企業(yè)會議管理制度

1、*有限公司會議管理制度第一章總則第1條目的公司會議的規(guī)范化、制度化是公司建立正常工作秩序，強(qiáng)化管理要求的主要途徑。為實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決 策機(jī)制, 提升公司運(yùn)營水平，進(jìn)一步規(guī)范會議內(nèi)容和程序，特制訂本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司及各部門、門店的工作會議和專業(yè)會議，如公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、總經(jīng)理辦公會、周例會、公司營銷例會、公司專項(xiàng)會議、部門例會等。第3條管理職責(zé)行政部是公司會議的管理部門，負(fù)責(zé)公司組織召開的總經(jīng)辦和各類行政會議組織和會議管理。各職能部門及門店負(fù)責(zé)各分管會議的會議組織和會議管理。第二章公司各類會議及其安排第4條公司會議類型公司會議類別分為

2、：公司會議、部門會議、門店會議會議類別會議類型組織部門會議時間參會對象公司會議年會行政部元月所有員工年度總結(jié)計(jì)劃會行政部元月公司及門店主管級以上人員半年度述職會人力資源部七月部門經(jīng)理、店長、總監(jiān)、副總季度經(jīng)營分析會行政部四、十一月店長、總監(jiān)、副總月度經(jīng)營分析、工 作報告會行政部每月第二周六總監(jiān)、副總月度營銷工作會運(yùn)營部26日運(yùn)營部、店長、市場部總經(jīng)理辦公會總經(jīng)理不定期周工作報告會行政部周六下午2點(diǎn)總監(jiān)、副總其它工作專題會不定期部門會議月度總結(jié)計(jì)劃會各部門25日部門內(nèi)員工周例會各部門周六部門內(nèi)員工其它工作專題會各部門不定期部門內(nèi)員工門店會議月度總結(jié)計(jì)劃會各門店2日門店主管級以上員工周例會各門店周

3、一門店主管級以上員工日例會各門店每天門店主管級以上員工其它工作專題會各門店不定期4.1、 年會4.1.1、 公司年會每年舉行一次，于每年元月（春節(jié)前）舉行；4.1.2、 公司年會由行政部發(fā)起并組織，各部門、各門店全員參與4.1.3、 行政部按公司總經(jīng)理室要求確定年會主題、舉辦形式、流程，各部門、各門店按行政部下發(fā)年會要求文件組織參加。4.1.4、 公司年會的主要內(nèi)容是：a各部門、各門店表演春晚節(jié)目；b、年度 各項(xiàng) 表彰；C團(tuán)拜聚餐；4.1.5、 行政部組織后期年會視頻合成，并存檔；4.2、 公司年度總結(jié)計(jì)劃會421、公司年度總結(jié)計(jì)劃會每年召開一次，于每年的元月召開。4.2.1、 .公司年度總結(jié)

4、計(jì)劃會出席人員為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、分管總監(jiān)、部門經(jīng)理、部門主管、門店店長、門店經(jīng)理；會議由行政部組織并主持。4.2.2、 公司年度總結(jié)計(jì)劃會的的主要內(nèi)容是：a公司總經(jīng)理進(jìn)行年度公司總結(jié)及下年度工作規(guī)劃報告；b、各部門、各門店負(fù)責(zé)人進(jìn)行本年度工作總結(jié)報 告，對 照年度工作目標(biāo)，匯報完成情況并進(jìn)行經(jīng)營總結(jié)分析；提出需要公司協(xié)調(diào) 解決的問題d、其它擬定的討和工作建議，報告下年度工作目標(biāo)及計(jì)劃；c、與會人員針對公司下 年度工作目標(biāo)及計(jì)劃，討論有關(guān)議題并給出解決問題的建議;論議題4.2.3、 政部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項(xiàng)形成公司年會工作會議紀(jì)要，由行政部起草，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，由總經(jīng)理簽發(fā)。4.3

