工程項(xiàng)目資料登記、驗(yàn)收與歸檔辦法

1、（ 五 ） 工程項(xiàng)目資料登記、驗(yàn)收與歸檔辦法第一章 總 則第一條 為使我公司工程項(xiàng)目資料完整、準(zhǔn)確、安全保管并有效利用，根 據(jù)國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法 （檔發(fā)字 199715 號(hào)）、重大建設(shè)項(xiàng) 目檔案驗(yàn)收辦法 （檔發(fā) 20062 號(hào)）、國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)（DA/T28-2002 ）及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二章 職責(zé)劃分第二條 部門職責(zé)（ 一 ） 公司經(jīng)營(yíng)管理部門職責(zé) 負(fù)責(zé)向檔案室及時(shí)提供工程中標(biāo)項(xiàng)目信息，公司與項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽訂“項(xiàng)目 管理目標(biāo)責(zé)任書”的同時(shí)，一并簽訂“項(xiàng)目歸檔責(zé)任書” （ 附件 1） 。未提供信息， 發(fā)生漏簽項(xiàng)目，扣罰經(jīng)營(yíng)

2、管理部門負(fù)責(zé)人的兌現(xiàn)獎(jiǎng)。（ 二 ） 公司工程管理部門職責(zé)1、 負(fù)責(zé)所屬項(xiàng)目部工程項(xiàng)目資料登記的督辦工作，并負(fù)責(zé)向檔案室及時(shí)提供 工程項(xiàng)目竣工信息。2、負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料檢查與驗(yàn)收的牽頭組織工作。3、負(fù)責(zé)竣工資料齊全、 各項(xiàng)記錄數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確的審核、 簽字移交工作，對(duì)竣 工資料審核把關(guān)不嚴(yán)就簽字蓋章， 造成不可補(bǔ)救損失和未及時(shí)提供工程竣工信息、 不按期移交工程項(xiàng)目資料，扣罰工程管理部門負(fù)責(zé)人的兌現(xiàn)獎(jiǎng)。（ 三 ） 公司檔案管理部門職責(zé)1、負(fù)責(zé)匯總與掌握工程項(xiàng)目資料登記情況。2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的檢查與驗(yàn)收， 并向預(yù)算考核部門提供歸檔情況統(tǒng)計(jì)考核意 見(jiàn)，預(yù)算考核部門在未接到檔案部門的考核意見(jiàn)之前，不得計(jì)發(fā)兌

3、現(xiàn)獎(jiǎng)。3、 對(duì)符合歸檔要求的工程項(xiàng)目資料，進(jìn)行接收并歸檔； 對(duì)不符合歸檔要求的 情況，提出限期整改意見(jiàn)。4、擅自接收未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、 簽字蓋章不齊全、 不合格資料歸檔的， 扣 罰檔案管理部門負(fù)責(zé)人的兌現(xiàn)獎(jiǎng)和檔案管理人員當(dāng)月獎(jiǎng)金。（ 四 ） 項(xiàng)目部職責(zé)1、項(xiàng)目部一經(jīng)成立， 項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目總工應(yīng)提前劃定各崗位責(zé)任人的資料收 集、整理圍，提出數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間、責(zé)任要求等，并同時(shí)指定一名兼職檔案員 報(bào)公司檔案主管部門備案，填寫“項(xiàng)目檔案員登記表” （附件 2）。若因機(jī)構(gòu)調(diào)整、 人事變動(dòng)等原因應(yīng)及時(shí)對(duì)兼職檔案員予以調(diào)整。2、項(xiàng)目部兼職檔案員要把好檔案形成的第一關(guān)， 并依照工程的進(jìn)度， 即前期 準(zhǔn)備、

