合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度一、總則1.為防范市場風險與法律風險，提高企業(yè)經濟效益，減少因合同簽訂、履行過程中有不規(guī)范行為導致的糾紛，遵照中華人民共和 國合同法和國家有關政策法律，結合我公司具體情況，特制定本 辦法。2.本辦法適用于公司各部門與其他平等主體（自然人、法人、其他組織）及公司系統(tǒng)內相互之間簽訂、變更、終止民事權利義務關系的合同、協(xié)議的管理。3.合同的管理實行統(tǒng)一領導、歸口管理相結合的原則。4.合同管理工作由綜合管理部負責，并配備合同管理員。5.公司所有員工均應維護公司的合法權益，保守商業(yè)秘密。二、合同的簽訂、審查和履行6.經辦人于合同簽訂前，應驗證對方當事人有效證件，驗明主體資格，了解其資信狀

2、況，審查對方經辦人代理權限，審查對方提供資料的真實性與合法性。7.委托代理人對外簽訂合同時，必須報公司部門負責人及分管領導審查批準，合同標的大，或合同內容重大、條款復雜，必須報公司總經理批準。&下屬分公司、辦事處委托代理人以公司名義對外簽訂合同時,必須報公司總經理審查批準，總經理審批后的蓋章管理流程由公司市場營銷部根據各分公司、辦事處的具體情況制定和執(zhí)行。9. 公司合同專用章的管理人員，應當根據批準人的批準意見，在合同文本上加蓋合同專用章。不得以部門或個人名義使用其他公章簽署所有以公司名義的對外合同。10. 合同依法成立，即具有法律約束力，相關部門應相互支持、配合，認真執(zhí)行合同條款，全

3、而履行合同義務，不得擅自變更或解除合同。四、合同的管理、歸檔和借閱11. 合同簽訂后，以公司名義簽定的合同，經辦人應將合同正式文本原件交公司綜合管理部合同管理員存檔。12. 合同管理員負責全公司合同的分類、編號、登記，建立合同臺帳，存檔備案。13. 公司合同管理員應當做好合同文本及相關資料的歸檔工作，并定期將合同管理情況報告公司管理層。14. 因工作需要借閱合同檔案，須填寫“合同檔案借閱單”，注明查閱合同檔案的名稱、編號、查閱人等。經部門經理簽批后方能借閱，歸還時合同管理員應認真核對。15閱檔人對所借閱合同檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。16. 如借閱期間合同遺失，公司將追究相關責任人的行政及經濟責任。五、附則17. 本辦法如有與國家政策、法律不符合的地方，以國家政策法律為準執(zhí)行.18. 本辦法自頒布之日實施。附件一：合同借閱登記表附件二：檔案歸檔標準規(guī)范合同借閱登記表序號合同編號合同名禰借閱是由借閥部門借閱時1可借閱人歸還1寸間備 注檔案歸檔標準規(guī)范一、卷宗目錄索引（附備注及頁碼）； 二、合同審批件;三、主合同文本及對方資質信息;四、有關證據材料（包括電子數據等）;五、有關審批件、預案處置方案（內部會議紀要）；六、合同簽訂（履行）匯總報告;七、其他