公司合同管理規(guī)定

1、公司合同管理規(guī)定1.1. 目的和范圍1.11.1 目的為了進一步加強合同管理，維護公司的合法權(quán)益，防范與控制合同風(fēng)險，依據(jù)中華 人民共和國合同法和有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)定。1.21.2 范圍1.2.11.2.1 本規(guī)定適用于公司及所屬分公司、各業(yè)務(wù)部門對外簽訂的各類合同、協(xié)議。1.2.21.2.2 本規(guī)定為公司統(tǒng)一的合同管理規(guī)定，各部門之前已制定發(fā)布的合同管理規(guī)定如 與本規(guī)定相沖突的，按本規(guī)定執(zhí)行。2.2.部門及其職責(zé)2.12.1 合同管理機構(gòu)及其職責(zé)2.1.12.1.1 公司的法律事務(wù)部門是公司的合同管理部門，負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作。2.1.22.1.2 公司合同管

2、理部門的主要職責(zé)： 認(rèn)真貫徹、執(zhí)行國家有關(guān)合同及合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章，依法保護本公司 的合法權(quán)益。負(fù)責(zé)制定和修訂公司合同管理制度、辦法； 負(fù)責(zé)對公司的合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；參與本單位重大合同的談判和起草工作，參加合同審查，負(fù)責(zé)對合同的合法性進行 審查，并依法提出法律意見；代表公司參加合同爭議案件的調(diào)解、仲裁和訴訟活動； 負(fù)責(zé)合同管理的日常工作；監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。 定期向公司領(lǐng)導(dǎo)報告合同簽訂、履行情況。2.22.2 各業(yè)務(wù)部門職責(zé) 負(fù)責(zé)起草、審查本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同文本； 負(fù)責(zé)對本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進行可行性研究、業(yè)務(wù)洽談、磋商，資信調(diào)

3、查、 簽約（依據(jù)授權(quán)）等工作； 負(fù)責(zé)監(jiān)督控制本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同的履行，隨時掌握所簽訂合同的履行情況;負(fù)責(zé)合同履行過程中的證據(jù)收集和有關(guān)資料的保管工作； 參加處理本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同爭議，主要負(fù)責(zé)合同爭議的協(xié)商和解，并積極 配合公司法律事務(wù)部門參與合同爭議的仲裁和訴訟活動。 建立合同管理臺賬，每季度末向公司合同管理部門報告合同簽訂和履行情況。負(fù)責(zé)本部門的合同檔案管理。3.3.術(shù)語術(shù)語定義合同指公司及所屬分公司、各業(yè)務(wù)部門以公司的名義，在生產(chǎn)經(jīng)營活動 中對外所簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。勞動合同 除外。合同標(biāo)的指合同當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)共同指向的對象。標(biāo)的可以是物。如買賣合 冋中

4、的出賣物；標(biāo)的也可以是行為和智力成果。如某項勞務(wù)或技術(shù)成果 等。重大合同指合冋標(biāo)的金額在 1010 萬元以上的合冋、或者法律關(guān)系復(fù)雜，不易把 握的合同、涉外合同、其他關(guān)系到公司重大利益的合同。合同管理指公司合同管理部門及公司所屬分公司、各業(yè)務(wù)部門對合同簽訂、履行、變更、終止、爭議處理、監(jiān)督檢查所實施的各項管理行為。4.4.合同編號合同編號xxxxxx（公司代碼）T（合同業(yè)務(wù)部門代碼）Txxxxxxxx 年 份Txxxxxx （合同序號）5.5. 工作要求5.15.1 合同簽訂5.1.15.1.1 關(guān)于合同的主體方面公司及所屬分公司、各業(yè)務(wù)部門對外簽訂的各類合同、協(xié)議應(yīng)當(dāng)以公司的名義簽訂, 不得

5、擅自以分公司或本部門的名義對外簽訂合同。訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對合同當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力、資質(zhì)資信等進 行審查，不得與不能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織或個人，或履約能力與合同要求明顯不相符 的法人簽訂合同。 公司員工未經(jīng)批準(zhǔn)或授權(quán)，不得對外簽訂合同。不得超越代理權(quán)限簽訂合同。 5.1.25.1.2 關(guān)于合同的形式方面公司對外簽訂合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。書面形式包括中華人民共和國合同法規(guī)定 的各種形式，但以信件、數(shù)據(jù)電文等形式訂立合同的，合同成立之前，合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)簽 訂確認(rèn)書。5.1.35.1.3 關(guān)于合同的內(nèi)容和文本方面5.1.3.15.1.3.1 合同條款不得有重大遺漏，合同一般應(yīng)包括以

