng)取憑證簽批手續(xù)不齊全。（三）出入庫流程管理1、入庫管理流程（1）采購物品入庫流程：指新購物品入庫的流程。核對(duì)采購計(jì)劃單或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單：庫房管理員核對(duì)入庫物品的數(shù)量、型號(hào)是否與經(jīng)行政部門審批的采購計(jì)劃單或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單一致，檢查質(zhì)量是否合格，是否有壞損現(xiàn)象，如有型號(hào)不對(duì)、質(zhì)量不合格或壞損物品退還發(fā)貨方，并立即通知采購部門；填寫入庫單：庫房管理員根據(jù)物品實(shí)際入庫型號(hào)、數(shù)量填寫入庫單并正式入庫，庫房

6、管理員簽字確認(rèn)；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；錄入臺(tái)賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及采購計(jì)劃單為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及采購計(jì)劃單按月裝訂存放備查。（2）移庫入庫流程：指其他部門或庫房轉(zhuǎn)移暫放或永久性存放物品入庫的流程。核對(duì)物品移庫聯(lián)系清單：核對(duì)物品的數(shù)量、型號(hào)是否與申請(qǐng)移庫部門填寫的物品移轉(zhuǎn)聯(lián)系清單一致，檢查移庫物品是否有壞損現(xiàn)象，如有壞損現(xiàn)象須在物品移庫聯(lián)系清單上注明，并立即匯報(bào)行政部門；填寫入庫單：庫房管理員根據(jù)實(shí)際入庫物品型號(hào)、數(shù)量填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認(rèn)；將入庫

7、單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；錄入臺(tái)賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及物品移庫聯(lián)系清單為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及物品移庫聯(lián)系清單按月裝訂存放備查。（3）借出物品退還入庫流程：指庫房物品的借出退還入庫的流程。核對(duì)退還物品：核對(duì)退還物品的數(shù)量、型號(hào)是否與退還部門借用時(shí)填寫的物品借用審批表上所填寫內(nèi)容是否一致，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；退還確認(rèn)：如實(shí)在物品借用審批表內(nèi)歸還確認(rèn)欄簽字確認(rèn)，退還物品如有短缺或壞損，須在登記本上注明，并立即匯報(bào)行政部門；錄入臺(tái)賬：將退還物品數(shù)量及型號(hào)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將物品借

8、用審批表按月裝訂存放備查。（4）活動(dòng)物料退還入庫流程：清點(diǎn)退還物品：清點(diǎn)退還物品的數(shù)量、型號(hào)，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；填寫入庫單：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認(rèn)；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在入庫單上注明，并立即匯報(bào)行政部門；錄入臺(tái)賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查；辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）按部門裝訂成冊(cè)進(jìn)行永久性保管。（5）辦公用品、工具耐用品退還入庫流程：清點(diǎn)退還物品：清點(diǎn)退還物品的數(shù)量、型號(hào)，檢查退還

9、物品是否有壞損現(xiàn)象；填寫入庫單：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認(rèn)；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在入庫單上注明，并立即匯報(bào)行政部門；入庫核銷：在辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）領(lǐng)用人所在帳頁上退還入庫簽字確認(rèn)；錄入臺(tái)賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查。2、出庫管理流程（1）辦公用品、工具出庫流程：出具采購計(jì)劃單或物品領(lǐng)用申請(qǐng)單：申領(lǐng)人出具經(jīng)行政部門審批完畢的采購計(jì)劃單進(jìn)行領(lǐng)用，如憑物品領(lǐng)用申請(qǐng)單領(lǐng)用，則物品領(lǐng)用申請(qǐng)單上必須

10、有部門負(fù)責(zé)人及行政部門簽批，固定資產(chǎn)的領(lǐng)用須有集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。物品出庫：庫房管理員核實(shí)采購計(jì)劃單或物品領(lǐng)用申請(qǐng)單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號(hào)進(jìn)行發(fā)放，領(lǐng)用人需按物品分類在 辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）或辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）上簽字確認(rèn)。錄入臺(tái)賬： 辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）或辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將采購計(jì)劃單或物品領(lǐng)用申請(qǐng)單按月裝訂存放備查， 辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）及辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）按部門裝訂成冊(cè)進(jìn)行永久性保管。（2）移庫物品出庫流程：指本庫房內(nèi)物品轉(zhuǎn)移暫放或永久性存放于其

11、他部門或庫房的出庫流程。出具物品移庫聯(lián)系清單：申請(qǐng)物品移庫部門物品移填寫物品移庫聯(lián)系清單，并由移出部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認(rèn)，傳遞至移入庫房的庫房管理員處，固定資產(chǎn)及大批量工具需要集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；物品出庫：庫房管理員核實(shí)核對(duì)物品移庫聯(lián)系清單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號(hào)進(jìn)行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認(rèn)，將物品移庫聯(lián)系清單復(fù)印件交移庫申請(qǐng)部門作為入庫憑據(jù)；錄入臺(tái)賬：以物品移庫聯(lián)系清單為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將物品移庫聯(lián)系清單按月裝訂存放備查。（3）借出物品出庫流程：指庫房內(nèi)物品借出使用的出庫流程。出具物品借用審批表：申請(qǐng)借出部門填寫物品借用審批表，并由申