5、、 公司半年度述職會431、 公司半年度述職會每半年召開一次，于每年的七、元月進(jìn)行。432、 .公司半年度述職會由人力資源部組織進(jìn)行，公司決策層、經(jīng)營層以會議形式對相關(guān)中高層管理人員在述職期間職責(zé)履行情況、成功原因、不足之處、改進(jìn)建議等進(jìn)行審議和直接溝通而推行的一項(xiàng)正式制度，是述職雙方在持續(xù)溝通中的一種正式形式，它與其他溝通形式互相補(bǔ)充。433、 述職人員范圍：總經(jīng)理、M U總經(jīng)理、各職能部門分管總監(jiān)、各經(jīng)營門 店 負(fù)責(zé)人。434、述職順序：在向同一對象述職時遵循先下級后上級、先其他部門負(fù)責(zé)人后財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的順序，述職人員同時是下級的述職對象時，應(yīng)先接受下級述職，后自己述職。述職人員兼職時應(yīng)就所

6、有職責(zé)內(nèi)容一并述職，如不同職責(zé)述職對象不同，應(yīng)盡可能安排述職對象一起出席述職會議，否則應(yīng)向不同述職對象分別述職。435、公司半年度述職會的主要內(nèi)容是：a述職人陳述職守，報告職責(zé)范 圍內(nèi)的工作報告履行職責(zé)情況、重點(diǎn)在于展示履行職責(zé)的思路、過程和能力； b、評估小組根據(jù)述職內(nèi)容及半年度部門工作成績進(jìn)行客觀評價與建議；436、述職人員的述職報告及述職對象的評價與建議由人力資源部保管，作為對述職人員考核與獎懲的依據(jù)之一。4.4、 公司季度經(jīng)營分析會會議主持人通報重要事項(xiàng)；各部門負(fù)責(zé)人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項(xiàng)檢查落實(shí)完成情況，提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題和工作 建議， 提出本月工

7、作安排方案；與會人員討論有關(guān)事項(xiàng)；會議主持人安排和部 署下周公司整 體工作并宣布議定事項(xiàng)。4 .公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會由行政部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項(xiàng)形成公司領(lǐng)導(dǎo)工 作 例會會議紀(jì)要，由行政部起草，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，由總經(jīng)理或主持會議的其他公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第八條總經(jīng)理辦公會5 .總經(jīng)理辦公會不定期召開，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開，總經(jīng)理辦公會議 題 由公司領(lǐng)導(dǎo)成員提出，或由公司各部門提出建議后，由總經(jīng)理確定；公司領(lǐng)導(dǎo)成員 對議題如有意見或建議，可在會前提出。6 .總經(jīng)理辦公會研究決定公司重大事項(xiàng)，主要內(nèi)容：a.審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計(jì)劃，審批重大投資項(xiàng)目、資 產(chǎn)重組 和對外合作項(xiàng)目；b.

8、審議決定公司年度財(cái)務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤分配方案及彌補(bǔ)虧損方案；c.審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度；d.研究公司內(nèi)部管理體制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案；e.研究公司重大改革方案和部署；f.審議通過公司重要規(guī)章制度；g.研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重大問題；h.討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報；j.總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)研究審議的其他問題。7 .總經(jīng)理辦公會參加范圍為：公司領(lǐng)導(dǎo)成員；根據(jù)會議議題，公司相關(guān)部門 負(fù) 責(zé)人參加?？偨?jīng)理主持會議；總經(jīng)理辦公會議出席人員為公司領(lǐng)導(dǎo)成員， 列席會議 人員為各部門負(fù)責(zé)人。8 .總經(jīng)理辦公會議定事項(xiàng)形成總經(jīng)理辦公會紀(jì)要，由行政部根據(jù)會議記 錄起草

