青島國稅開發(fā)票防偽手冊

1、普普通通發(fā)發(fā)票票防防偽偽開開具具系系統(tǒng)統(tǒng)(網(wǎng)網(wǎng)絡絡發(fā)發(fā)票票 )用用戶戶手手冊冊目目 錄錄第一章第一章 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述.31.1 系統(tǒng)功能結構.31.2 軟件使用流程.31.3 業(yè)務操作流程.4第二章第二章 系統(tǒng)的安裝、注冊與登錄系統(tǒng)的安裝、注冊與登錄.42.1 系統(tǒng)運行環(huán)境.42.2 系統(tǒng)安裝.42.3 系統(tǒng)注冊.42.4 系統(tǒng)登錄.6第三章第三章 系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置.73.1 系統(tǒng)初始化 .83.2 企業(yè)稅務信息 .93.3 網(wǎng)絡參數(shù)設置.103.4 編碼設置.11第四章第四章 發(fā)票管理發(fā)票管理.134.1 發(fā)票領用管理 .144.2 發(fā)票填開 .174.3 發(fā)票查詢 .284.4 發(fā)票作廢

2、 .304.5 普通發(fā)票打印格式 .344.6 報送處理 .354.6.1介質報送.354.6.2 網(wǎng)絡報送.364.7 期間結轉 .37第五章第五章 發(fā)票統(tǒng)計發(fā)票統(tǒng)計.395.1 發(fā)票庫月度資料統(tǒng)計 .405.2 發(fā)票庫年度資料統(tǒng)計 .415.3 普通發(fā)票領用開具作廢信息 .42第六章第六章 系統(tǒng)維護系統(tǒng)維護.436.1 數(shù)據(jù)文件整理.446.2 數(shù)據(jù)備份.446.3 數(shù)據(jù)恢復.456.4 軟盤備份.466.5 軟盤恢復.486.6 查詢備份數(shù)據(jù).486.7 操作員管理.496.8 菜單信息管理.516.9 運行日志查詢.52第一章 系統(tǒng)概述1.1 系統(tǒng)功能結構系統(tǒng)功能結構青青島島市市普普通

3、通發(fā)發(fā)票票防防偽偽開開具具系系統(tǒng)統(tǒng)系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置發(fā)票管理發(fā)票管理系統(tǒng)維護系統(tǒng)維護統(tǒng)計查詢統(tǒng)計查詢發(fā)票領用管理發(fā)票開具期間結轉參數(shù)設置 網(wǎng)絡參數(shù)設置客戶編碼發(fā)票統(tǒng)計月度統(tǒng)計年度統(tǒng)計數(shù)據(jù)整理數(shù)據(jù)備份操作員管理系統(tǒng)初始化發(fā)票報送客戶編碼圖 1-1 普通發(fā)票防偽開具系統(tǒng)軟件結構1.21.2 軟件使用流程軟件使用流程圖 1-2 軟件使用流程1.31.3 業(yè)務操作流程業(yè)務操作流程圖 1-3 業(yè)務操作流程安裝軟件系統(tǒng)注冊系統(tǒng)初次登錄（由管理員設置口令）系統(tǒng)初始化相關參數(shù)設置編碼設置可進入正常業(yè)務操作從稅務局領購紙質發(fā)票發(fā)票開具及打印發(fā)票信息報送期間結轉從網(wǎng)絡或介質下載票源信息第二章第二章 系統(tǒng)的安裝、注冊

4、與登錄系統(tǒng)的安裝、注冊與登錄2.12.1 系統(tǒng)運行環(huán)境系統(tǒng)運行環(huán)境2.1.12.1.1 硬件設備硬件設備計算機：PentiumII512 以上 PC 兼容機、內存空間不小于512MB、可用硬盤空間不小于 2GB、光驅 1 個、鼠標 1 個；針式打印機：用于打印所填開的普通發(fā)票以及銷貨清單。2.1.22.1.2 軟件運行環(huán)境軟件運行環(huán)境Windows9x/2000/XP 簡體中文版操作系統(tǒng)。2.22.2 系統(tǒng)安裝系統(tǒng)安裝將“青島市普通發(fā)票防偽開具系統(tǒng) ”安裝盤放入光盤驅動器，安裝程序便自動運行（或者通過雙擊 Setup.exe 安裝程序圖標）打開安裝向導。初次安裝本系統(tǒng)的用戶選擇 “完全安裝”的

5、方式；已經(jīng)使用本系統(tǒng)、需要進行系統(tǒng)升級的用戶，則選擇 “版本升級”安裝方式。完全安裝將覆蓋已有的程序文件和數(shù)據(jù)文件，而 版本升級則只覆蓋程序文件，不覆蓋數(shù)據(jù)文件，即保留現(xiàn)存的用戶數(shù)據(jù)。2.32.3 系統(tǒng)注冊系統(tǒng)注冊雙擊桌面上的 “普通發(fā)票防偽開具系統(tǒng) ”圖標，或單擊“開始/程序/發(fā)票管控/普通發(fā)票防偽開具系統(tǒng) ”菜單便啟動系統(tǒng)而打開“系統(tǒng)封面” ，如下圖所示。圖 2-1 系統(tǒng)封面單擊“系統(tǒng)管理”按鈕，便彈出“系統(tǒng)管理”對話框 ；輸入口令后按“回車”鍵，若口令核對正確則 “系統(tǒng)注冊”等功能按鈕被激活，如下圖所示。登錄口令應該由管理員設置并掌握。圖 2-2 系統(tǒng)管理對話框單擊“系統(tǒng)注冊”按鈕，便彈

6、出 “系統(tǒng)注冊基本信息”對話框，如下圖所示。單擊 “注冊信息”標簽頁，點擊頁面中的“安裝注冊文件”按鈕，選擇注冊文件進行注冊，如下圖所示。圖 2-3 系統(tǒng)注冊安裝注冊文件2.42.4 系統(tǒng)登錄系統(tǒng)登錄系統(tǒng)登錄是系統(tǒng)管理的一種形式。凡是合法操作人員，應按其操作權限級別與身份錄入到本系統(tǒng)操作員數(shù)據(jù)庫中，且每個操作員都設有自己的登錄口令。只有身份合法且口令核對正確時才可以登錄本系統(tǒng)。啟動系統(tǒng)而進入系統(tǒng)封面后，單擊 “進入系統(tǒng)”按鈕，便彈出“選擇操作員”窗口，如下圖所示。圖 2-4 操作員選擇窗口在“選擇操作員”窗口中，直接選擇操作員，輸入正確密碼即登錄到“系統(tǒng)主界面” ，如下圖所示。圖 2-5 系統(tǒng)

7、主界面系統(tǒng)主界面由菜單欄、工具欄、子窗口顯示平臺和狀態(tài)欄四菜單欄工具欄狀態(tài)欄部分組成。 “文件”菜單中包含四個功能模塊：系統(tǒng)設置、發(fā)票管理、發(fā)票統(tǒng)計和系統(tǒng)維護，各菜單項所對應的快捷按鈕顯示在工具欄中。用戶可從 “文件”菜單或工具欄中選擇相應的功能模塊，系統(tǒng)便打開相應的子窗口 ,則該模塊的功能菜單列于主窗口菜單欄上。第三章第三章 系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置本模塊主要用于對系統(tǒng)進行初始化和初始數(shù)據(jù)錄入、設置企業(yè)基本稅務信息，這是初次使用本系統(tǒng)時必須首先進行的操作。另外，還可以設置各種編碼數(shù)據(jù)，為填開或錄入發(fā)票等業(yè)務處理做好準備。通過點擊系統(tǒng)主界面工具條上的 “系統(tǒng)設置”按鈕或“文件” 主菜單中的“系統(tǒng)設置”

