企業(yè)行政辦公管理制度

1、行政辦公管理制度第一節(jié)總則為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循，照章辦事，制定制度。第二節(jié)文件收發(fā)規(guī)定第一條公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會(huì)秘書核稿，屬公司文件由辦公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā),屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)文件。第二條已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按內(nèi)容編號(hào)后，打印。第三條文件由行政辦公室負(fù)責(zé)校對(duì)，并送擬稿人核稿人審查合格后，方能復(fù)印、蓋章。第四條文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。第五條經(jīng)簽發(fā)的文件原稿行政辦公室負(fù)責(zé)存檔。第六條外來的文件

2、由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接后即時(shí)報(bào)送。第三節(jié)文件傳閱批辦制度第一條上級(jí)或外單位來文，首先由行政管理部統(tǒng)一編號(hào)，根據(jù)文件密級(jí)和內(nèi)容報(bào)送相關(guān)部門傳閱，待閱完有關(guān)負(fù)責(zé)人批示后，行政管理部負(fù)責(zé)督辦，最后根據(jù)需要統(tǒng)一編號(hào)整理歸檔。第二條公司各部門向總經(jīng)理報(bào)告的工作材料、文件或建議意見等需總經(jīng)理批復(fù)的，首先交行政管理部統(tǒng)一報(bào)送總經(jīng)理，待總經(jīng)理批閱后交行政管理部督辦執(zhí)行。第三條各部門因工作需要，涉及全局需有關(guān)部門協(xié)調(diào)配合以通告形式發(fā)文件時(shí)，首先報(bào)行政管理部統(tǒng)一發(fā)文或轉(zhuǎn)發(fā)下達(dá)，各部門不得自行隨意發(fā)文或下達(dá)通知等。第四條由行政管理部發(fā)放的

3、所有文件內(nèi)容，均代表公司的旨意。為統(tǒng)一規(guī)范，所有文件必須實(shí)行會(huì)簽制。首先由行政管理部部長(zhǎng)簽署意見后報(bào)總經(jīng)理簽署準(zhǔn)發(fā)后方可發(fā)文。董事會(huì)發(fā)文必須由董事長(zhǎng)最終簽發(fā)。第四節(jié)文件材料打印復(fù)印管理規(guī)定第一條公司各部門需打印、復(fù)印文件材料時(shí)，首先報(bào)行政管理部審核后打印、復(fù)印，否則行政管理部拒絕打印、復(fù)印。第二條各部門需打印的文件材料，草稿必須經(jīng)過認(rèn)真修改審定后打印，應(yīng)在未打印前在電腦上校對(duì)，不允許打印出來后才校對(duì)。若確實(shí)需打印、傳閱修訂的，應(yīng)打印在廢紙反面，嚴(yán)禁浪費(fèi)辦公耗材。第三條行政管理部的電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等由專人操作，任何人不得隨意操作，否則嚴(yán)肅處理。第四條行政管理部要認(rèn)真做好各部門打印、復(fù)印文件材

4、料的登記工作，要求當(dāng)事人必須簽字（1-10頁本人簽字，10-20頁部門經(jīng)理簽字，20-50頁行政管理部部長(zhǎng)簽字，50頁以上總經(jīng)理簽字），做好把關(guān)工作。第五條公司給部分部門配備了電腦，打印設(shè)備其文件材料自行打印，但行政管理部負(fù)責(zé)控制監(jiān)督其紙張的領(lǐng)用，特殊情況需大量打印或復(fù)印的，報(bào)行政管理部審批。第六條各部門在打印、復(fù)印材料時(shí)，必須本著勤儉節(jié)約每張紙的原則，反對(duì)任何形式的鋪張浪費(fèi)。第五節(jié)檔案管理制度依據(jù)公司實(shí)際情況，為了使公司檔案合理有效利用，特制定本制度。第一條公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司文書檔案由行政管理部集中統(tǒng)一管理，其它檔案（已交行政管理部的除

5、外）分別由相關(guān)部門自行管理（但兩年以上的技術(shù)信息檔案必須交行政管理部管理），以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其及時(shí)整理歸檔。第二條公司行政管理部設(shè)立專職檔案員負(fù)責(zé)的檔案工作，負(fù)責(zé)管理公司的文書及業(yè)務(wù)檔案。（一）檔案管理主要任務(wù):1、 檔案管理員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理理論、技術(shù)和實(shí)際業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。2、 收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；3、 積極開展檔案的提供利用工作；4、 進(jìn)行檔案鑒定；5、 進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)；6、 保管部門科技檔案；（二）檔案管理注意事項(xiàng)：1、 檔案管理員要防止

