綜合管理信息系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法

1、綜合管理信息系統(tǒng)運(yùn)行暫行管理辦法一、總則1.1為加強(qiáng)公司綜合管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）的管理，保證其高效、安全運(yùn)行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，根據(jù)公司辦公自動(dòng)化工作實(shí)際，特制定本辦法。1.2 OA系統(tǒng)使用范圍包括公司各部門、所屬各電站、各下屬公司之間的公文流轉(zhuǎn)。1.3 OA系統(tǒng)用戶包括公司全體在編正式職工和參與自動(dòng)化辦公的聘用人員。用戶賬號(hào)需報(bào)人力資源部審批登記。1.4 OA系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、公文管理、知識(shí)文檔管理、公共信息、個(gè)人日程計(jì)劃、個(gè)人設(shè)置、車輛、會(huì)議等綜合辦公、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、常用工具、電子郵件等功能，旨在實(shí)現(xiàn)公文無(wú)紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本

2、。1.5 OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，對(duì)每位公司員工工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄，員工使用OA系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同工作的情況將納入該單位（部門）年度考核范圍。1.6 OA系統(tǒng)的輔助或關(guān)聯(lián)系統(tǒng)同屬本辦法管理和考核范圍。辦公室信息中心負(fù)責(zé)及時(shí)在OA系統(tǒng)相關(guān)欄目公布各輔助或關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。1.7辦公室負(fù)責(zé)編制本辦法，并有解釋權(quán)。各部門負(fù)責(zé)人有監(jiān)督執(zhí)行之責(zé)任。并對(duì)本部門所有人員有宣導(dǎo)、并監(jiān)督執(zhí)行之責(zé)任。二、管理機(jī)構(gòu)2.1辦公室是OA系統(tǒng)的歸口管理部門，主要職責(zé)為：2.1.1對(duì)系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署，分級(jí)管理；2.1.2負(fù)責(zé)辦公OA系統(tǒng)的規(guī)劃、推廣和檢查考核工作；2.1.3負(fù)責(zé)電子印章和領(lǐng)導(dǎo)簽名管理的

3、監(jiān)察工作；2.1.4負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)保密文件的設(shè)置進(jìn)行定期檢查。2.2 企業(yè)管理與法律部是OA系統(tǒng)的協(xié)同管理部門，主要職責(zé)為：2.2.1負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設(shè)計(jì)的審核修改、審批制定，OA系統(tǒng)各流程、表單的規(guī)范；2.2.2制定電子公文與信息流轉(zhuǎn)的具體工作規(guī)范和制度。2.3辦公室信息中心是OA系統(tǒng)的運(yùn)行管理部門，主要職責(zé)為：2.3.1負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常軟硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的維護(hù)，升級(jí)、優(yōu)化管理，及與開(kāi)發(fā)商的外聯(lián)工作；2.3.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)功能模塊、用戶權(quán)限的設(shè)置；2.3.3負(fù)責(zé)各使用單位信息員和使用人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；2.3.4負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)安全體系建設(shè)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行，做好數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)

4、據(jù)安全。2.3.5負(fù)責(zé)修編和完善OA系統(tǒng)制度和規(guī)范，指定專人負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)文件、數(shù)據(jù)的監(jiān)控和管理。2.3.6匯總分析各使用單位的意見(jiàn)和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題2.3.7做好其他OA相關(guān)工作。2.4人力資源部是OA系統(tǒng)的監(jiān)督部門，主要職責(zé)為：2.4.1負(fù)責(zé)用戶注冊(cè)、注銷等管理，對(duì)公司新進(jìn)符合使用OA系統(tǒng)的人員，進(jìn)行OA系統(tǒng)權(quán)限的分配申報(bào)。人員離職前，負(fù)責(zé)OA賬戶的凍結(jié)申報(bào)，方可辦理離職手續(xù)。負(fù)責(zé)因人員流動(dòng)造成用戶變更的審核2.4.2負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限。2.4.4負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)。2.4.5負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)中人事相關(guān)

