怎樣把秘書工作中的矛盾處理好

1、怎樣把秘書工作中的矛盾處理好 秘書工作同其他客觀事物一樣，是由一系列相互對立又相互統(tǒng)一的矛盾構(gòu)成的，只有正確認(rèn)識和把握這些矛盾，處理好它們之間的辯證關(guān)系，才能掌握秘書工作的規(guī)律，提高秘書工作的效能。 一、處理好文與武的關(guān)系 有一位首長帶文字秘書下部隊搞調(diào)查研究，看到一個連隊的戰(zhàn)士正在進(jìn)行單杠和雙杠訓(xùn)練，走到跟前便停了下來。當(dāng)他發(fā)現(xiàn)有一個戰(zhàn)士單杠第五練習(xí)動作做得不夠到位時，立即把這個戰(zhàn)士叫到身邊，指出其動作要領(lǐng)存在的問題。隨后，首長指著隨從的文字秘書說：“小王，你在連隊待過，把單杠第五練習(xí)規(guī)范地給他做一遍?！边@位文字秘書抓住單杠后像個秤碇吊在那里，怎么也上不去，戰(zhàn)士們哈哈大笑，首長也很尷尬。 秘

2、書工作具有顯著的文牘性，這一特點是伴隨秘書工作的產(chǎn)生就有的，也是秘書工作區(qū)別于其他工作的重要標(biāo)志之一，離開文字記錄、文件起草、文書管理等文牘性事務(wù)，也就失去了秘書工作的本來意義。人們習(xí)慣給秘書冠以“秀才”、“筆桿子”等雅號，也說明秘書工作的文牘性很強(qiáng)。然而軍隊秘書工作中的“文”，不是單純的“文”，而是帶有“武”的內(nèi)涵的“文”，這是由軍隊工作的性質(zhì)決定的。軍用文書既是軍事活動的記錄，又是軍事指揮的工具，必須反映軍事活動的內(nèi)容，為軍事工作服務(wù),由此可見軍隊秘書工作既有“文”的一面，又有“武”的一面，是文的形式、武的內(nèi)容，即文與武的辯證統(tǒng)一。既然如此，那么，軍隊秘書人員就應(yīng)同時具備軍人和秘書的雙重角

3、色素質(zhì)，精通“文武之道”，既要有文韜、又要有武略；既要有文才，又要有武技，說得形象些，就是要掌握“兩桿子”，即“筆桿子”和“槍桿子”，做到文武兼?zhèn)?，只有這樣，才能勝任軍隊秘書工作。 二、處理好辦事與參謀的關(guān)系 某機(jī)關(guān)有位秘書辦一些跑跑顛顛的事還可以，領(lǐng)導(dǎo)交辦之后也比較放心。但有一個缺陷就是不善于著眼全局為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，當(dāng)好參謀。有些事領(lǐng)導(dǎo)征求他的意見時，他既說不出個所以然來，也提不出合理化建議。有一次，機(jī)關(guān)空缺一個秘書處副處長的位置，常委在研究接替人選時，有人提到了這位秘書，但多數(shù)常委認(rèn)為這位秘書屬于那種辦具體事的人，能參善謀的能力比較弱，當(dāng)副處長恐怕勝任不了，這位秘書就這樣失去了提升使用的機(jī)

4、會。 軍隊秘書工作千頭萬緒，歸結(jié)起來，無非有兩大職能：辦事職能與參謀職能。軍隊秘書部門是各級軍事機(jī)關(guān)的辦事部門，其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)，諸如安排首長活動、接轉(zhuǎn)來往電話、負(fù)責(zé)公務(wù)接待、完成首長交辦的事項等，以減輕首長工作負(fù)擔(dān)，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。但是，軍隊秘書部門不僅是辦事部門，還是個特殊的參謀部門，它在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中具有重要的參謀作用，諸如在領(lǐng)導(dǎo)決策之前進(jìn)行調(diào)查研究，綜合情況，提供信息、方案和其他決策依據(jù)；起草文電，將領(lǐng)導(dǎo)決策形成文字信息，化為切實可行的政策和措施，以便貫徹落實；在決策實施過程中督促檢查，收集反饋信息，作為修正決策的參考，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策。 辦事職能是軍隊秘書工作的基礎(chǔ)和本體

