XX公司公文管理制度

1、公文治理制度第一章總那么第一條 為進(jìn)一步增強(qiáng)公司的公文治理,嚴(yán)格公文處理 程序,提升公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效,明確公文承辦要求,實(shí)施公文 治理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,特制定本制度.第二章公文處理原那么第二條公司公文是實(shí)施治理、處理公務(wù)的具有特定效 力和標(biāo)準(zhǔn)格式的公務(wù)文書,是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答 復(fù)問題,指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具.第三條 公文處理包括公文擬制、辦理、治理、立卷歸 檔等一系列銜接有序的工作.第四條公文處理應(yīng)根據(jù)行文要求和公文處理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行, 做到準(zhǔn)確、及時(shí)、平安、保密 .第五條行政部是公司公文處理的治理部門,負(fù)責(zé)公文 收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作.第三章公

2、文種類第六條 常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、 通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等.一決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)重大行為做由安排,用“決定；經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決 議.二意見：用于對(duì)組織工作重要問題提由見解和處理 方法.三通知：用于傳達(dá)上級(jí)部門指示,要求下級(jí)部門辦 理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng) .四通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、 交流重要情況.五報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、 提由建議用“報(bào)告；向上級(jí)部門請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng) 示.六規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有 約束力的行為標(biāo)準(zhǔn).七函:是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬

3、 關(guān)系的有關(guān)主管部門提由請(qǐng)求的公文.八會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求 全公司共同遵守執(zhí)行.第四章公文格式和行文規(guī)那么一公文用紙幅面及版面尺寸1.公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB/T 148中規(guī)定的A4型紙,其成品幅 面尺寸為：210mm X297mm.2.公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^上白邊為：37mm 1mm ,公文用紙 訂口左白邊為:28mm 1mm ,版心尺寸為： 156mm x 225mm不含頁碼.二公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色.三排版規(guī)格與印制裝訂要求1 O排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋字,一般每面排22行,每行排28個(gè)字.2.制版要求版面干凈無底灰,字

4、跡清楚無斷劃,尺寸標(biāo)準(zhǔn),版心 不斜,誤差不超過 1mm.3.印刷要求雙面印刷；頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm,黑色油墨應(yīng)到達(dá)色譜所標(biāo)BL100 %,紅色油墨應(yīng)到達(dá)色譜所標(biāo)Y80%, M80 %.印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無 斷劃.4.裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁.包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整、不空.兩頁頁碼之間誤差不超過4mm.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處,允許誤差 4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂.裁切成品尺寸誤差土 1mm ,四角成90 ,無毛茬或缺損.四公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)那么組成

5、公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三局部.置于公文首頁紅色反線寬度同版心,即 156mm以上的 各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線不含以下至主題詞不含 之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版 記.1 O眉首1公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制假設(shè)干份時(shí)每份公文的順序編號(hào).如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào),用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行.2秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí),用 3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保 密期限,用3號(hào)黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,秘密等級(jí)和保密期限之間用“隔開.3 緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度,用 3號(hào)黑體字,

6、頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí) 與緊急程度,秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行.(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由公司全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱后面加“文件組成,即“廣東金晶能源股份文件或“廣東金晶公司文件；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)公司全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱.發(fā)文 機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字,用紅色標(biāo)識(shí).字 號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原那么酌定,但最大不能等于或 大于 22mm xi5mm.(5)發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由公司代字、年份和序號(hào)組成.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo) 識(shí)下空2行,用3號(hào)仿宋體字,居中排布；年份、序號(hào)用 阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)

7、識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號(hào)括入；序號(hào)不編虛位(即1不編為001 ),不加“第字.公司對(duì)第三章提及的常用公文發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一規(guī)定如下 ： 決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、規(guī)定等下行文以 及對(duì)外發(fā)送的文件一律用粵金晶0XX號(hào),請(qǐng)示、函等上行文以及平行文一律用粵金晶函0號(hào),會(huì)議紀(jì)要一律用粵 金晶紀(jì)0號(hào).發(fā)文字號(hào)之下 4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(6)簽發(fā)人公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè).發(fā)文字號(hào)居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空 1字；簽發(fā)人用3 號(hào)仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào),冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名.如有多個(gè)簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人姓名從第 2行起

8、在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按 發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm .2.主體(1 )公文標(biāo)題紅色反線下空2行,用2號(hào)小標(biāo)宋體字,可分一行或 多行居中排布；回行時(shí),要做到詞意完整,排列對(duì)稱,間距 恰當(dāng).(2)主送部門標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用 3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí),回行 時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送部門名稱后標(biāo)全角冒號(hào).如主送 部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí),應(yīng)將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標(biāo)識(shí)方法同抄 送.(3)公文正文主送部門名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格數(shù)字、年份不能回行.(4)附件公文如有附件

9、,在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件,后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱.附件如有序號(hào)使 用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件： 1.xxxxxj；附件名稱后不 加標(biāo)點(diǎn)符號(hào).附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上 角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件,有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序 號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致.如附件與公文正文不能一起裝 訂,應(yīng)在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其 后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào)).(5)成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零寫為“0 ；成文時(shí)間 的標(biāo)識(shí)位置見下文.(6)公文生效標(biāo)識(shí)a.單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間.成文時(shí)間右空 4字;加蓋印章應(yīng)上距正文 2m