4、施工過(guò)程中與竣工驗(yàn)收等不同階段，做好各種文件材料的收集、整理和保 管工作，確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。第三章 工程項(xiàng)目資料登記第三條 公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)按項(xiàng)目隸屬關(guān)系做好本年度新建、在建、即將竣 工工程項(xiàng)目資料的登記工作。第四條 項(xiàng)目部自成立一周，由指定專人負(fù)責(zé)填寫天津航道局工程項(xiàng)目 資料登記表（附件 3），報(bào)公司檔案部門備案。先施工后簽定合同的工程項(xiàng)目， 待合同簽定并下發(fā)后一周進(jìn)行登記。第四章 工程項(xiàng)目資料檢查與驗(yàn)收第五條 工程項(xiàng)目所屬單位分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位項(xiàng)目部的資料歸檔工作負(fù)領(lǐng) 導(dǎo)責(zé)任，對(duì)歸檔資料的數(shù)量、質(zhì)量和“歸檔驗(yàn)收評(píng)定統(tǒng)計(jì)表”容是否齊全負(fù)核查 之責(zé)。對(duì)已竣工項(xiàng)目在未接到檔案主管部門出

5、據(jù)的 “項(xiàng)目檔案歸檔驗(yàn)收評(píng)定表” （ 附 件 4） 之前，不得簽批該項(xiàng)目的兌現(xiàn)獎(jiǎng)罰意見(jiàn)。第六條 工程項(xiàng)目資料檢查驗(yàn)收組由工程、檔案部門聯(lián)合組成，工程部門 負(fù)責(zé)人分管負(fù)責(zé)。第七條 工程項(xiàng)目資料檢查驗(yàn)收組對(duì)施工過(guò)程中或已竣工項(xiàng)目需歸檔的文 件材料進(jìn)行檢查驗(yàn)收， 檢查驗(yàn)收容見(jiàn) 天津航道局疏浚工程項(xiàng)目文件材料歸檔圍 （見(jiàn)附件 5）、天津航道局水工工程項(xiàng)目文件材料歸檔圍 （見(jiàn)附件 6）。第五章 工程項(xiàng)目資料整理第八條 遵循工程文件材料的形成規(guī)律，保持案卷工程文件材料的有機(jī)聯(lián) 系，便于檔案的保管和利用。第九條 案卷工程文件材料容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)及其管理活動(dòng)的真實(shí)情 況。第十條 工程項(xiàng)目資料整理立卷流程包括

6、分類、編號(hào)、編目、裝訂四個(gè)步驟。（一）分類：詳見(jiàn)附件 5、附件 6；（二）編號(hào)：具體指編制文件頁(yè)號(hào)。案卷有書寫容的頁(yè)面必須編寫頁(yè)號(hào)。 頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懳募谟疑辖?；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在 左上角；圖樣的頁(yè)號(hào)編寫在右上角；各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。（三）編目：具體指編制科技檔案卷目錄（見(jiàn)附件7）、編制科技檔案案卷目錄（見(jiàn)附件 8）、編制卷備考表（見(jiàn)附件 9）、編制科技檔案案卷封面（見(jiàn)附件 10）、編制科技檔案案卷脊背（見(jiàn)附件11）五項(xiàng)容。1、科技檔案卷目錄編寫要求序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 l 起，依次標(biāo)注卷文件的順序，一個(gè)文件一 個(gè)號(hào)，如1, 2, 3；文件編號(hào)：應(yīng)完整填寫文件文號(hào)或

7、圖樣的圖號(hào)或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)；責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；文件名稱：應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；日期：應(yīng)填寫文件形成日期。如：該份文件日期為 2002年1 月1日，該項(xiàng)目則標(biāo)記為： 20020101；頁(yè)次：應(yīng)填寫每份文件首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，如 1/3 ；備注 （注明原件或復(fù)印件 ） 。2、科技檔案案卷目錄編寫要求序號(hào)： 應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 l 起，依次標(biāo)注案卷順序， 每卷一個(gè)號(hào)， 如 1 ，2, 3；檔號(hào)：空項(xiàng)；案卷標(biāo)題：應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地揭示卷科技文件材料的容,主要包括項(xiàng)目名 稱及其階段的名稱等。女口： XXX工程招投標(biāo)文件（招標(biāo)書、資質(zhì)材料、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、公證書）；案卷起止日期：卷科技文

