物資采購內(nèi)部審計實施辦法

1、物資采購內(nèi)部審計實施辦法第一章 總 則第一條 為充分發(fā)揮內(nèi)部審計的評價、服務(wù)、控制和監(jiān) 督職能，提高采購質(zhì)量和資金使用效益，結(jié)合市局（公司） 系統(tǒng)實際情況，制訂本辦法。第二條 本辦法所稱物資采購審計，是指內(nèi)部審計部門 依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，實施適當?shù)膶徲嫵绦?，從項目立項開 始，至驗收入庫及貨款結(jié)算等環(huán)節(jié)進行全過程管理的服務(wù)和 控制，對采購全部經(jīng)濟活動的真實性、合法性、合規(guī)性、完 整性及效益性進行的評價和監(jiān)督。本辦法所稱物資采購項目（以下簡稱項目）是指企業(yè)生 產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理等經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)的煙用物資和非煙用物 資等采購業(yè)務(wù)。第二章 審計職責與權(quán)限第三條 審計部門按照 “起點介入、過程監(jiān)督、重點突

2、出”的原則， 對采購業(yè)務(wù)必須開展程序性審計， 年度累計預算 金額 5萬元以上的采購項目開展全過程跟蹤審計，單次 5000 元以上實施價格報審，根據(jù)采購性質(zhì)可選擇開展實質(zhì)性抽查 審計。程序性審計是指審計部門通過調(diào)查了解內(nèi)控制度、實地 觀察、穿行測試等審計方法，對采購業(yè)務(wù)的相關(guān)內(nèi)部控制的 健全性和有效性進行評價；全過程跟蹤審計是指審計部門根據(jù)重要性原則對采購 預算審批、采購方式、供應(yīng)商資質(zhì)認證、價格確定、合同管 理和驗收付款等業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性進行監(jiān)督；價格報審是指各采購部門在計劃、預算范圍內(nèi)自行組織 的在招投標以外的采購價格確定的審計監(jiān)督，是對采購關(guān)鍵 環(huán)節(jié)的審計。實質(zhì)性抽查審計是指審計部門根據(jù)審

3、計計劃，按照重要 性原則抽取一定比例的采購業(yè)務(wù)，對其管理制度的完善性、 決策程序的合規(guī)性和實施程序的規(guī)范性進行審計。第四條相關(guān)業(yè)務(wù)部門要建立報審制，積極配合審計工 作并對所提供資料的真實性、合法性、完整性負責，不得以 任何理由拒絕提供資料，限制審計范圍；相關(guān)業(yè)務(wù)部門對審 計部門出具的審計意見、建議，要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)徲嫴?門反饋落實情況。第五條 審計報告包括但不限于以下內(nèi)容：對全年采購 情況進行概述；對內(nèi)部控制的有效性、過程管理及效果進行 評價；審計發(fā)現(xiàn)的問題和建議等。第三章程序性審計第六條 業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控制度的健全性評價。取得或編 制采購業(yè)務(wù)流程圖并通過觀察和詢問，了解梳理采購的業(yè)務(wù) 流程

4、，對企業(yè)建立的資質(zhì)認證、供應(yīng)商管理、預算及計劃管 理、采購方式、招標管理、合同管理、質(zhì)量管理等方面的制 度流程健全性進行評價。第七條各環(huán)節(jié)制度執(zhí)行的有效性評價。抽取一定數(shù)量 的采購業(yè)務(wù)按照各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對其內(nèi)控有效性進行符合性測 試，重點關(guān)注采購業(yè)務(wù)中的主要風險點（立項、供應(yīng)商選擇 和價格確定等），是否制訂相應(yīng)的控制措施并有效執(zhí)行。第八條 采購業(yè)務(wù)后評估的評價。檢查業(yè)務(wù)部門是否定 期對已完成采購項目的采購計劃、采購渠道、采購價格、采 購質(zhì)量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等業(yè)務(wù)進行 專項評估和綜合分析，對其采購業(yè)務(wù)后評估的效果進行評 價。第四章全過程跟蹤審計第九條 全過程跟蹤審計的主要內(nèi)容包括

