房地產(chǎn)開發(fā)檔案管理制度

1、2012最新文檔-管理系列 (word可編輯版)1目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案歸集與管理，為集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)質(zhì)量管理活動提供服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法等法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際制定本管理制度。2 適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案資料的歸集、傳遞、利用、保管、移交、銷毀等各項(xiàng)管理工作，同時適用于集團(tuán)公司存量房產(chǎn)檔案的管理。集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案指集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)工程項(xiàng)目在立項(xiàng)策劃、開發(fā)建設(shè)、商品房銷售和存量房產(chǎn)銷售與租賃等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中直接形成的、對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件資料。存量房產(chǎn)指集團(tuán)公司通過購入或自建形成的房屋類固定

2、資產(chǎn)。3 編寫依據(jù)中華人民共和國檔案法天津市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)工程建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定4 職責(zé)4.1集團(tuán)公司各類檔案實(shí)行“統(tǒng)一管理、分散存放”辦法。集團(tuán)公司辦公室對集團(tuán)公司各類檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提出各類檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。房地產(chǎn)事業(yè)部是集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案和存量房產(chǎn)檔案的存放和歸口管理部門。4.2按照集團(tuán)公司辦公室檔案管理的統(tǒng)一要求，房地產(chǎn)事業(yè)部設(shè)立檔案室，設(shè)置檔案管理工作崗位，配備檔案管理人員，配置檔案歸集、整編、保存、檢索、安全等設(shè)備設(shè)施，分管集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)類檔案和存量房產(chǎn)檔案。4.3房地產(chǎn)事業(yè)部負(fù)責(zé)建立集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案和存量房產(chǎn)檔案管理制度，辦理集團(tuán)

3、公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案和存量房產(chǎn)檔案的歸集、整編、保存和安全管理業(yè)務(wù)，指導(dǎo)和檢查集團(tuán)公司各部門房地產(chǎn)開發(fā)檔案管理業(yè)務(wù)的開展情況。項(xiàng)目部向城建檔案館以及房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交有關(guān)檔案資料。4.4集團(tuán)公司各部室、項(xiàng)目部、售樓中心均設(shè)檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)房地產(chǎn)開發(fā)工程各過程項(xiàng)目立項(xiàng)策劃、開發(fā)建設(shè)、商品房銷售和存量房產(chǎn)銷售與租賃等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)直接形成工程項(xiàng)目文件和質(zhì)量記錄的歸集、整編、保存和移交工作。5 內(nèi)容5.1 集團(tuán)公司形成房地產(chǎn)開發(fā)檔案的資料來源：工程項(xiàng)目文件和質(zhì)量記錄。5.1.1工程項(xiàng)目文件主要包括13個類別：5.1.1.1策劃文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等； 5.1.1.2授權(quán)文件：法

4、定代表人委任項(xiàng)目總代表的授權(quán)委托書等；5.1.1.3政府文件：政府建設(shè)行政主管部門的批文批件、證照、配套證明等；5.1.1.4設(shè)計(jì)文件：規(guī)劃方案設(shè)計(jì)、擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、人防設(shè)計(jì)等文件；5.1.1.5監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則和總監(jiān)理工程師授權(quán)書等； 5.1.1.6施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工程管理協(xié)調(diào)例會會議紀(jì)要、工地指示、洽商紀(jì)要、工程聯(lián)系單、工程報(bào)告等；5.1.1.7招標(biāo)文件：工程造價咨詢機(jī)構(gòu)編制的招標(biāo)標(biāo)底、項(xiàng)目部審查意見等；5.1.1.8合同文件：工程造價咨詢機(jī)構(gòu)審查的工程預(yù)算、項(xiàng)目部審查意見、本公司擇優(yōu)選擇供方的采購情況說明、經(jīng)濟(jì)合同等；5.1.1.9竣工驗(yàn)收與移

