高職采購管理——采購控制與風(fēng)險(xiǎn)防范

1、 采購控制與風(fēng)險(xiǎn)防范模塊一模塊一 采購控制采購控制 模塊二模塊二 采購風(fēng)險(xiǎn)防范采購風(fēng)險(xiǎn)防范實(shí)事求是；法制意識(shí)；團(tuán)隊(duì)意識(shí)；客觀公正；協(xié)同溝通；風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；防范意識(shí)。掌握企業(yè)內(nèi)部采購控制制度的建立的一般做法；掌握產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的主要因素；了解并掌握企業(yè)降低采購風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵；分析企業(yè)可以從那些方面去防范采購的風(fēng)險(xiǎn)。能運(yùn)用所學(xué)理論制定企業(yè)內(nèi)部采購控制制度；能制定企業(yè)采購質(zhì)量管理的初步方案；能結(jié)合實(shí)際案例分析企業(yè)如何規(guī)避采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)；能掌握企業(yè)實(shí)施采購風(fēng)險(xiǎn)防范的一般做法。模塊一模塊一 采購控制采購控制模塊二模塊二 采購風(fēng)險(xiǎn)防范采購風(fēng)險(xiǎn)防范采購賄賂很多人都認(rèn)為采購部門是一個(gè)很有油水的部門，最大的好處是可以拿賄賂，吃

2、回扣。并不否認(rèn)采購過程中存在這種機(jī)會(huì)，但這種機(jī)會(huì)并不是必然會(huì)成為現(xiàn)實(shí)，通過一定的方法是可以可以避免。采購賄賂與采購員的個(gè)人道德品質(zhì)有無關(guān)聯(lián)？企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)章能不能有效避免采購風(fēng)險(xiǎn)？同家相關(guān)法規(guī)與采購賄賂之間的關(guān)系是什么？控制好企業(yè)的采購環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營計(jì)劃目標(biāo)的重要手段，也可以說,控制好企業(yè)的采購環(huán)節(jié)就等于控制住了企業(yè)生產(chǎn)的起點(diǎn)和源頭。模塊一 采購控制一、采購控制的基礎(chǔ)工作一、采購控制的基礎(chǔ)工作二、采購控制制度二、采購控制制度三、物料質(zhì)量的控制三、物料質(zhì)量的控制四、交貨過程的控制管理四、交貨過程的控制管理本分項(xiàng)任務(wù)將引領(lǐng)你掌握采購控制的基礎(chǔ)性工作有哪些？以及采購控制制度所包含的內(nèi)容，進(jìn)而掌

3、握采購控制制度的具體制訂方法。采購規(guī)章制度：可以規(guī)范企業(yè)的采購行為并規(guī)范采購人員的行為。物料質(zhì)量控制：是指確定物料質(zhì)量方針、目標(biāo)和職責(zé)并在物料質(zhì)量體系中通過諸如質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)使其實(shí)施的全部控制管理職能的所有活動(dòng)要搞好采購控制，重要的是創(chuàng)造一個(gè)良好的采購控制基礎(chǔ)條件，為以后的采購活動(dòng)控制創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境和條件。這些良好的基礎(chǔ)條件，包括以下幾個(gè)方面：采購人員的素質(zhì)基礎(chǔ)；健全采購管理規(guī)章制度；對(duì)于采購市場行情透徹地掌握。一、采購控制的基礎(chǔ)工作具體應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作:（一）加強(qiáng)采購人員的素質(zhì)管理1.采購人員的素質(zhì)要求企業(yè)采購人員應(yīng)該具備品德方面、知識(shí)方面、能力方面三個(gè)方

