電子公文收發(fā)管理規(guī)定

1、廣西欽州力順機械有限公司電子公文收發(fā)管理規(guī)定（試行）Q/LSGBG04-2006一、總則1、為使公司的電子公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，結合公司實 際制訂本規(guī)定。2、使用計算機存儲并通過公司電子文件收發(fā)系統(tǒng)傳遞的公司文件（技術 文件除外），統(tǒng)稱為電子公文，這些文件包括內(nèi)部上行、平行、下行的文件。3、電子公文與書面公文具有同等效力。4、能夠使用電子文件收發(fā)系統(tǒng)傳遞的公文，必須使用電子文件收發(fā)系統(tǒng) 進行傳遞。因特殊情況不便于使用電子系統(tǒng)傳遞的，允許使用書面形式傳遞。二、電子公文的傳輸5、電子文件收發(fā)系統(tǒng)傳輸經(jīng)過批準的公文。傳輸前需要簽發(fā)的文件，起 草、核稿、會簽、簽發(fā)等過程仍然按照文件管理程

2、序執(zhí)行。6、電子公文簽收后不能更改，因此發(fā)文部門傳輸公文時，必須核準無誤 方能傳輸。7、部門主管可以為本部門人員建立賬號并賦予相應權限，可以委托本部 門有權限的人員傳輸文件。8、部門傳輸文件后，部門主管必須對該文件負責。9、發(fā)文部門要及時通過文件簽收系統(tǒng)跟蹤電子公文發(fā)放后的簽收情況， 適時提醒接收部門（或終端用戶）簽收。10、發(fā)文部門在簽收后發(fā)現(xiàn)文件錯誤的，必須及時通知辦公室進行處理。11、文件的傳輸提倡采用附件的形式傳輸。三、電子公文的簽收12 、各部門主管（或終端用戶）應在每天上下午，上班后和下班前按規(guī)定主動打開公司電子文件收發(fā)系統(tǒng)不少于四次，以便及時接收查看文件。13 、部門主管可以為本

3、部門人員建立賬號，并賦予相應權限，可以委托本部門有權限簽收的人員簽收。14 、 各部門接收文件時， 必須及時點擊“簽收”按鈕， 以便于發(fā)文部門了解簽收情況。15 、 各部門點擊 “簽收”按鈕簽收文件后， 視同該部門已經(jīng)知道文件內(nèi)容，部門主管應對該文件負責。16 、本部門（或終端用戶）簽收文件后，可將該文件復制到本部門（或終端用戶）指定的計算機上存檔。17 、接收部門應按文件的內(nèi)容及應傳達的范圍在本部門傳達文件精神。部門主管也可以建立一個公共的查閱賬號，供本部門人員進入系統(tǒng)查閱本部門的公文。18 、簽收后發(fā)現(xiàn)錯誤的，應及時將情況通知發(fā)文部門和辦公室。四、電子公文的安全和保密19 、各部門（或終端

4、用戶）使用初始密碼進入電子公文收發(fā)系統(tǒng)后，必須自行更改密碼，并妥善保護好自己的密碼，不得隨意泄露。20、公司電子公文，未經(jīng)公司同意不得擅自外傳或自行打印。如需要書面形式的公文，由發(fā)文部門統(tǒng)一打印。21 、電子公文傳輸系統(tǒng)未經(jīng)批準不得與其他網(wǎng)絡相連接。22 、 各部門必須遵守公司的 計算機網(wǎng)絡管理規(guī)定 （Q/ZLGBG13-2001 ）的規(guī)定。五、電子公文的歸檔、管理23 、電子公文傳輸完畢后，收、發(fā)文部門要及時整理、歸檔，并根據(jù) 文 件管理程序的要求銷毀。24、不具備歸檔和存查價值的電子公文，經(jīng)鑒別并經(jīng)辦公室負責人批準，可以刪除銷毀。六、電子公文收發(fā)系統(tǒng)的管理和維護25、電子公文收發(fā)系統(tǒng)由辦公室負責監(jiān)督、維護和管理。26、系統(tǒng)管理員應定期對系統(tǒng)進行備份。27、系統(tǒng)管理員清理系統(tǒng)、刪除數(shù)據(jù)時，必須首先征求發(fā)文部門和辦公室的意見。七、附則28、實行電子公文傳輸制度后，對因主觀原因貽誤工作的嚴肅處理。29、違反本規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予 50-100 元的經(jīng)濟處罰。30、本規(guī)定由辦公室負責解釋。31 、本規(guī)定從2006 年 4 月