公文中若干事物和概念的特殊表達(dá)要求

1、公文中若干事物和概念的特殊表達(dá)要求1 .時間的表達(dá)第一，除了不必或不允許（如保密的需要）精確表達(dá)之外，必須確切地表達(dá)時 問，要完整地標(biāo)明年、月、日，特殊時需要標(biāo)出時、分。第二，避免使用“今年” “明天” “本月” “即日”等需借助其他時間概念 才能準(zhǔn)確理解的時間代詞。第三，禁止使用“上月以前”、“去年之后”等一類不易劃定界線的詞語。第四，年份一律使用全稱，如1985年不得寫成85年，如需有關(guān)歷史年號時， 先寫公歷年份，再次歷史年號置于圓括號內(nèi)。2 .空間的表達(dá)第一，表示地方的專用名詞中，城市、地區(qū)、縣、鄉(xiāng)等名稱第一次出現(xiàn)在文 中時，如屬于國外的應(yīng)冠以國別，屬于國內(nèi)的應(yīng)冠以所屬省、自治區(qū)、直轄市

2、的 名稱。第二，所有國名、地名均應(yīng)使用國家公布的標(biāo)準(zhǔn)名稱（包括標(biāo)準(zhǔn)譯名），一般 不使用別稱，國內(nèi)地名不用簡稱。第三，除出于特殊需要（如保密等）或表達(dá)對象在文中無重要和必要意義時之 外，公文中的空間概念大都需精確表達(dá)。第四，慎重使用表示處所的代詞（這里，那里等）以防止誤解或費解。3 .職務(wù)、姓名的表達(dá)第一，各種職務(wù)、姓名應(yīng)用全稱。第二，當(dāng)一個人物擔(dān)負(fù)多種職務(wù)時，只列出與文件內(nèi)容有關(guān)的。第三，列出一個人物的兩個或兩個以上職務(wù)時， 國內(nèi)的應(yīng)按先黨內(nèi)、后黨外， 由大至小排序，國外的應(yīng)尊重對方習(xí)慣或雙方的需要。第四，國外人士的姓名、職務(wù)應(yīng)以新華社公布的標(biāo)準(zhǔn)譯名為準(zhǔn)， 如無標(biāo)準(zhǔn)譯 名應(yīng)注意在所有有關(guān)文件中

3、使用同一譯名， 譯名之后一般應(yīng)用圓括號注明其外文 名稱。第五，若干人物的姓名需同時并列出現(xiàn)在文件中時， 應(yīng)按一定標(biāo)準(zhǔn)排序。如 職務(wù)高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規(guī)定順序、與事情相關(guān)的程度、歸屬 （屬何國、 何單位）等均可構(gòu)成排序的標(biāo)準(zhǔn)。4 .數(shù)量的表達(dá)第一，除在特殊情況下（如無必要或不具備條件）使用約數(shù)、概數(shù)外，公文中 的數(shù)目概念應(yīng)用確數(shù)（0至無窮數(shù)的基數(shù)、整數(shù)前加“第”字的序數(shù)，以數(shù)學(xué)用 語“幾分之幾”和“百分之幾”表示的分?jǐn)?shù)、整數(shù)后加“倍”字的倍數(shù)）表示。第二，表示增加時用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時則只用分?jǐn)?shù)而不用倍數(shù)。如： 可以說“增加了二倍”而不能說“減少了二倍”。第三，在“增加、提高、上升、

4、擴(kuò)大”或“減少、降低、縮小”等詞語后面 有“到、至、為"等字樣的句式，與后面帶“了”或不帶“了”字的句式相比， 其語義差別很大，在使用時務(wù)必不要錯用。第四，若需用“以上” “以下”等詞表示數(shù)字分界時，為使界限的劃分清晰 準(zhǔn)確，應(yīng)以各種方式注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。第五，注意數(shù)詞“兩”的使用?！皟伞辈荒茏餍驍?shù)，也不能用以表達(dá)沒有零 頭的多位數(shù)（如，不將“十二”說成“十兩”，而有零頭的“二萬五千里長征” 卻可改稱“兩萬五千里長征”）。第六，名量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計量單位和國家公布的中文 名稱。如文中必須出現(xiàn)歷史上使用的、外國使用的或地方性的單位（如石、斗、英寸、磅、普特等）時應(yīng)

5、折算成國家法定計量單位并加以說明。第七，使用復(fù)合量詞（如人次、秒立方米等）時，如詞語是不常使用的，應(yīng)加 注簡要的說明。第八，表示數(shù)量時一般應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字， 特殊情況下用漢字。同一文件中 同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。5 .范圍的表達(dá)范圍在這里實際上是指事物的界限，這個界限可以從量的方面規(guī)定或反映一 個事物的性質(zhì)或狀態(tài)。在使用上述詞語時應(yīng)注意：（1）當(dāng)事物是被全面肯定或否定時，才能用表示全部的詞語，稍有保留或無 法最終確定時只能用表示部分的詞語。（2） 公文中表示部分時，常要求精確，此時應(yīng)使用詞義精確的詞語。（3） 不能在一個語句中同時出現(xiàn)表示全部或部分的詞語。（4） 前后句子中出現(xiàn)的表示范圍

6、的詞語不能自相矛盾。6 .程度的表達(dá)在公文中常需對肯定或否定的程度加以表述， 這時務(wù)求得體，即注意把握分 寸。公文中作這種表達(dá)時，大都是直言式的，不含糊其辭，不繞圈子，不搞旁敲 側(cè)擊。當(dāng)然這并不排除在特殊場合對己方的意見以委婉一些的提法說出，這時， 應(yīng)注意留有一定的余地，特別是自己所作的肯定或否定僅僅是針對一些只具有可 能性的事物時更應(yīng)如此。7 .語氣、神態(tài)的表達(dá)公文表達(dá)的正確有效還有賴于語氣得體， 神態(tài)自然貼切。如語氣不對或神態(tài) 的強(qiáng)弱緩急出了格，那么也會影響閱文者對語義的正確理解， 影響文件效用的正 常發(fā)揮。(1) 陳述語氣。公文中的基本語氣是平直而堅定不移的陳述語氣，以有效地 敘事說理。(2) 祈使語氣。公文中常要表達(dá)一些主張，要求對方做某些事情或制止、禁 絕對方做某些事情，這時的語氣自然是祈使語氣。根據(jù)這些主張性質(zhì)的不同，具 體神態(tài)有剛?cè)峋徏敝畡e。其中表示命令、訓(xùn)誡的，語氣強(qiáng)烈，神態(tài)嚴(yán)厲，無可置 疑；表示請求希望的，則語氣稍緩，神態(tài)有勸慰、商洽、召喚等分別。(3) 疑問語氣。公文中有時也需提出一些疑問請對方回答，征詢其意見或反 映，有時