5、，參謀職能主要是在辦事中體現(xiàn)出來的，離開辦事職能，軍隊秘書工作的參謀職能就不能獨立存在；參謀職能是軍隊秘書工作的靈魂和核心，是把事情辦好的關(guān)鍵所在，離開參謀職能，辦事效率不可能提高。既然如此,那么，軍隊秘書人員既要勤于辦實事又要善于當(dāng)參謀，既要樂于干小事又要注意抓大事，尤其應(yīng)把主要精力用于議大事、想全局、當(dāng)謀士上，只有這樣，軍隊秘書工作才能充分發(fā)揮參謀和助手作用。 三、處理好機(jī)密性與開放性的關(guān)系 有一位秘書，保密觀念非常強(qiáng)，到機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)文件管理以來，從未發(fā)生過失泄密問題，這一點深受領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的好評。但這位秘書不善于協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)交辦的一些事項總是丟三落四，完成不圓滿。有一次，局里讓他協(xié)調(diào)地

6、方領(lǐng)導(dǎo)到部隊參加軍民聯(lián)歡，在安排座位時，他沒有弄清楚哪一位是地方一號領(lǐng)導(dǎo)，把另一位地方領(lǐng)導(dǎo)排在了一號領(lǐng)導(dǎo)的座位上。節(jié)目演出開始后，部隊領(lǐng)導(dǎo)才發(fā)現(xiàn)這個問題，但已經(jīng)晚了。晚會結(jié)束后，部隊領(lǐng)導(dǎo)還專門為此事向那位地方一號領(lǐng)導(dǎo)作了反復(fù)解釋，這位秘書受到嚴(yán)肅批評。 秘書工作具有天然的機(jī)密性，這是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)中樞的輔助機(jī)關(guān)，掌管著大量的核心機(jī)密，是要害部門。由于軍隊秘書在各級軍事指揮機(jī)關(guān)工作，管理著各級軍事文件，參加各種軍事會議并記錄，必然了解大量的軍事機(jī)密，正因為如此，古今中外的軍事領(lǐng)導(dǎo)者在選拔任用秘書時都很慎重，要求政治上絕對忠實可靠，有很強(qiáng)的保密觀念，做到守口如瓶。另一方

7、面還必須看到，軍隊秘書部門是各級軍事機(jī)關(guān)的樞紐，是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶，其工作性質(zhì)有很大的開放性， 這種開放性主要表現(xiàn)在：秘書部門既要承上啟下、溝通信息，又要協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外，既是信息中心，又是機(jī)關(guān)的窗口，這種開放性要求軍隊秘書人員樹立開放觀念，加強(qiáng)同各方面的聯(lián)系,處理好公共關(guān)系，塑造良好的機(jī)關(guān)形象。機(jī)密性與開放性是對立統(tǒng)一的，二者不可偏廢，如果只看到機(jī)密性而忽視開放性，把自己完全封閉起來，就會脫離群眾、割斷聯(lián)系，造成信息不靈，情況不明，產(chǎn)生官僚主義和衙門作風(fēng)；反之，如果只看到開放性而忽視機(jī)密性，內(nèi)外無別、無話不談、無人不講，就會喪失警惕,泄露軍事機(jī)密，甚至付出血的代價。 四、處理好綜合性

