大型接待的項目管理方案

1、大型接待項目管理方案一、項目啟動背景 隨著煤化公司的平穩(wěn)發(fā)展，公司各種接待較多。為了更好地完成各項接待任務(wù), 使我們的接待工作更加程序化、規(guī)范化、專業(yè)化，確保我們的工作能達到較高的水 平?，F(xiàn)結(jié)合煤化公司接待工作的實際情況，辦公室特編制大型接待項目管理案例。、項目授權(quán)/核準(zhǔn) 公司的大型接待工作由煤化公司經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。、項目范圍說明書 從收到接待指令至來賓離開煤化公司。四、優(yōu)先性矩陣優(yōu)先性高優(yōu)先性中優(yōu)先性低時間范圍成本五、項目實施的條件條件內(nèi)部1煤化公司的平穩(wěn)快速發(fā)展2、公司領(lǐng)導(dǎo)的重視3、公司內(nèi)部各單位的通力配合外部1集團公司的協(xié)作2、各級政府、銀行及相關(guān)單位的支持六、主要交付件主要交付件1接待通

2、知單Is是Is Not 不是原件手寫的附詳細(xì)的接待標(biāo)準(zhǔn)蓋有公司辦公室章副本打印的主要交付件2接待祝酒詞Is是Is Not 不是打印的領(lǐng)導(dǎo)審閱后的手寫的主要交付件3接待匯報材料Is是Is Not 不是打印的領(lǐng)導(dǎo)審閱后的手寫的主要交付件4辦公室大型接待評議表Is是Is Not 不是原件 手寫的附有活動安排、陪同領(lǐng)導(dǎo)、存在問題、 成功經(jīng)驗公司領(lǐng)導(dǎo)評議結(jié)果打印的主要交付件5接待照片和錄像Is是Is Not 不是電子版紙質(zhì)的七、項目組織（一）項目成員及職責(zé)組織/職銜角色責(zé)任公司經(jīng)理發(fā)起人安排接待辦公室負(fù)責(zé)人組織者組織協(xié)調(diào)工作辦公室秘書核心組員計劃、執(zhí)行項目辦公室秘書核心組員協(xié)調(diào)、執(zhí)行項目文書核心組員桌簽

3、打印工作檔案員核心組員協(xié)助文書工作服務(wù)員班長核心組員負(fù)責(zé)董事樓的相關(guān)接待工作（二）內(nèi)外部協(xié)作單位外部協(xié)作單位內(nèi)部支援單位集團公司領(lǐng)導(dǎo)集團公司黨政綜合辦公室 集團物業(yè)公司餐飲接待科 保衛(wèi)科 機動車間 物業(yè)科 園林科各相關(guān)科室及車間八、工作分解結(jié)構(gòu)（A標(biāo)接待）WBS工作表（時間以分鐘計）活動序號活動名稱估計歷時責(zé)任人1接受任務(wù)35秘書1.1詢問并記錄情況10秘書1.2呈送領(lǐng)導(dǎo)審批，確定接待標(biāo)準(zhǔn)5秘書1.3填寫接待通知單，確定陪同人員5秘書1.4通知單送交餐飲接待科15秘書2準(zhǔn)備階段3602.1準(zhǔn)備祝酒詞20秘書2.2準(zhǔn)備匯報材料60秘書2.3安排保衛(wèi)（通知保衛(wèi)科）30保衛(wèi)科科長2.4各部門打掃衛(wèi)生

4、30各部門領(lǐng)導(dǎo)2.5制作桌簽（餐廳和董事樓會議室）15文書、檔案員2.6安排歌手10接待餐飲科科長2.7安排拍照、錄像人員、董事樓迎賓人員、 司機5秘書2名2.8董事樓衛(wèi)生打掃60服務(wù)員班長2.9準(zhǔn)備橫幅、安全帽30秘書2名2.10懸掛橫幅（董事樓、煉焦車間、1號大 門）40辦公室/保衛(wèi)科/煉焦車間/相關(guān)單位2.11擺放餐廳桌簽，送交祝酒詞10秘書2.12安排董事樓大廳（煙、火機、茶水）10服務(wù)員班長2.13安排董事樓會議室40服務(wù)員班長2.13.1準(zhǔn)備投影、電腦12秘書2名2.13.2擺放桌簽5秘書2名2.13.3準(zhǔn)備宣傳材料5秘書2名2.13.4安排服務(wù)人員2服務(wù)員班長2.13.5擺放水果