5、模塊的建設(shè)。2.5各部門是OA系統(tǒng)信息來(lái)源部門，基本職責(zé)為：2.5.1負(fù)責(zé)本部門人員用戶賬號(hào)、功能權(quán)限變更需求的提交。2.5.2確保本部門人員安全、規(guī)范的使用系統(tǒng)，監(jiān)督OA管理制度在本部門的執(zhí)行。2.5.3負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作需要，提交本部門工作流程設(shè)計(jì)草案至公司人力資源部。2.5.4明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管系統(tǒng)工作，同時(shí)確定一名信息員負(fù)責(zé)日常管理。2.6部門信息員是OA系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，主要職責(zé)為：2.6.1負(fù)責(zé)對(duì)本部門文檔進(jìn)行管理（新建、歸檔、整理、授權(quán)等）2.6.2負(fù)責(zé)本部門門戶、流程、知識(shí)體系的日常管理。2.6.3指導(dǎo)和監(jiān)督本部門員工正常運(yùn)行OA及關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。2.6.4負(fù)責(zé)與信息中心的銜接工作

6、。2.7公司所有員工是OA系統(tǒng)使用人員，主要職責(zé)為：2.7.1從事本系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)的管理員，應(yīng)具備良好的服務(wù)意識(shí)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平，盡職盡責(zé)，保證工作質(zhì)量。2.7.2系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺(jué)遵守系統(tǒng)運(yùn)行的相關(guān)規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。2.7.3熟練系統(tǒng)各項(xiàng)功能和操作，及時(shí)提出合理化建議。2.7.4嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)范，約束個(gè)人電子辦公行為和操作，保障系統(tǒng)和信息安全。2.7.5公司總部工作人員，要求每天登陸系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)考勤，考勤時(shí)間：7月1日-9月30日為8:00-17:30，10月1日-6月30日為8：00-18:00，如有出差、休假、外出等情況，應(yīng)及時(shí)提交相

7、應(yīng)考勤流程。三、門戶和知識(shí)體系3.1門戶和知識(shí)體系都是在企業(yè)信息和文檔大量積累基礎(chǔ)上，進(jìn)行合理有序的管理和展示，兩應(yīng)用內(nèi)容互有穿插和銜接。其中門戶偏重于以動(dòng)態(tài)為特點(diǎn)的信息和新聞，知識(shí)偏重于以價(jià)值為特點(diǎn)的文檔和檔案。3.2 OA系統(tǒng)的門戶和知識(shí)體系嚴(yán)格按照分級(jí)瀏覽權(quán)限建立并確定瀏覽范圍。門戶可分為領(lǐng)導(dǎo)門戶、公司門戶、部門門戶、個(gè)人門戶及功能門戶。知識(shí)按應(yīng)用類型進(jìn)行多層目錄化分級(jí)。兩者的建立和維護(hù)應(yīng)嚴(yán)格按照分級(jí)、分類的原則進(jìn)行文檔的上傳、修改和存放。用戶使用權(quán)限細(xì)化到文檔條目。3.3欄目中的文檔按照辦公室即時(shí)公布的相關(guān)要求，統(tǒng)一規(guī)范命名。通用文檔基本格式如下：部門 +詳細(xì)文檔名。3.4領(lǐng)導(dǎo)門戶由公

8、司高層領(lǐng)導(dǎo)管理，門戶內(nèi)容由分管項(xiàng)目確定。各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己獨(dú)屬的門戶具備讀取、修改、上傳的權(quán)限。其他人無(wú)權(quán)訪問(wèn)門戶。3.5各部門門戶由各部門信息員管理，公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該門戶具備讀取的權(quán)限，各部門員工按本部門分配的權(quán)限具備對(duì)讀取、修改、上傳的權(quán)限。本部門門戶可對(duì)其他部門員工開(kāi)放的欄目或文檔進(jìn)行權(quán)限控制。3.6公司門戶由辦公室歸口管理。門戶按內(nèi)容劃分為多個(gè)子欄目，包括各類可共享的常用資料、工具、文檔和應(yīng)用等，所有員工具備文檔讀取權(quán)限。公司門戶還需擔(dān)任企業(yè)內(nèi)部宣傳、培訓(xùn)等公共職能。3.7個(gè)人門戶由用戶個(gè)人管理。內(nèi)容包括涉及本人參與的公司事務(wù)和文檔的處理。四、工作流程4.1 OA系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公