4、面的素質(zhì)如表7-1所示。一、采購控制的基礎(chǔ)工作表7-1 采購人員的素質(zhì)要求品德方面知識(shí)方面能力方面1. 志士不飲貪泉之水2. 敬業(yè)精神3. 虛心、誠心、耐心1. 采購管理專業(yè)知識(shí)2. 財(cái)務(wù)管理知識(shí)3. 相關(guān)法律4. 掌握特定語言5. 信息系統(tǒng)6. 采購物品相關(guān)知識(shí)1. 價(jià)值分析能力2. 邏輯思維能力3. 決策能力4. 預(yù)測能力5. 個(gè)人能力6. 靈活性漁敏捷性7. 團(tuán)隊(duì)精神8. 溝通與交流技巧9. 市場把握能力10. 供應(yīng)商關(guān)系處理一、采購控制的基礎(chǔ)工作2.采購人員的崗位要求如表7-2所示。 表7-2 采購人員的崗位描述職務(wù)名稱采購員向誰負(fù)責(zé)采購與供應(yīng)經(jīng)理職位概述負(fù)責(zé)準(zhǔn)備和發(fā)出制定商品供應(yīng)或服

5、務(wù)的采購訂單。追求最低采購總成本，在價(jià)值最大化的同時(shí)，識(shí)別和發(fā)展合格的供應(yīng)商。如果發(fā)生供應(yīng)中斷要恰當(dāng)?shù)丶右詤f(xié)調(diào)。本質(zhì)和范圍管理全部產(chǎn)品和服務(wù)的采購，與250個(gè)供應(yīng)商保持聯(lián)系。處理各種不確定的任務(wù)，確保談判成功主要職責(zé)執(zhí)行指定職責(zé)，確保實(shí)現(xiàn)質(zhì)量和成本目標(biāo)，進(jìn)行有效的談判，實(shí)現(xiàn)有效的合同目標(biāo)。實(shí)行增值性采購活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)成本的控制目標(biāo)。管理，維持供應(yīng)商關(guān)系，減少供應(yīng)商數(shù)量需要的知識(shí)和技能工商專業(yè)大專以上學(xué)歷，三年以上工作經(jīng)驗(yàn)，良好的溝通技能，分析能力一、采購控制的基礎(chǔ)工作一、采購控制的基礎(chǔ)工作（二）建立建全采購規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制采購規(guī)章制度可以規(guī)范企業(yè)的采購行為并規(guī)范采購人員的行為。制定明確具體的采購

6、作業(yè)流程；制定崗位責(zé)任制，對(duì)各個(gè)崗位規(guī)定明確的職責(zé)范圍；建立獎(jiǎng)懲制度。二、采購控制制度（一）請(qǐng)購控制制度無論何種需要的請(qǐng)購，采購部門在收到請(qǐng)購單后和在最終發(fā)出購貨訂單之前，都必須對(duì)三個(gè)方面做出決定。采購的內(nèi)部控制制度應(yīng)該為合理地做出這些決定而制定。1.請(qǐng)購的類別規(guī)定（1）原材料或零配件的請(qǐng)購一般首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)訂單提出請(qǐng)購單。（2）臨時(shí)性物品的采購需要通常由使用部門直接提出。二、采購控制制度二、采購控制制度3.請(qǐng)購單的核準(zhǔn)權(quán)限不同類別（原材料、固定資產(chǎn)、總務(wù)性用品）的請(qǐng)購單要由不同的主管核準(zhǔn)，不同大小的請(qǐng)購額（用不同區(qū)間來表示）要由不同管理層次的主管核準(zhǔn)。二、采購控制