8、件材料的起止日期。如：該卷文件最早為 2001 年1 月 1 日,最晚為 2002年 10月 10日,該項(xiàng) 目則標(biāo)記為： 200100；卷數(shù)：該卷所含文件的總頁(yè)數(shù)。如：該卷所含文件的總頁(yè)數(shù)為 100,該項(xiàng)目則填寫： 100；保管期限：長(zhǎng)期； 備注：空項(xiàng)。3、卷備考表編寫要求 盒文件情況說(shuō)明：要標(biāo)明卷文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)。 如：文字材料 20 件，100 頁(yè)，照片 10，附圖 1； 整理人：項(xiàng)目部兼職檔案人員；檢查人：項(xiàng)目經(jīng)理；審核人：公司工程部門兼職檔案員； 審核部門負(fù)責(zé)人：公司工程部門負(fù)責(zé)人； 年月日：應(yīng)填寫實(shí)際完成立卷的日期； 卷備考表排列在卷文件最后。4、科技檔案案卷封面編寫要求 檔號(hào)：空項(xiàng)

9、； 檔案館號(hào)：空項(xiàng)； 縮微號(hào)：空項(xiàng)；案卷題名：即案卷標(biāo)題，要求填寫完整； 編制單位：項(xiàng)目部全稱，要求加蓋項(xiàng)目部公章； 編制日期：項(xiàng)目資料整理立卷實(shí)際日期； 保管期限：長(zhǎng)期；密級(jí)：空項(xiàng)。5、科技檔案案卷脊背編寫要求 年度、保管期限：暫用鉛筆填寫；檔號(hào)：空項(xiàng)。（四）裝訂： 1、項(xiàng)目文件材料采用分卷裝訂形式； 2、案卷不應(yīng)有金屬物；3、裝訂采用線繩三孔一線左側(cè)裝訂，孔距為8cm；4、單獨(dú)成冊(cè)、外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形 式。第十一條 聲像資料：應(yīng)附文字說(shuō)明，對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等 容逐一進(jìn)行著錄。第十二條 電子檔案：應(yīng)保存電子版施工組織設(shè)計(jì)、施工總結(jié)等重要容，連

10、同紙質(zhì)檔案一并歸檔。第六章 工程項(xiàng)目資料移交與歸檔第十三條 應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后 2 個(gè)月，經(jīng)系統(tǒng)整理分類后，及時(shí)向工 程部門移交。同時(shí)，將該項(xiàng)目需歸檔的容填寫在“項(xiàng)目檔案歸檔驗(yàn)收評(píng)定表” 一并移交。 自項(xiàng)目部移交項(xiàng)目資料后一周時(shí)間， 項(xiàng)目所屬單位工程部門負(fù)責(zé)及時(shí) 向檔案部門歸檔，雙方辦理交接手續(xù)。因客觀因素造成工程項(xiàng)目資料延期移交， 項(xiàng)目部應(yīng)以書面形式向項(xiàng)目所屬單位工程管理部門和檔案管理部門作出說(shuō)明。第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰第十四條 凡按時(shí)移交項(xiàng)目竣工檔案且符合歸檔要求的，由檔案管理部門協(xié) 同項(xiàng)目主管部門對(duì)優(yōu)秀竣工資料進(jìn)行評(píng)比，并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。第十五條 各施工項(xiàng)目竣工后，竣工資料不能按時(shí)移