8、菜單項，便可以打開 “系統(tǒng)設置”子窗口。該模塊的功能菜單列于主窗口菜單欄上，其常用的菜單功能及基本流程則以導航圖的形式顯示于子窗口上，如下圖所示。 圖 3-1 系統(tǒng)設置模塊本模塊的菜單結構如下圖所示：系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置 圖 3-2 系統(tǒng)設置模塊菜單結構系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化編碼設置編碼設置開始初始化網(wǎng)絡參數(shù)設置息系統(tǒng)參數(shù)設置客戶 編 碼商品 編 碼結束初始化息3.13.1 系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化主主要要功功能能： 建立本系統(tǒng)使用的全套數(shù)據(jù)庫，清空所有業(yè)務數(shù)據(jù)（保留各種編碼數(shù)據(jù)）；錄入系統(tǒng)主管姓名，使系統(tǒng)處于 “初始設置”狀態(tài)。圖 3-2 系統(tǒng)初始化對話框在“系統(tǒng)初始化”對話框中，按提示輸入如下信息：

9、主管姓名：直接輸入姓名，最大長度為 4 個漢字；初始稅務年份和初始稅務月份 ：由用戶輸入具體的開帳年份(須為四位)和月份；結帳日：由系統(tǒng)自動生成， 0表示月末結賬。 說明：初初次次安安裝裝本軟件后，必必須須首先使用本功能；而使用本軟件進行了一定時間的業(yè)務處理之后， 切切勿勿輕易使用本功能。只有當原來的業(yè)務數(shù)據(jù)有誤且無法通過備份數(shù)據(jù)恢復時才能使用本功能。. 因本功能涉及到數(shù)據(jù)安全性問題，故 只能由系統(tǒng)主管操作。系統(tǒng)在進行了“開始初始化”操作后，只能進行初始設置及系統(tǒng)維護工作，不能進行發(fā)票管理等業(yè)務處理。當初始數(shù)據(jù)設置完畢，可以通過“結束初始化”菜單功能使系統(tǒng)進入“正常處理”狀態(tài)。3.23.2 企

10、企業(yè)業(yè)稅稅務務信信息息用于錄入本單位 基本稅務信息、開票機信息。圖 3-3 企業(yè)稅務信息對話框 基本信息圖 3-4 企業(yè)稅務信息對話框 開票機信息 說明 “企業(yè)名稱” 、 “納稅登記號”與“開票機號碼”已在系統(tǒng)注冊時填寫，其余各項信息按提示直接填寫即可。發(fā)票填開界面上的 “銷方信息”便取自此處錄入的基本信息數(shù)據(jù)，須認真正確地填寫。對于主開票機，需要在此處設定分開票機的數(shù)量。3.33.3 網(wǎng)絡參數(shù)設置網(wǎng)絡參數(shù)設置用于錄入連接稅局網(wǎng)絡地址。圖 3-5 網(wǎng)絡參數(shù)設置窗口3.43.4 編碼設置編碼設置該主菜單包含二個子菜單： “客戶編碼”和“商品編碼” ，可以在這里設置編碼信息，在填開發(fā)票頁面系統(tǒng)也可

11、以自動保存編碼信息。從而省去了重復錄入的麻煩?！翱蛻艟幋a”和“商品編碼”為變長分級編碼，用樹狀結構表示和管理編碼族，編碼設置以及其它信息的錄入方法都相似；“增值稅稅目編碼 ”為定長（四位）分級編碼，而且在軟件安裝時，已經(jīng)帶有標準的編碼數(shù)據(jù)，用戶只需在此基礎上進行增、刪或稍加修改即可； “普通發(fā)票類別編碼 ”為定長（十位）無級編碼。下面僅以“客戶編碼” ，說明編碼信息的錄入方法。圖 3-6 客戶編碼設置窗口窗口左側為“編碼族管理器” ，以樹狀結構表示編碼級別，并可以通過其左上角的彈出菜單對編碼族進行整族管理；窗口右側為數(shù)據(jù)表格，顯示客戶信息，即在此處增加客戶或修改客戶數(shù)據(jù)。增加新客戶例如增加一個

12、?？谑械目蛻簦嚎梢允紫仍谧髠冗x擇“?？凇币蛔?，則右側只顯示?？诘目蛻簦缓蟀呀裹c移至右側，利用工具條上的“+ +”按鈕或鍵盤上的“”方向鍵增加一條新記錄，該記錄的“編碼”自動生成為0001003 （用戶可以自行修改） ，其它各項數(shù)據(jù)由用戶直接填寫（輸入要求及方法可以查看聯(lián)機幫助） 。刪除客戶例如刪除?？诘貐^(qū)的 0001003客戶：可以首先在左側選擇 “?？凇币蛔?，然后在右側選中 0001003這條記錄，利用工具條上的 “- -”按鈕即可將其刪除 。注注：在右側數(shù)據(jù)表格中只能刪除末級編碼 。編碼族管理利用編碼族管理器（如下圖所示）可以對任一編碼族進行如下操作：首先選中一個編碼族（例如?？冢?，然

13、后點擊編碼族功能菜單，利用 “編碼族增位”菜單項可以將海口一族的所有客戶編碼增加一位（例如， 0001001變?yōu)?0010001） ，相反， “編碼族減位”則將編碼減少一位；利用“編碼族刪除”菜單項可以將本族客戶信息全部刪除。另外，利用“顯示編碼”和“顯示名稱”菜單項可以切換整個樹狀結構的顯示內容。閉管理器彈出菜單關圖 3-7 編碼族管理器保存編輯結果：當客戶信息編輯完畢，點擊圖3-6 工具條上的“退出”按鈕，便彈出 “是否保存數(shù)據(jù)修改結果 ”的提示，此時選擇“是” ，便保存數(shù)據(jù)。 說明建立客戶編碼庫，不僅可以方便地管理客戶信息，而且還可以在開票時作為 “購方信息”的錄入?yún)⒄?，從而提高效率且?/p>

14、免錯誤?？蛻艟幋a信息可以不在此維護，在發(fā)票填開時系統(tǒng)可以自動保存客戶信息。3.4.23.4.2商品編碼在開票前必須將要開具的商品信息錄入“商品編碼”中，“商品編碼”錄入方法，同“客戶編碼”的錄入界面一樣。編碼族重建編碼族重建圖3-73-7 編碼族管理器窗口左側為“編碼族管理器”，以樹狀結構表示編碼級別，并可以通過其左上角的彈出菜單對編碼族進行整族管理；窗口右側為數(shù)據(jù)表格，顯示商品信息，即在此處增加商品或修改商品數(shù)據(jù)。增加新商品例如增加一個計算機類的商品：可以首先在左側選擇“計算機”一族，則右側只顯示計算機的商品，然后把焦點移至右側，利用工具條上的“+”按鈕或鍵盤上的“”方向鍵增加一條新記錄，該

15、記錄的“編碼”自動順序生成編號（用戶可以自行修改），其它各項數(shù)據(jù)由用戶直接填寫。在選擇商品稅目時，應根據(jù)自己的實際情況選取；如圖：刪除商品例如刪除計算機的0001003商品：可以首先在左側選擇“計算機”一族，然后在右側選中0001003這條記錄，利用工具條上的“-”按鈕即可將其刪除。注：在右側數(shù)據(jù)表格中只能刪除末級編碼第 19 頁 共 60 頁第四章第四章 發(fā)票管理發(fā)票管理本模塊用于管理普通發(fā)票的領用存信息、開具和打印普通發(fā)票；查詢、作廢所開發(fā)票、發(fā)票報送以及期間結轉等功能。是本軟件的核心業(yè)務。通過點擊系統(tǒng)主界面工具條上的 “發(fā)票管理”按鈕或選擇“文件”主菜單中的“發(fā)票管理”菜單項，便可以打開