6、下條款：當(dāng)事人的名稱、住所；標(biāo)的； 數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法；其他根據(jù)合同的種類、標(biāo)的所應(yīng)當(dāng)具備的條款。5.1325.132 合同文本中所有文字應(yīng)當(dāng)清楚、明確，具有排它性的解釋。對可能引起歧義 的文字和用語應(yīng)在合同中進行解釋。5.1335.133 合同中對方要求我方提供擔(dān)保， 或者我方要求對方提供擔(dān)保的， 應(yīng)結(jié)合具體 情況根據(jù) 中華人民共和國物權(quán)法和中華人民共和國擔(dān)保法的規(guī)定辦理擔(dān)保手續(xù)。5.1.3.45.1.3.4 合同中涉及商業(yè)秘密的內(nèi)容，如有必要應(yīng)約定保密條款，及違反保密條款的 違約責(zé)任。5.1.3.55.1.3.5 合同在簽字蓋章前，合同

7、經(jīng)辦人應(yīng)對合同最終文本進行逐條核對，防止對方 任意修改、增加、刪除合同內(nèi)容。5.1.3.65.1.3.6 公司的各類合同必須經(jīng)過相關(guān)部門審查和審批流程后，才能蓋章簽訂。 嚴(yán)禁向?qū)Ψ匠鼍呱w有我方印章的空白合同書。5.1.3.75.1.3.7 合同的末頁不得留有大段空白，空白頁應(yīng)有“此頁無正文”的說明。5.1.3.85.1.3.8 合同應(yīng)由雙方簽字蓋章；并加蓋騎縫章。5.1.3.95.1.3.9 合同簽訂后，合同正本、附件等應(yīng)及時存檔，妥善保管。嚴(yán)禁涂改、毀損合 同資料。5.1.3.105.1.3.10 送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來的電文數(shù)據(jù)資料、信函、對帳單等 資料，應(yīng)認(rèn)真保管不得遺失；

8、重要資料應(yīng)將原件和合同共同存檔保管。5.25.2 合同的履行5.2.15.2.1 合同生效后，應(yīng)當(dāng)按照合同約定，全面正確履行合同。5.2.25.2.2 合同履行中，應(yīng)隨時掌握合同的履行情況；發(fā)現(xiàn)有以下情形，應(yīng)及時中止履行, 并通知對方，依法采取相應(yīng)措施。經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化； 轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)；喪失商業(yè)信譽； 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。5.2.35.2.3 合同履行中，對方如有違約行為，應(yīng)及時提出書面意見，并注意收集、保全有 關(guān)證據(jù)。524524 遇有不可抗力等情形，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方，及時采取措施減少損失, 并注意收集、保全有關(guān)證據(jù)。5.55.5 合同變更、

9、轉(zhuǎn)讓和解除5.5.15.5.1 經(jīng)協(xié)商一致合同當(dāng)事人可以變更，補充合同。變更和補充合同應(yīng)當(dāng)采取書面形 式。5.5.25.5.2 經(jīng)協(xié)商一致合同當(dāng)事人可以解除合同。也可以依照法律和合同的約定，單方解 除合同。5.5.35.5.3 生效的合同可以依法轉(zhuǎn)讓。債權(quán)人轉(zhuǎn)讓權(quán)利，應(yīng)當(dāng)通知債務(wù)人。未經(jīng)通知，該 轉(zhuǎn)讓對債務(wù)人不發(fā)生效力。合同權(quán)利義務(wù)一并轉(zhuǎn)讓及債務(wù)人轉(zhuǎn)移義務(wù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)債權(quán)人同 意。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)收集、保管相關(guān)合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)移的證據(jù)。5.5.45.5.4 合同當(dāng)事人簽訂變更或補充協(xié)議、合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議、協(xié)商解除或單方解除合同， 均應(yīng)按本規(guī)定的要求，重新履行審查批準(zhǔn)流程。5.5.5.5.5依照合同約

10、定或依照法律規(guī)定單方解除合同，應(yīng)當(dāng)以書面形式通知對方。5.5.65.5.6 我方如接到對方解除合同的通知時，應(yīng)當(dāng)立即審查對方的理由是否合法、合 約、正當(dāng)。如有異議，應(yīng)當(dāng)以書面形式提出，如有必要可以依法請求人民法院或仲裁機構(gòu) 確認(rèn)合同的效力。5.5.75.5.7 如果因解除合同而損害了我方利益，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r請求。5.5.85.5.8 我方向?qū)Ψ桨l(fā)出的合同文件，包括通知或索賠請求等，應(yīng)要求對方簽收，或采 取適當(dāng)?shù)乃瓦_方式。如公證送達或掛號郵寄送達等方式，并妥善保存好送達回執(zhí)等證據(jù)或 書面證明材料。5.5.95.5.9 有下列情形之一的，我方有權(quán)依法解除合同。合同經(jīng)辦部門應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)