9、，報總經(jīng)理簽發(fā)9 .總經(jīng)理辦公會討論的有關(guān)文件原則上會前要送達(dá)與會人員閱研。10 總經(jīng)理辦公會的材料、記錄、紀(jì)要均為公司涉密文檔，由行政部妥善保存，并于下一年度的二月底前歸檔。查閱會議材料、 記錄、紀(jì)要須經(jīng)公司行政部經(jīng)理 批準(zhǔn)。第九條周例會1、會議時間：時間為每周五（下午 14: 00）。2、會議主持人：公司總經(jīng)理，總經(jīng)理若因公出差無法主持時，則由副總經(jīng) 理或 指定人員代行主持。3、會議參加人：副總經(jīng)理、行政經(jīng)理、各部門經(jīng)理。4、列席人員：視需要可讓其他有關(guān)人員出席。5、會議內(nèi)容：a,各部門經(jīng)理分別向總經(jīng)理提交上周工作總結(jié)及下周工作計(jì)劃。b.各部門負(fù)責(zé)人對上周工作計(jì)劃落實(shí)情況進(jìn)行匯報，行政經(jīng)理

10、針對計(jì)劃完成情況 進(jìn)行考核。未完成計(jì)劃任務(wù)的詳細(xì)說明原因，并根據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核；對完成有 困難的工作集體協(xié)商，并尋找具體解決辦法?？偨?jīng)理根據(jù)部門提報計(jì)劃，安排、布置本周工作任務(wù)，明確各項(xiàng)工作的具體承辦人、完成時間及指導(dǎo)部門間相互配合。c.對工作中出現(xiàn)的問題及時跟蹤改進(jìn)，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結(jié)。d.會議記錄人：行政經(jīng)理。第十條公司專項(xiàng)會議公司專項(xiàng)會議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經(jīng)理委 托，就專項(xiàng)工作召開的辦公會議。專項(xiàng)會議由總經(jīng)理或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。會議由專項(xiàng)工作主辦部門負(fù)責(zé)組織和記錄， 行政部配合。會議議定事項(xiàng)形成專項(xiàng)會議

11、紀(jì)要， 由專項(xiàng)工作主辦部門起草，經(jīng)行政部審核，報主持會議的公司領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā)。第十一條公司銷售例會1 .公司銷售例會每月召開一次，于每月的 25日至次月5日之間召開，具體 日 期由銷售總監(jiān)決定。2 .公司銷售例會由銷售總監(jiān)主持，銷售部經(jīng)理、銷售主管和區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員參加，總經(jīng)理根據(jù)需要出席。銷售總監(jiān)因故不能出席時，授 權(quán)銷售經(jīng)理或銷售主管主持。行政部負(fù)責(zé)人列席會議。3 .公司銷售例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部 經(jīng) 理或銷售主管總結(jié)公司當(dāng)月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員

12、討論有關(guān)事項(xiàng)；會議主持人對下一工作月度銷售工作進(jìn)行預(yù)測，研判行業(yè)發(fā)展 趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經(jīng)理通報重要事項(xiàng)并提出工作要求。 公司銷售例會期間，銷售總監(jiān)與管區(qū)域銷售專員個別談話， 進(jìn)行指導(dǎo)，銷售部經(jīng) 理、 銷售主管參加； 同期，由銷售部經(jīng)理或銷售主管主持，對銷售人員進(jìn)行培訓(xùn)、考試和考核。4 .公司銷售例會由銷售部負(fù)責(zé)組織和記錄， 議定事項(xiàng)形成公司銷售例會紀(jì) 要, 由銷售部起草，經(jīng)銷售部經(jīng)理或銷售主管審核后，報銷售總監(jiān)或其他會議 主持人簽發(fā)， 副本送行政部備案。第十二條部門例會1 .部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會

13、時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。2 .部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，該部門全體員工參加。3 .部門例會的主要內(nèi)容是：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會議精神，通報公司近期總 體 工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問 題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關(guān)事項(xiàng)；部門負(fù)責(zé)人提出部門下周 工作要點(diǎn)、具體安排和有關(guān)要求。4.部門例會由部門負(fù)責(zé)人指定一名員工負(fù)責(zé)記錄，會議記錄應(yīng)載明會議主持人、 議題、發(fā)言概要、工作要點(diǎn)及時限要求。第十三條公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定第四章會議計(jì)劃與統(tǒng)籌第十四條每月28日前，行政部應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開的各類 公司 級會議

