環(huán)境管理資料

1、20112011 辦公室環(huán)境管理資料1 1辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于溝通，便于交流； 缺點(diǎn)：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人；封 閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于保證工作的機(jī)密性。 2 2封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。 3 3預(yù)防緊急情況的措施有：主要是第二點(diǎn)和第六點(diǎn)其中， 第二點(diǎn)可能考選擇題；第六點(diǎn)在錄像中可能出現(xiàn) 4 4發(fā)生事故時(shí)，秘書要填寫事故情況記錄表 ；如果事 故中有人受傷，則涉及到的每個(gè)人都要填寫一張工傷情 況報(bào)告表，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉 及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意 一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。 5 5改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作

2、流程的方案。 答：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合并和精 簡。認(rèn)識(shí)到存在的問題后，提出如下改進(jìn)建議。注意事項(xiàng) 中：（ 1 1）流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)（ 2 2）要考慮客 戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合（3 3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6 6選擇題：文稿審定的步驟： （ 1 1）文秘人員打印文件， 首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。（2 2）校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真校對(duì)。（3 3）章 監(jiān)管員用印前，對(duì)文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認(rèn) 真核對(duì)一遍。7 7選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實(shí)施 審核、體式審核、程序?qū)徍恕? 8選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時(shí)要比較： （ 1 1）價(jià)

3、格和 費(fèi)用，如批量購買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品 供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品（ 2 2）質(zhì)量和交貨 （ 3 3）服務(wù)和位置（ 4 4）安全和可靠性要仔細(xì)比較供應(yīng)商的 報(bào)價(jià)單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致。 9 9作為秘書，你如何做到對(duì)辦公用品的控制和監(jiān)督？ 答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定 最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量的 定義，最小庫存量，再訂貨量： 第二：加強(qiáng)對(duì)辦公設(shè)備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保 持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。進(jìn)貨卡即記錄所 有接收信息；出貨卡即是申請(qǐng)領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù) 量；庫存卡是每一次計(jì)算物品的庫存余額，

4、該余額代表庫 存物品的實(shí)際數(shù)量。第三：最后檢查庫存物品申請(qǐng)表和庫存卡，從而了解各 部門和某個(gè)人使用物品的情況定期檢查庫存記錄卡，了 解庫存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫存量和再定購量檢查 實(shí)際庫存，將庫存中實(shí)際存放的物品余額對(duì)照卡片上的余 額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜。1010租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的1111.辦公用品的采購，由購買貨物的人填寫購買申請(qǐng) 表，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購人員。并復(fù)制一份給會(huì)計(jì) 部門。采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入 庫，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫會(huì)計(jì)部門收到發(fā)票后， 對(duì)照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經(jīng)財(cái)務(wù) 主管簽

5、字，支付款額或支票。1212做時(shí)間表應(yīng)按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編 號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序。并指明每一項(xiàng)任務(wù)的 負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。1313行動(dòng)計(jì)劃的內(nèi)容：四點(diǎn)。考試大編輯整理 1414現(xiàn)代企業(yè)管理要求工作的時(shí)效性。制定承辦周期的內(nèi) 容和期限要考慮： （ 1 1 ）時(shí)間期限（ 2 2）確定多長的時(shí)間期 限做標(biāo)準(zhǔn)適宜，包括能體現(xiàn)組織的形象。1515承辦周期是企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回 復(fù)的時(shí)間規(guī)定。辦公用品的發(fā)放和管理復(fù)習(xí)重點(diǎn)（1） 辦公室常用辦公設(shè)備的功能和特點(diǎn)（2） 辦公用品和易耗品范圍、分類和管理方法（3） 節(jié)約辦公用品的措施一、辦公室常用設(shè)備的使用（一）

