檔案室管理制度

1、一、總則為公司發(fā)展需要，加強(qiáng)公司檔案的管理和收集、整理，改善以往 部門分管和統(tǒng)一集中保管兩種管理模式的弊端， 有效保護(hù)和運(yùn)用檔案， 特成立檔案室并制定檔案室管理實(shí)施細(xì)則。公司檔案管理實(shí)行各部門收集歸檔， 檔案室集中分類保管， 提供 利用的原則。二、檔案室規(guī)劃（一）檔案室應(yīng)處在一個(gè)通風(fēng)良好、干燥、光照不強(qiáng)且場(chǎng)地面積較大 的場(chǎng)所。辦公大樓空閑的中大型辦公室中，3 樓現(xiàn)有的儲(chǔ)物室，是很 好的選擇。可以變?yōu)楣緳n案室。（二）辦公設(shè)備要求：1、按各部門檔案分類規(guī)劃，每個(gè)部門標(biāo)配檔案柜 2 個(gè)。特殊部門按 照實(shí)際情況可增加檔案柜。2、配備電腦、打印設(shè)備一套。3、必備辦公用品（檔案盒、裝訂設(shè)備、印章等）及防

2、蟲、防霉、防 潮、防火設(shè)施。4、由前臺(tái)以及行政經(jīng)理各拿一把鑰匙，做為保管。不得轉(zhuǎn)交他人。前臺(tái)做好查詢檔案人員的所在部門、姓名以及來訪時(shí)間和離開時(shí)間。并陪同查詢。一定要有 2 人及以上在場(chǎng)。三、文件材料的歸檔。1（一）文件材料歸檔范圍：文件材料歸檔，指公司在運(yùn)營(yíng)發(fā)展中及各部門在完成其職能活動(dòng)中 形成的可能成為工作中的依據(jù)?？晒﹨⒖?、借鑒的文件材料由前臺(tái)進(jìn) 行收集，按公司統(tǒng)一的分類方法分類整理、保管，并按公司規(guī)定移交 期限移交公司檔案室匯總整理，以提供利用。（二）文件歸檔要求：1、各部門應(yīng)指定專職人員（文員）進(jìn)行文件的收集、整理工作。并 按本細(xì)則中規(guī)定的移交時(shí)間，完整、系統(tǒng)地交與前臺(tái)；2、檔案的登

3、記制度，檔案文件收進(jìn)、發(fā)出、借出都要進(jìn)行嚴(yán)格的登 記登記便于掌握文件的去向，并且方便收回；3、將整理完畢的文件，隨即收集歸檔。4、對(duì)整理完畢的文件進(jìn)行檢查，是不是有殘缺的或不全，如有應(yīng)及 時(shí)追回補(bǔ)上，以免時(shí)間一長(zhǎng)，找不到責(zé)任人；5、注意活動(dòng)中的文件的歸檔。指公司領(lǐng)導(dǎo)人及有關(guān)人員外出開會(huì)的 會(huì)議文件和參加公務(wù)活動(dòng)、培訓(xùn)形成的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件材料。6、文件歸檔必須填寫“文件歸檔清單” 格式如下：序號(hào)、文件題名、份數(shù)、歸檔部門、移交人、接受人、時(shí) 間、保存期限、備注。四、文件材料的分類及各類文件材料歸檔制度（一）文件材料的類別 依據(jù)各類文件材料的內(nèi)容、事件的不同，將公司各類文件材料分 為管理性文件

4、類、工程項(xiàng)目文件類、質(zhì)量管理體系文件類、會(huì)計(jì)文件。2類、人力資源管理文件類、合同文件類、設(shè)備文件類、特殊載體檔案 類八大類。（二）各類文件材料管理制度1、管理性文件類管理性文件歸檔范圍 企業(yè)根據(jù)其性質(zhì)不同，分為行政管理類及經(jīng)營(yíng)管理類兩類。管理性文件材料的歸檔制度1歸檔的文件材料必須字跡清楚工整， 文件格式符合要求， 避免使用 圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料；2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；歸檔的文件必須是原件。3保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系、分類、立卷和編目編號(hào)；管理性文件材料的歸檔日期和期限各類管理性文件， 由各部門的助 理將應(yīng)歸檔的文件整理好，交于前臺(tái)歸檔。管理性文件材料的