14、，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后， 會同公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、 部門例會，編制公 司月 度會議計(jì)劃，于月底前發(fā)放給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人。第十五條 凡行政部已列入月度會議計(jì)劃的會議，如需改期，或遇特殊 情況 需安排新的臨時會議時，會議主辦部門應(yīng)提前 2天完成會議提議和報批手 續(xù)，并報請 行政部調(diào)整會議計(jì)劃。未經(jīng)行政部同意，任何人不得隨意打亂正常會議計(jì)劃。第十六條 會議安排的原則為： 小會服從大會， 局部服從整體， 臨時會議服 從 例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋嚎偨?jīng)理辦公會、公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、公司銷售例會、部門會議。第十七條因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。第五章會議準(zhǔn)備第十八條 會議通知遵照以下規(guī)定

15、：1、已列入月度會議計(jì)劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由 會議 主辦部門按計(jì)劃表直接通知參會人員；2、屬下列情況之一者，按 “誰主辦，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：a.未列入月度會議計(jì)劃而臨時提擬的會議；b.雖然已列入月度會議計(jì)劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；c.其它主辦人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上通知對象為與會人和會務(wù)服務(wù)提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知。第十九條 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:1、會議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議資料（

16、如會議議程議題、提案、匯報材 料、 計(jì)劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）；落實(shí)并布置會場，準(zhǔn)備好會議所需的各種設(shè)施、用品等；2、公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口行政部負(fù)責(zé)。3、各部門召開會議需用公司會議室的，應(yīng)向行政部書面提出，由行政部統(tǒng) 籌安排。第六章會議組織第二十條會議組織遵照 “誰主辦，誰組織”的原則第二十一條 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應(yīng)不遲于會前 5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備c2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)

17、行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言， 以確保議程順利推進(jìn)及會 議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議 決的 事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并 引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會議議決事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限等會后跟進(jìn)安排向與會人員明確。第二十二條參會人員須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到；2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；3、遵循會議主持人對議程控制的要求；4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)

18、將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；6、做好本人的會議紀(jì)錄。第二章會議要求第二條會議應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作。第三條會議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率。會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備， 做到充分溝通， 心 中有數(shù)；對議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法； 各類會議力求精干、高效， 工作 進(jìn)展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。第四條 講求實(shí)效。會議議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，落實(shí)，力求取得具體成果。第五條嚴(yán)格會議紀(jì)律。會議主辦部門應(yīng)加強(qiáng)會

19、議管理，做好會議安排；與 會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。第七章會議記錄公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會議記錄并確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：第二十三條以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要；第二十四條 會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；第二十五條 對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明議決”字樣；第二十六條 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；第二十七條 負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)；第二十八條

20、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。第八章 會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔第二十九條公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由行政部存檔備查；第三十條 各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保 管,同時將一份副本送行政部統(tǒng)一歸檔備查；第三十一條 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱 應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九章會議跟進(jìn)第三十二條 會議決議、決策事項(xiàng)需要會后跟進(jìn)落實(shí)的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門跟進(jìn)落實(shí)，會議主持人另有指定的，從主持人指定；第三十三條會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議決議、紀(jì)要及會議原始記錄為準(zhǔn)；第三十四條行政部負(fù)責(zé)會議議定事項(xiàng)的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄及落實(shí)情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考 核當(dāng)事人工作的依據(jù)；第三十五條 部門會議的跟進(jìn)落實(shí)、督促檢查工作由各部門自行安排。第十章公司級會議的保密第三十六條與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。第三十七條 會議議決事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需要外，與會 人員 不得外傳會議討論和議決情況。第三十八條 故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)