5、、茶、煙5服務(wù)員班長2.13.6擺放筆記本、筆5服務(wù)員班長2.13.7安排電工和網(wǎng)絡(luò)保障人員3機動車間主任2.13.8地毯準(zhǔn)備（門口、電梯）3服務(wù)員班長3實施階段2103.1領(lǐng)導(dǎo)、歌手迎接30接待餐飲科科長3.2全程拍照錄像190秘書2名3.3安排會議30秘書2名3.4領(lǐng)來賓參觀30接待領(lǐng)導(dǎo)3.5領(lǐng)來賓就餐90接待領(lǐng)導(dǎo)3.6接待完畢20接待餐飲科科長3.6.1領(lǐng)導(dǎo)陪送接待領(lǐng)導(dǎo)3.6.2安排來賓住宿接待餐飲科科長3.6.3安排用餐（按3.5-3.6）接待餐飲科科長4總結(jié)階段554.1圖片、資料存檔、總結(jié)經(jīng)驗45秘書2名4.210相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)九、項目干系人關(guān)系管理1、做好干系人識別工作。本項目中的主要

6、干系人為：公司領(lǐng)導(dǎo)、外部協(xié)作單位、內(nèi) 部支援單位、來賓。2、識別干系人優(yōu)先級排序。針對干系人的目的和需求，經(jīng)責(zé)任分析，進行干系人優(yōu) 先級排序。本項目優(yōu)先級排序為：公司經(jīng)理、來賓、外部協(xié)作單位、內(nèi)部支援單位。3、獲得干系人支持，動態(tài)管理和維持干系人變化。4、做好溝通協(xié)調(diào)工作，并留下相關(guān)記錄。十、里程碑管理里程碑完成時間計劃實際接受任務(wù)，確定接待標(biāo)準(zhǔn)來賓到達烏蘭煤化工業(yè)園來賓參觀廠區(qū)來賓到達董事樓來賓就餐來賓住宿送客階段1一、網(wǎng)絡(luò)圖4WWH3.2.13.3.6.3.6.4.4.1Zf2.13.W B S人力資源材料成本（兀）1.1秘書1人記錄本、筆1.2秘書1人1.3秘書1人1.4秘書1人接待通知

7、單2.1秘書1人2.2秘書1人2.3秘書1人2.4秘書1人2.5秘書1人彩紙2.6秘書1人橫幅、安全帽2.7秘書1人2.8服務(wù)員6名2.9秘書1人2.10秘書2人桌簽、祝酒詞2.11秘書2人2.12服務(wù)員4名煙、火機、茶2.13.1服務(wù)員2名筆記本、筆2.13.2秘書2人數(shù)據(jù)線、插線板、筆記本電腦2.13.3秘書2人桌簽2.13.4服務(wù)員2名水果、茶、煙、純凈水2.13.5服務(wù)員2名2.13.6服務(wù)員2名2.13.7秘書2人電工工具2.13.8服務(wù)員2名地毯3.1領(lǐng)導(dǎo)1名3.2秘書2人照相機、DV3.3秘書2人3.4領(lǐng)導(dǎo)1名3.5領(lǐng)導(dǎo)1名3.6領(lǐng)導(dǎo)1名3.7領(lǐng)導(dǎo)1名4.1秘書2名光盤4.2領(lǐng)導(dǎo)

8、1名應(yīng)急成本合計十三、風(fēng)險管理計劃(一)風(fēng)險識別與評估風(fēng)險可能性影響發(fā)覺難度總風(fēng)險1、橫幅未按時到達LHL32、橫幅上文字掉落MHL63、各部門衛(wèi)生出現(xiàn)臟亂LHL34、設(shè)備有故障MHM125、照相、錄像設(shè)備出現(xiàn)故障LLL1&祝酒詞丟失、弄臟LHM67、董事樓出現(xiàn)衛(wèi)生差LHL38、董事樓斷電MHH18H、M L賦予的值分別為：H(high):高 M(middle):中 L(low):低 H=3M=2L=1總風(fēng)險計算：總風(fēng)險=可能性X影響X發(fā)覺難度當(dāng)總風(fēng)險大于或等于9時，應(yīng)對該風(fēng)險進行管理或施加影響，以控制、降低和消除 風(fēng)險。(二)風(fēng)險應(yīng)對與管理主要風(fēng)險1設(shè)備有故障可能原因預(yù)防措施應(yīng)急計劃引發(fā)界限負(fù)責(zé)人董事樓電腦、音響 出現(xiàn)問題1、工作人員到現(xiàn)場調(diào)試2、專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場全程監(jiān)控修理或更換 設(shè)備調(diào)試失敗秘書2名主要風(fēng)險2董事樓斷電可能原因預(yù)防措施應(yīng)急計劃