5、歸檔份數(shù)1各類管理性文件材料一般歸檔一式一份。2公司編有發(fā)文號(hào)的文件歸檔兩份， 一份歸入案一份用以編發(fā)發(fā)文匯 編。3其它重要的和利用頻繁的文件材料歸檔一式兩份或適當(dāng)加其他歸 檔份數(shù)。2、工程項(xiàng)目文件類歸檔的工程項(xiàng)目文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；歸檔的工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、。3簽字認(rèn)可手續(xù)完備；竣工圖應(yīng)每頁加蓋竣工圖章。工程項(xiàng)目文件材料的歸檔時(shí)間工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn) 收后三個(gè)月內(nèi)必須交由前臺(tái)歸檔。公司對(duì)工程項(xiàng)目文件材料歸檔一式一份（套）。3、 質(zhì)量管理體系文件類質(zhì)量管理體系文件歸檔范圍質(zhì)量體系文件指公司在質(zhì)量管理體系認(rèn)證、實(shí)施過程中形成的 各類企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)

6、指導(dǎo)、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)程、質(zhì)量記錄及其在內(nèi) 部質(zhì)量體系審核、第三方監(jiān)督認(rèn)證審核（外審）及文件控制過程中形 成的各類記錄。質(zhì)量體系文件歸檔制度 所有質(zhì)量管理體系文件的編制、發(fā)放及管理、修改、評(píng)審必須嚴(yán)格遵 照 “文件控制程序”執(zhí)行。質(zhì)量管理體系文件歸檔時(shí)間1所有質(zhì)量體系文件的正本由檔案室集中保管。2質(zhì)量管理體系審核過程中形成的各類記錄文件應(yīng)在每年認(rèn)證中心 監(jiān)督審核及其糾正預(yù)防措施得到認(rèn)可后三個(gè)月內(nèi)移交前臺(tái)歸置檔案 室。4、 合同文件材料類合同文件材料的歸檔范圍凡是公司與其它經(jīng)濟(jì)組織或個(gè)人之間訂立的合同文本、預(yù)（結(jié)）算 書、合同訂立過程中形成的建議書、可行性研究報(bào)告、章程、資信調(diào)。4查材料、意向書

7、、擔(dān)保書、委托書、批準(zhǔn)書、確認(rèn)書、達(dá)成協(xié)議的來 往文件、合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件，工商登記材料，以及有關(guān)合同修改補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓、變更、解除、調(diào)解、仲裁、終止等方面的文件 材料，都應(yīng)當(dāng)整理歸檔。合同文件材料的歸檔要求1凡歸檔的合同文件材料必須是原件；2歸檔的合同文件材料應(yīng)按合同項(xiàng)目分別整理，區(qū)分保管期限；合同文件材料歸檔時(shí)間1合同成立后，業(yè)務(wù)部應(yīng)將屬于歸檔范圍的合同文件材料收集齊全、系統(tǒng)整理，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查后交前臺(tái)歸置檔案室。2前臺(tái)在收到業(yè)務(wù)部移交的合同文件材料后， 將整套資料復(fù)印一份交 財(cái)務(wù)部備案。3合同履行中， 有關(guān)部門還應(yīng)指定經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)繼續(xù)收集、 積累對(duì)合 同內(nèi)容所產(chǎn)生的各種文件材料，

8、以保證合同檔案的齊全完整。 合同文件材料的歸檔份數(shù) 合同文件材料一般歸檔一式一份，重要合同應(yīng)歸檔兩份或多份。5、會(huì)計(jì)檔案類會(huì)計(jì)檔案的范圍會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、 會(huì)計(jì)帳薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案， 應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷， 裝訂成 冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)；。5會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做到齊全、完整。6、人力資源管理文件類人力資源檔案收集范圍員工個(gè)人文件材料 員工個(gè)人文件材料一般會(huì)形成兩種類型，一種是企業(yè)管理員工過程 形成的管理性文件材料， 另一種是記錄員工個(gè)人在本企業(yè)工作情況的 文件材料。員工個(gè)人的文件材料通常會(huì)形成以下幾種a 個(gè)人履歷登記表、培訓(xùn)證書、技術(shù)

9、登記證書、學(xué)術(shù)成績(jī)情況的證明材料、社會(huì)保險(xiǎn)單據(jù)、任免、錄用、聘用、獎(jiǎng)懲、考 評(píng)的文件材料等。2公司年度培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)實(shí)施記錄、培訓(xùn)實(shí)施效果評(píng)估3員工公益活動(dòng)組織情況記錄。公司員工檔案的歸檔要求1公司人力資源部門對(duì)反映員工上述方面的材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔；2歸檔的材料必須真實(shí)，文字清楚；公司員工檔案歸檔份數(shù) 公司員工檔案一般歸檔一式一份。公司員工檔案的歸檔時(shí)間 每一個(gè)員工被公司正式錄用后，人力資源部應(yīng)及時(shí)建立有關(guān)的員工 檔案。7、設(shè)備文件材料類。6設(shè)備文件材料，含辦公設(shè)備文件材料及施工、檢驗(yàn)設(shè)備文件材料。 歸檔設(shè)備文件材料的歸檔要求1歸檔設(shè)備文件必須準(zhǔn)確反映設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況；2歸檔設(shè)備文件

