ERP環(huán)境下銷售與收款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制

1、ERP環(huán)境下銷售與收款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部限制1銷售作為企業(yè)利潤和現(xiàn)金流量的直接源泉, 其治理質(zhì)量直 接影響企業(yè)生存和開展.銷售治理模塊是ERP系統(tǒng)集成的重要組成部 分,是處理企業(yè)與客戶之間業(yè)務(wù)的接口. 企業(yè)期望通過銷售治理模塊 和功能貫徹以客戶為中央的理念, 優(yōu)化企業(yè)銷售治理流程,提升銷售 治理的水平.研究ERP系統(tǒng)下銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部限制,對于 ERP 應(yīng)用企業(yè)、開發(fā)企業(yè)具有普遍意義.本文以業(yè)務(wù)流程為線索,探討 ER卿境下銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部限制.ER卿境下銷售與收款業(yè)務(wù)是以業(yè)務(wù)員爭取到客戶為觸發(fā)點(diǎn),經(jīng)過主管人員的賒銷批準(zhǔn),根據(jù)ERP系統(tǒng)設(shè)定的銷售價(jià)格錄入訂單,依據(jù)訂 單到配送站倉庫請求供貨,在

2、合理安排貨物供給后,配送站倉庫主管 開具出庫單,發(fā)出貨物給客戶.以出庫單為觸發(fā)點(diǎn),系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)貨過 賬,記錄分期收款發(fā)出商品,生成虛擬銷售發(fā)票,在財(cái)務(wù)核算模塊中 分類匯總,由總部財(cái)務(wù)部門申報(bào)稅金,再由銷貨業(yè)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員 對虛擬發(fā)票過賬,并催收貨款、進(jìn)賬,清理應(yīng)收賬款.銷售與收款業(yè)務(wù)流程中的主要憑證和會(huì)計(jì)記錄包括客戶訂貨單、銷售單、發(fā)運(yùn)憑證、銷售發(fā)票、商品價(jià)目表、款項(xiàng)通知單、應(yīng)收賬款明細(xì) 賬、主營業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬、折扣與折讓明細(xì)賬、匯款通知書、現(xiàn)金日 記賬和銀行存款日記賬、壞賬審批表、轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證等.無論 在手工業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,還是在基于信息技術(shù)的治理信息系統(tǒng)中, 上述憑 證和會(huì)計(jì)記錄都會(huì)根據(jù)

3、企業(yè)的具體需要設(shè)計(jì)成不同的形式,或者根據(jù)需要進(jìn)行合并、簡化. 作文/zuowen/在ERP系統(tǒng)中,局部憑證和記錄應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行重新設(shè)計(jì), 通過采用適合ERP系統(tǒng)特點(diǎn)的形式,簡捷、高效地達(dá)成各種憑證和記 錄存在目的.例如,在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,局部內(nèi)部憑證的聯(lián)次設(shè)計(jì)目 的,在ERP系統(tǒng)中可以利用信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性, 通過由擁有不同權(quán)限 的人員聯(lián)簽一個(gè)文件記錄的形式來達(dá)成.這樣,既能防止憑證多聯(lián)次 造成的傳遞流程繁瑣、冗長、效率低下,又能堵塞憑證多聯(lián)次造成的 舞弊漏洞.再如,手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的憑證連續(xù)編號限制程序,在 ERP 系統(tǒng)中被相應(yīng)設(shè)計(jì)成編號授權(quán)使用范圍和斷號治理兩項(xiàng)限制內(nèi)容.一、接受客戶訂

