會議室服務(wù)流程

1、會議室效勞流程會議室效勞的三個階段A/會議前的準(zhǔn)備B/會議中效勞C/會議后清理檢查一、會議前的準(zhǔn)備工作：1、根據(jù)會議通知單與銷售人員確定會議名稱、時間、人數(shù)、形式、會議聯(lián)系人、聯(lián)系人 、結(jié)賬方式及會議要求.2、根據(jù)會議通知單布置會場,通知工程人員調(diào)試音響、燈光、投影儀設(shè)備,保證設(shè)備的 正常、高質(zhì)量的運(yùn)行.懸掛橫幅,張貼、擺放宣傳物品,預(yù)防因操作不當(dāng)而對會場設(shè) 施、設(shè)備的損壞.3、按會議客人的要求購置鮮花及茶歇等物品.4、根據(jù)會議單要求提供會議所需用的物品并擺放好,清理并檢查,與會議負(fù)責(zé)人確認(rèn).二、會議中的效勞程序會議開始前：1、根據(jù)會議時間提前一小時到場開窗通風(fēng),20分鐘后關(guān)窗,開空調(diào)并調(diào)到適

2、宜的溫度冬季21度、夏季26度.把燈調(diào)試到適宜的光源,開啟音響設(shè)備.2、準(zhǔn)備好會議中的各項效勞用具開水、茶葉、紙巾、熱毛巾等.3、準(zhǔn)備妥當(dāng)后,效勞員應(yīng)站在會議室門口或樓梯口迎領(lǐng)來賓,并禮貌問候.特別關(guān)注主席臺客人,應(yīng)要求提供茶水、飲料、毛巾或點心等效勞.4、引領(lǐng)中,效勞員要注意會務(wù)組人員,并主動介紹自己,征求客人意見,觀察其坐位 置,方便與其聯(lián)系.會議進(jìn)行中：1、會議開始后,效勞員應(yīng)及時關(guān)閉會議室門.2、效勞員為客人斟茶倒水,倒水時要注意不要太滿以杯的七至八分滿為宜.一人斟水先從主席臺主要領(lǐng)導(dǎo)依次斟倒,端放茶杯動作不要過高更不要從客人肩部和頭上越過,不要不端茶杯直接倒水或把杯蓋扣放桌上.續(xù)水,

3、一般在活動進(jìn)行15-20分鐘后進(jìn)行要隨時觀察會場用水情況,如領(lǐng)導(dǎo)喝水看其 飲水時杯子傾斜的幅度.續(xù)水時瓶口要對準(zhǔn)杯口,不要把瓶口提得過高,以免濺出杯外.如不小心把水灑在桌上要及時用小毛巾擦去.效勞員在倒、續(xù)完水后要把杯蓋蓋上.注意,切不可把杯蓋扣放在桌面或茶幾上.順序：開會倒茶從右邊開始領(lǐng)導(dǎo)先順時針順序進(jìn)行,要側(cè)身位從客人右邊倒,主席 臺一定要從客人背后加水.會議加水時間一般要選擇在會議開始前5分鐘左右.3、會議進(jìn)行中,效勞員應(yīng)站立效勞,注意觀察客人需要,為客人指引衛(wèi)生間,吸煙區(qū)等.如客人需要傳話或傳送紙條,要輕聲問清楚,以免誤傳.4、隨時注意會場內(nèi)溫度和音響效果,如有不當(dāng),應(yīng)及時通知工程部來

4、調(diào)整、維修.與會人員如有增減,應(yīng)及時更換茶具并為客人添加茶水.保持會場周圍的安靜5、會議休息間歇,效勞員應(yīng)預(yù)防與會無關(guān)人員入內(nèi),保證會議平安.如有茶歇,按茶歇標(biāo)準(zhǔn)效勞.會議結(jié)束：1、效勞員翻開會議室門,站立與門口,微笑的與客人辭別,并提醒客人帶好隨身物品.2、會議客人根本離開后,效勞員應(yīng)檢查會場內(nèi)有無客人的遺留物品,如有應(yīng)及時尋找失主.檢查設(shè)備用品有無短缺損壞,如有應(yīng)按相關(guān)規(guī)定處理.3、及時關(guān)閉電器設(shè)備,關(guān)閉照明、空調(diào).開窗通風(fēng)換氣.4、通知銷售人員會議結(jié)束時間.將會議費用匯總,請會務(wù)組人員簽字確認(rèn)后,到前臺入賬.三、會議后清理檢查工作1、清理會場垃圾,2、將茶具、毛巾分類整理,及時清洗、消毒

5、.做好會議室衛(wèi)生,地面,桌椅、窗臺、茶水間等.3、檢查空調(diào)、燈、電器等,確認(rèn)關(guān)閉,并關(guān)閉會議室電源.4、填寫會議效勞單,交客房領(lǐng)班歸檔.5、檢查門窗,并關(guān)好門窗,把會議室鑰匙交前臺保管.附表格會議效勞通知單會議單位:會議日期地點出席人數(shù)價格_月_日-_月_日人/天元/天會議具體時間我們提供以下效勞,在所需工程打1、提供茶水效勞2、提供紙和筆口3、POP水牌4、投影儀口5、提供音響設(shè)備及話筒 _支口6、提供白套口7、簽H臺,并放置在 8、席位卡口9、協(xié)助懸掛橫幅口10、協(xié)助購置花籃口11、協(xié)助購置茶歇物品口銷售代表聯(lián)系 會務(wù)負(fù)責(zé)人：聯(lián)系 ：支付方式:備注：效勞員：日期：會議效勞單日期：會議預(yù)訂時間會議單位