16、 “發(fā)票管理”子窗口。該模塊的功能菜單列于主窗口菜單欄上，其常用的菜單功能及基本流程則以導航圖的形式顯示于子窗口上，如下圖所示 ：圖 4-1 發(fā)票管理模塊本模塊的菜單結構如下圖所示：發(fā)發(fā)票票管管理理圖 4-2 發(fā)票管理功能模塊菜單結構普通發(fā)票領用發(fā)票填開發(fā)票查詢發(fā)票作廢領用管理領用管理發(fā)票開具發(fā)票開具報送處理報送處理普通發(fā)票庫存查詢發(fā)票文本報送介質報送結果讀入打印格式打印格式普通發(fā)票打印格式期間結轉第 20 頁 共 60 頁4.14.1 發(fā)票領用管理發(fā)票領用管理主主要要功功能能：用戶將每次從稅務局已領購的普通發(fā)票卷信息 以介質或網(wǎng)絡方式讀取到本系統(tǒng)，而后由系統(tǒng)自動記錄發(fā)票庫存情況； 用戶可以對

17、發(fā)票信息進行查詢，也 可以對整卷未開發(fā)票進行作廢或退回的處理。4.1.14.1.1 網(wǎng)絡讀取網(wǎng)絡讀取當用戶使用網(wǎng)絡方式獲取票源時。操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】切換到“系統(tǒng)設置”模塊，點擊菜單“系統(tǒng)初始化-網(wǎng)絡參數(shù)設置” ，打開網(wǎng)絡參數(shù)設置窗口，輸入從稅局獲取的登錄網(wǎng)址即可?！镜诙降诙健奎c擊“發(fā)票管理/領用管理/普通發(fā)票領用”菜單項，首先選取“網(wǎng)絡票源請求” ，用于發(fā)送下載票源信息請求，【第三步第三步】點擊“發(fā)票管理/領用管理/下載票源結果 ”獲取普通發(fā)票票源信息，將請求的網(wǎng)絡票源下載到本機中。圖 4-3 網(wǎng)絡方式獲取票源信息4.1.24.1.2 介質讀取介質讀取當用戶使用介質讀取方

18、式獲取票源時第 21 頁 共 60 頁操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“發(fā)票管理/領用管理/普通發(fā)票領用”菜單項，選擇“從介質讀取” ，或者直接點子窗口上的“介質讀取”快捷按鈕，便打開選擇文件對話框?！镜诙降诙健吭趯υ捒蛑懈鶕?jù)票源文件路徑選擇從稅局獲取的票源文件，選中票源文件后點擊“打開”按鈕，便將票源信息讀取到系統(tǒng)中。圖 4-4 從介質讀取發(fā)票4.1.34.1.3 普通發(fā)票庫存查詢普通發(fā)票庫存查詢操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“發(fā)票管理/領用管理/普通發(fā)票庫存查詢”菜單項，系統(tǒng)彈出“普通發(fā)票庫存查詢”子窗口?！镜诙降诙健吭凇捌胀òl(fā)票庫存查詢”子窗口中選擇一個所要查詢

19、的發(fā)票類別，然后切換到“發(fā)票卷”頁面，便可以查詢發(fā)票庫存。如圖 4-5、圖 4-6。第 22 頁 共 60 頁圖 4-5 普通發(fā)票庫存查詢 發(fā)票類別圖 4-6 普通發(fā)票庫存查詢 發(fā)票卷【第三步第三步】用戶可以在“發(fā)票卷”頁面點擊“退回” 、 “作廢”或“號碼”按鈕將已有的發(fā)票卷作整卷退回或作廢處理或重新設置發(fā)票卷的未用起始號碼為發(fā)票起始號碼。注意：注意：未填開過的發(fā)票卷可以整卷退回，而已填開過的只能作廢處理。點擊本窗口工具條上的 “退回”或“作廢”按鈕，系統(tǒng)便給該卷發(fā)票加上相應的標志并且其 “剩余份數(shù)”將重置為零， 此操作可以逆轉。對于已做過退回或作廢處理的發(fā)票卷，當被選中時，“退回”或“作第

20、 23 頁 共 60 頁廢”按鈕處于“下沉”狀態(tài)，若要取消退回或作廢操作，只要再次點擊該按鈕使其恢復原狀態(tài)即可。重新設置起始號碼后，新 的起始號之前的未用號碼將不能用， 此功能請謹慎操作。4.24.2 發(fā)票填開發(fā)票填開主要功能：主要功能：企業(yè)用來填開和打印各種發(fā)票，可以填開的發(fā)票種類包括商品銷售統(tǒng)一發(fā)票、加工修理修配統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、農產(chǎn)品收購發(fā)票、出口貨物發(fā)票、工業(yè)銷售統(tǒng)一發(fā)票、稅務代開統(tǒng)一發(fā)票、專業(yè)市場商品零售統(tǒng)一發(fā)票、糧食收購統(tǒng)一發(fā)票、糧食銷售統(tǒng)一發(fā)票和廢舊物資收購統(tǒng)一發(fā)票十二種發(fā)票類型。發(fā)票填開功能是一機多票開票子系統(tǒng)的核心功能。稅務部門根據(jù)企業(yè)所需發(fā)票

21、類型將發(fā)票發(fā)售給企業(yè)用戶，用戶根據(jù)需要填開發(fā)票。下面通過一個例子來說明怎樣填開一張正數(shù)發(fā)票。其主要操作步驟如下。操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“發(fā)票管理/發(fā)票開具/普通發(fā)票填開”菜單項或子窗口上的“發(fā)票填開”快捷按鈕，首先彈出普通發(fā)票類別選擇窗口，如下圖所示。圖 4-7 選擇發(fā)票類別注意：注意：在選擇發(fā)票種類時，注意每種發(fā)票的“最大開具行數(shù)” ，因為不同種的發(fā)票的“最大開具行數(shù)”不同?！镜诙降诙健窟x擇“青島市商品銷售統(tǒng)一發(fā)票（電腦版） ” ，點擊“下一步”按鈕，第 24 頁 共 60 頁彈出選擇發(fā)票卷號窗口，如下圖所示。圖 4-8 選擇發(fā)票卷號【第三步第三步】選擇好之后點擊“下一

22、步”按鈕出現(xiàn)“發(fā)票號碼確認 ”對話框。圖 4-9 發(fā)票號碼確認對話框注意：注意：用戶應首先核對打印機上實際發(fā)票號碼是否與該提示框所給出的發(fā)票號碼一致，只有二者一致才可以點擊“確認”按鈕。說明：在填開各種發(fā)票時，系統(tǒng)自動根據(jù)所要開具的發(fā)票按順序彈出同種類待開具發(fā)票號碼確認窗口。當系統(tǒng)具有多卷同種類發(fā)票時，默認按卷號順序調用發(fā)票。即當前一卷發(fā)票開具完后，系統(tǒng)自動調出下一卷同種類發(fā)票進行填開。而打開“普通發(fā)票填開”界面，該窗口的格式與實際票面格式基本相同，如下圖所示。其中，發(fā)票類別、發(fā)票號碼、開票日期以及銷方信息由系統(tǒng)產(chǎn)生，用戶只需填寫購方名稱和商品信息?！镜谌降谌健奎c擊上述提示框中的“確認”按