9、、生產(chǎn)和業(yè)務(wù)流程，為推廣無(wú)紙化辦公，提高辦公效率，涉及的相關(guān)單位及部門應(yīng)按照流程的規(guī)定處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。并積極對(duì)現(xiàn)有傳統(tǒng)辦公模式進(jìn)行信息化改造。4.2各職能部門為新流程建立的發(fā)起單位，新流程設(shè)計(jì)需包括流程定義、流程圖設(shè)計(jì)、節(jié)點(diǎn)定義和表單設(shè)計(jì)。并完成相關(guān)審批手續(xù)由辦公室信息中心進(jìn)行數(shù)字化，嵌入OA系統(tǒng)推廣使用。4.3流程定制發(fā)起的單位及部門負(fù)責(zé)流程模板的完善，各部門有對(duì)流程優(yōu)化提出合理化建議的義務(wù)。4.4工作流程的監(jiān)督和統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作由該流程發(fā)起單位負(fù)責(zé)。4.5流程的報(bào)廢和重組由該流程的發(fā)起單位提出申請(qǐng)，報(bào)企業(yè)管理與法律部審議。重大調(diào)整需報(bào)公司信息化領(lǐng)導(dǎo)小組審議。五、系統(tǒng)運(yùn)行操作管理5.1系統(tǒng)使用人員

10、的賬號(hào)與RTX賬號(hào)一致，賬號(hào)規(guī)則為:入職年月+序號(hào)。密碼（口令）必須設(shè)6位以上字符（含字母、數(shù)字、符號(hào)等），并需經(jīng)常修改，不得過(guò)于簡(jiǎn)單的密碼規(guī)則。新用戶取得初始密碼后應(yīng)在OA系統(tǒng)的個(gè)人設(shè)置里面，對(duì)自己的登陸密碼進(jìn)行修改，避免他人盜用。若密碼丟失，可向信息中心提出申請(qǐng)，恢復(fù)初始密碼。5.2在OA系統(tǒng)的個(gè)人設(shè)置里面，必須對(duì)自己的個(gè)人信息進(jìn)行添加完善，如聯(lián)系方式、電子郵件等，并保證準(zhǔn)確和及時(shí)更新，以便內(nèi)部溝通順暢。5.3為保證各類電子文件的及時(shí)收發(fā)，公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人原則上OA系統(tǒng)和RTX應(yīng)該全天在線。其他工作人員至少每天上下午各登陸兩次OA系統(tǒng)，RTX應(yīng)全天在線接收各類文件，處理待辦事項(xiàng)。5.5

11、公司各部門發(fā)出的各類文件、通知、有關(guān)工作情況通報(bào)、部門之間的信息傳遞、日常請(qǐng)假申請(qǐng)，以及其他只在系統(tǒng)內(nèi)部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務(wù)性的文件等，只通過(guò)OA系統(tǒng)傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質(zhì)文件。各部門可以將電子文件作為公司內(nèi)部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依據(jù)。OA系統(tǒng)中已經(jīng)存在的工作流程，紙質(zhì)單據(jù)將不再使用。5.6 OA系統(tǒng)中發(fā)布的公文公告與紙質(zhì)公文具有同等效力，如需要對(duì)外提供紙質(zhì)文件，各部門需通過(guò)OA系統(tǒng)中發(fā)文程序申請(qǐng)。5.7發(fā)生急辦或重大信息，除在OA系統(tǒng)中發(fā)布外，還應(yīng)及時(shí)采用其他通訊方式進(jìn)行溝通，傳遞。公司員工應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，在使用OA 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，通過(guò)OA 系統(tǒng)發(fā)布的信