12、請(qǐng)部門的部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認(rèn)，固定資產(chǎn)及大批量工具的借用需要集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；物品出庫：庫房管理員核實(shí)核對(duì)物品借用審批表的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號(hào)進(jìn)行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認(rèn)；錄入臺(tái)賬：以物品借用審批表為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將物品借用審批表按月裝訂存放備查。（4）活動(dòng)物料出庫流程：出具物品領(lǐng)用申請(qǐng)單：領(lǐng)用部門填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)單，并由申請(qǐng)部門的部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認(rèn)；物品出庫：庫房管理員核實(shí)核對(duì)物品領(lǐng)用申請(qǐng)單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號(hào)進(jìn)行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認(rèn)；臺(tái)錄入賬：以物品領(lǐng)用申請(qǐng)單為原始憑據(jù)

13、進(jìn)行臺(tái)賬錄入；憑據(jù)保管：將物品領(lǐng)用申請(qǐng)單按月裝訂存放備查。三、物品報(bào)廢處理流程（一）物品報(bào)廢的原因1、變質(zhì)的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）；2、超過使用壽命的；3、已不再使用的；4、在承擔(dān)運(yùn)輸中損壞且無法維修或無維修價(jià)值的；5、借用物品在使用過程中損壞退還且無法再維修或無維修價(jià)值的；6、本身出現(xiàn)無法維修或無維修價(jià)值問題的；7、已購物品，在使用中發(fā)現(xiàn)不良且經(jīng)采購人員與供應(yīng)商協(xié)商無法退換的。產(chǎn)生報(bào)廢物品時(shí)，庫房管理員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門根據(jù)實(shí)際情況確定相關(guān)責(zé)任人并匯報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行責(zé)任處理。（二）物品報(bào)廢流程：1、填物品報(bào)廢申請(qǐng)單：庫房管理員統(tǒng)計(jì)所須報(bào)廢的物品，填物品報(bào)廢申請(qǐng)單，行政部門及財(cái)

14、務(wù)部確認(rèn)簽字；2、核對(duì)物品價(jià)值：財(cái)務(wù)部核定擬報(bào)廢物品的價(jià)值并簽字確認(rèn)；3、集團(tuán)審核確認(rèn)：集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后予以報(bào)廢處理；如有責(zé)任扣款事宜，將物品報(bào)廢申請(qǐng)單復(fù)印件交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行扣款；4、報(bào)廢物品出庫：將審批后的物品報(bào)廢申請(qǐng)單復(fù)印一份隨報(bào)廢物品轉(zhuǎn)交材料采購部處理；5、錄入臺(tái)賬：以物品報(bào)廢申請(qǐng)單為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬銷帳；6、憑據(jù)保管：將物品報(bào)廢申請(qǐng)單按月裝訂存放備查；7、處理反饋：材料采購部填寫處理結(jié)果并報(bào)行政部門備查。四、處罰決定（一）庫房管理員違規(guī)處罰1、庫房管理員必須做好出入庫管理及在庫物品登記等相關(guān)工作，如出現(xiàn)手續(xù)不齊（特殊情況除外）等情況而辦理出入庫，最終造成損失的，視情況由庫房管理員

15、及相關(guān)責(zé)任人負(fù)賠償責(zé)任。2、如因臺(tái)賬未能及時(shí)調(diào)整，導(dǎo)致盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)賬物不一致情況的，初次發(fā)現(xiàn)責(zé)令改正并重新更正臺(tái)賬，再次發(fā)現(xiàn)則視情況對(duì)庫房管理員處5-30元/次的罰款。3、庫房管理員有義務(wù)對(duì)接財(cái)務(wù)部及行政部門對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行注銷處理，如因其個(gè)人原因?qū)е虏荒芗皶r(shí)進(jìn)行報(bào)廢物品注銷并最終影響到領(lǐng)用部門工作的，將對(duì)當(dāng)事人處5-30元/次罰款，多次發(fā)生類似情況的，將給予調(diào)崗或解聘處理。4、庫房管理員對(duì)庫存物品的安全保管負(fù)有義務(wù)，如出現(xiàn)庫存物品因保管不善導(dǎo)致的損失，將視原因進(jìn)行相應(yīng)處罰。（二）關(guān)于物品領(lǐng)用/退還部門及個(gè)人的違規(guī)處罰 1、物品領(lǐng)用部門有義務(wù)表明所申領(lǐng)物品的使用方向并保證物品安全，對(duì)于遺失、損壞、

16、消耗必須做出合理說明，否則，公司有權(quán)根據(jù)調(diào)查的相關(guān)情況，對(duì)該部門領(lǐng)導(dǎo)及具體責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處罰，處罰上限為相關(guān)物品的價(jià)值總和。2、物品領(lǐng)用人不得出于個(gè)人目的虛報(bào)領(lǐng)用數(shù)量，如若發(fā)現(xiàn)，一經(jīng)核實(shí)，責(zé)令該責(zé)任人退回虛領(lǐng)部分，并結(jié)合該事件的嚴(yán)重程度，處以20-100元/次罰款，特別嚴(yán)重者將予以辭退并移交公安機(jī)關(guān)處理。五、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。古今名言敏而好學(xué)，不恥下問孔子業(yè)精于勤，荒于嬉；行成于思，毀于隨韓愈興于詩，立于禮，成于樂孔子己所不欲，勿施于人孔子讀書破萬卷，下筆如有神杜甫讀書有三到，謂心到，眼到，口到朱熹立身以立學(xué)為先，立學(xué)以讀書為本歐陽修讀萬卷書，行萬里路劉彝黑發(fā)不知勤學(xué)早，白首方悔讀書遲顏真卿書卷多情似故人，晨昏憂樂每相親于謙書猶藥也，善讀之可以醫(yī)愚劉向莫等閑，白了少年頭，空