23、鈕，系統(tǒng)彈出“商品銷售發(fā)票填開”窗口，如圖 4-10 所示，該窗口的格式與實際票面格式基本相同。第 25 頁 共 60 頁說明由于發(fā)票的種類不同，發(fā)票的樣式也會有所不同。發(fā)票類別、發(fā)票號碼、開票日期以及銷方信息由系統(tǒng)產(chǎn)生。圖 4-10 普通發(fā)票填開界面發(fā)票填開窗口結構說明：.工具條：具有通用的功能按鈕和數(shù)據(jù)編輯鍵（請參閱第八章） 。另有幾個開票窗口所特有的專用功能按鈕，將陸續(xù)介紹其用途。.發(fā)票填開界面：由于發(fā)票種類不同，所以組成部分有所不同，但大致以以下三個主要組成部分：購方（客戶）信息區(qū)域：用于填寫購方有關信息。商品信息區(qū)域：用于填寫所售商品詳細信息以及清單和折扣等。其它信息：銷售方（本單位

24、）信息、發(fā)票號碼、開票日期、密文、備注欄、開票人、復核人等。這些信息除備注之外，皆由系統(tǒng)生成，無需用戶填寫。.狀態(tài)條：顯示本張發(fā)票的價稅狀態(tài)、商品行的編輯狀態(tài)等?！镜谒牟降谒牟健刻顚戀彿叫畔?，方法如下：客戶編碼庫中取數(shù)據(jù)：根據(jù)不同的發(fā)票種類第一種：點擊“客戶名稱”編輯框右側的“”按鈕，便彈出“選擇用戶信息”窗口，如圖 4-11 所示。選取一個客戶，然后雙擊或點擊工具條上的“選擇”按鈕，則本條客戶信息便寫入發(fā)票界面的購方信息欄。說明：在“選擇客戶信息”窗口的工具欄中的“名稱”編輯框中輸入企業(yè)名稱，第 26 頁 共 60 頁系統(tǒng)進行模糊匹配，把符合的企業(yè)信息在下列框中顯示出來。圖 4-11 選擇客

25、戶信息窗口第二種：點擊“購貨方”編輯框右側的“”按鈕，便彈出“用戶編碼選擇”窗口，如圖 4-12 所示。選取一個客戶，然后雙擊或點擊工具條上的“選擇”按鈕，則本條客戶信息便寫入發(fā)票界面的購方信息欄。圖 4-11 客戶編碼選擇窗口直接填寫：“名稱”項最大長度為 50 個漢字，但考慮到打印空間有限，最好不要超過 33 個漢字；“納稅人登記號”可以為 15 位、18 位或 20 位的數(shù)字或字母；“地址電話”與“銀行賬號”均可打印 50 個漢字。填填寫寫客客戶戶名名稱稱： 點擊該編輯框中的 “”按鈕打開“客戶編碼表” ，從中選擇“青島航天信息有限公司”。如果所要的客戶信息不存在，則可以 在發(fā)票的“客戶

26、名稱”編輯框中直接填寫，當發(fā)票保存后， 系統(tǒng)會同時保存客戶資料（納稅人識別號可以不填），如果不想保存客戶資料，可以把 “保存客戶信息”前面的對勾去掉。第 27 頁 共 60 頁圖 4-12 選擇收購方名稱 客戶編碼選擇圖 4-13 填寫收購方名稱【第五步第五步】填寫商品信息，具體操作方法分為以下幾種情況：第 28 頁 共 60 頁第一種：不帶清單和折扣的發(fā)票：1點擊“商品名稱”編輯框右側的按鈕，便彈出“選擇商品”窗口，用戶可從中選取一種商品，然后雙擊之或點擊工具條上的“選擇”按鈕，則本條商品的名稱、規(guī)格型號、單位、單價和稅率等信息便寫入發(fā)票界面的商品信息行。其中的“單價”數(shù)值可以修改。2在“數(shù)

27、量”一欄填寫銷售本商品的數(shù)量，然后點擊工具條上的“”生效按鈕，或將光標移到下一行，系統(tǒng)會自動計算出金額、稅額和價稅合計金額。說明：商品行中的“數(shù)量”和“金額”兩項之一須由用戶填寫，若只填寫一項，則另一項通過與“單價”的計算自動得出；若兩項都填寫，則“單價”項將通過這兩項的計算而自動得出。 “稅額”項則由系統(tǒng)自動算出，無法修改。可以通過工具條中的數(shù)據(jù)編輯鍵插入或刪除商品行，亦可以通過鍵盤上的向下方向鍵“”增加一行商品信息，但總行數(shù)不能超出本類別發(fā)票所允許的最大開具行數(shù)。第一行商品的“稅率”決定了本張發(fā)票的稅率，再填寫其它商品行時，從“商品編碼選擇”窗口中只能選到該稅率的商品，這就避免了輸入錯誤。

28、第二種：帶折扣的發(fā)票：1利用第一種填開商品信息的方法開具若干行商品后，首先選中欲加折扣的某個商品行或多行商品行的最后一行，然后點擊工具條上的“”按鈕（若本商品行處于編輯狀態(tài)或不允許加折扣則該按鈕被禁用） ，便彈出“折扣”對話框，如圖 5-31 所示。商品加折扣對話框2在此窗口的折扣行數(shù)框中填寫從當前選中行向上幾行（含本行）商品需要統(tǒng)一加折扣，然后在折扣率或折扣金額處輸入所要折扣的數(shù)值，確認后即可對一行或多行商品加折扣。例如，在折扣行數(shù)處輸入“3” ，則代表從當前選中行向上的 3 行商品（含本行）都按本折扣率或折扣金額進行折扣。說明：當某一行商品加折扣之后，便不允許修改。若需要修改，應先將折扣行

29、刪除，待修改完畢再加折扣。商品行與它的折扣行之間不允許插入其它記錄。第 29 頁 共 60 頁每一個商品行都可以加折扣，也可以對多行商品統(tǒng)一加折扣。如果是對多行商品統(tǒng)一加折扣，商品名稱處將標識統(tǒng)一加折扣的行數(shù)，折扣行也算在商品總行數(shù)之內。第三種：帶銷貨清單的發(fā)票：1點擊工具條上的“”按鈕，便彈出“銷貨清單填開”窗口，如圖 5-32 所示。圖 5-32 銷貨清單填開窗口2利用第一種填開商品信息的方法將清單填寫完畢，點擊工具條上的“退出”按鈕，返回到發(fā)票填開界面。此時，商品信息表中出現(xiàn)“清單行” ，所有欄目則不允許修改。說明：每一張發(fā)票只允許填寫一張銷貨清單。發(fā)票上只有一條詳見銷貨清單的記錄，顯示

30、清單中所有商品的合計金額和稅額，在發(fā)票上不能再開具其它商品?！镜诹降诹健刻顚戜N方信息：銷方信息中企業(yè)名稱、納稅人登記號和地址、電話均由系統(tǒng)自動從金稅卡和系統(tǒng)參數(shù)設置中的企業(yè)稅務信息中提取，開票時不能修改，只有開戶行及賬號可以修改。如果該企業(yè)有多個賬號，可以點擊開戶行及賬號右側的箭頭，從多個賬號中任選一個即可?！镜谄卟降谄卟健看蛴“l(fā)票：當發(fā)票填寫完畢且檢查無誤時，請點擊工具條上的“”按鈕，則系統(tǒng)首先將所開發(fā)票信息記入金稅卡與開票子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，隨第 30 頁 共 60 頁后便彈出“發(fā)票打印”對話框，在此處，可以設置紙張打印邊距、預覽打印效果、實施打印，也可以取消打?。ù院笤谶M行發(fā)票查詢時打印