5、交文件：驗(yàn)收會議紀(jì)要、備案通知書、房屋及設(shè)施驗(yàn)收單、建筑產(chǎn)品公共部位驗(yàn)收單、消防配套規(guī)劃驗(yàn)收手續(xù)、與城建檔案館的工程檔案交接單、與物業(yè)管理公司商品房和有關(guān)資料交接單等；5.1.1.10商品房銷售文件：天津市商品房買賣合同等；5.1.1.11存量房產(chǎn)租售文件：存量房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明、租賃合同等；5.1.1.12計(jì)劃文件：項(xiàng)目總體計(jì)劃（質(zhì)量計(jì)劃、資金使用計(jì)劃等）5.1.1.13其他文件：以上類別未包括的工程項(xiàng)目文件。5.1.2質(zhì)量記錄主要包括兩部分:5.1.2.1房地產(chǎn)開發(fā)工程建設(shè)過程中形成的各種記錄表單；包括：立項(xiàng)策劃、項(xiàng)目進(jìn)件及審批形成的記錄表單；項(xiàng)目施工前期、建設(shè)、竣工過程中形成的記錄表單；與委托

6、單位往來信函形成的記錄表單；商品房銷售和存量房產(chǎn)租售過程中形成的記錄表單；落實(shí)安全管理工作過程形成的記錄表單等。5.1.2.2集團(tuán)公司推行質(zhì)量管理體系形成的各種記錄表單；包括：質(zhì)量管理體系文件發(fā)放、控制與修改形成的記錄表單；與質(zhì)量管理體系有關(guān)的培訓(xùn)工作形成的記錄表單；開展管理評審、內(nèi)部審核、顧客滿意度調(diào)查活動形成的記錄表單等。5.2 集團(tuán)公司存量房產(chǎn)檔案包括：5.2.1存量房產(chǎn)的土地使用證、房屋所有權(quán)證等產(chǎn)權(quán)證明文件；5.2.2購入存量房產(chǎn)于建成時建設(shè)單位已移交城建檔案館的檔案資料內(nèi)容清單；5.2.3購入存量房產(chǎn)于建成時由原建設(shè)單位保管的檔案資料內(nèi)容清單；房地產(chǎn)事業(yè)部應(yīng)與原建設(shè)單位商洽將其取回

7、，由集團(tuán)公司保存或根據(jù)檔案資料的性質(zhì)移交城建檔案館保存。5.2.4購入存量房產(chǎn)集團(tuán)公司已有的其它檔案資料。5.2.5集團(tuán)公司自建自用房屋類固定資產(chǎn)形成的工程檔案資料；等等。5.3商品房銷售和存量房產(chǎn)銷售與租賃經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)形成的檔案具體包括：5.3.1商品房銷售結(jié)束后天津市商品房買賣合同房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)留存聯(lián)；5.3.2 銷售存量房產(chǎn)的天津市房產(chǎn)買賣合同、出租存量房產(chǎn)的房屋租賃合同及有關(guān)資料。5.4 檔案歸集、整編、保存的基本規(guī)定:5.4.1各部門經(jīng)辦人按規(guī)定將辦理完畢的各種工程項(xiàng)目文件和質(zhì)量記錄及時整理送交兼職檔案管理人員，達(dá)到隨辦畢隨收集。也可定期收集，一周或一月一次。兼職檔案管理人員按資料內(nèi)容與

8、性質(zhì)分類整理成冊成卷，歸檔管理。工程竣工后，項(xiàng)目部向集團(tuán)公司、向城建檔案館或房屋使用單位（物業(yè)管理公司）辦理有關(guān)檔案資料的移交手續(xù)。凡上交城建檔案館的檔案資料，應(yīng)按政府檔案管理部門的要求編制整理。上交集團(tuán)公司的，應(yīng)按本規(guī)定要求進(jìn)行整理，填寫移交目錄，經(jīng)項(xiàng)目總代表審核簽字后，移交房地產(chǎn)事業(yè)部檔案室存檔保存。5.4.2根據(jù)工作需要，同一份資料需要二份以上者，可以編制相應(yīng)的套數(shù)，原件不足，可以打印或復(fù)印，但嚴(yán)禁用復(fù)寫紙、草圖紙、圓珠筆和鉛筆抄寫，原始檔案應(yīng)歸檔保存。5.4.3對收集并篩選出來的文件，根據(jù)其類別、內(nèi)容特點(diǎn)，按照前述相應(yīng)類別及編號方法，進(jìn)行編號，存入已編制好類目的文件柜或夾中。5.4.4

