公司辦公用品管理辦法(試行)》的通知

1、關于下發(fā)光大集團臺州分公司辦公用品管理辦法（試行）的通知分公司各部門：為了加強分公司內部辦公用品的管理，合理有效利用辦公資源，最大限度降低辦公成本，提高辦公效率，根據(jù)光大集團公司辦公用品管理辦法，結合臺州分公司實際，特制定光大集團臺州分公司辦公用品管理辦法（試行） ， 經(jīng)集團公司總經(jīng)理審批，現(xiàn)予以下發(fā)，請各部門遵照執(zhí)行。特此通知附件： 光大集團臺州分公司辦公用品管理辦法（試行）O 一三年八月二十五日（試行）第一章總 則1.1 目的為了加強分公司內部辦公用品的管理，合理有效利用辦公資源，最大限度降低辦公成本，提高辦公效率，特制定本辦法。1.2 原則分公司的辦公用品由分公司辦公室集中采購管理，實行

2、統(tǒng)一采購、 統(tǒng)一調配、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一回收處理。以自動化辦公為主，輔以紙質化辦公。1.3 適用范圍：適用于分公司各部門在各類辦公用品的計劃、申請、審核、采購、登記、發(fā)放、保管、使用以及報損過程中負有責任的部門及個人。第二章辦公用品的分類2.1 根據(jù)日常用途和使用性質，本辦法中所指辦公用品，可分為以下3 類：2.1.1 固定資產類辦公用品：含自動化辦公設備、辦公桌椅及工程儀器類辦公用品；2.2.2 非消耗性辦公用品：含辦公設備、文件夾冊、數(shù)碼系列、工具類及其他辦公用品；2.2.3 消耗性辦公用品：含辦公用筆、筆記本、電腦耗材、打印機耗材、辦公紙張及其他消耗性辦公用品。各類辦公用品分類明細詳見：附件

3、一。第三章辦公用品配額標準及配發(fā)原則3.1 各類辦公用品的配置分為個人配置和部門配置兩種形式， 個人使用的辦公用品根據(jù)各崗位職責和實際工作需要進行配置（配額清單詳見附件二）；部門使用的辦公用品根據(jù)業(yè)務職能的不同， 分為部門通配辦公用品和限部門配置的辦公用品（配額清單詳見附件三）。3.2 根據(jù)辦公用品的性質，對于不同種類的辦公用品的配發(fā)采取以下原則：根據(jù)本辦法3.1 條款規(guī)定的配額，固定資產類與非消耗性辦公用品在新員工入職或新部門設立之初一次性配發(fā)到位； 消耗性辦公用品根據(jù)本辦法3.1 條款規(guī)定的配額依據(jù)實際進行配發(fā)。備注：一次性紙杯根據(jù)辦公區(qū)使用和銷售部使用的不同要求，由企劃部設計，集團公司綜

4、合辦公室統(tǒng)一制作，各部門根據(jù)實際工作需要到分公司辦公室進行領取，不再統(tǒng)一配發(fā)。第四章辦公用品的申請、審核4.1 分公司辦公室負責各部門辦公用品需求統(tǒng)計、申請、購買、保管、分發(fā)工作。4.2 各部門無需就本辦法3.1 條款規(guī)定的配額范圍內的辦公用品提出申請，需采購時由分公司辦公室根據(jù)各部門實際情況進行匯總，報分公司主管審核，集團公司總經(jīng)理審批。分公司各部門可就確因實際工作需要的、在本辦法3.1 條款規(guī)定的配發(fā)種類之外的辦公用品提出購置申請，分公司辦公室對各類辦公用品的購置申請具有審核權，對于不合理的申請有權拒絕。4.3 根據(jù)辦公用品的性質和種類，申請途徑可分為零星申請和季度申請兩種：零星申請適用于

5、固定資產類辦公用品和非消耗性辦公用品；季度申請適用于消耗性辦公用品。第五章辦公用品的采購、發(fā)放5.1 采購管理5.1.1 消耗性及非消耗性辦公用品（價值在500 元以內 ）的購買申請， 經(jīng)分公司主管領導審批通過后，由分公司辦公室負責購買、管理、發(fā)放。5.1.2 固定資產類和非消耗性辦公用品（價值在500 元以上）的購買申請，由分公司辦公室負責通過OA 申請， 經(jīng)分公司主管領導審核、集團公司綜合辦公室審核，總經(jīng)理審批通過后，由分公司辦公室負責購買。若在當?shù)刭徺I困難或無貨源，可上報集團公司綜合辦公室負責代購，分公司辦公室負責管理。5.2 辦公用品的發(fā)放5.2.1 消耗性辦公用品（不含各類耗材）采購

