采購(gòu)流程手冊(cè)

1、光泰流程流程手冊(cè)流程編號(hào)：主題生效日期版本號(hào)最新修改日期核準(zhǔn)者：米購(gòu)流程V1.0采購(gòu)流程1. 范圍本流程適用于光泰所有生產(chǎn)原材料、輔助材料、包裝材料以及辦公勞保用品、設(shè)備工具等采購(gòu)工作的控制。2. 控制目標(biāo)/指標(biāo)控制目標(biāo)：規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)、評(píng)審、訂單變更及采購(gòu)入庫(kù)過程。關(guān)鍵指標(biāo)：來(lái)料檢驗(yàn)批次合格率95% （抽檢合格批數(shù)/來(lái)料抽檢總批數(shù)）采購(gòu)計(jì)劃的完成率 95%（采購(gòu)計(jì)劃實(shí)際完成數(shù) /采購(gòu)計(jì)劃總數(shù)）材料準(zhǔn)時(shí)交付率 95% （材料準(zhǔn)時(shí)交付批次 /材料訂購(gòu)批次） 庫(kù)存周轉(zhuǎn)率80% （當(dāng)月庫(kù)存物料領(lǐng)用資金 /當(dāng)月庫(kù)存總物料資金）流程周期：見第 7點(diǎn)流程涉及的記錄。3. 主要涉及部門/崗位3.1 各分廠/生

2、產(chǎn)計(jì)劃科/采購(gòu)部3.2 銷售部/倉(cāng)庫(kù)3.3 財(cái)務(wù)部4. 主要控制點(diǎn)（避免的失誤和異常處理）4.1 采購(gòu)員應(yīng)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單同類物料進(jìn)行合并和匯總，做好需求計(jì)劃，盡 可能大批量采購(gòu)；4.2 選取合適的供應(yīng)商；4.3 檢驗(yàn)合格后的物料方可辦理入庫(kù)；5. 業(yè)務(wù)流程/流程說明步驟說明輸出內(nèi)容 文件、表單信息化 系統(tǒng)接口1.編制采購(gòu) 申請(qǐng)單1 .各分廠根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì) 劃、訂單BOM單、定額損耗率，運(yùn)行 MRP，自動(dòng)根據(jù)訂單需求和當(dāng)前庫(kù)存情況生成采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)各分廠負(fù)責(zé)人 審批通過后，轉(zhuǎn)給采購(gòu)部/采購(gòu)員。2在新產(chǎn)品研發(fā)需要采購(gòu)時(shí)，項(xiàng)目組/組長(zhǎng)開出采購(gòu)申請(qǐng)單傳遞到采購(gòu)部。3.非生產(chǎn)計(jì)劃性采購(gòu)，由 各

3、部門填寫采購(gòu)申 請(qǐng)單，經(jīng) 部門經(jīng)理 審批后（各部門經(jīng)理和總 經(jīng)理需設(shè)定相應(yīng)的采購(gòu)權(quán)限），提交給采購(gòu)部。采購(gòu)申請(qǐng)單2.請(qǐng)購(gòu)單調(diào) 度1. 采購(gòu)部根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)單上的 物料明細(xì)，根據(jù)材料類別，確定供應(yīng)商、采購(gòu) 員。2. 支持定點(diǎn)采購(gòu)或采購(gòu)價(jià)格表控制， 對(duì)于定點(diǎn)采購(gòu)的不允許選擇定點(diǎn)之外的供應(yīng) 商，對(duì)于受采購(gòu)價(jià)格表控制的物料，不允許超 過允許的采購(gòu)價(jià)格范圍。3.詢價(jià)比價(jià) 供方價(jià)格調(diào) 整1. 若市場(chǎng)無(wú)重大價(jià)格波動(dòng)，直接按照約定價(jià)格 與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或雙方簽署的報(bào)價(jià)單。2. 若需要調(diào)整價(jià)格時(shí)， 采購(gòu)部/采購(gòu)員同時(shí)向合格供應(yīng)商名錄中的多個(gè)供方發(fā)放報(bào)價(jià) 單，收集主要合格供應(yīng)商的最新報(bào)價(jià)。并報(bào) 采