7、制度2.請(qǐng)購單的開立與呈請(qǐng)請(qǐng)購單的開立與呈請(qǐng)情況（見圖7-1）。圖7-1 請(qǐng)購單的開立與呈請(qǐng)二、采購控制制度 4.權(quán)責(zé)劃分采購部：運(yùn)輸、辦公勞保用品、生產(chǎn)及輔助材料委外加工等采購。采購主管：采購計(jì)劃的編制、訂單的審核及訂單的復(fù)核、急需物料的跟催。采購員負(fù)責(zé)訂單的計(jì)算、下達(dá)和物料的跟催。倉儲(chǔ)部收料組：所有有形物料、設(shè)備及辦公勞保用品數(shù)量驗(yàn)收。質(zhì)量管理部：所有生產(chǎn)及輔助材料質(zhì)量驗(yàn)收。工程部：儀器設(shè)備的品質(zhì)驗(yàn)收。二、采購控制制度 （二）財(cái)務(wù)、審計(jì)結(jié)合的內(nèi)部控制制度采購，是企業(yè)支付貨幣、取得材料實(shí)物的過程。由于采購是實(shí)體轉(zhuǎn)移和價(jià)值轉(zhuǎn)移的統(tǒng)一過程，因此容易產(chǎn)生作弊問題?？刂撇少徎顒?dòng)要實(shí)現(xiàn)下列目標(biāo)（見圖7

8、-2）。圖7-2 控制采購活動(dòng)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)二、采購控制制度1.建立控制關(guān)鍵點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)上述控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以采購申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，并在該系統(tǒng)中設(shè)置下列控制點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)：審批、簽約、登記、承付、驗(yàn)收、審核、記賬。其中，“承付”、“驗(yàn)收”和“審批”為關(guān)鍵控制點(diǎn)。二、采購控制制度2.實(shí)行職務(wù)分離購買業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中所需處理的主要業(yè)務(wù)有：確定的需求；尋求能滿足要求的供應(yīng)商和適宜的價(jià)格；向供應(yīng)商發(fā)出訂單；檢驗(yàn)收到的貨物；確定是否接受貨物；向供應(yīng)商退回貨物；儲(chǔ)存或使用貨物；會(huì)計(jì)記錄；核準(zhǔn)付款等。二、采購控制制度在這些業(yè)務(wù)中，需要職務(wù)分離的有（見圖7-3）。 圖7-3 實(shí)行職務(wù)分離

9、的內(nèi)容二、采購控制制度（三）實(shí)物、信息同步入庫制度在采購管理控制整個(gè)作業(yè)過程中，實(shí)物與信息是同步的，實(shí)物就是所采購的原材料或設(shè)備等，信息就是有關(guān)賬款、動(dòng)態(tài)的庫存量等數(shù)據(jù)。采購內(nèi)控的關(guān)鍵是信息控制。二、采購控制制度完善的采購管理控制系統(tǒng)要能夠?yàn)椴少徣藛T提供一套快速而準(zhǔn)確的信息，以對(duì)供貨廠商適時(shí)、適量地開立采購單、，使商品能在出貨前準(zhǔn)時(shí)入庫并無庫存不足及積壓貨太多等情況發(fā)生。此系統(tǒng)包括四個(gè)子系統(tǒng)（見圖7-4）。圖7-4 采購管理控制系統(tǒng)的子系統(tǒng) 三、物料質(zhì)量的控制（一）物料質(zhì)量檢驗(yàn)的方法物料質(zhì)量檢驗(yàn)的方法很多，一般有感官檢驗(yàn)、理化檢驗(yàn)和實(shí)用檢驗(yàn)三種方法（見圖7-5）。圖7-5 物料質(zhì)量檢驗(yàn)的方法三

10、、物料質(zhì)量的控制（二）商品采購的質(zhì)量要求采購方應(yīng)根據(jù)供應(yīng)方提供產(chǎn)品的能力評(píng)價(jià)和選擇供應(yīng)方，并應(yīng)制定選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則，評(píng)價(jià)結(jié)果及評(píng)價(jià)所引起的任何必要措施的記錄應(yīng)予保存。采購方的采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品，一般應(yīng)包括：產(chǎn)品、程序、流程和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)的要求；人員資格的要求；質(zhì)量管理體系的要求。另外，采購方應(yīng)確定并實(shí)施檢驗(yàn)或其他必要的活動(dòng)，以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。三、物料質(zhì)量的控制企業(yè)采購商品質(zhì)量管理方案至少應(yīng)包含以下內(nèi)容（見圖7-6）。圖7-6 企業(yè)采購商品質(zhì)量管理方案包括的內(nèi)容三、物料質(zhì)量的控制（三）采購質(zhì)量的流程控制通常，一個(gè)流程的輸出將直接成為下一流程的輸入。系統(tǒng)地識(shí)別和管理

