物資采購實施細則

1、物資采購實施細則第一章總則第一條 為規(guī)范中煤平朔平朔煤 業(yè)有限責任公司及平朔煤炭工業(yè)公司（以下簡稱：公司）物資采購行為，加強物資采購的管理，降低采購成本，保障物資供應，根據(jù)中煤能源股份有限公司物資采購管理辦法（試行）、中煤能源股份有限公司總 部集中采購實施細則（試行）、中煤平朔煤業(yè)有限責任公司招 標管理辦法，結(jié)合平朔物 資供應中心 (以下簡稱中心 )采購實際 情況，特制定本細則。第二條本細則適用于公司所有物 資采購工作。第二章 采購計劃的分發(fā)、采購方式的制定及 審批第三條中心計劃部審定和產(chǎn)生物資采購需求計劃后，將屬于集團采購中心集采目 錄范圍內(nèi)的項目（簡稱集采物 資）交中心采購協(xié)調(diào) 部統(tǒng)一匯總

2、并履行逐 級審批，經(jīng)公司分管物供中心 領(lǐng)導批準后上 報集團采購中心辦理；其余項目（自采物資）的采購申請單在集中打包后由中心計劃部根據(jù)各采 購部門的業(yè)務劃分進行分發(fā)。原則 上普通采 購需求計劃每月集中分 發(fā)一次；遇特殊情況每月可集中分 發(fā)兩次；應急物資（采購計劃須由公司分管物供中心領(lǐng)導批準方可 執(zhí)行）和已簽訂了長協(xié)的物資（定點和寄售物資）需求計劃收到完成利 庫后直接下 發(fā)相關(guān)采 購部門執(zhí)行。第四條自采物 資需求計劃由設(shè)備管理中心 對設(shè)備、備件、大宗材料 進行打包；由物資供應中心對材料進行打包，除長協(xié)、內(nèi)部企 業(yè)生產(chǎn)的物資、材料、備件、應 急采購外全部上網(wǎng)招 標。公開招標物資報價不足三家的 轉(zhuǎn)為談

3、判。不公開招標 的采購方式需報招標委員會批準。第五條采購方式分兩 類，一類是公開招 標物資（包括公開和邀請）、一類 是非公開招 標物資（談判物資、單一來源物 資（向指定供 應商采購）；公開標招物資又分為委托中煤招 標公司招標物資和物資供應中心自招物 資（零星物資）。除已簽訂長 期供貨的物資和集采物 資外，單項采購金額在 50 萬元人民 幣（含50 萬）以上，一次采購金額在 100 萬元人民 幣（含100 萬）以上的招標物資應由中心采 購協(xié)調(diào) 部履行逐 級審批，經(jīng)公司分管物供中心 領(lǐng)導批準后委托中煤招 標公司辦理，特殊情況經(jīng)審批后可由平朔公司自行 組織招標。第六條滿足以下條件的物 資可建議邀請招

4、標。1、招標 技術(shù)復雜或有特殊要求，只能從有限供應商處采購的；2、采用公開招標 方式的 費用占采 購項目總價值的比例 過大的。3、經(jīng)公司領(lǐng)導集體研究 認定的其他情形。第七條滿足以下條件的物 資可建議談判。1、技術(shù) 復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定 詳細規(guī) 格或者具體要求的及不能事先 計算出價格 總額的；2、招標 后沒有供 應商應標或投標人不足三家的或者沒有合格標的的或者重新招 標未能成立的。第八條滿足以下條件的物 資可建議單一來源采 購。1、只能從特定供應 商處采購，且供應商擁有專利權(quán)，且無其他合適替代 標的；2、原采購 的后續(xù)維修，零配件供應、更換 或擴充，必須向原供應商采購的；3、在原招標標 的

5、范圍內(nèi)，物價波動不大，續(xù)簽合同在半年期限內(nèi)的、補 充合同的價格不超 過原合同價格 50%的、必須 與原供應商簽約的；4、預先聲明 須對原采購進行后續(xù)擴充的；5、有充足理由認為 只有從特定供 應商處進行采購，才能保證生產(chǎn)、建設(shè)順 利實施的；6、發(fā)生了不可 預見的緊急情況下的 應急采購物資；7、經(jīng)公司領(lǐng)導集體研究 認定的其他情形。第九條 邀請招標、談 判和單一來源物 資的“采購方式審批表”中應推薦供 應商，并說明理由。第十條 除第六、七、八、九條物資 外，其余物資的采購方式應建議公開招 標。屬集團 采購中心集采和委托中煤招 標公司招 標項目由中心采 購協(xié)調(diào) 部統(tǒng)一負責對外委托。第十一條 普通物 資