11、交歸檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人年 度兌現(xiàn)獎(jiǎng)推遲到竣工資料歸檔后，憑檔案管理部門接收簽證單再行補(bǔ)發(fā)。第十六條 凡發(fā)生觸犯檔案法行為的，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還要給予行 政處分。第八章 附 則第十七條 第十八條 第十九條本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。 凡其它規(guī)定與本辦法有沖突之處以本辦法為準(zhǔn)。 本辦法自下發(fā)之日起施行。附件1項(xiàng)目歸檔責(zé)任書（封面）年 度： 項(xiàng)目名稱:依照公司 工程項(xiàng)目檔案責(zé)任制度 的規(guī)定，簽訂“項(xiàng)目歸檔責(zé)任書” 并嚴(yán)格履行。1. 責(zé)任書的主要責(zé)任人要明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)或主任工程師分管項(xiàng)目 資料工作，并配備一名專（兼）職檔案員具體負(fù)責(zé)，各單位在簽訂本責(zé)任 書的同時(shí)，將檔案員報(bào)公司檔案管理部門備案（人員如

12、有變動(dòng)及時(shí)調(diào)整補(bǔ) 報(bào)）。2. 竣工驗(yàn)收時(shí)， 應(yīng)保證所驗(yàn)收項(xiàng)目竣工資料， 符合向公司移交歸檔要 求，并按規(guī)定時(shí)間由主管部門審核合格后， 向公司檔案管理部門移交檔案。3. 項(xiàng)目竣工后， 竣工資料不能按時(shí)移交歸檔， 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人年度兌現(xiàn)獎(jiǎng) 推遲到竣工資料歸檔后，憑檔案室接收簽證單再行補(bǔ)發(fā)。4. 凡按時(shí)移交項(xiàng)目竣工檔案且符合歸檔要求的， 檔案室協(xié)同項(xiàng)目主管 部門對(duì)優(yōu)秀竣工資料進(jìn)行評(píng)比，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。5. 違反本規(guī)定，接收不齊全、不合格檔案資料歸檔的，扣罰檔案管理 部門負(fù)責(zé)人的兌現(xiàn)獎(jiǎng)和檔案管理人員當(dāng)月獎(jiǎng)金。6. 凡發(fā)生觸犯檔案法行為的，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還要給予行政 處分。本保證書一式三份， 項(xiàng)目部

13、、項(xiàng)目主管部門、 檔案管理部門各執(zhí)一份項(xiàng)目部蓋章:項(xiàng)目主管部門蓋章:項(xiàng)目行政負(fù)責(zé)人簽字:項(xiàng)目黨組織負(fù)責(zé)人簽字:項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)人簽字:檔案部門蓋章:檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字:項(xiàng)目檔案員登記表項(xiàng)目名稱:序號(hào)姓名年齡職稱參建項(xiàng)目名稱項(xiàng)目開(kāi)工/竣工時(shí)間備注天津航道局工程項(xiàng)目資料登記表項(xiàng)目名稱合同工期實(shí)際開(kāi)/ 竣工日期合同 工程量合同 工作量項(xiàng)目檔案 主管領(lǐng)導(dǎo)兼職 檔案人員項(xiàng)目地址 聯(lián)系方式項(xiàng)目部名稱（公章）：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人（簽字）：填表人:項(xiàng)目檔案歸檔驗(yàn)收評(píng)定表工程項(xiàng)目名稱：共 頁(yè)第 頁(yè)序 號(hào)名稱應(yīng)歸檔 時(shí)間歸 檔 卷 數(shù)昭 八、 片 卷 數(shù)光 盤 數(shù)量實(shí)際 歸檔 時(shí)間備 注123456項(xiàng)目主管部門意見(jiàn)

14、:歸檔評(píng)定意見(jiàn):考核兌現(xiàn)部門意見(jiàn):項(xiàng)目所屬單位分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn):序號(hào)歸檔文件備注1招標(biāo)書（招標(biāo)文件）、資質(zhì)材料、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、公證 書原件2承包、分包合同及協(xié)議、施工合同及協(xié)議、米購(gòu)材料等合同及協(xié) 議；履約保函；反擔(dān)保證書原件3工程地質(zhì)報(bào)告、水文地質(zhì)報(bào)告、踏勘報(bào)告4質(zhì)量交底、環(huán)保交底、職業(yè)健康安全交底5施工許可證、開(kāi)工報(bào)告、航行通告原件6施工預(yù)算、施工組織設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)圖紙、重大的設(shè)計(jì)變更與洽商7項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書、項(xiàng)目考評(píng)結(jié)果8我方與業(yè)主及監(jiān)理就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、造價(jià)、索賠、項(xiàng)目 重大增減、設(shè)計(jì)變更等事宜的業(yè)務(wù)聯(lián)系單、對(duì)外聯(lián)系函件及其它 技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要原件9測(cè)量技術(shù)總結(jié)、測(cè)定報(bào)告、船

