物業(yè)中心管家部業(yè)主檔案管理制度程序

1、WORD格式物業(yè)中心管家部業(yè)主檔案管理制度程序1 目的 為了建立、健全業(yè)主的檔案，以便查閱。2 適用范圍 適用于北京至觀物業(yè)管理有限公司管家部對業(yè)主檔案數(shù)據(jù) 的收集、整理、歸檔、使用等。3 職責3.1 管家：負責業(yè)主檔案的收集、整理、更新工作；3.2 管家部：負責業(yè)主檔案的保管、借閱手續(xù)的管理。4 工作內容4.1 管家負責業(yè)主檔案收集、整理，業(yè)主檔案主要包括4.1.1 業(yè)主入住時填寫、簽收及簽署的資料； 包括：、業(yè)主資料登記表、浩思家園消防安全協(xié) 議書 、浩思家園空調運行協(xié)議、物品移交單 、浩思家園物業(yè)管理服務協(xié) 議 、浩思家園消防安全責任書 浩思家園裝修施工消防安全協(xié)議書浩思家園裝 修管理協(xié)

2、議書等；4.1.2 業(yè)主繳費記錄，包括各種應付之押金；4.1.3 業(yè)主資料的補充；4.1.4 緊急聯(lián)絡人的資料；4.1.5 業(yè)主與項目往來文件；4.1.6 業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄（包括閉水確認單）4.1.7 業(yè)主報修 / 保修記錄，一式三份，工程部及管家部各留一專業(yè)資料整理份。業(yè)主投訴記錄/ 回訪記錄；4.1.8 業(yè)主單元有關與二次裝修的記錄檔案。4.1.9 管家依據(jù)所收集的業(yè)主資料編制業(yè)主檔案目錄清單 ，并將此清單粘于檔案盒表面。4.1.10 管家根據(jù)業(yè)主數(shù)據(jù)信息的更新，每日對業(yè)主檔案進行更新，并在業(yè)主檔案目錄清單上做出相應調整。4.2所有業(yè)主資料均屬物業(yè)公司保密文件，收集到的業(yè)主資料由專人

3、負責制作和保管，中途制作人發(fā)生變更，雙方應履行交接簽字手續(xù)，業(yè)主資料嚴禁對外泄漏。4.3管家部主任負責督導管家進行檔案的收集和整理工作，確保檔案的準確性、完整性及存檔的及時性，同時做到定期檢查資料及檔案的更新及登記情況，確保每一周抽查一次。4.4管家將整理好的業(yè)主檔案分別放進維修檔案；入住資料；銷售檔案；裝修檔案等，同時存入檔案柜，并作相應記錄。4.5 業(yè)主檔案的保管和借閱的管理由管家部助理負責，涉及業(yè)主 檔案的查閱和借閱時， 執(zhí) 理制度。（具體流程為：由借閱部門申請人填寫申請，然 后由檔案管理人員將申請?zhí)峤唤o經(jīng)理審核，行物業(yè)公司 檔案管經(jīng)理審核后經(jīng)由項目總經(jīng)理批準后相關檔案資料方可借閱使用則上不超過三天超過三天管家部要追回，并追究相應責任。）5、記錄記錄名稱 內部信息聯(lián)絡單 業(yè)主檔案目錄清單記錄編號HSJY