6、需求計劃采購方式每月集中打包一次，中心采 購部門提交時間暫 定為每月的 10 日（遇到節(jié)假日應提前或順延）；特殊物資由各采 購部門提出采 購方式并匯總，形成物資“采購方式集中 審批目錄表 ”自采物資采購方式的 審批流程：中心辦理的公開招 標：中心采購部門（提出）中心計劃部門（匯總）中心分管副主任（審批）中心主任（批準）；中心辦理的非公開招 標：中心采購部門（提出） 中心計劃部門（匯總）中心分管副主任（審批）中心主任（審批）公司分管領(lǐng)導（審批）招標工作委 員會（批準）；委托中煤招 標公司招 標：中心采購協(xié)調(diào)部（匯總）中心分管副主任（審批）中心主任（審批）公司分管 領(lǐng)導（批準）；應急采購：中心采購

7、部門（提出）中心分管副主任（審批）中心主任（批準）；集采物資提交流程中心計劃部門（匯總）中心采 購協(xié)調(diào) 部（按要求填寫計劃單）中心分管副主任（審查）中心主任（審批）公司分管 領(lǐng)導（批準）；中心采購協(xié)調(diào) 部將批準的采 購計劃（電子版和 紙質(zhì)版）提交給集團采購中心，并負責集采物 資計劃的跟蹤、協(xié)調(diào)。集團采購中心委托 辦理的物 資采購計劃，由中心采購協(xié)調(diào) 部匯總后交中心分管副主任或主任 審批后分 發(fā)給相關(guān)業(yè)務部門辦理。集團采購中心委托中心 辦理的物 資采購計劃，已確定采購方式的按確定的采 購方式辦理，未確定采購方式的按中心 規(guī)定辦理。合同簽訂后，由中心采購協(xié)調(diào) 部匯總后，提交集團采購中心備案第十二條

8、 特殊物 資 “采購方式審批表 ”得到批準后，中心采購部門按批準的采 購方式執(zhí)行。第三章 物資采購的實施第十三條集團采購中心集采物 資項目實施。1、上報 集團采購中心集采目 錄項目在集 團采購中心完成后，將統(tǒng)談統(tǒng)簽統(tǒng) 付的項目清單、合同原件一套返中心采購協(xié)調(diào)部。中心采 購協(xié)調(diào) 部負責完成與使用 單位、集團 采購中心、供應 商等之間業(yè)務協(xié)調(diào) ；統(tǒng)談分簽分付的 項目在集 團采購中心確定供 應商和價格后返中心采 購協(xié)調(diào) 部進行統(tǒng)計匯總 ，經(jīng)中心分管副主任或主任批準后 轉(zhuǎn)相關(guān)業(yè)務部門完成后 續(xù)的合同 簽訂和合同 執(zhí)行工作。2、集團 采購中心委托中心 辦理的集采物 資項目，由中心采購協(xié)調(diào) 部匯總后報中心

9、分管副主任 審批后辦理。已確定采購 方式的按確定的采 購方式辦理，未確定采購方式的按中心 規(guī)定辦理。合同簽訂后，由中心采購協(xié)調(diào) 部匯總，提交集團采購中心備案。第十四條委托中煤招 標公司招 標物資項目的實施。對批準為由中煤招 標公司招 標的物資，中心采購協(xié)調(diào) 部依據(jù)原物資采購申請單擬 定招標資料，招標資料須按規(guī)定的模版格式編制。如果采購 申請單對 物資的描述不 詳細或不清楚，需與 計劃發(fā)起單位核實（聯(lián)系落實要采用 書面形式 進行），計劃發(fā)起單位不能在規(guī)定的時間內(nèi)提供的，可不 編入當批招 標。1、招標委托。招標資 料編制完成后，由中心采 購協(xié)調(diào) 部擬定統(tǒng)一的物 資招標采購委托書，經(jīng)中心分管副主任、

10、主任審 批，公司分管 領(lǐng)導批準后，集中委托中煤招 標公司實施招標。2、招標評標。招標評標 由中煤招 標公司組織實 施，中心采購協(xié)調(diào)部配合，具體包括招 標文件的會 審、使用單 位的聯(lián)絡(luò)及澄清答疑等有關(guān)接 續(xù)事宜。3、定標及合同起草。評標結(jié) 束后，就評標結(jié) 果由中煤招 標公司提交 給中心采 購協(xié)調(diào) 部，由中心向平朔公司招 標委員會匯報，在得到招 標委員會同意后，公示中 標結(jié)果。定標 后由中煤招 標公司將招 標、評標 相關(guān)資料移交中心采 購協(xié)調(diào) 部，經(jīng)中心分管主任或主任批準分 發(fā)給業(yè)務 部門與中標廠家洽 談合同并起草合同，并按合同 審批程序 報批。合同談 判結(jié)束給中標廠家發(fā)中標通知書。4、未定標 或