8、與專業(yè)性的關(guān)系 某機(jī)關(guān)從所屬院校政治部宣傳處挑選了一名副處長擔(dān)任秘書工作，準(zhǔn)備試用半年后正式調(diào)入。這位副處長到機(jī)關(guān)報到后，秘書局長先后給他布置了三項任務(wù)：一個是寫一份局里黨員先進(jìn)性教育總結(jié)和整改措施；另一個是寫一個部領(lǐng)導(dǎo)在財務(wù)工作會議上的講話；還有一個是以他為主做一次大型會議的會務(wù)工作。結(jié)果這位副處長哪項任務(wù)都沒有高質(zhì)量完成好，自己提出勝任不了秘書工作，要求回到原單位。秘書局長問他為什么勝任不了秘書工作，這位副處長說：“秘書工作綜合性太強(qiáng)了，我只做過宣傳工作，素質(zhì)太單了，自己的差距太大了?！?軍隊領(lǐng)導(dǎo)工作的全局性，決定了軍隊秘書工作的綜合性。綜合性不僅指秘書工作內(nèi)容的廣泛性，更重要的是指對各種

9、情況或信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現(xiàn)象深入到本質(zhì),總結(jié)岀帶規(guī)律性的東西，這種綜合才是軍隊秘書工作的真正內(nèi)涵。但是另一方面，軍隊秘書工作又有它的專業(yè)性，這種專業(yè)性，主要是秘書業(yè)務(wù)的特殊要求，例如，軍隊秘書人員必須熟悉政策法規(guī)，會撰寫軍用公文，懂得公文處理、檔案管理、會議服務(wù)、信訪工作、法律服務(wù)、接待禮儀等知識，會使用現(xiàn)代化辦公用具,等等。要達(dá)到上述要求絕非易事，非進(jìn)行專業(yè)訓(xùn)練不可，綜合性要求軍隊秘書人員廣學(xué)博覽，具備較寬的知識面，努力使自己成為通才和雜家；專業(yè)性則要求軍隊秘書人員精通秘書業(yè)務(wù)，掌握秘書技能，努力使自己成為秘書工作

10、的行家里手。綜合性與專業(yè)性既互相對立又互相聯(lián)系，互相促進(jìn)。秘書工作的綜合性越強(qiáng)，越有利于拓寬秘書人員的知識面，有利于提高專業(yè)水平；反之，秘書人員越精通秘書業(yè)務(wù)，綜合能力就越強(qiáng)。 五、處理好被動性與主動性的關(guān)系 有一位秘書，平時工作主動性不夠強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)交代什么就干什么，有些細(xì)節(jié)不交代就不主動去干。一次，領(lǐng)導(dǎo)讓他協(xié)調(diào)一個會議，副局長提前交代的幾個環(huán)節(jié)工作都做了，只有會前預(yù)備一份首長講話稿的事沒有給他交代，這位秘書也沒有主動想一想有無遺漏的細(xì)節(jié)，結(jié)果發(fā)生了首長帶錯講話稿的事。會議開始后，首長剛念了兩句，坐在旁邊主持會議的一位領(lǐng)導(dǎo)聽著不對勁，趕緊把自己帶的一份講話稿放在了首長面前，并輕聲說：“念錯了?！?/p>

11、首長急中生智，立即改口重新圓了圓剛才念的兩句話，才勉勉強(qiáng)強(qiáng)繞了回來。真是好懸啊，幸虧主持會議的那位領(lǐng)導(dǎo)帶了一份講話稿，及時補(bǔ)臺，否則造成的不良影響可想而知。 軍隊秘書工作的從屬地位決定了它的被動性。這種被動性表現(xiàn)在兩個方面：一是秘書工作必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不能自行其是；二是隨機(jī)性的工作多，事先難以預(yù)計，雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，難以落到實處，從這個意義上說是被動的。但是這并不是說秘書工作不可能發(fā)揮主動性，實際上，秘書工作有發(fā)揮主動性的廣闊天地，例如，秘書人員必須善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，緊緊圍繞中心工作尋找主動出擊的方向；必須具有超前意識，增強(qiáng)工作的預(yù)見性和計劃性；必須勤于動腦