31、） 。注意注意：. 開具各種發(fā)票時，一張發(fā)票只能錄入同一種稅率的商品。. 所填開的發(fā)票一經(jīng)打印無法修改。因此，在填開之初應仔細比對系統(tǒng)給出的發(fā)票類別與號碼與打印機上安裝的紙質發(fā)票是否完全一致；在填寫數(shù)據(jù)時應盡量避免錯誤。若出現(xiàn)問題，只能將該發(fā)票作廢，然后重新填開。在發(fā)票填開時，只能打印發(fā)票?？梢栽诎l(fā)票查詢過程中的“打印”按鈕選擇需要打印的“發(fā)票” 、 “銷貨清單”和“發(fā)票列表”三種信息。說明. 發(fā)票填開界面工具條上的“”按鈕是“含稅價”和“不含稅價”的狀態(tài)切換按鈕，當處于上浮狀態(tài)時，發(fā)票上商品行的“單價” 、 “金額”與“合計金額”值都顯示為不含稅；將該按鈕按下，則顯示為含稅價態(tài)（見發(fā)票上單價

32、和金額欄上的標識或發(fā)票窗口下端的狀態(tài)條提示） 。該按鈕主要是為方便操作人員開票習慣而設置的，最終打印的發(fā)票是按國家統(tǒng)一規(guī)定的形式。. 發(fā)票填開界面工具條上的“”按鈕是用來進行發(fā)票復制的，當要填開的發(fā)票與以前曾經(jīng)開過的同種類發(fā)票內容全部或部分相同，則可利用該按鈕將原有發(fā)票數(shù)據(jù)復制到本張發(fā)票，這樣既可以提高速度又避免了重復勞動。其具體操作方法如下：a. 在發(fā)票填開界面直接點擊該按鈕，便彈出“發(fā)票復制”窗口，窗口中只顯示和待開發(fā)票是同種類的已開發(fā)票，如圖 5-31 所示。第 31 頁 共 60 頁圖 5-31 發(fā)票復制窗口b. 在此窗口上選中所要復制的發(fā)票，如果發(fā)票上的客戶信息和商品信息需要全部復制

33、，雙擊之或點擊“選擇”按鈕，則所選發(fā)票內容便復制到當前發(fā)票；如果只復制發(fā)票上的商品信息，而不需要復制客戶信息，則點擊工具條上的“”按鈕，則彈出選項設置窗口，如圖 5-32 所示，去掉“客戶信息”前的選中按鈕， “確認”后再點擊“選擇”按鈕，則只將商品信息復制到本張發(fā)票上。圖 5-32 設置復制選項窗口發(fā)票填開界面工具條上的“”按鈕是用來對開具農產(chǎn)品收購發(fā)票時進行發(fā)票地址欄信息的編輯， 點擊“地址”按鈕后彈出“編碼維護”的子窗口，如圖 4-22 編碼維護的窗口。a.在地址編碼選項卡中可以查詢、保存、刪除和刷新地址信息。其中在地址編碼選項卡中可以查詢、保存、刪除和刷新地址信息。其中“省省/直直第

34、32 頁 共 60 頁轄市轄市”和和“市市”對話框中信息是系統(tǒng)默認的信息，用戶只能選擇不能修改，對話框中信息是系統(tǒng)默認的信息，用戶只能選擇不能修改，用戶可以根據(jù)需要在用戶可以根據(jù)需要在“縣（區(qū)、市）縣（區(qū)、市） ” 、 “鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）鄉(xiāng)（鎮(zhèn)） ”和和“村村”的相應對話框的相應對話框中輸入或選擇地址信息。中輸入或選擇地址信息。輸入地址信息后點擊輸入地址信息后點擊“查詢查詢”按鈕，系統(tǒng)將符合條件的信息在下面的表格中顯按鈕，系統(tǒng)將符合條件的信息在下面的表格中顯示，如果沒有符合條件的查詢信息則下面表格中為空；用戶輸入完整的地址信示，如果沒有符合條件的查詢信息則下面表格中為空；用戶輸入完整的地址信息后，點擊

35、息后，點擊“保存保存”按鈕，系統(tǒng)將地址信息保存到數(shù)據(jù)庫中，否則提示按鈕，系統(tǒng)將地址信息保存到數(shù)據(jù)庫中，否則提示“輸入輸入信息不完整信息不完整”提示框；如果在表格中選中一條地址信息，然后點擊提示框；如果在表格中選中一條地址信息，然后點擊“刪除刪除”按按鈕，系統(tǒng)彈出鈕，系統(tǒng)彈出“地址信息刪除提示地址信息刪除提示”對話框，點擊對話框，點擊“確認確認”則進行刪除，點擊則進行刪除，點擊“放棄放棄”則取消刪除操作，如圖則取消刪除操作，如圖 4-23；點擊；點擊“刷新刷新“按鈕，則刷新數(shù)據(jù)庫信息。按鈕，則刷新數(shù)據(jù)庫信息。b.填填寫寫商商品品信信息息： 通過點擊“商品名稱”欄目中的“”按鈕而打開“商品編碼表”

36、 ，從中選擇所需要的商品并雙擊之或點擊工具條上的 “選擇”按鈕，則該商品的基本信息 便自動寫入發(fā)票 界面，用戶只需填寫 “數(shù)量”或修改“單價” ，系統(tǒng)自動計算 “金額”及“合計金額” ?？梢岳霉ぞ邨l上的“+ +”按鈕或鍵盤上的“”方向鍵增加多個商品，利用工具條上“- -”按鈕刪除一行商品明細， “”生效修改信息。 說明.若商品編碼中已經(jīng)對商品的單價進行設置，則 商品行中“數(shù)量”一項必須由用戶填寫，填寫后 點擊鍵盤“回車” ，金額一欄自動生成 。.若商品編碼中沒有對商品的單價進行設置，則需要用戶將商品的數(shù)量和單價輸入并點擊“回車” ，金額一欄自動生成。.第一行商品的“稅率”決定了本張發(fā)票的稅率

37、，再填寫其它商品行時，從“商品編碼選擇”窗口中只能選到該稅率的商品。 .發(fā)票商品行最多可以開具的行數(shù)需要根據(jù)發(fā)票種類來定。圖 4-14 選擇商品信息 商品編碼選擇第 33 頁 共 60 頁圖 4-15 填寫商品信息第 34 頁 共 60 頁這樣，一張發(fā)票就填開好了。保保存存和和打打印印發(fā)發(fā)票票： 當發(fā)票填開完畢，點擊工具條上的 “打印”按鈕，系統(tǒng)首先將發(fā)票數(shù)據(jù)保存到發(fā)票庫， 如果軟件采集方式為實時采集，系統(tǒng)會將發(fā)票信息上傳到稅局系統(tǒng)中， 然后彈出打印發(fā)票對話框，如下圖所示。在此處，可以首先調整打印邊距、預覽打印效果，然后點擊“打印”按鈕實施打??；也可以選擇 “不打印” ，待以后在做發(fā)票查詢時批

38、量打印。圖 4-16 發(fā)票打印對話框 說明. 在票面信息填寫完成之后，系統(tǒng)會自動根據(jù)票面信息在發(fā)票的稅控碼欄目處生成一個 20 位的校驗碼。在向網(wǎng)際查驗系統(tǒng)報送了發(fā)票信息之后，就可以通過輸入校驗碼驗證發(fā)票的真?zhèn)巍? 如果當前所填開的發(fā)票內容與以前填開的某張發(fā)票內容相同或相近，則可以利用圖 4-5 工具條上的“復復制制”按鈕而打開發(fā)票選擇窗口，從中選擇所要復制的發(fā)票并雙擊之或點擊該窗口上的 “選擇”按鈕，系統(tǒng)便將所選發(fā)票的購方信息及商品信息復制到當前發(fā)票界面上，用戶只在此基礎上稍加修改，便可以進行保存和打印。. 如果要填寫“紅字發(fā)票” （即負數(shù)發(fā)票） ，則可以利用圖 4-5 工具條上的“負負數(shù)數(shù)