10、應(yīng)完整、系統(tǒng)、成套。 設(shè)備文件材料的歸檔時(shí)間1外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)文件，在設(shè)備開箱驗(yàn)收后應(yīng)即時(shí)收集歸檔；2在設(shè)備安裝、調(diào)試、使用、維修、改造過程中形成的文件材料，應(yīng) 在每一階段工作結(jié)束后，將有關(guān)文件材料及時(shí)收集歸檔。8、特殊載體文件類 特殊載體檔案收集范圍 特殊載體文件材料是用聲音和圖像、實(shí)物等形成記錄的各項(xiàng)重要活 動(dòng)的信息記錄。形成的主要種類有照片、錄影帶、錄像帶、實(shí)物等。 特殊檔案的歸檔要求1特殊載體檔案必須是原件；2錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。確保影像清晰、畫面完整；3長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤；4所有實(shí)物檔案必須配有簡(jiǎn)明扼要的文字說明。 實(shí)物檔案歸檔時(shí)間特殊載體檔案最好做到

11、隨時(shí)歸檔。三）檔案的立卷整理。71、卷內(nèi)目錄是指卷內(nèi)文件目錄。在每一卷文件的最前面，都必須填 寫卷內(nèi)文件目錄， 用以介紹卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分， 就像一本書的目 錄一樣，以便查詢利用。卷內(nèi)目錄格式如下：卷內(nèi)文件目錄、序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、 卷內(nèi)文件目錄、 序號(hào)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順 序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)。文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，或 設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)。責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。文件 題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱。日期，應(yīng)填寫文件形成日期。頁號(hào)，應(yīng) 填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)；卷內(nèi)文件目錄填好后，應(yīng)制作一 式兩份，除放置一份于卷首外，其

12、余一份做檔案目錄2、卷內(nèi)備考表。備考表是用來說明卷內(nèi)文件狀況的。應(yīng)放在全卷文件的最后。備考 表項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。本卷情況說 明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修補(bǔ)、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。3、擬寫案卷標(biāo)題 案卷標(biāo)題的擬定應(yīng)做到題文相符、 簡(jiǎn)煉準(zhǔn)確，其擬寫結(jié)構(gòu)通常是 “年 度、 問題、 名稱” ， 如“ 2004 年度各項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要”、 “ 2004年 度各部門工作總結(jié)、報(bào)告”等。4、 填寫案卷封面 案卷封面統(tǒng)一使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的各級(jí)檔案行政管理部門監(jiān)制的封皮， 填寫時(shí)應(yīng)使用毛筆或粗筆劃的筆填寫，字要端正規(guī)范，大小適中，并 要求醒目、以便長(zhǎng)期保存。8案卷封面的欄目有：全宗名稱、類目名

13、稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁號(hào)、歸檔號(hào)、檔號(hào)等。各欄目的填寫方法：a 全宗名稱：填寫公司全稱填寫在案卷封面的第一橫欄內(nèi)。b 類目名稱：按上所述，公司文件分為八大類，按卷內(nèi)文件反映的問題不同本卷情況說明 立卷人：檢查人：立卷時(shí)間： 對(duì)號(hào)入座，明確其所屬類別。c 類目名稱填寫在封面的第二橫欄內(nèi)。案卷名稱：即案卷標(biāo)題，填寫在案卷封面的大方欄內(nèi)，字體要稍大些，筆工清晰工整，排列勻稱， 位置適中，美觀醒目。d 時(shí)間：填寫案卷的所屬年度。e 保管期限：根據(jù)立卷后劃定的保管期限填寫。f 歸檔號(hào)：因公司未實(shí)行部門立卷，可以不填。5、案卷的裝訂案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞 和防止散失，便于保護(hù)利用。圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。單 份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。 檔號(hào)章的位置在每份文件首頁的右 下角。6、檔號(hào)章格式目錄號(hào)：即檔案目錄號(hào)，簡(jiǎn)稱目錄號(hào)。每一本檔案目錄都應(yīng)有一個(gè) 編號(hào)，也可稱為類別號(hào)，一個(gè)類別一個(gè)代號(hào)。如； “管理類文件”代。9號(hào)為“A”。案卷號(hào)：是目錄內(nèi)案卷