12、,多思善想，積極主動向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議；必須注意各種情況和資料的積累，隨時掌握準(zhǔn)確、全面、可靠的信息；等等，所有這些，都離不開秘書人員的主動性。被動性和主動性的對立統(tǒng)一,要求軍隊秘書人員在工作中既要不折不扣地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，服從領(lǐng)導(dǎo)指揮，不能鬧獨立性，甚至越權(quán)行事；又要圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖大膽工作，充分發(fā)揮主觀能動性，只有這樣，才能做到不失職、不越權(quán)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，開創(chuàng)軍隊秘書工作的新局面。 六、處理好對上負(fù)責(zé)與對下負(fù)責(zé)的關(guān)系 一次，某部一位秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示到部隊搞調(diào)查研究，征求基層單位對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意見和建議，以便更好地改進(jìn)工作。這位秘書通過問卷調(diào)查、召開座談會、個別交談等形式，收集到有關(guān)改進(jìn)機(jī)

13、關(guān)工作作風(fēng)、提高服務(wù)保障質(zhì)量、幫助解決基層困難等20多條意見、建議。然而這位秘書在上交的調(diào)查報告中，好的方面說了很多，意見建議只輕描淡寫說了幾句，根本沒有把大多數(shù)基層單位的意見反映到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。事后領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)這個問題后，問他為什么隱瞞基層單位提的意見和建議，這位秘書支支吾吾地說：“我怕問題寫多了，領(lǐng)導(dǎo)沒面子，給機(jī)關(guān)帶來不好解決的棘手問題?！鳖I(lǐng)導(dǎo)聽后大怒：“讓你下去干什么去了？這次調(diào)查研究的目的是什么？你這是對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)嗎？你這是害領(lǐng)導(dǎo)、害機(jī)關(guān)！是在幫倒忙!” 軍隊秘書工作的宗旨就是為軍隊各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，離開為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，秘書工作就失去了它存在的價值。因此，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)是軍隊秘書工作的中心，任何時候也不

14、能偏離這個中心。但是，還必須看到，秘書工作為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并不是孤立的，而是同為群眾服務(wù)聯(lián)系在一起的，正如沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書一樣，沒有群眾也就沒有領(lǐng)導(dǎo)，所以，軍隊秘書工作也是為群眾服務(wù)的。只不過這種服務(wù)是間接性的，是通過直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)來體現(xiàn)為群眾服務(wù)的，因為領(lǐng)導(dǎo)也是為群眾服務(wù)的。況且，秘書部門有相當(dāng)一部分工作是直接為群眾服務(wù)的。例如，處理群眾來信，接待群眾來訪，為機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門辦事，就是直接面對群眾工作的。人常說,秘書部門是機(jī)關(guān)的“窗口”和“門面”，也是從這個意義上說的。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與為群眾服務(wù)既相互對立又相互統(tǒng)一，不可將二者分割開來。只強(qiáng)調(diào)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)而不提為群眾服務(wù)，就會割斷領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的聯(lián)系

15、，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)就是一句空話；如果只強(qiáng)調(diào)為群眾服務(wù)而不把主要精力放在為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)上，就會偏離軍隊秘書工作中心?！皟蓚€服務(wù)”涉及軍隊秘書工作的指導(dǎo)思想問題，因而處理好二者的關(guān)系十分重要，它要求秘書人員既要為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，又要為群眾服務(wù)，把對上負(fù)責(zé)與對下負(fù)責(zé)一致起來，必須注意防止和糾正對上對下兩副面孔、媚上驕下的不良作風(fēng)。 七、處理好原則性與靈活性的關(guān)系 有一天上午9時，某機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)承辦文電傳閱的秘書收到上級一份關(guān)于做好安全穩(wěn)定工作方面的特急電報，要求立即傳達(dá)到所屬部隊團(tuán)以上領(lǐng)導(dǎo)干部，并迅速采取有效措施，防止發(fā)生影響安全穩(wěn)定的問題。一般情況下，這份電報按程序應(yīng)該先呈送一號首長，這位秘書找了兩個小時也沒