39、”按鈕而打開正數(shù)發(fā)票選擇窗口，從中選擇所對應的正數(shù)發(fā)票并雙擊之或點擊該窗口上的 “選擇”按鈕，系統(tǒng)便根據(jù)所選正數(shù)發(fā)票生成負數(shù)發(fā)票并寫入當前發(fā)票界面上。. 所填開的發(fā)票一經(jīng)保存便無法修改。因此，在填寫數(shù)據(jù)時應盡量避免錯誤。若出現(xiàn)問題，只好將該發(fā)票作廢，然后重新填開。4.34.3 發(fā)票查詢發(fā)票查詢主要功能主要功能：用來按月或按全年度查詢所開的各種發(fā)票及其清單的內容，并可以連續(xù)打印發(fā)票、銷貨清單和發(fā)票列表。操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“發(fā)票管理/發(fā)票開具/普通發(fā)票查詢”菜單項或子窗口上的“發(fā)票查詢”快捷按鈕，首先彈出“發(fā)票查詢”窗口，如圖 5-49 所示，輸入需第 35 頁 共 60 頁

40、要查詢的發(fā)票的所屬月份。圖 4-16 選擇發(fā)票查詢月份對話框【第二步第二步】然后點擊“確認”按鈕，便打開“發(fā)票信息查詢 ”窗口，如圖 5-49 所示。圖 4-17 發(fā)票信息查詢窗口在上面的窗口中，可以進行如下操作：查看某張發(fā)票的明細信息：選中所要查看的發(fā)票并雙擊之或點擊窗口工具條上的“選擇”按鈕或點擊窗口下端的 “查看明細”按鈕，便打開發(fā)票明細界面。在此處，可以查看發(fā)票及銷貨清單明細信息，并可以進行打印。操作完畢，點擊工具條上的 “退出”按鈕，便回到圖 4-17 所示的窗口。條件查詢：利用工具條上的 “查找”按鈕，可以進行各種條件查詢，其操作方法請參閱 “附件二 數(shù)據(jù)操作專題” 。分類統(tǒng)計：利

41、用工具條上的 “統(tǒng)計”按鈕，可以對發(fā)票數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)第 36 頁 共 60 頁計，其操作方法請參閱 “附件二 數(shù)據(jù)操作專題” 。打印發(fā)票列表：點擊工具條上的 “打印”按鈕，便出現(xiàn)下拉菜單，選擇“發(fā)票列表”菜單項便可以打印發(fā)票列表。連續(xù)打印發(fā)票：首先選中所要打印的發(fā)票（一張或多張） ，然后點擊工具條上的“打印”按鈕，在其下拉菜單中選擇 “發(fā)票”菜單項便可連續(xù)打印發(fā)票。打印銷貨清單：點擊工具條上的 “打印”按鈕，便出現(xiàn)下拉菜單，選擇“銷貨清單”菜單項便可以打印 銷貨清單。操作完畢，點擊圖 4-17窗口下端的“取消”按鈕即結束。4.44.4 已開發(fā)票作廢已開發(fā)票作廢主要功能主要功能：當企業(yè)所開發(fā)票有

42、誤或者由于商品質量等問題購方退貨時，若該張所開發(fā)票未抄稅，則可利用該功能作廢該張發(fā)票的電子信息。操作步驟操作步驟：【第一步第一步】點擊“發(fā)票管理/發(fā)票開具/普通發(fā)票作廢”菜單項或子窗口上的“發(fā)票作廢”快捷按鈕，系統(tǒng)彈出“選擇發(fā)票號碼作廢”窗口，如圖 5-56 所示。圖 5-56 已開發(fā)票作廢窗口說明：點擊發(fā)票作廢窗口中的“打印”按鈕，可以把當前窗口中所列出的發(fā)票以參數(shù)表格形式打印出來。【第二步第二步】在此窗口中選中某個發(fā)票號碼后，雙擊或點擊其下端的“查看明細”第 37 頁 共 60 頁按鈕或點擊工具條上的“選擇”按鈕，以查看發(fā)票票面詳細信息。若決定作廢此發(fā)票，退回到“選擇發(fā)票號碼”窗口。【第三

43、步第三步】在“選擇發(fā)票號碼”窗口，點擊窗口下端的“作廢”按鈕，系統(tǒng)彈出是否確認作廢的提示框，點擊“確認”按鈕確定作廢。【第四步第四步】作廢成功后會彈出如圖 5-57 所示的提示信息，點擊“確定”按鈕即可結束作廢發(fā)票操作。 圖 5-57 發(fā)票作廢成功提示信息窗口說明：已經(jīng)抄稅的發(fā)票不能作廢，只能填開負數(shù)發(fā)票沖銷。發(fā)票作廢狀態(tài)將記入金稅卡，無法恢復到作廢前的狀態(tài)，因此要慎重使用本功能。對已開發(fā)票進行作廢時，通常情況下要遵守“誰開具，誰作廢”的原則，只有以管理員身份進入系統(tǒng)后可以作廢其他操作員開具的發(fā)票。4 4. .5 5 未未開開發(fā)發(fā)票票作作廢廢主要功能主要功能：當尚未使用的紙質發(fā)票遺失或損毀時，

44、可利用該菜單功能對記錄中的為天開的發(fā)票號進行作廢處理。操作步驟操作步驟：【第一步第一步】根據(jù)要作廢的未開具發(fā)票種類點擊“發(fā)票管理/發(fā)票開具/未開發(fā)票作廢”菜單項，選擇發(fā)票種類。如圖 4-22 所示第 38 頁 共 60 頁【第二步第二步】系統(tǒng)彈出“發(fā)票號碼確認”提示框，如圖 5-59 所示，若點擊“開具”按鈕則作廢成功并給出相應的提示信息，繼而可以作廢下一張或退出該操作。圖 5-59 未開發(fā)票作廢發(fā)票號確認窗口說明：每次使用本菜單時，系統(tǒng)給出的發(fā)票號碼都是系統(tǒng)中待開的同種類發(fā)票的當前號碼，用戶無法選擇。因此若有需要作廢的發(fā)票號碼，必須等到其成為系統(tǒng)中的當前號碼時才能進行作廢操作。為避免誤操作請

45、注意查看當前作廢的發(fā)票種類和發(fā)票號碼。在此處作廢的發(fā)票，系統(tǒng)亦同時作已開發(fā)票作廢來處理，只是其金額及稅額值為零。且在“已開發(fā)票查詢”中也能看到作廢的“零票” 。第 39 頁 共 60 頁4 4. .6 6 異異常常發(fā)發(fā)票票作作廢廢主要功能主要功能：由于發(fā)票填寫時發(fā)生斷電，死機等非正常操作導致開票時系統(tǒng)未能將發(fā)票信息寫入數(shù)據(jù)庫，導致發(fā)票信息丟失等異常情況則需要用戶將發(fā)票進行異常發(fā)票作廢操作。操作步驟操作步驟：【第一步第一步】點擊“發(fā)票管理/發(fā)票開具/異常發(fā)票作廢”菜單項，系統(tǒng)彈出“選擇發(fā)票類別”對話框。如圖 4-22 所示：【第二步第二步】點擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出“發(fā)票號碼確認”提示框，如圖