5、：對采購申購 環(huán)節(jié)、采購實施環(huán)節(jié)、合同簽訂環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)和付款結(jié)算 環(huán)節(jié)等全過程的審計監(jiān)督與評價。第十條 申購環(huán)節(jié)的過程審計。（一）審計采購項目是否列入年度采購計劃并經(jīng)“三項工 作”管理委員會（以下簡稱管理委員會）批準；（二）審計采購業(yè)務(wù)預算是否經(jīng)預算管理委員會審議。 申購、審批、執(zhí)行職責是否按規(guī)定相互分離，相互牽制；（三）審計采購業(yè)務(wù)是否符合生產(chǎn)經(jīng)營計劃，是否按計 劃需求量結(jié)合實際庫存情況審定采購數(shù)量，是否在資金預算 總額內(nèi)安排計劃外的采購；四）審計采購計劃審批程序是否執(zhí)行行業(yè)及企業(yè)管理規(guī)定，采購計劃的調(diào)整是否經(jīng)過合規(guī)審批。第十一條 采購實施環(huán)節(jié)的過程審計。（一）審計是否通過資質(zhì)認證方式對供

6、應(yīng)商進行評價、 認證和管理。（二）審計采購方式的確定與采購對象的金額及特性是 否相適應(yīng)，是否按照管理權(quán)限履行相關(guān)審批手續(xù)。1. 是否將達到招標規(guī)定額度的項目進行拆分或者以其他 任何方式規(guī)避招標采購；2. 采用競爭性談判、單一來源、詢價方式的，是否符合 采購管理實施細則的規(guī)定；3. 招標代理機構(gòu)是否按規(guī)定通過招標方式選定。招標代 理機構(gòu)是否在資格認定部門依法認定的資格等級范圍及招 標代理合同約定的代理權(quán)限范圍內(nèi)承擔招標事宜；招標代理 機構(gòu)是否接受同一招標項目的投標咨詢服務(wù)，是否與有關(guān)行 政機關(guān)存在隸屬關(guān)系或其他利益關(guān)系；依法必須進行招標的 項目，采購人自行辦理招標事宜的，其條件是否符合法律法 規(guī)

7、的規(guī)定；4. 采購人員及相關(guān)人員與供應(yīng)商有利害關(guān)系的，是否執(zhí) 行回避制度。本條相關(guān)人員是指管理委員會成員、招標采購 中的評標小組成員、競爭性談判及單一來源采購中的談判小 組成員、詢價采購中的詢價小組成員等。（三）招標實施過程審計。1. 招標文件的制訂和審批流程是否合規(guī)。是否人為 設(shè)立了不合理的資格條件限制潛在投標人或明顯傾向個別 投標人；是否以專有技術(shù)、專利產(chǎn)品、特定品牌等傾向性內(nèi) 容或技術(shù)規(guī)格明顯有利于個別投標人產(chǎn)品；是否規(guī)定了參與 前期工作的單位不得參與投標；是否包括招標項目的技術(shù)要 求、投標人資格審查標準、投標報價要求和評標標準等所有 實質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款；2. 邀請

8、招標方式是否通過招標管理部門審批，邀請招標 的對象是否符合采購管理規(guī)定，從供應(yīng)商管理庫中挑選合格 的供應(yīng)商，或者公告報名結(jié)束后集體評選；信譽、資質(zhì)、財 務(wù)狀況是否滿足招標文件要求；達到條件的投標人是否不少 于三家；3. 采購公告發(fā)布、潛在供應(yīng)商報名、領(lǐng)取標書、投標等 時間節(jié)點的規(guī)定是否符合法律法規(guī)；公開招標信息發(fā)布是否 達到充分公開的效果；4. 評標小組成員組成是否為五人以上的單數(shù)， 其中技術(shù)、 經(jīng)濟等方面的專家不少于成員總數(shù)的 2/3 ，評標委員在評標專 家?guī)熘须S機抽取并實行回避制度，評分細則設(shè)定是否科學；5. 招標實施機構(gòu)是否在評標委員會提出的書面評標報告 和推薦的中標候選人中確定中標人；