6、到位后由辦公室統(tǒng)一管理，按辦公用品配額明細表配發(fā)原則及時間要求，領用人員在領用登記表簽字后，辦公室方可發(fā)放。5.2.2 各類耗材由集團公司綜合辦公室負責代購，分公司領 用自行更換。5.2.3 固定資產類辦公用品分公司采購或集團公司綜合辦公室代購完成后由供貨商送至分公司，并負責安裝調試，分公司辦公室在物品投入正常使用后做固定資產出入庫登記。5.2.4 分公司新入職人員在入職當日辦公室為其配發(fā)所需各類消耗性的辦公用品，所需辦公桌椅、電腦由分公司辦公室為其及時調配。第六章辦公用品的保管、使用、維修、報損6.1 分公司各部門負責人負責本部門固定資產辦公用品的保管， 并對本部門各類辦公用品負有安全保管和

7、監(jiān)督節(jié)約使用的責任。6.2 各部門員工根據(jù)實際工作需要可到分公司辦公室領取所需辦公用品，并在“辦公用品領取登記表”簽字備案；所有員工在辦公用品使用中杜絕浪費，不得故意損毀。6.3 辦公用品及設備如發(fā)生損壞，應及時上報分公司辦公室， 由辦公室協(xié)調維修。協(xié)調維修不了的由分公司辦公室根據(jù)集團信息化工作-計算機軟硬件及網(wǎng)絡通訊設備維護標準作業(yè)流程，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中提出“辦公用品及設備維修申請”，待 總經(jīng)理審批通過后，由集團綜合辦公室協(xié)調安排進行維修。6.4 對于損毀嚴重、無法維修導致而不能繼續(xù)正常使用的固定資產類辦公用品，由使用人在提出“固定資產報損申請”， 經(jīng)部門負責人審核后，由分公司辦公室及主

8、管領導進行審核，審核通過后上報集團公司綜合辦公室。由集團綜合辦公室對報損的物品進行檢查，確定無法繼續(xù)正常使用且無法維修后報總經(jīng)理助理審核， 審核通過后報總經(jīng)理審批。在無法正常使用的辦公用品報損審批結束后，方可申請購置新的辦公用品。6.5 離職人員辦公用品管理離職人員在辦理離職手續(xù)前，所使用的辦公用品中固定資產類及非消耗性辦公用品一律交回分公司辦公室，由辦公室相關負責人員進行檢查，如損毀嚴重無法繼續(xù)使用的，由離職人員按照原價進行賠償。確認交接無誤后，在“離職人員物品交接單”上簽字確認，報辦公室主任審核，審核通過后方可辦理離職手續(xù)。6.6 備案管理6.6.1 采購備案：各類辦公用品完成采購后，由辦

9、公室負責對采購信息進行匯總備案。6.6.2 發(fā)放備案：各類辦公用品發(fā)放完成后，由辦公室負責對發(fā)放信息進行匯總備案。6.6.3 固定資產備案管理：根據(jù)集團公司財務中心關于固定資產管理的相關規(guī)定，辦公室每年一月份對分公司各部門固定資產進行盤點、建立臺賬。第七章權利、義務及責任追究7.1 分公司全體員工均有按本辦法使用辦公用品和監(jiān)督他人按規(guī)定使用辦公用品的權利和義務。7.2 對于違反本辦法的行為，分公司視情節(jié)輕重予以嚴肅處理：7.2.1 對于利用辦公用品采購之機謀取私利的個人及行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，根據(jù)公司廉政管理制度相關規(guī)定進行處罰。7.2.2 對于故意浪費辦公用品的個人及行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對所浪費辦公用