11、未獲批準的，按平朔公司 領(lǐng)導批示辦理。5、原則 上集中采 購由評標組長組織 ，包括談判和單一貨源。第十五條中心自招物 資的實施。1、采購 文件的 編制。中心自招物資由相關(guān)采 購部門實施招標，采購部門應依據(jù)原物 資采購申請單擬定采購文件并有相關(guān)單位匯審，采購文件須按規(guī)定的模版格式 編制，采購文件的內(nèi)容應包括：報價須知、報 價書要求、遞 交報價書的地點及方式、評標標準和方法。詳細 填寫的信息包括： 1）報價截止日期、 2）質(zhì)量要求、 3）交貨時間、 4）、交貨地點、 5）資質(zhì)要求、 6）付款方式、 7）采購申請編號、 8）物資名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、單位、申請單號及使用 單位等商 務條款。2、采

12、購 信息的 發(fā)布。中心各采購 部門編制采購文件完成并批準后，于每月 10 日將各采 購部門編制的采 購文件在 “中國煤炭物資供應網(wǎng)”上集中 發(fā)布，信息公布從 發(fā)布之日起至開 標截至時間止不低于 7 天（日歷日）。采購 人員有責任通知潛在的供應商參與 報價。3、開標 的組織。在規(guī) 定的報價截止 時間后，由評標領(lǐng)導組統(tǒng)一安排集中開 標、清標、評標 工作，全過程的監(jiān)督由公司 監(jiān)察審計部人員擔任。4、評標組織 及評標小組的成立。物供中心根據(jù)采購 內(nèi)容組建物資招標采購評標 小組，小組成員在公司 監(jiān)察審計部人員的監(jiān)督下從平朔 專家?guī)熘须S機抽取 ,共 5 人以上 單數(shù)組成（包括5 人），報公司分管 領(lǐng)導批準

13、并確定 評標專 家組組長。5、定標及合同起草。評標結(jié) 束后，中心各采 購部門填寫公開招標評標結(jié) 果審批表，按流程在物供中心完成 審批后轉(zhuǎn)中心合同部人 員統(tǒng)一匯總，報公司招 標委員會審批。得到批準后，中心各采 購部門起草合同并按合同 審批程序分 級報批。第十六條談判及單一貨源物資的實施。1、成立談 判小組。談 判小組由三人以上的 單數(shù)組成，100 萬元以下的物 資，談判小組由物供中心內(nèi)部相關(guān)人 員參加，也可邀請使用單位參加；100-500 萬元的物 資談判小組由公司 紀委、業(yè)務部門等一起參加；500 萬元以上的物 資談判小組由企業(yè)管理部、監(jiān)察審計部、法律事務部、財務資產(chǎn) 部和使用 單位參加；設(shè)備

14、和大宗材料（輸送帶，電纜和管材）機電動力部組織相關(guān)部 門與供應商進行談判。2、準備談 判資料。談 判資料應包括：所購物資的有關(guān)技 術(shù)和價格資料及合同草案的條款等事 項。3、確定談 判時間和地點，通知參加 談判的所有人 員。4、談判。談 判小組所有成 員集中與 單一供應商分別進行談判。在談 判中，談判的任何一方不得透露與 談判有關(guān)的其他供 應商的技 術(shù)資料、價格和其他信息。談 判文件如有 實質(zhì)性變動，談判小組應當統(tǒng)一口徑，并以書面形式通知所有參加 談判的供 應商。5、推薦成交供應商。談 判結(jié)束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后 報價，談判小組根據(jù)符合采購需求、價格、質(zhì)

15、量和服 務等因素提出候 選人建議并形成 談判報告，所有參加談判的人 員應在談判報告上簽字。中心采購經(jīng)辦人根據(jù) 談判結(jié)果填寫 “談判物資采購審批表 ”，按流程在物供中心完成審批后轉(zhuǎn)中心合同部人 員統(tǒng)一匯總，報公司招 標委員會審批。得到批準后，中心采 購部門起草合同、完成數(shù)據(jù)系統(tǒng)錄 入并按合同審批程序報批。談判過程中，因各種原因不能形成 談判結(jié)果的，談判小組應當提出建 議，報中心主任批示后，按 審批的意 見辦理；談判結(jié)果報告未得到批準的或因其他原因不能確定成交人的，按 領(lǐng)導審批意見辦理。第十七條應急物資的采購實施。應急物資采購原則上采取網(wǎng)上公開招 標采購方式，特別急的（搶險、救災及停產(chǎn) ）物資，經(jīng)