9、是否按規(guī)定的方式、時 間及內(nèi)容進行公示；6. 發(fā)出中標通知書后，招標實施機構(gòu)是否按照招投標文件與中標人簽訂書面合同（四）競爭性談判過程審計。1. 談判流程的制訂和審批是否合規(guī)； 是否明確談判程序、 談判小組人員組成、合同草案的條款以及評定成交的標準等 事項；2. 談判小組是否從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確 定不少于三家的供應(yīng)商參加談判；3. 談判小組成員是否由管理委員會辦公室、需求部門和 有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成；談判小組成員是否集體與 單一供應(yīng)商展開談判，所有供應(yīng)商談判次數(shù)是否均等；4. 是否根據(jù)符合采購需要、質(zhì)量和服務(wù)相等的情況下， 報價最低的原則確定供應(yīng)商。（五）單一來源過程審計

10、。1. 采購價格的確定依據(jù)是否充分，是否經(jīng)過調(diào)研、測算 和集體商議；2. 是否組成談判小組集中進行價格談判，與采購同一項 目的其他業(yè)主相比，采購價格是否合理。（六）詢價過程審計。 審查價格信息來源渠道的可靠性、價格構(gòu)成內(nèi)容的全 面性、可比性和價格信息的充分性。（七）價格確定過程審計。 價格評議小組人員構(gòu)成是否合規(guī)，價格審批流程是否合 規(guī)，談判或?qū)徸h過程中的重要事項和參與人員的主要意見是 否予以記錄并按照檔案管理要求予以保存。第十二條 合同簽訂環(huán)節(jié)的過程審計。（一）合同文本是否經(jīng)過法規(guī)部門審核，是否遵循前期 立項、招標、談判、比價的結(jié)果；是否符合采購方的經(jīng)濟利 益，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責任和爭議

11、解決條款是否明確； 是否對采購項目、數(shù)量和質(zhì)量、采購價款、包裝要求、運輸 方式、履約期限、交貨地點、驗收標準、結(jié)算方式、履約保 證金以及質(zhì)量保證金等內(nèi)容予以明確；（二）是否由企業(yè)法定代表人或法定代表人委托授權(quán)人 簽訂合同；對方簽約單位是否具備簽約資格、供貨資質(zhì)、履 約能力；（三）與合同相關(guān)的過程記錄和檔案資料是否全面完 整，是否真實可靠；合同重要條款的變更是否經(jīng)過集體商議 或?qū)徍恕５谑龡l驗收環(huán)節(jié)的過程審計。是否按制度規(guī)定組成驗收小組對采購項目按合同進行 數(shù)量、質(zhì)量、供貨時間等綜合驗收；對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異 常情況，是否向管理機構(gòu)報告，同時由管理機構(gòu)查明原因并 及時處理。第十四條 付款結(jié)算環(huán)節(jié)

12、的過程審計。（一）是否按合同約定的比例及條件支付貨款，供貨單位、合同單位、發(fā)票出具單位、收款單位名稱是否 四統(tǒng)一 ”;（二）在合同履行完成后，質(zhì)量保證金未返還中標人之 前，對合同實際履行過程進行審核檢查，對發(fā)現(xiàn)問題發(fā)出整改通知書。退回質(zhì)保金前，還需對合同履行情況進行最終審 核；（三）物資采購數(shù)量或金額超過原批準總額 10% 的，是 否經(jīng)管理委員會審議通過并相應(yīng)調(diào)整采購項目預算；（四）是否按 “一項一卷 ”的要求，序時整理裝訂采購實 施全過程資料。第五章 實質(zhì)性抽查審計第十五條 抽查審計的準備工作包括：編制年度審計計 劃并經(jīng)單位分管審計工作的領(lǐng)導批準；組織審計力量，成立 審計小組， 指定項目負責