12、息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。5.8公司員工應(yīng)保證通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。5.9公司員工應(yīng)保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時(shí)間原則上不超過(guò)2個(gè)工作日。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特殊原因時(shí)間較長(zhǎng)而無(wú)法處理待辦事項(xiàng)的，須通過(guò)代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理，被委托人員相應(yīng)承擔(dān)委托人員操作責(zé)任。5.10流程發(fā)起人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的督辦責(zé)任，對(duì)未及時(shí)處理信息的相關(guān)審批人員，應(yīng)采用其他通訊方式予以督促，以保證信息和文件通暢的流轉(zhuǎn)。5.11禁止在OA系統(tǒng)上傳非工作用途的文件

13、、圖片，應(yīng)避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，不得利用OA系統(tǒng)發(fā)布、傳播有礙社會(huì)治安、企業(yè)和諧和帶有電腦病毒的信息。5.12系統(tǒng)用戶必須定期更改用戶密碼，并妥當(dāng)保管，多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)的，如暫停使用OA辦公需及時(shí)注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人打開(kāi)系統(tǒng)獲取保密信息，惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)，如因密碼保存不當(dāng)?shù)纫蛩卦斐傻娜魏魏蠊?，由賬號(hào)密碼所有者承擔(dān)。惡意獲取密碼者，將給予相關(guān)責(zé)任人員嚴(yán)厲處分。5.13系統(tǒng)用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息、資料。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批允許，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及

14、外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不允許下載受控的資料文檔，如發(fā)生泄密事件，將給予相關(guān)責(zé)任人員嚴(yán)厲處分。六、安全保密管理6.1OA系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)和公司商業(yè)秘密保護(hù)的有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。6.2OA系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對(duì)涉及國(guó)家秘密，以及公司商業(yè)秘密機(jī)密級(jí)以上的公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。6.3通過(guò)OA系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無(wú)需打印存檔。6.4OA系統(tǒng)涉及使用電子印章和人員簽名，由辦公室專人統(tǒng)一制作并授權(quán)使用，對(duì)電子印章的使用、管理等同于實(shí)物印章。6.5有權(quán)使用電子

15、印章和人員簽名的人員，應(yīng)定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名僅在OA系統(tǒng)上與鮮章具有同等效力，紙質(zhì)打印無(wú)效。6.6偵測(cè)、盜用他人帳號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，造成OA系統(tǒng)運(yùn)行中斷的；遺失或泄露帳號(hào)、密碼等安全認(rèn)證信息，造成公司損失的，將根據(jù)有關(guān)情節(jié)和所造成的損失大小，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。6.7違反保密規(guī)定，造成失密泄密的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、系統(tǒng)維護(hù)管理7.1為避免計(jì)算機(jī)病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全，OA服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件。系統(tǒng)管理員應(yīng)指導(dǎo)檢查公司員工客戶端電腦安裝公司統(tǒng)一的防病毒和監(jiān)控軟件并及時(shí)更新操作系統(tǒng)安全補(bǔ)丁及病毒特征碼。7.2系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)定期對(duì)OA數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)備份，每周末對(duì)OA完整數(shù)據(jù)進(jìn)行一次異地備份。7.3系統(tǒng)管理員應(yīng)定期監(jiān)控清理討論區(qū)內(nèi)容；各部門信息員應(yīng)定期整理部門門戶中的文檔資料，及時(shí)刪除過(guò)期無(wú)效文檔；使用人員應(yīng)及時(shí)刪除在OA系統(tǒng)上生成的失效或錯(cuò)發(fā)信息。7.4 信息中心與軟件開(kāi)發(fā)單位保持精密聯(lián)系，確保故障得到及時(shí)處理、漏洞補(bǔ)缺和軟件版本升級(jí)。八、考核8.1 OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，