10、m-4mm ,端正、居中下壓成文時(shí)間 ,印章用紅色.當(dāng)印章下弧無文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓 在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中央線壓在成文時(shí)間上.bo聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應(yīng)將成文時(shí)間拉開, 左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí) 間,印章用紅色.只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整潔.兩印章之間不相交或相切,相距不超過 3mm.當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋 3個(gè)以上印章時(shí),為預(yù)防由現(xiàn)空白 印章,應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時(shí)間和 正文之間.主辦機(jī)關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超生版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中

11、 排布；印章之間互不相交或相切,在最后一排印章之下右 空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間.c.特殊情況說明當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí),應(yīng)采 取調(diào)整行距、字距的舉措加以解決,務(wù)使印章與正文同處 一面,不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文的方法解決(7)附注公文如有附注,用 3號(hào)仿宋體字,居左空 2號(hào)字加圓 括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行 .3.版記(1 )主題詞主題詞用3號(hào)黑體字,居左頂格標(biāo)識(shí),后標(biāo)全角冒號(hào) 詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空 1字.(2)抄送公文如有抄送,在主題詞下一行；左空 1字用3號(hào)仿 宋體字標(biāo)識(shí)“抄送,后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送部門對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送部門后標(biāo)句號(hào).如主送部門 移至主題

12、詞之下,標(biāo)識(shí)方法同抄送部門.(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行 位置;用3號(hào)仿宋體字.印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)時(shí)間右空 1字.印發(fā)時(shí)間以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí).(4)版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心.(5 )版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁,版記的最后一個(gè)要素置于 最后一行.4.頁碼用4號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字在頁面底部居中標(biāo)注頁碼,空白頁 和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼.第五章行文規(guī)那么第八條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用.第九條行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要確 定.第十條 各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問 題、審批事項(xiàng)外,一

13、般不得向控 參股企業(yè)正式行文.除 行政部外,其他部門不得對(duì)外正式行文.第十一條“請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得 抄送其下級(jí)單位.第十二條“報(bào)告或其他文種不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng).第六章發(fā)文辦理第十三條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程,包 括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等 程序.第十四條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：一符合法律、法規(guī)及市集團(tuán)有關(guān)規(guī)定.如提由新的 規(guī)定、方法、制度等,要切實(shí)可行并加以說明.二情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn), 條理清楚,直述不曲,字詞標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短.三公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、公司的職權(quán)和

14、與 主送單位的行文關(guān)系確定.四擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)表達(dá)緊急的原因,并根據(jù)實(shí) 際需要確定緊急程度.五人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確.引用公文應(yīng)當(dāng)稱 引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào).引用外文應(yīng)當(dāng)注明文中含義.日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日.六結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、,第二層為“一,第三層為“1、,第四層為“1 .七應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位 .八文內(nèi)使用非標(biāo)準(zhǔn)化簡稱,應(yīng)領(lǐng)先用全稱并注明簡 稱.九公文中的數(shù)字,除成文日期、局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作 為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字.第十五條 公文送公司總經(jīng)理簽發(fā)前 ,應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn) 行審核.審核的重點(diǎn)是：是否

15、確需行文,行文方式是否妥 當(dāng),是否符合行文規(guī)那么和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是 否符合本方法的規(guī)定等.第十六條以公司名義制發(fā)的公文,由總經(jīng)理審批后簽 發(fā).第十七條 公文正式印發(fā)前,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重 點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附加材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)等.經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審.第七章收文辦理第十八條 收文辦理指對(duì)公司收到的公文的辦理過程 包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序.第十九條收到需要辦理的公文,行政部應(yīng)進(jìn)行審核.審核的重點(diǎn)是：屬何部門辦理 ；是否符合行文規(guī)那么；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或 企業(yè)職權(quán)

16、的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式 是否標(biāo)準(zhǔn).第二十條 經(jīng)審核,對(duì)符合本方法規(guī)定的公文,行政部 應(yīng)及時(shí)提由擬辦意見送總經(jīng)理批示后,交有關(guān)部門辦理, 需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門.緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限.第二十一條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理, 不得延誤、推諉.緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困 難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明.對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者 不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回行政部并說明理由.第二十二條收到集團(tuán)下發(fā)或交辦的公文,由行政部提 由擬辦意見,送總經(jīng)理批示后辦理 .第二十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng), 主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商 ；如

17、有分歧,主辦部門負(fù)責(zé) 人要由面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定.第二十四條 審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批 人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知.第二十五條 交有關(guān)部門辦理的公文,由行政部負(fù)責(zé)催 辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重要催辦,一般公 文定期催辦.第八章公文歸檔第二十六條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案治理規(guī)定, 及時(shí)整理立卷、歸檔.個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文 .第二十七條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理立卷,要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映公司的主要工作情況,便于保管和利用.第二十八條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向行政部移交.第二十九條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張 和字跡材料應(yīng)符合存檔要求.第九章公文治理第三十條 公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用 印、歸檔和銷毀.第三H一條 行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司的公文處理的有 關(guān)制度.第三十二條 集團(tuán)或上級(jí)單位的公文,除絕密級(jí)和注明 不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以翻印.翻印時(shí),應(yīng) 當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍.第三十三條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí) ,應(yīng)當(dāng)加 蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證實(shí)章.第三十四條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止,視作