46、 5-59 所示，若點擊“開具”按鈕則作廢成功并給出相應的提示信息，繼而可以作廢下一張或退出該操作。第 40 頁 共 60 頁4.74.7 普通發(fā)票打印格式普通發(fā)票打印格式主要功能：主要功能：調出系統(tǒng)已設定好的各種發(fā)票打印格式并查看。操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“發(fā)票管理/票據(jù)打印格式設計/發(fā)票打印格式”菜單項便彈出發(fā)票設計窗口，如圖 5-61 所示。圖 5-61 發(fā)票打印格式/發(fā)票格式設計窗口【第二步第二步】選中列表中的發(fā)票打印格式模板，例如，選擇專用發(fā)票打印模板，然后點擊工具條中的“設計”按鈕，便彈出系統(tǒng)已設定好的發(fā)票格式窗口，在此窗口中用戶只能查看不能修改，如圖 5-62 所

47、示。第 41 頁 共 60 頁圖 5-62 發(fā)票打印格式/發(fā)票設計窗口說明修改打印格式名稱：直接在 “表格名稱”欄目中修改即可。用缺省模板覆蓋當前格式：先選中一格式名稱，然后點擊工具條上的“模板”按鈕即可。用新格式覆蓋當前格式：先選中一格式名稱，然后點擊工具條上的“更新”按鈕，便彈出確認提示框，點擊 “確認”按鈕則出現(xiàn)“新格式文件路徑輸入 ”對話框，在此處輸入文件路徑后，點擊“更新”按鈕即可。4.64.6 報送報送處理處理主要功能：主要功能：可以通過介質報送或網(wǎng)絡報送的方式向當?shù)囟悇諜C關發(fā)票管理系統(tǒng)報送發(fā)票信息。 4.6.14.6.1 介質報送介質報送操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“

48、報送處理/發(fā)票文本報送/由介質報送”菜單項，彈出介質報送窗口，如圖4-21所示。第 42 頁 共 60 頁圖 4-21 介質報送窗口【第二步第二步】選擇報送月份，點擊“介質報送”之后，系統(tǒng)彈出“瀏覽文件夾”對話框，在“瀏覽文件夾”窗口中選擇好發(fā)票保存的路徑即可將發(fā)票文本信息保存到介質中。用戶可攜帶其介質到稅務機關進行報稅。如圖 4-22 所示?！镜谌降谌健奎c擊“報送處理/介質報送結果讀入”菜單項，系統(tǒng)彈出“瀏覽文件夾”對話框，選擇報送結果的文件路徑，將結果讀入到系統(tǒng)中，完成介質報送操作。4.6.24.6.2 網(wǎng)絡報送網(wǎng)絡報送操作步驟：操作步驟：第 43 頁 共 60 頁【第一步第一步】點擊

49、“報送處理/發(fā)票文本報送/網(wǎng)絡報送請求”菜單項，彈出網(wǎng)絡報送窗口，如下圖所示。圖 4-22 網(wǎng)絡報送窗口【第二步第二步】選擇好報送月份，點擊“網(wǎng)絡報送”按鈕，即可將發(fā)票信息報送到稅務機關。圖 4-23 報送成功窗口【第三步第三步】點擊“報送處理/發(fā)票文本報送/下載報送結果”菜單項。完成報送操作。4 4. .7 7 期期間間結結轉轉主要功能：主要功能：利用本功能可以獲得系統(tǒng)當前運行狀態(tài)信息和期間狀態(tài)信息，以便進行適當?shù)奶幚怼?.7.14.7.1 期間狀態(tài)查詢期間狀態(tài)查詢操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“報送處理/期間結轉/期間狀態(tài)查詢”菜單項，便彈出系統(tǒng)狀態(tài)信息對話框，如下圖所示。第 4

50、4 頁 共 60 頁圖 4-21 系統(tǒng)狀態(tài)信息 未作結轉其中：系統(tǒng)狀態(tài)有四種可能的取值： “正常處理” 、 “初始設置” 、 “年末結轉”和“備份查詢” 。系統(tǒng)所處的狀態(tài)不同，各菜單的禁用狀況亦不同。系統(tǒng)日期即本次登錄時所確認的日期。結賬日指每個帳務月份的結賬日，是每個月的最后一天。賬務月份指當前賬務月份。開賬月份指本賬務年份中的第一個賬務月份。 說明：當帳務年月 小小于于系統(tǒng)年月時,應進行報送期間結轉。4.7.24.7.2 報送期間結轉報送期間結轉對所處理的帳務進行月度結轉和年度結轉，以使之進入新的月份?！镜谝徊降谝徊健奎c擊“查詢統(tǒng)計/期間結轉/報送期間結轉 ”菜單項或子窗口上的“期間結轉”

51、快捷按鈕，則系統(tǒng)將根據(jù)不同的情形而給出不同的提示信息：1 系統(tǒng)首先檢查是否已到結賬日，若未到結賬日則給出相應的提示信息，如下圖。圖 4-22 未到結賬日提示對話框2 若已到結賬日，則系統(tǒng)會先提示報送發(fā)票信息,即不管報沒報送，系統(tǒng)都會強制再報送一次，以防止未報送就結轉的錯誤。第 45 頁 共 60 頁圖 4-23 發(fā)票信息報送提示對話框當完成報送之后，系統(tǒng)才會給出 “期間結轉”對話框，如下圖。圖 4-24 期間結轉對話框此時點擊“確定”按鈕則完成結轉。系統(tǒng)的帳務月份轉為下一個月。 說明：必須在結賬日到來之后，且本帳務月份的發(fā)票報送工作完成之后，才能做期間結轉。如果延期結轉，當延遲一個月時，系統(tǒng)日

52、期將停滯 無法進行新月份的業(yè)務處理，此時必須執(zhí)行結轉功能才能正常使用系統(tǒng)。特例：當年末做了月度結轉之后，即會自動進行年度結轉 清空上年度業(yè)務數(shù)據(jù)，將帳務年份轉化為新的一年。此時，系統(tǒng)執(zhí)行自動備份功能，將上一年的業(yè)務數(shù)據(jù)備份到 “自動備份目錄 ”中。第五章第五章 發(fā)票統(tǒng)計發(fā)票統(tǒng)計本模塊包括普通發(fā)票領用開具作廢信息、發(fā)票庫月度資料統(tǒng)計和發(fā)票庫年度資料統(tǒng)計。通過點擊系統(tǒng)主界面工具條上的 “發(fā)票統(tǒng)計”按鈕或選擇“文件”主第 46 頁 共 60 頁菜單中的“發(fā)票統(tǒng)計”菜單項，便可以打開 “發(fā)票資料統(tǒng)計 ”子窗口。該模塊的功能菜單列于主窗口菜單欄上，其常用的菜單功能及基本流程則以導航圖的形式顯示于子窗口上

53、 ，如下圖所示。圖 5-1發(fā)票資料統(tǒng)計模塊本模塊的菜單結構如下圖所示發(fā)發(fā)票票資資料料統(tǒng)統(tǒng)計計發(fā)票庫月度資料統(tǒng)分戶購臺帳發(fā)票庫年度資料統(tǒng)收購價格日登記表普通發(fā)票領用開具作廢信息第 47 頁 共 60 頁圖 5-2 發(fā)票資料統(tǒng)計模塊菜單結構5.15.1 發(fā)票庫月度資料統(tǒng)計發(fā)票庫月度資料統(tǒng)計對發(fā)票的金額與稅額按稅率進行分類匯總統(tǒng)計。圖 5-3 發(fā)票庫月度資料統(tǒng)計 月份選擇對話框圖 5-4 發(fā)票庫月度資料統(tǒng)計當點擊任意一個統(tǒng)計欄目時，便可以打開發(fā)票信息窗口以查看相應的發(fā)票明細第 48 頁 共 60 頁數(shù)據(jù)。若要對資料統(tǒng)計結果進行打印，則點擊工具條中的“打印“按鈕。5.25.2 發(fā)票庫年度資料統(tǒng)計發(fā)票庫