10、品按原價3 倍進行賠償，并在全司范圍內通報批評。7.2.3 因個人操作不當造成辦公用品損壞的，經(jīng)維修單位查證屬實后，可維修的由當事人支付維修費用，無法維修的由當事人按照原價進行賠償；對于故意損壞辦公用品的行為，當事人要做出書面檢查，在全司范圍內進行通報批評，并按 5 倍于原價進行賠償處罰。7.2.4 因個人失誤、失職造成各類辦公用品丟失的，由當事人按照原價進行賠償。凡偷竊、私扣辦公用品者，一經(jīng)查實，予以辭退并解除勞動合同。第八章附 則8.1 本管理辦法的后續(xù)修訂及最終解釋權歸分公司辦公室所有。8.2 本管理辦法經(jīng)集團公司總經(jīng)理審批通過后，自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：一、辦公用品分類明細2、 各崗位

11、辦公用品配額明細表3、 各部門辦公用品配額明細表附件一：辦公用品分類明細一、固定資產類辦公用品：1、自動化辦公設備類，如：電腦、打印機、復印機、一體機、傳真機、掃描儀、投影儀、投影幕、監(jiān)控設備、軟件；2、辦公桌椅類，如：辦公桌、辦公椅、隔檔桌、板臺桌、板椅、沙發(fā)、茶幾；3、工程儀器類，如：經(jīng)緯儀、全站儀、水平儀、手持電子測距儀、紅外投線儀；二、非消耗性辦公用品：1、辦公設備類，如：文件柜、保險柜、考勤機、收銀機、碎紙機、 裝訂機、 打孔機、 點鈔機、 固定電話機、白板、 飲水機、電熱壺、加濕器、窗簾、報刊架、雜志架、衣帽架；2、文件夾冊類，如：文件筐、檔案盒、文件夾、壓桿條、抽桿夾、 像冊、

12、票據(jù)夾、 燕尾夾、 拉鏈袋、 紐扣文件袋、檔案袋、名片夾；3、數(shù)碼系列，如：U 盤、移動硬盤、錄音筆、音箱、耳機；4、工具類，如：扳手、鉗子、測線儀、萬用表、試電筆、網(wǎng)線鉗、笤帚、簸箕、拖把、垃圾桶、儲物箱、暖壺、水盆、紙簍、計算器、手電筒、安全帽、安全帶、腳扣、鋼卷尺、檢測尺、 靠尺、卡尺、塞尺、百格網(wǎng)、檢測工具包、接地棒、高壓驗電筆、 潛心表、接地搖表、絕緣搖表、鐵鍬；5、其他類，如：筆筒、訂書機、起釘器、名片盒、鉛筆刀、 板擦、裁紙刀、圓規(guī)、剪刀、直尺、激光筆、茶杯、杯墊、插線 板；三、消耗性辦公用品：1、辦公用筆類，如：白板筆、記號筆、熒光筆、簽字筆、 圓珠筆、中性筆、水彩筆、筆芯、鉛

13、筆；2、筆記本類，如：軟抄本、仿皮筆記本、簽到冊、百事貼；3、打印機耗材類，如：硒鼓、墨粉、彩色墨水、色帶；4、電腦耗材類，如：刻錄光盤、鼠標、鼠標墊、鍵盤、網(wǎng)線、電話線、水晶頭、數(shù)據(jù)線；5、辦公紙張類，如：復印紙（A3、A4、B5）、彩色打印紙、 彩色噴墨打印紙、傳真紙、皮紋紙、公司文頭稿紙、便簽紙、透 明紙、硫酸紙；6、其他類，如：電池、釘書針、回形針、大頭針、印油、 印泥、刀片、橡皮、膠帶、雙面膠、膠水、固體膠、復寫紙、修 正液、皮筋、索引紙（不干膠標簽）、光盤標簽、光盤袋、收據(jù)、 紙杯、信封、請柬、招待用品、毛巾。附件二：各崗位辦公用品配額明細表1、分公司總經(jīng)理崗位辦公用品配額清單種類

14、名稱數(shù)量固定資產類板臺式辦公桌椅1套臺式電腦1臺電腦軟件同一類型軟件1套/電腦沙發(fā)、茶幾1套非消耗性辦公用品文件柜（或壁柜）1組固定電話機1部飲水機1臺窗簾1組衣帽架1個文件筐2個文件盒8個U盤1個1組計算器1個笞帚、簸箕、拖把、垃圾桶、水盆、各1個筆筒、訂書機、起釘器、鉛筆刀、裁紙 刀、剪刀、直尺、插線板各1個消耗性辦 公用品中性筆1支（含2支筆芯）/季度鉛筆1支/季度仿皮筆記本（大）、白事貼1本/季度訂書針、回形針、大頭針、橡皮、膠帶、 雙面膠、固體膠1盒（個）/2季度2、分公司副總經(jīng)理崗位辦公用品配額清單種類名稱數(shù)量固定資產類板臺式辦公桌椅1套臺式電腦1臺電腦軟件同一類型軟件1套/電腦沙