16、有找到一號首長，結(jié)果就把電報壓了下來，準(zhǔn)備午休后再繼續(xù)聯(lián)系一號首長，根本沒有想到情況緊急，一號首長不在可以先給二號首長傳閱，以免誤事。上午11時20分，上級一位首長給這個部隊的二號首長打電話詢問特急電報的傳達(dá)情況，二號首長摸不清頭腦地說：“不知道啊，我沒有看到這份電報?！鄙霞壥组L說：“你們貫徹上級指示太慢了，要作出檢査?！倍柺组L放下電話后立即找到管文件的秘書，很生氣地問他：“為什么這份電報不向我報告?”這位秘書不知怎么回答才好。事后這位秘書受到一個行政警告處分，這就是原則性與靈活性沒有處理好的表現(xiàn)。 軍隊秘書工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，而領(lǐng)導(dǎo)是制定政策的，所以，軍隊秘書工作同黨政秘書工作一樣

17、，具有很強(qiáng)的政策性，這就要求軍隊秘書要熟悉黨和國家的方針政策和法規(guī)，不能徇私情而違反政策規(guī)定，這就是軍隊秘書工作的原則性。再有，也應(yīng)當(dāng)看到，軍隊秘書人員是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的，這些日常事務(wù)紛繁雜亂、千變?nèi)f化，不可能用一個固定的模式去處理,必須從實際出發(fā)，靈活處置。特別是遇到緊急、特殊情況，往往無政策可依，無經(jīng)驗可鑒，更需要秘書人員發(fā)揮主觀能動性。軍隊秘書人員既要有原則性，又要有靈活性，二者不可偏廢。只強(qiáng)調(diào)原則性，不講靈活性，面對復(fù)雜的秘書工作現(xiàn)實，就會變得死板固執(zhí)，陷入教條主義的泥坑；只強(qiáng)調(diào)靈活性，不堅持原則性，面對各種感情糾纏和物質(zhì)誘惑，就可能喪失原則，違反政策，走上邪路，二者都是我們所反

18、對的。只有堅持原則性與靈活性的有機(jī)統(tǒng)一，才能在秘書工作中應(yīng)付各種復(fù)雜的局面，作出及時而正確的處理。 八、處理好快速度與高質(zhì)量的關(guān)系 某機(jī)關(guān)接到通知，上級首長后天要到該部隊檢查工作。由于時間緊，在給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備匯報稿時，負(fù)責(zé)匯報稿起草工作的秘書，圖省事把前年一個匯報稿的有關(guān)數(shù)字搬了過來。上級首長在聽匯報時，突然打斷說：“你們的基層單位沒有這么多吧？我原來工作的那個部隊跟你們的編制是一樣的，怎么你們的基層單位多了幾個呢？你們再核對一下?！睍螅?jīng)過認(rèn)真核對，果然基層單位的數(shù)字多了4個。原因是搬過來的那個數(shù)字是在部隊精簡調(diào)整之前,去年該部隊精簡掉4個基層單位。一個部隊的領(lǐng)導(dǎo)，連所屬基層單位有多少個都搞不清楚，這給上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一個什么樣的印象?可見，機(jī)關(guān)工作只求速度、不求質(zhì)量是絕對不行的。 軍事工作的特殊性決定了軍隊秘書工作更加強(qiáng)調(diào)一個“快”字。所謂“兵貴神速”，“時間就是勝利”，說的也是一個“快”字，任何延時誤事，都有可能給軍隊造成傷亡和損失。因此，軍隊秘書人員一定培養(yǎng)雷厲風(fēng)行、快速反應(yīng)的過硬作風(fēng)，在“快”字上狠下功夫。但這只是問題的一個方面，另一方面還必須懂得，軍隊秘書人員的筆下有千軍萬馬，在戰(zhàn)時，一字之差可能會