6、和減少檔案的磨損，努力延長(zhǎng)其使用壽命。2、 嚴(yán)格遵守保密制度，維護(hù)檔案的政治安全，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件發(fā)生。3、 檔案應(yīng)該分類編號(hào)、歸檔。4、 嚴(yán)防檔案潮濕、發(fā)霉、磨損、字跡模糊等事故。5、 定期修繕維護(hù)檔案完整。第三條歸檔（一）歸檔的文書包括：1、 公司與有關(guān)單位來往的重要信件、各種協(xié)議書、合同等。2、 公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲公告以及公司的規(guī)章制度等）。3、 公司制定的項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)、決算、工作總結(jié)。4、 公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件、會(huì)議總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要。5、 公司各部門的發(fā)文。其他具有保存價(jià)值的文件材

7、料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。6、第四條歸檔要求1、 歸檔的材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。2、 在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列。3、 案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期（十年以上）、短期（十年以下）三種。4、 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備查表。5、 全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。第五條檔案借閱1、 檔案借閱要履行借閱手續(xù)。查閱檔案只限在公司查閱，不能帶出公司。必須帶走的，要經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、 借閱時(shí)間。一般檔案借出借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過十天，密級(jí)檔案最長(zhǎng)

8、不超過一周。3、 借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案資料，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。4、 借檔人確因工作需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)行政管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。第六節(jié)辦公用品管理制度辦公用品的申購：1、申購的方式：采取計(jì)劃申購和專項(xiàng)申購兩種方式。2、辦公用品管理員根據(jù)現(xiàn)有庫存和實(shí)際需求于每月末提交次月的申購需求，填寫辦公用品申購表（見附件3）交于行政人事部經(jīng)理，待行政人事部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可購買。3、設(shè)備耗材，如傳真機(jī)墨盒、復(fù)印機(jī)墨粉、復(fù)印紙、白板筆、打印機(jī)硒鼓等，由當(dāng)事人填寫辦公用品申購表，經(jīng)行政人事部部長(zhǎng)初核，主管副總批準(zhǔn)后可購買。4、如遇會(huì)議、公司大型活動(dòng)等特殊情況

9、，急需配備大量辦公用品時(shí)，申請(qǐng)部門應(yīng)提前1天通知行政人事部，并報(bào)常務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政人事部部長(zhǎng)安排先行購買，事后請(qǐng)購部門補(bǔ)辦申購手續(xù)。5、非計(jì)劃內(nèi)的零星采購：需由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后并填寫辦公用品申購表，交行政人事部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)安排采購。未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，各部門不可自行采購辦公用品。二、辦公用品采購：1、辦公用品采取低庫存管理原則，防止積壓。2、行政人事部部長(zhǎng)/主管副總確認(rèn)后的申購計(jì)劃，由行政部負(fù)責(zé)安排。三、辦公用品入庫1、辦公用品管理員在核對(duì)無誤后填寫辦公用品入庫登記表交采購人簽字確認(rèn)。由行政人事部部長(zhǎng)簽字核準(zhǔn)。2、采購人持經(jīng)行政人事部部長(zhǎng)和財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)的發(fā)票，按財(cái)務(wù)報(bào)銷程序辦理報(bào)銷手續(xù)。四、辦公用

10、品領(lǐng)用：1、領(lǐng)用原則：按需領(lǐng)用，以舊換新，超過常規(guī)領(lǐng)用數(shù)量的領(lǐng)用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可領(lǐng)取。2、新員工報(bào)到當(dāng)天由辦公用品管理員按規(guī)定配備辦公用品。五、辦公用品的使用變更員工離職時(shí)需按個(gè)人領(lǐng)用明細(xì)表上的領(lǐng)用記錄移交非完全消耗品，辦公用品管理員調(diào)整領(lǐng)用記錄。六、辦公用品費(fèi)用的控制。1、行政人事部為每位員工建立個(gè)人領(lǐng)用辦公用品領(lǐng)用明細(xì)表，并將個(gè)人領(lǐng)用辦公用品匯總登入部門辦公用品領(lǐng)用明細(xì)表，記錄員工及部門每月領(lǐng)用的全部辦公用品，為有效控制辦公用品領(lǐng)用提供依據(jù)和參考。2、每月底由辦公用品管理員根據(jù)各部門領(lǐng)用情況填寫辦公用品月報(bào)表（見附件6）,報(bào)總經(jīng)理、主管副總、行政人事部經(jīng)理各一份。七、辦公用品的報(bào)廢