16、中心領(lǐng)導同意、公司分管領(lǐng)導 批準后可直接通知廠家供 貨。采購部門應在收到應急物資采購計劃后，24 小時內(nèi)提交 “應急物資采購方式審批表 ”。應急物資應根據(jù)緊急情況的不同建 議采購方式，分別為網(wǎng)上公開招 標、邀請 招標、談 判或單一來源。采取邀 請招標、談判和單一來源的物 資其“采購方式審批表 ” 中應推薦供應商，并詳細說 明理由；原則上，推薦的供應商應是曾給平朔提供 過同類產(chǎn)品，且沒發(fā)生過質(zhì)量問題的供應商?！皯蔽镔Y采購方式審批表 ”經(jīng)物供中心逐 級審批，中心主任批準后可 執(zhí)行。采購方式：1、招標 文件的 編制。采購 部門應依據(jù)原物 資采購申請單擬定招標文件，招標文件須按規(guī)定的模版格式 編制，

17、招標文件的內(nèi)容應包括：報價須知、報 價書要求、遞 交報價書的地點及方式。詳細填寫的信息包括： 1）報價截止日期、 2）質(zhì)量要求、 3）交貨時間、 4）、交貨地點、 5）資質(zhì)要求、 6）付款方式、 7）采購申請編號、 8）物資名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、單位、申請單 號及使用單位等商 務條款。2、招標。各采購 部門編制招標文件完成后，網(wǎng)上公開招 標的應于當日將 編制的招 標文件在 “中國煤炭物 資供應網(wǎng) ”上發(fā)布，信息公布從 發(fā)布之日起至開 標截至時間止不低于 3 天（日歷日）。采購 人員有責任通知潛在的供 應商參與 報價。邀請 招標的應于當日將 編制的招 標文件發(fā)給邀請的供應商。3、報價及報價拆

18、封供應商應在招標公告規(guī)定的時間內(nèi)，以密封的形式，將有效報價投入相 應的報價箱內(nèi)，并通知招 標人和在 報價登記本上做好記錄。以傳真形式報價的，在規(guī)定的時間內(nèi)將報價傳給物供中心 傳真室，由專人接收、密封、填寫供應商名稱、招標編號、接收日期，并按規(guī)定分類及時投入相 應的報價箱，并通知招 標人。每個報價箱安裝兩把 鎖，由中心采購部門、供應 商管理部各拿一把 鎖的鑰匙，只能在規(guī)定時間里由以上兩部 門人員共同開箱，其它時間不允許任何人私自開箱。報價箱開啟后，中心采 購部門指派兩人與中心供 應商管理部人員共同挑選出到期的 報價書。對 到期后 報價人不足三家的，由中心采 購部主任或以上 領(lǐng)導在報 價一覽表上簽

19、 字確認決定是否延期，如延期，應將相關(guān) 報價書全部放回 報價箱。延期拆封的報價書必須有相關(guān)文字 說明并應隨采購評估單、訂單 一并報批存檔。報價書應至少有三人在 場拆封（中心采購部門一人，中心供應商管理部一人， 紀檢人員一人），報價拆封后，在場拆封人 應在每份報價書上簽字，沒有拆封人 簽字和不 夠三人簽字的報價書視為無效報價書。報價書拆封人要做好 報價書拆封后的 記錄，填寫報價一覽表并簽字。邀請招標采用一次性 報價方式，報價書拆封后，未經(jīng)批準不允許報價人再次 報價或修改 報價書內(nèi)容；經(jīng)中心采 購部門主任或以上領(lǐng)導批準后，可再次 報價或修改 報價書內(nèi)容。談判和單一貨源參照第十七條 辦理，談判結(jié)束和收到 單一供應商報價，采購員整理后做出 報價評估單，提出評估建議，然后按采購程序逐 級上報審批。報價評估單拆封簽字確認后的報價書，由采購員整理并做出 報價評估單，提出評估建議，然后按采購程序逐 級上報審批，由分管領(lǐng)導批準。報價評估單要列出報價明細、付款方式、交貨日期，及其它對確定