13、人； 擬訂審計方案， 明確審計范圍、 方法、要求；下發(fā)審計通知，通知被審單位或部門，告知審 計范圍、審計時間、審計人員、列出要求提供資料的清單。第十六條 樣本的抽取由審計部門確定。樣本須主要來 源于重點采購項目和關(guān)鍵風險控制點。抽樣比例要在風險評 估結(jié)果的基礎(chǔ)上進行確定，樣本要具有代表性。物資采購項目抽樣樣本要兼顧不同品種（煙用物資和非 煙用物資）、不同采購方式（招標方式和非招標方式）、不 同采購層級（集中采購和分散采購）；第十七條 抽查審計要實施適當?shù)膶徲嫵绦颉?通過現(xiàn)場 詢問、直接觀察、測試、盤點和檢查文件等方式，收集審計 證據(jù)。對重大的審計發(fā)現(xiàn)和建議記錄在審計工作底稿中，以 支持審計結(jié)論

14、和建議。第十八條 相關(guān)部門要按照 “一項一卷 ”的要求對資料分 類歸檔并向?qū)徲嫴块T提供以下資料：物資采購的內(nèi)控制度；采購部門的目標任務(wù)及其完成情 況總結(jié)資料；采購部門內(nèi)部工作會議記錄；物資采購項目立 項報告及批復；物資采購預算明細及批復；招標采購文件審 批資料；采購項目清單、供應(yīng)商選定、價格確定的依據(jù)以及 審批過程記錄和文件；合同訂立申報表；評標報告、中標通 知書；供貨單位的資質(zhì)證明及報價文件；質(zhì)量檢驗報告單、 入庫單、資產(chǎn)管理部門的有關(guān)驗收手續(xù)；存貨收發(fā)存記錄， 存貨盤點記錄，存貨報廢和處置記錄；倉庫、使用部門對于 質(zhì)量問題的反饋記錄及其采購部門的處理記錄；物資采購有 關(guān)的財務(wù)賬簿、憑證、報

15、表及結(jié)算資料；與招標代理機構(gòu)、 受托審計機構(gòu)、供應(yīng)商簽訂的合同；網(wǎng)上交易信息數(shù)據(jù)等。第十九條 抽查審計主要內(nèi)容：（一）采購管理制度的完善性。1.是否建立資質(zhì)認證、供應(yīng)商管理、預算及計劃管理、 采購方式、招標管理、采購程序、合同管理、質(zhì)量管理等方 面的內(nèi)控制度并有效執(zhí)行；2.單位和部門的分工與授權(quán)是否符合不相容職務(wù)相分離 的原則，職責分工、權(quán)限范圍與機構(gòu)設(shè)置、人員配備是否科 學合理。（二）采購決策程序的合規(guī)性。1.是否按照采購管理辦法的要求成立了管理委員會 及管理委員會辦公室并明確職責；2.評價采購依據(jù)是否充分可靠； 審批程序是否科學合理；審批決策過程是否存在瑕疵。（三）采購實施程序的規(guī)范性。1.是否嚴格執(zhí)行合同。是否超合同付款、超進度付款； 付款是否經(jīng)過申請、審批；付款是否提前或滯后、付款不實 和違規(guī)結(jié)算；是否追究了違約責任；是否存在須簽訂合同而 沒有簽訂合同的采購事項；2.是否嚴格采購供應(yīng)過程的管理。是否建立了質(zhì)量信息 反饋渠道，質(zhì)量問題是否得到妥善處理；審查短缺物資和不 符合質(zhì)量要求的物資是否查明了原因，有無根據(jù)不同情況及 時組織索賠；審查對逾期未交貨者，有無按合同規(guī)定給予罰 款或沒收違約金；審查對大型或數(shù)額較大的采購，有無取得 供貨商合同的驗收證明，合同中是否規(guī)定了必