中文文秘專業(yè)知識

1、中文文秘專業(yè)知識文秘工作綜合性決定秘書人員既要具有廣闊知識面又要有深厚專業(yè)知識。下面是小編整理的中文文秘專業(yè)知識，歡迎參考閱讀！1中文文秘專業(yè)知識一個稱職秘書，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本，也是實(shí)現(xiàn)其它能力基礎(chǔ)?？梢赃@么說，文字表達(dá)能力是秘書工作人員基本功，是“看家”本領(lǐng)。那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作能力呢？具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好文秘寫作。不管干什么事情，必須有正確態(tài)度和濃厚興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫

2、作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細(xì)精神生產(chǎn)，是一項十分嚴(yán)肅而艱苦創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就事情。美國著名未來學(xué)家約翰·奈斯比特在大趨勢改變我們生活十個新方向一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件最重要事情應(yīng)該記住，而其中一件就是：在這個文字密集社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本讀寫技能。這里所說讀寫技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力?！迸c此同時，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作濃厚興趣，變被動為主動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：熱愛是最好老師，對寫作有強(qiáng)烈責(zé)任感和濃厚興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”程度，“衣帶漸

3、寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不斷地取得進(jìn)步。其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢？我們回答是肯定。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認(rèn)識是符合辯證法。我們所學(xué)文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧理論。要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評大作家，他作品，全部就說明著應(yīng)該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟，

4、我們也應(yīng)認(rèn)識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。最后，要勇于實(shí)踐，堅持多練習(xí)、多修改。寫作是一種技能，技能提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進(jìn)行仔細(xì)修改。多修改自己文章也是提高文秘寫作能力一個重要環(huán)節(jié)，多改符合人們認(rèn)識客觀事物由淺入深、由片面到全面規(guī)律

5、，也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫作體驗，就多一項具體收獲。作為稱職秘書人員，要有高度責(zé)任感，養(yǎng)成修改文章良好良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們意見，克服怕人挑“刺”思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫作能力才能迅速地提高。一、紅頭文件制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)行頁面設(shè)置選擇“文件”“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按

6、鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字符；“每頁”設(shè)置成“22”行，然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字國家標(biāo)準(zhǔn)。2、插入頁號選擇“插入”“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式短線；并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁頁碼設(shè)置成左空一個漢字。3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識制作選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項，鼠標(biāo)將會變成

7、“”，在Word 20xx版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。選擇“文

8、本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線

9、”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號三號仿宋字體、左空一個字距離；簽發(fā)人三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名三號楷體、右空一個字距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”“符號”“符號”附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入地

10、方，單擊“插入”按鈕即可。6、主題詞制作選擇“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件”“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文排版。 要對該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出

11、相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”“打開”，找到相應(yīng)模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。二、公文正文排版1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”“新建”“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo) 題二號小標(biāo)宋字體，居中顯示； 主送機(jī)關(guān)三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；正 文三號仿宋字體；成文日期三號仿宋字體，右空四個字距離，“”和六角符號輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞按照模板定義字體填

12、寫完整，最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞相互位置調(diào)整好。三、用Word制作電子公章1、圖章輪廓選擇“插入圖片自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。2、編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準(zhǔn)確位置，并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在“自選圖形星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合五角星，并設(shè)置成紅色

13、，移動到圓中合適位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來，要用時復(fù)制一個到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)??！2中文文秘專業(yè)知識秘書工作任務(wù)主要有以下7個方面:1.調(diào)查研究與信息收集調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者解情況、進(jìn)行決策基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進(jìn)行,秘書應(yīng)該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)最新全面信息,及時提供給領(lǐng)導(dǎo)。2.文書工作文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面，收到文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理，發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)指示下按程序認(rèn)真進(jìn)行，很多時候秘書還要進(jìn)行文件、報告起草,所以秘書對文書寫作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完文檔要及時分類歸檔。3.會議籌辦秘書應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)要求和會議主題、風(fēng)格等進(jìn)行會議準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同籌辦要求。4.來賓接待秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來賓接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求