11、匯報：（一）因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）履行期屆滿之前，對方一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；（三）對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；（四）對方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；（六）法律規(guī)定的其他情形。5.65.6 合同爭議處理561561 在合同履行過程中如發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照平等和誠實信用原則，依據(jù)合 同約定和法律規(guī)定，協(xié)商解決；5.6.25.6.2 無法就爭議達成一致意見，或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時書 面告知公司合同管理部門，報告主管領(lǐng)導(dǎo)。563563 公司決定采用訴訟或仲裁方式處理的合同爭議，或?qū)Ψ疆?dāng)事人

12、提起訴訟或仲裁 的，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、爭議的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料， 連同有關(guān)證據(jù)提交公司合同管理部門，并積極配合和參與訴訟或仲裁。5.75.7 合同專用章的管理5.7.15.7.1 公司對外簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章。5.7.25.7.2 合同專用章由公司合同管理部門統(tǒng)一編號，公司所屬分公司、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng) 指定專人保管。合同專用章的使用必須有審批手續(xù)，使用登記。5.7.35.7.3 公司的業(yè)務(wù)人員不得隨身攜帶合同專用章或已蓋章的空白合同出差。特殊情況, 由公司領(lǐng)導(dǎo)特別授權(quán)。5.85.8 合同檔案管理5.8.15.8.1 公司所屬分公司、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立和健全合同

13、檔案管理制度。5.8.25.8.2 合同檔案應(yīng)當(dāng)由專人保管。5.8.35.8.3 合同資料應(yīng)當(dāng)及時歸檔。合同資料包括：合同簽訂的背景資料、合同主體的各 種資料、合同正本、附件、定單、送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)、信函、對帳單，以及雙方 業(yè)務(wù)往來電文數(shù)據(jù)資料等與合同簽訂、履行，以及合同爭議解決，包括協(xié)商和解、訴訟或 仲裁的各種資料。5.8.45.8.4 合同檔案資料未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定，不得隨意銷毀。5.95.9 合同監(jiān)督、檢查公司合同管理部門可以定期、不定期檢查公司所屬分公司和各業(yè)務(wù)部門的合同管理情 況，必要時，也可以組織由有關(guān)職能部門參加的合同檢查小組，進行專項檢查。6.6.過程描述6.16.1管理

14、流程合同洽談磋商一一合同文本起草、審查一一審批一一合同簽訂一一合同履行一一合同 變更、轉(zhuǎn)讓和解除-合同爭議處理-合同歸檔。6.26.2 流程描述6.2.16.2.1 合同洽談磋商：由合同業(yè)務(wù)部門實施，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，與合同當(dāng)事人 對方進行的，以簽訂合同為目的的協(xié)商過程。6.2.26.2.2 合同文本起草、審查：合同業(yè)務(wù)部門在與對方洽談與磋商的基礎(chǔ)上，由合同業(yè) 務(wù)部門起草或?qū)Ψ教峁┖贤谋?，?jīng)雙方交換意見后形成合同文本的過程。如屬重大合同，合同業(yè)務(wù)部門可以提請公司合同管理部門委派法務(wù)人員參與合同文本 的起草與審查，提出法律意見。623623 合同審批：指按公司合同管理的相關(guān)規(guī)定，將合同文本報送公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查 和批準(zhǔn)的過程。624624 合同簽訂：指公司授權(quán)的合同業(yè)務(wù)人員與對方合同當(dāng)事人簽訂合同的過程。625625 合同履行：指合同簽訂并生效后，合同當(dāng)事人按合同約定履行合同的全過程。6.2.66.2.6 合同的變更、轉(zhuǎn)讓和解除。合同變更，是指在合同履行過程中，為達到合同目的，合同當(dāng)事人經(jīng)協(xié)商一致而對原 合同進行的修訂和補充。合同轉(zhuǎn)讓，是指合同當(dāng)事人將合同權(quán)利和義務(wù)的部分或全部轉(zhuǎn)讓給第三人的行為。合同解除，是指在合同履行過程中，因發(fā)生合同約定或法定的事由，無法實現(xiàn)合同目 的，或無繼續(xù)履行的必要，合同當(dāng)事人單方或