9、制作卷宗檔案目錄，用于介紹卷內(nèi)材料的成份和內(nèi)容提要，以便查閱和統(tǒng)計(jì)。卷宗目錄一般包括序號、收發(fā)文單位、文件標(biāo)題、文件字號和日期等。一些無標(biāo)題的函件，可視內(nèi)容予以摘要。5.4.5檔案裝訂：首先制作好檔案封皮。案卷封面與封底組成封皮。檔案封皮要用鋼筆或簽字筆正楷填寫項(xiàng)目；書寫要求工整、清晰。填寫的項(xiàng)目有：單位(機(jī)構(gòu))名稱、案卷標(biāo)題、密級、卷內(nèi)公文材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。檔案封皮填寫完后，即可進(jìn)行裝訂。裝訂前要求拆除文件上原有的金屬釘、針，卷頁參差不齊的要切齊，裝訂要用線裝，注意防止訂壓卷內(nèi)文字。5.4.6作廢失效的工程項(xiàng)目文件和圖紙必須由發(fā)放部門收回銷毀。如因某種原因必須保留時，應(yīng)在文件加

10、蓋紅色“作廢”印章。5.4.7檔案保存期限：詳見質(zhì)量記錄一覽表中對各類檔案保存期的規(guī)定要求。5.5 檔案利用的基本規(guī)定：5.5.1檔案資料是集團(tuán)公司房地產(chǎn)開發(fā)與租售活動的真實(shí)記錄，是考核質(zhì)量管理體系運(yùn)行的基礎(chǔ)性證據(jù)。應(yīng)保持和發(fā)揮檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和可追溯性，以服務(wù)于集團(tuán)公司的顧客、發(fā)展目標(biāo)和日常經(jīng)營管理工作。5.5.2房地產(chǎn)事業(yè)部應(yīng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，編制檔案目錄，為集團(tuán)公司的顧客、項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)和日常經(jīng)營管理提供及時可靠的檔案信息資源。5.5.3集團(tuán)公司各部室應(yīng)當(dāng)及時、充分利用檔案資料，確保房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工質(zhì)量，防止各類損害事故的發(fā)生；確保質(zhì)量管理體系貫徹實(shí)施。5.6項(xiàng)目部向城

11、建檔案館移交房地產(chǎn)開發(fā)檔案資料：5.6.1項(xiàng)目部于房地產(chǎn)開發(fā)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)向城建檔案館移交有關(guān)檔案資料。移交檔案的內(nèi)容按城建檔案館要求辦理。5.6.2 集團(tuán)公司在市內(nèi)建設(shè)的房地產(chǎn)開發(fā)工程項(xiàng)目檔案資料向天津市城建檔案館移交；在開發(fā)區(qū)內(nèi)建設(shè)的房地產(chǎn)開發(fā)工程項(xiàng)目檔案資料向天津開發(fā)區(qū)城建檔案館移交。5.6.3向城建檔案館移交有關(guān)檔案資料時，必須取得城建檔案館的簽收手續(xù)并將該手續(xù)作為項(xiàng)目部的存檔資料由房地產(chǎn)事業(yè)部登記保存。必要的檔案資料，集團(tuán)公司應(yīng)留備份。5.6.4集團(tuán)公司自建自用房屋類固定資產(chǎn)形成的工程檔案資料需要向城建檔案館移交的，比照前述房地產(chǎn)開發(fā)工程項(xiàng)目情況辦理。5.7向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交房地產(chǎn)開發(fā)有關(guān)檔案資料：5.7.1項(xiàng)目部于房地產(chǎn)開發(fā)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交房地產(chǎn)開發(fā)有關(guān)檔案資料。移交檔案的內(nèi)容按房屋使用單位或物業(yè)管理公司要求辦理。5.7.2向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交有關(guān)檔案資料時，必須取得房屋使用單位或物業(yè)管理公司的簽收手續(xù)并將該手續(xù)作為項(xiàng)目部的存檔資料由房地產(chǎn)事業(yè)部登記保存。必要的檔案資料，集團(tuán)公司