11、組織內(nèi)所應(yīng)用的流程，特別是這些流程之間的相互作用，稱為“流程控制”。1.質(zhì)量管理的基本方法-PDCA循環(huán)PDCA循環(huán)，也稱戴明環(huán)，是由美國著名質(zhì)量管理專家戴明（W、E、Deming）首先提出的。這個(gè)循環(huán)主要包括四個(gè)階段：計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）和處理（Action），及八個(gè)步驟。八個(gè)步驟是四個(gè)階段的具體化。三、物料質(zhì)量的控制 圖7-7中加入PDCA循環(huán)，以系統(tǒng)的方式說明管理和控制既適用于單個(gè)流程也適用于整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。圖7-7 流程網(wǎng)絡(luò)模式四、交貨過程的控制管理對(duì)商品交貨過程的控制管理應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)（見圖7-8）。圖7-8 商品交貨過程的控制管理內(nèi)容模塊二 采購風(fēng)險(xiǎn)防范一、

12、采購風(fēng)險(xiǎn)一、采購風(fēng)險(xiǎn)二、采購風(fēng)險(xiǎn)的防范二、采購風(fēng)險(xiǎn)的防范本分項(xiàng)任務(wù)將引領(lǐng)你掌握采購風(fēng)險(xiǎn)防范的定義，以及采購風(fēng)險(xiǎn)的成因，進(jìn)而理解采購風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避的重要性的必要性。采購風(fēng)險(xiǎn)是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)。采購意外風(fēng)險(xiǎn)是指物資采購過程中由于自然、經(jīng)濟(jì)政策、價(jià)格變動(dòng)等因素所造成的風(fēng)險(xiǎn)一、采購風(fēng)險(xiǎn)采購風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)。 （一）企業(yè)采購的風(fēng)險(xiǎn)分析采購風(fēng)險(xiǎn)可以分為兩大類，每一種里還有具體的劃分（見圖7-9）。圖7-9 企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)類型分析 一、采購風(fēng)險(xiǎn) （二）企業(yè)降低采購風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵企業(yè)要降低質(zhì)量、交期、價(jià)格、售后

13、服務(wù)、財(cái)務(wù)等方面的采購風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵要做好以下幾項(xiàng)工作如表7-3所示。表7-3 企業(yè)降低采購風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵工作序號(hào)序號(hào)工作環(huán)節(jié)工作環(huán)節(jié)具體工作內(nèi)容具體工作內(nèi)容1供應(yīng)商的初步考察階段應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的品牌、信譽(yù)、規(guī)模、銷售業(yè)績、研發(fā)等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查。2產(chǎn)品認(rèn)證及商務(wù)階段對(duì)所需的產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)量、用戶的情況、價(jià)格、付款期、售后服務(wù)等進(jìn)行逐一測試或交流3小批量認(rèn)證階段對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行小批量的生產(chǎn)、交貨期等方面的論證4大批量采購階段根據(jù)合作情況，逐步加大采購的力度5供應(yīng)商年度評(píng)價(jià)階段對(duì)合作很好的供應(yīng)商，邀請(qǐng)他們到公司交流明年的工作打算二、采購風(fēng)險(xiǎn)的防范任何事物都有風(fēng)險(xiǎn)，采購風(fēng)險(xiǎn)歸根結(jié)底，也是可以通過一定手段和有效措施加以防范和規(guī)避的。采購風(fēng)險(xiǎn)的存在，直接影響著采購預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面去防范采購的風(fēng)險(xiǎn)（見圖7-10）。圖7-10 企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)防范的措施新年將近，各大超市都在忙著做迎新年的銷售準(zhǔn)備了，雖然金融危機(jī)襲來，我國的超市也受到銷售下滑的影響，但新年的商機(jī)還是