15、發(fā)、茶幾1套非消耗性辦公用品文件柜（或壁柜）1組固定電話機1部飲水機1臺窗簾1組衣帽架1個文件筐2個文件盒8個U盤1個1組計算器1個笞帚、簸箕、拖把、垃圾桶、水盆、各1個筆筒、訂書機、起釘器、鉛筆力、裁紙刀、剪刀、直尺、插線板各1個消耗性辦 公用品中性筆1支（含2支筆芯）/季度鉛筆1支/季度仿皮筆記本（大）、白事貼1本/季度訂書針、回形針、大頭針、橡皮、膠帶、雙面膠、固體膠1盒（個）/2季度3、分公司部長/主任崗位辦公用品配額清單種類名稱數(shù)量固定資 產類隔檔板臺式辦公桌椅1套臺式電腦1臺軟件同一類型軟件1套/電腦非消耗性 辦公用品固定電話機1部文件筐2個文件盒8個計算器1個1個筆筒、訂書機、起

16、釘器、鉛筆刀、裁紙刀、 圓規(guī)、剪力、直尺、插線板各1個消耗性辦 公用品中性筆1支（含2支筆芯）/季度鉛筆1支/季度仿皮筆記本（/、）1本/季度4、基層崗位辦公用品配額清單種類名稱數(shù)量固定資 產類隔檔式普通/普逋式辦公桌椅1套臺式電腦1臺軟件同一類型軟件1套/電腦非消耗性 辦公用品文件筐1個文件盒4個1個插線板1個消耗性 辦公用品中性筆1支（含2支筆芯）/季度鉛筆1支/2季度仿皮筆記本（/、）1本/2季度備注：1、基層崗位辦公電腦的配置根據(jù)分公司崗位設置實際需要執(zhí)行，未配置專用電腦的崗位，可使用部門公用電腦辦公。試用期員工不得配置專用電腦。2、所有電腦須使用時間在 5年以上的，如現(xiàn)有電腦配置無法

17、滿足正常辦公需要，可提出申請升級主機配件， 可升級的配件 僅限于內存和硬盤；電腦使用7年以上的，如現(xiàn)有電腦無法滿足 正常辦公需要，可提出申請購置新電腦。3、凡人為故意損壞的，經(jīng)維修人員鑒定后，由使用人全額承擔經(jīng)濟損失，分公司綜合辦公室協(xié)助更換。附件三：各部門辦公用品配額明細1、各部門通用辦公用品配額清單種類名稱數(shù)量固定資 產類沙發(fā)、茶幾1套打印機/復印機1臺筆記本電腦1臺非消耗性 辦公用品固定電話機1部文件柜2組白板1套飲水機1臺衣帽架1個U盤1個計算器1個笞帚、簸箕、拖把、水盆、垃圾桶各1個訂書機、起釘器、裁紙刀、剪刀、直尺各1個消耗性辦 公用品打印機硒鼓、墨粉5.1條款訂書針、回形針、大頭針、橡皮1盒（個）/2季度寬膠帶、窄膠帶、雙面膠、固體膠1個/1季度備注：各部門公用辦公電腦按照 1臺/5人（未配置專用電腦 的人數(shù)）的標準配置。2、限部門配置辦公用品配額清單種類物品名稱配置部門配置數(shù)量固定資 產類投影儀、投影儀幕（移動）辦公室1套/會議室傳真機辦公室1臺經(jīng)緯儀、全站儀、水平儀、手持電子測距儀、紅外投線儀工程項目部各1臺/項目部保險柜財務部1臺/部門考勤機辦公室1臺/集中辦公區(qū)非消耗性辦公用品碎紙機銷售部各1臺點鈔機銷售部1臺/部門扳手、鉗子、測線儀、萬用表、試電筆、網(wǎng)線鉗、綜合辦公室工程項目部各1個楙門鋼卷