15、上報(bào)的施工旬報(bào)表、施工日志、簡(jiǎn) 報(bào)10竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（竣工圖、竣工結(jié)算、決算清單、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表）原件11竣工工程項(xiàng)目情況一覽表原件12工程總結(jié)13被評(píng)為局級(jí)優(yōu)質(zhì)優(yōu)效工程、優(yōu)秀文明經(jīng)理部、優(yōu)秀施工組織設(shè)計(jì)和施工預(yù)算、優(yōu)秀工程總結(jié)、優(yōu)秀測(cè)量成果的評(píng)比材料14聲像資料（包括施工照片）15電子檔案（包括施工組織設(shè)計(jì)、施工總結(jié)）序號(hào)歸檔文件備注一、按期向檔案部門歸檔的容1招標(biāo)書（招標(biāo)文件）、投標(biāo)文件、工程合同和設(shè)計(jì)圖紙、中標(biāo)通知書、公證書原件2踏勘報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)（施工方案）、施工設(shè)計(jì)變更文件和 圖紙，施工預(yù)算3開(kāi)工報(bào)告、竣工報(bào)告（包括浚前圖、竣工圖、驗(yàn)收表、工程 量計(jì)算書）、重大事件報(bào)告原件4施工月

16、報(bào)、工程協(xié)調(diào)會(huì)議文件5竣工工程項(xiàng)目情況一覽表原件6工程總結(jié)、測(cè)量技術(shù)總結(jié)、測(cè)定報(bào)告、施工日志、施工周報(bào)、技術(shù)交底資料7對(duì)外聯(lián)系單、各種對(duì)外聯(lián)系函件原件8新材料、新工乙、新技術(shù)、新設(shè)備的 四新 工乙總結(jié)材料9項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)責(zé)任書及項(xiàng)目考評(píng)結(jié)果10被評(píng)為局級(jí)優(yōu)質(zhì)有效工程、優(yōu)秀文明項(xiàng)目經(jīng)理部、優(yōu)秀施工 組織設(shè)計(jì)和施工預(yù)算、優(yōu)秀工程總結(jié)的評(píng)比材11工程結(jié)算單原件二、按期向業(yè)主單位提交的項(xiàng)目資料（一） 竣工 綜合 資料1、工程竣工說(shuō)明2、開(kāi)工報(bào)告3、竣工報(bào)告、竣工圖紙4、工程交工驗(yàn)收證書5、工程竣工數(shù)量清單&工程結(jié)算清單或文件7、工程施工合同、協(xié)議8、有關(guān)工程工期、造價(jià)及項(xiàng)目重大增減的文件、紀(jì)要序號(hào)歸檔文件備注（二） 技術(shù) 綜合 資料1、圖紙會(huì)審記錄2、設(shè)計(jì)變更通知單3、工程更改洽商單4、工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單5、施工基線、水準(zhǔn)點(diǎn)驗(yàn)收記錄6施工過(guò)程報(bào)驗(yàn)單及驗(yàn)收記錄7、主要施工記錄8、沉降、位移觀測(cè)成果等（三） 試驗(yàn) 檢測(cè) 資料1、原材料出廠合格證、出廠試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告2、原材料抽檢試驗(yàn)資料3、施工過(guò)程中的平行試驗(yàn)檢測(cè)資料4、第三方試驗(yàn)抽檢資料及其它試驗(yàn)檢測(cè)資料（四） 質(zhì)量 檢驗(yàn)