6、識(shí)別辦公用品和易耗品（詳細(xì)閱讀這部分內(nèi)容）思考：辦公室里哪些用品屬于易耗品?（二）相關(guān)知識(shí)f紙薄類筆尺類辦公用品及易耗品的范圍包括： /小裝訂類歸檔用品.辦公設(shè)備專用易耗品二、辦公用品的發(fā)放程序辦公用品的發(fā)放和節(jié)約使用的一般方法閱讀思考：1 發(fā)放物品應(yīng)有哪些手續(xù)？2、節(jié)約使用辦公用品的具體措施有哪些？作業(yè)：寫出辦公用品發(fā)放的具體辦法。辦公效率和時(shí)間管理 復(fù)習(xí)重點(diǎn)（4） 合理安排日常工作及上司交辦的工作的要求（5） 秘書簡單事務(wù)性工作的內(nèi)容范圍一、合理安排日常工作及上司交辦的工作（一）工作方法首先認(rèn)真閱讀案例部分，根據(jù)案例的提示進(jìn)行學(xué)習(xí)1 用 ABCD 法則排出工作的優(yōu)先等級(jí)依照事務(wù)的輕重緩急，

7、循序著手，充分利用時(shí)間，取得最佳效益思考：辦公室里哪些用品屬于易耗品?2、有效利用時(shí)間，事半功倍（1）明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)（2）區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作（3） 開動(dòng)腦筋， 分清工作的輕重緩急， 使工作有序 進(jìn)行（4）合理分配精力，提高工作效率（5）使用辦公輔助手段幫助組織工作（6）工作安排要適應(yīng)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)（7）要遵照規(guī)章制度和承辦期限（8）記工作日記（二）注意事項(xiàng) 秘書是輔助和服務(wù)于上司工作的，應(yīng)準(zhǔn)確地完成上司交 辦的工作二、日常辦公事務(wù)的協(xié)調(diào)（一） 工作方法秘書在工作中常處理的簡單事務(wù)性本職工作包括1、內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)定工作2、用車預(yù)訂工作3、協(xié)助同事印制名片4、協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用

8、水5、協(xié)助組織入口處的出勤登記或打卡工作6、按照組織要求，保證接待崗位上班時(shí)間都要有人（二）相關(guān)知識(shí)1、簡單的事務(wù)性工作仍很重要，不可掉以輕心2、掌握協(xié)調(diào)工作的基本原則作業(yè)：根據(jù)所學(xué)內(nèi)容口述模擬練習(xí)題常用事務(wù)文書的擬寫復(fù)習(xí)重點(diǎn)（1）事項(xiàng)通知（事務(wù)通知、會(huì)議通知）的知識(shí)與擬寫（2）禮儀文書的知識(shí)與擬寫一、傳真?zhèn)髡娴母拍钆c寫法傳真：是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體通過有線電、無 線電或國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳送的一種文書二、備忘錄（一） 備忘錄的概念與寫法（二） 注意事項(xiàng)在備忘錄中不需要簽名或表示敬意的結(jié)束語三、事務(wù)性通知（一） 事務(wù)性通知的分類及寫法1、事項(xiàng)通知（1）事項(xiàng)通知的適用范圍（2）事項(xiàng)通知的寫法2、非正式公文類通知（1）啟事型通知（2）憑證型通知3、會(huì)議通知 P185（1）會(huì)議通知的適用范圍（2）會(huì)議通知的寫作四、邀請(qǐng)信（一）邀請(qǐng)信的概念邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)與寫法結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期1、 標(biāo)題（1）事由+文種，或會(huì)議名稱+文種（2）文種，即“邀請(qǐng)信”2、稱謂在邀請(qǐng)信的開頭頂格寫被邀請(qǐng)者的姓名或單位名稱3、正文結(jié)構(gòu)；信首問候語 +主體+信末問候語（1）信首問候語正文開頭的“您好”等（2）主體 說明邀請(qǐng)?jiān)蚝突顒?dòng)內(nèi)容，介紹細(xì)節(jié)（3）信末問候語（4） 落款及成文日期在正文結(jié)束后，下一行左空格書寫問候