4、購(gòu)部經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。3. 對(duì)于新產(chǎn)品的詢價(jià)，參與詢價(jià)供應(yīng)商的數(shù)量 不得少于3家；4. 因需要開發(fā)新供應(yīng)商滿足采購(gòu)需求時(shí)，參照供應(yīng)商開發(fā)與管理流程執(zhí)行；5. 采購(gòu)部/采購(gòu)員應(yīng)經(jīng)常關(guān)注供應(yīng)鏈價(jià)格波動(dòng)， 及時(shí)掌握長(zhǎng)期供應(yīng)商的價(jià)格變動(dòng)；6 .報(bào)價(jià)單經(jīng)采購(gòu)部/采購(gòu)員/采購(gòu)經(jīng)理初 審，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，才可以發(fā)給供應(yīng)商。4.編制采購(gòu) 訂單1.采購(gòu)部/采購(gòu)員根據(jù)接收的采購(gòu)申請(qǐng)單 進(jìn)行自動(dòng)分類匯總合并后，在信息系統(tǒng)中生成采購(gòu)訂單。2 .采購(gòu)訂單中必須涉及到品名、規(guī)格型 號(hào)、數(shù)量、交期、結(jié)算方式、特殊要求等事 項(xiàng)。采購(gòu)訂單5.采購(gòu)訂單 評(píng)審1 .由采購(gòu)部/經(jīng)理對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核。2.采購(gòu)部/經(jīng)理審核通過后，通過

5、后，提交 各分 廠總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（依采構(gòu)權(quán)限）3 .評(píng)審過程中特別注意對(duì)訂單的型號(hào)、數(shù)量、 交期、訂單的分配、供應(yīng)商的選擇、價(jià)格、付 款條件及特殊要求進(jìn)行審核。采購(gòu)訂單步驟說明輸出內(nèi)容 文件、表單信息化 系統(tǒng)接口6.采購(gòu)實(shí) 施、催貨1具體擔(dān)負(fù)采購(gòu)任務(wù)的采購(gòu)部/采購(gòu)貝負(fù)責(zé)對(duì)已 批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單進(jìn)行跟蹤，按訂單確認(rèn)交 貨時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量，保證訂單的履行。2 .對(duì)采購(gòu)物資的進(jìn)度應(yīng)該經(jīng)常查詢信息系統(tǒng)采 購(gòu)催貨功能，對(duì)近期到貨的物料需要電話確 認(rèn)，對(duì)于過期未到貨的物料及時(shí)和各供應(yīng)商溝 通解決，并統(tǒng)計(jì)在供應(yīng)商評(píng)審記錄上。采購(gòu)部/采購(gòu)員每月整理一次。7.采購(gòu)訂單 變更在采購(gòu)過程中對(duì)需求的變更，需要調(diào)整采

6、購(gòu)的 產(chǎn)品、數(shù)量、金額、價(jià)格、日期等信息。仁由于客戶的要求發(fā)生變化、造成采購(gòu)訂單的 變化，銷售部/業(yè)務(wù)員立即通知 各分廠/生產(chǎn)計(jì)劃 員。工藝BOM表發(fā)生變更，造成采購(gòu)訂單的變 化，技術(shù)中心/工程師立即通知 各分廠/生產(chǎn)計(jì)劃 員2.采購(gòu)部/采購(gòu)員對(duì)相應(yīng)的訂購(gòu)記錄做出修改， 并以訂單確定或更改通知單及時(shí)通知供應(yīng) 商。3非生產(chǎn)計(jì)劃性采購(gòu)，由 各部門提出變更信 息，提交給采購(gòu)部，由 采購(gòu)部/采購(gòu)員對(duì)相應(yīng)的 訂購(gòu)記錄做出修改。訂單確定或更 改通知單8.采購(gòu)訂單 變更評(píng)審1 .變更后形成新的訂單確定或更改通知 單。2 .采購(gòu)部/采購(gòu)員把變更單提交 采購(gòu)部/經(jīng)理評(píng) 審，采購(gòu)經(jīng)理評(píng)審后提交總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂單確定