11、使用人將損壞（無法使用）的非完全消耗品交回行政專員，由其負(fù)責(zé)查明原因后報(bào)行政人事部部長(zhǎng)審核，主管副總批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理，并給予重新領(lǐng)用，手續(xù)同前。八、辦公用品的丟失使用人將非完全消耗品的辦公用品（如：計(jì)算器）丟失時(shí)，財(cái)務(wù)應(yīng)按照折舊辦法進(jìn)行折舊估價(jià)，丟失者照折舊后的價(jià)格賠償。九、未列入本制度內(nèi)的辦公用品，可參照本制度執(zhí)行。附件1：辦公用品分類明細(xì)表類別物品名稱單位領(lǐng)用范圍及期限備注個(gè)人部門設(shè)備管理人員衛(wèi)生管理人員新員工日常一年日常信紙本辦完復(fù)印紙包公紙全消專用打印紙（彩噴紙）包制耗便簽紙本品類公文紙（介紹信）本類別物品名稱單位領(lǐng)用范圍及期限備注個(gè)人部門設(shè)備管理人員衛(wèi)生管理人員新員工日常一年日常標(biāo)簽

12、紙張彩色分頁紙張裝訂封面紙張考勤表張信封個(gè)非完全檔案盒個(gè)檔案袋個(gè)帳本本辦公用具完全消耗類鉛筆支簽字筆支圓珠筆支筆芯支橡皮個(gè)修改液瓶釘書針盒大頭針盒回形針盒膠水瓶卷刀子個(gè)刀片個(gè)復(fù)寫紙盒效率手冊(cè)本軟皮本本電池個(gè)裝訂膠條個(gè)裝訂膠圈裝訂膠片張一次性紙杯個(gè)刻次九盤張類別物品名稱單位領(lǐng)用范圍及期限備注個(gè)人部門設(shè)備管理人員衛(wèi)生管理人員新員工日常一年日常非完全消耗類削鉛筆刀個(gè)尺子把男力把小型打孔機(jī)個(gè)原子印油盒訂書機(jī)個(gè)電腦及設(shè)備肅布?jí)K電源插板個(gè)長(zhǎng)尾票夾個(gè)兩貝夾掛歷夾個(gè)文件夾個(gè)荷蘭夾個(gè)名片夾個(gè)文件架組筆架個(gè)磁盤張鼠標(biāo)個(gè)計(jì)算器個(gè)清潔用品非完全紙筐個(gè)口杯刷把刷子把完全消耗品簸箕個(gè)答帚把拖把把橡膠手套雙清潔小毛巾個(gè)香皂

13、塊洗潔精瓶清潔膏盒類別物品名稱單位領(lǐng)用范圍及期限備注個(gè)人部門設(shè)備管理人員衛(wèi)生管理人員新員工日常一年日常消毒液瓶口設(shè)備用耗材完全消耗品燈泡、燈管只打印機(jī)墨盒盒復(fù)印機(jī)墨盒盒打印機(jī)硒鼓（裝粉）個(gè)傳真機(jī)墨盒盒白板筆支口白板筆水瓶口附件2:辦公用品管理流程后勤部市場(chǎng)部采供部研發(fā)部企管部工裝事業(yè)部各部門申請(qǐng)采購團(tuán)辦公室財(cái)務(wù)部證券投資部公司采購部采購技術(shù)部生產(chǎn)計(jì)劃部附件4:辦公用品申購表申請(qǐng)部門：編號(hào):序號(hào)名稱型號(hào)單位數(shù)量估價(jià)備注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.制#人部門經(jīng)理行政人事部經(jīng)理主管副總經(jīng)辦人制#日期年月日辦公用品入庫登記表序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格單位入庫數(shù)量單價(jià)入庫時(shí)間購買人接收人備注附件8:辦公用品領(lǐng)用登記表姓名:序號(hào)名稱數(shù)量日期備注序號(hào)名稱數(shù)量日期備注年月辦公用品月報(bào)表序號(hào)