54、年度資料統(tǒng)計對發(fā)票的金額與稅額按稅率進行分類匯總統(tǒng)計。圖 5-5 發(fā)票庫年度資料統(tǒng)計 選擇范圍對話框圖 5-6 發(fā)票庫年度資料統(tǒng)計當點擊任意一個統(tǒng)計欄目時，便可以打開發(fā)票信息窗口以查看相應的發(fā)票明細數(shù)據(jù)。若要對資料統(tǒng)計結果進行打印，則點擊工具條中的“打印“按鈕。5.35.3 普通發(fā)票領用開具作廢信息普通發(fā)票領用開具作廢信息對普通發(fā)票的領用、開具和作廢信息進行統(tǒng)計。第 49 頁 共 60 頁圖 5-7 普通發(fā)票領用開具作廢信息第六章 系統(tǒng)維護6.1 數(shù)據(jù)文件整理 主要功能：主要功能：由于一些意外操作和其它異常情況，可能出現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫索引文件與數(shù)據(jù)庫內容不符的情況。該菜單項用于創(chuàng)建或重建系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

55、所有索引文件，同時刪除不必要的臨時文件以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的冗余數(shù)據(jù)。 操作步驟：操作步驟：點擊“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)整理/數(shù)據(jù)文件整理”菜單項，系統(tǒng)便進行數(shù)據(jù)整理工作，利用進度條動態(tài)顯示正在創(chuàng)建或重建的數(shù)據(jù)文件，當進度條達到 100%時，即整理完畢。第 50 頁 共 60 頁 說明：在系統(tǒng)異常退出后重新進入系統(tǒng)或系統(tǒng)運行異常時應使用本功能，以保證能夠正常訪問數(shù)據(jù)庫。若系統(tǒng)硬盤空間較緊張且業(yè)務數(shù)據(jù)量大，可經(jīng)常使用本功能以增加硬盤的自由空間。.若發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)文件丟失或不完整現(xiàn)象，應使用本功能。6.2 數(shù)據(jù)備份 主要功能：主要功能：將當前工作目錄中的所有用戶數(shù)據(jù)復制到某個指定的備份目錄中。 操作步驟：操作步驟

56、：【第一步第一步】點擊“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)備份/數(shù)據(jù)備份”菜單項或子窗口上的“數(shù)據(jù)備份”快捷按鈕，便彈出備份目錄選擇窗口，如圖 7-1 所示。圖 6-1 備份目錄選擇窗口【第二步第二步】在上面的窗口中選定一個備份目錄，雙擊之或點擊工具條上的“選擇”按鈕，系統(tǒng)便進行數(shù)據(jù)備份。 說明：在進行數(shù)據(jù)備份之前，應首先設置備份目錄。 “備份目錄選擇 ”窗口中僅顯示本年度的備份目錄以供選擇。.可以選擇已有備份數(shù)據(jù)的目錄，但會將已有數(shù)據(jù)覆蓋。可以選擇自動備份目錄，但以后進行自動備份時有可能將本次備份數(shù)據(jù)覆蓋掉。6.3 數(shù)據(jù)恢復 主要功能：主要功能：將某個備份目錄中的所有數(shù)據(jù)文件復制到當前工作目錄，并重建所有索引文

57、件。第 51 頁 共 60 頁 操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)備份/數(shù)據(jù)恢復”菜單項，便彈出備份目錄選擇窗口（請參閱圖 7-1） ?！镜诙降诙健吭谏厦娴拇翱谥懈鶕?jù)實際需要選擇一個備份目錄，雙擊之或點擊工具條上的“選擇”按鈕，系統(tǒng)將對所選目錄中備份數(shù)據(jù)的完整性進行檢查。若數(shù)據(jù)完整便進行數(shù)據(jù)恢復和數(shù)據(jù)重建并給出進度信息；若數(shù)據(jù)不完整或目錄已刪除則給出提示信息而不作數(shù)據(jù)恢復?！镜谌降谌健慨敂?shù)據(jù)恢復和數(shù)據(jù)重建工作結束后，系統(tǒng)便回到選擇操作員窗口， 要求用戶重新登錄系統(tǒng)。 說明：由于執(zhí)行此功能后，將以備份數(shù)據(jù)覆蓋現(xiàn)有數(shù)據(jù)，而且不可逆轉，所以必須在判明系統(tǒng)當前數(shù)據(jù)庫確實被

58、損壞、或者在上次數(shù)據(jù)備份之后輸入了大量錯誤數(shù)據(jù)、或者誤做了 “開始初始化”等，才可以考慮使用此功能。若欲恢復的數(shù)據(jù)已經(jīng)備份到軟盤（或其它位置）且已在硬盤上刪除，或硬盤上的數(shù)據(jù)不完整，則應首先使用 “軟盤恢復”菜單功能，然后再使用本功能。. 要查詢備份目錄中的數(shù)據(jù)則不需要進行數(shù)據(jù)恢復，而應該使用“查詢備份數(shù)據(jù) ”菜單功能。 而且在做數(shù)據(jù)恢復之前，最好先做備份數(shù)據(jù)查詢以確認應該恢復哪一個備份目錄中的數(shù)據(jù)。6.4 軟盤備份 主要功能：主要功能：將硬盤上某個備份目錄中的數(shù)據(jù)經(jīng)過壓縮/打包后備份到軟盤上。 操作步驟：操作步驟：【第一步第一步】點擊“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)備份/軟盤備份”菜單項或子窗口上的“軟盤備

59、份”快捷按鈕，便彈出選擇備份信息對話框，如圖 7-2 所示。第 52 頁 共 60 頁圖 6-2 選擇備份信息對話框【第二步第二步】在上面的對話框中按照提示輸入以下信息：存檔路徑：即軟盤驅動器號，其默認值為A： 。 可以直接寫入，亦可以點擊其編輯框中的按鈕而打開“文件夾瀏覽器” ，從中選擇一個文件夾。備份年份：系統(tǒng)會將所有硬盤備份目錄的所屬年份值列于該欄目的下拉框中，用戶可從中選擇某一年份。備份目錄：即硬盤上的備份目錄。該欄目的下拉框中列出了指定年份的所有目錄以供用戶選擇?！镜谌降谌健可鲜鲂畔⑤斎胪戤叄c擊該對話框中的“確定”按鈕，系統(tǒng)便檢查所選硬盤備份目錄中的數(shù)據(jù)是否完整，若不完整則給出

60、相應的提示信息并結束操作；若完整則進行打包并給出“接收口令設置”對話框，如圖 7-3 所示。圖 6-3 接收口令設置 對話框第 53 頁 共 60 頁【第四步第四步】在上面的對話框中直接輸入口令，然后點擊 “備份”按鈕，系統(tǒng)便提示插入軟盤，而后檢查軟盤狀況并給出“軟盤狀態(tài)信息”對話框，該對話框給出軟盤上已有文件個數(shù)、所占磁盤空間和剩余磁盤空間等狀態(tài)信息，如圖 7-4 所示。圖 6-4 軟盤狀態(tài)信息 對話框【第五步第五步】對該軟盤及其文件的處理：若想更換軟盤，請點擊“換盤”按鈕，系統(tǒng)便提示您另插入軟盤并檢查該軟盤狀況。若想將該軟盤上的文件刪除，請點擊“刪除文件”按鈕，便彈出“刪除軟盤文件”窗口，