7、或更 改通知單9.采購(gòu)訂單 關(guān)閉1. 執(zhí)行中的采購(gòu)訂單已經(jīng)全部或部分收貨或因 為其他某種原因需要提前終止，應(yīng)該進(jìn)行采購(gòu) 訂單關(guān)閉。2. 采購(gòu)部/經(jīng)理對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行關(guān)閉，并將關(guān)閉 信息反饋給各分廠/生產(chǎn)計(jì)劃員。10.采購(gòu)收貨 （退貨） 通知單1 .供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)訂單要求將采購(gòu)材料送 至公司，送采購(gòu)部/采購(gòu)員收貨。2. 采購(gòu)部/采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)訂單生成材 料送檢通知單通知各分廠質(zhì)管部進(jìn)行進(jìn)料檢 驗(yàn)；3. 采購(gòu)部/采購(gòu)員根據(jù)材料檢驗(yàn)結(jié)果自動(dòng)生成 采購(gòu)收貨通知單，通知倉(cāng)管員進(jìn)行收貨；4. 倉(cāng)庫(kù)/倉(cāng)管員根據(jù)采購(gòu)收貨通知單核對(duì) 供應(yīng)商提供的送貨單，無(wú)誤后再對(duì)實(shí)數(shù)進(jìn) 行點(diǎn)收。5原材料檢驗(yàn)按照檢驗(yàn)控制流程執(zhí)行。

8、6 對(duì)于已經(jīng)入庫(kù)后的原材料需要退給供應(yīng)商的 采購(gòu)部/采購(gòu)員開采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑危鞒虆?照收貨通知單。采購(gòu)收貨通知單11.收貨入庫(kù)1 .倉(cāng)庫(kù)/倉(cāng)管員將檢驗(yàn)合格的物料移至各物料 存放區(qū)，根據(jù)驗(yàn)收單的實(shí)收數(shù)量，在信息 系統(tǒng)中錄入收貨入庫(kù)，填寫好庫(kù)存卡（物收貨入庫(kù) 退貨單步驟說明輸出內(nèi)容 文件、表單信息化 系統(tǒng)接口料進(jìn)出卡），編制庫(kù)存報(bào)表。2 .不良品辦理退貨手續(xù)，與收貨入庫(kù)一一 致，入庫(kù)數(shù)量為負(fù)數(shù)。12.采購(gòu)付款 登記1. 采購(gòu)部/采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)訂單的付款方式，在 信息系統(tǒng)中錄入采購(gòu)付款登記，報(bào) 財(cái)務(wù)部 并跟蹤付款情況。2. 財(cái)務(wù)部按照付款流程流程進(jìn)行付款。采購(gòu)付款登記6. 流程涉及的文件文件編號(hào)文件

9、名稱備注產(chǎn)品開發(fā)流程供應(yīng)商管理流程供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)、復(fù)評(píng)檢驗(yàn)控制流程進(jìn)貨檢驗(yàn)合格后入庫(kù)付款流程7. 流程涉及的記錄記錄編號(hào)記錄名稱編制部門/崗位輸出形式轉(zhuǎn)交部門/崗位提交時(shí)限/頻率米購(gòu)申請(qǐng)單信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)及時(shí)報(bào)價(jià)單 采購(gòu)合同書面3個(gè)工作日采購(gòu)訂單信息系統(tǒng) 打印單及時(shí)供應(yīng)商評(píng)審記錄電子一月一次采購(gòu)催貨單信息系統(tǒng) 流轉(zhuǎn)及時(shí)變更通知單書面1個(gè)工作日訂單確定或更改 通知單書面1個(gè)工作日采購(gòu)收貨通知單信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)1個(gè)工作日收貨入庫(kù)信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)1個(gè)工作日付款情況表信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)及時(shí)5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373

10、997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 1010860143735728461708810034