4、單該業(yè)務(wù)活動(dòng)流程首先由客戶提出訂貨要求, 然后根據(jù)客戶訂貨要求編 制銷售單,最后,對銷售單進(jìn)行審批.對銷售單中各項(xiàng)銷售要素的審 核過程是對該筆銷售交易的認(rèn)可過程,也是對該筆銷售交易的限制過 程.為了驗(yàn)證該業(yè)務(wù)中客戶的真實(shí)性、商品價(jià)格、種類、規(guī)格的正確 性以及銷售商品數(shù)量的可接受性,ERP系統(tǒng)通常設(shè)有銷售治理模塊, 進(jìn)行銷售治理和限制.銷售單一般是進(jìn)入銷售治理系統(tǒng)的第一張單據(jù), 銷售單審批內(nèi)容包括對銷售產(chǎn)品種類、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、客戶、賒 銷額度、信用政策等,是銷售的關(guān)鍵內(nèi)部限制環(huán)節(jié).對銷售單實(shí)施有 效內(nèi)部限制,可以保證銷售業(yè)務(wù)的真實(shí)性、估價(jià)的正確性,也有利于 保證后續(xù)數(shù)據(jù)的正確性. 論文網(wǎng)為保

5、證內(nèi)部限制程序的有效實(shí)施, 在ERP系統(tǒng)環(huán)境下,應(yīng)統(tǒng)籌考慮符 合內(nèi)部限制要求的責(zé)任分工；價(jià)格的制定權(quán)限、客戶名單的治理權(quán)限 和銷售單的編制權(quán)限必須分開,由具有相應(yīng)授權(quán)的獨(dú)立部門和人員分 別執(zhí)行,銷售工程主管應(yīng)有特別處理權(quán)；ERP系統(tǒng)內(nèi)的價(jià)格制定和調(diào) 整、客戶名單的修改和增加必須附有相關(guān)批準(zhǔn)文件；獨(dú)立檢查與評價(jià) 中應(yīng)有嚴(yán)格的流程治理制度和責(zé)任治理制度；應(yīng)獨(dú)立評價(jià)流程治理制 度和責(zé)任治理制度在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的執(zhí)行效果.在ERM境下,系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的銷售業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序, 并且這種程序 可以在ERP系統(tǒng)定制.應(yīng)內(nèi)置的批準(zhǔn)程序包括符合企業(yè)銷售政策的業(yè) 務(wù)批準(zhǔn)程序和不符合企業(yè)銷售政策的業(yè)務(wù)的特殊批準(zhǔn)權(quán)限授

6、權(quán).符合企業(yè)銷售政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序包括銷售客戶審批和銷售價(jià)格政策審 批.在程序的內(nèi)部審核機(jī)制上,應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的單據(jù)完整性檢查,審核 工程不完整的銷售單將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟； 在審核銷售商品的品種、 規(guī)格和數(shù)量時(shí),應(yīng)充分利用ERP的集成性,調(diào)用生產(chǎn)制造和進(jìn)銷存等 模塊的信息,設(shè)置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報(bào)警機(jī)制,防止給企 業(yè)造成信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上的損失.二、批準(zhǔn)賒銷信用賒銷信用的治理包括兩局部內(nèi)容,一是制定賒銷額度,指根據(jù)對客戶 的調(diào)查,針對每個(gè)客戶制定賒銷額度；二是日常賒銷治理,包括對銷 售業(yè)務(wù)賒銷額度的比擬和超出賒銷額度的銷售的特殊批準(zhǔn). 為了降低 壞賬風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)明確各部門、人員的責(zé)任分工.其一,銷售業(yè)務(wù)與信用 檢查、信用額度確定是不相容業(yè)務(wù),不能由同一人負(fù)責(zé),以切實(shí)防止 銷售人員為擴(kuò)大銷售而使企業(yè)承受不適當(dāng)?shù)男庞蔑L(fēng)險(xiǎn).其二,應(yīng)分級設(shè)置批準(zhǔn)賒銷信用的權(quán)限,并在程序中設(shè)置操作權(quán)限,不同信用額度 的賒銷由不同層次的治理人員審批.論文網(wǎng)應(yīng)在ERP系統(tǒng)中內(nèi)置客戶信用額度比擬和報(bào)警機(jī)制,同時(shí),內(nèi)置完整的信用額度標(biāo)準(zhǔn)體系