大型接待的項目管理方案

1、大型接待項目管理方案一、項目啟動背景 隨著煤化公司的平穩(wěn)發(fā)展，公司各種接待較多。為了更好地完成各項接待任務(wù), 使我們的接待工作更加程序化、規(guī)范化、專業(yè)化，確保我們的工作能達到較高的水 平?，F(xiàn)結(jié)合煤化公司接待工作的實際情況，辦公室特編制大型接待項目管理案例。、項目授權(quán)/核準 公司的大型接待工作由煤化公司經(jīng)理批準執(zhí)行。、項目范圍說明書 從收到接待指令至來賓離開煤化公司。四、優(yōu)先性矩陣優(yōu)先性高優(yōu)先性中優(yōu)先性低時間范圍成本五、項目實施的條件條件內(nèi)部1煤化公司的平穩(wěn)快速發(fā)展2、公司領(lǐng)導的重視3、公司內(nèi)部各單位的通力配合外部1集團公司的協(xié)作2、各級政府、銀行及相關(guān)單位的支持六、主要交付件主要交付件1接待通

2、知單Is是Is Not 不是原件手寫的附詳細的接待標準蓋有公司辦公室章副本打印的主要交付件2接待祝酒詞Is是Is Not 不是打印的領(lǐng)導審閱后的手寫的主要交付件3接待匯報材料Is是Is Not 不是打印的領(lǐng)導審閱后的手寫的主要交付件4辦公室大型接待評議表Is是Is Not 不是原件 手寫的附有活動安排、陪同領(lǐng)導、存在問題、 成功經(jīng)驗公司領(lǐng)導評議結(jié)果打印的主要交付件5接待照片和錄像Is是Is Not 不是電子版紙質(zhì)的七、項目組織（一）項目成員及職責組織/職銜角色責任公司經(jīng)理發(fā)起人安排接待辦公室負責人組織者組織協(xié)調(diào)工作辦公室秘書核心組員計劃、執(zhí)行項目辦公室秘書核心組員協(xié)調(diào)、執(zhí)行項目文書核心組員桌簽

3、打印工作檔案員核心組員協(xié)助文書工作服務(wù)員班長核心組員負責董事樓的相關(guān)接待工作（二）內(nèi)外部協(xié)作單位外部協(xié)作單位內(nèi)部支援單位集團公司領(lǐng)導集團公司黨政綜合辦公室 集團物業(yè)公司餐飲接待科 保衛(wèi)科 機動車間 物業(yè)科 園林科各相關(guān)科室及車間八、工作分解結(jié)構(gòu)（A標接待）WBS工作表（時間以分鐘計）活動序號活動名稱估計歷時責任人1接受任務(wù)35秘書1.1詢問并記錄情況10秘書1.2呈送領(lǐng)導審批，確定接待標準5秘書1.3填寫接待通知單，確定陪同人員5秘書1.4通知單送交餐飲接待科15秘書2準備階段3602.1準備祝酒詞20秘書2.2準備匯報材料60秘書2.3安排保衛(wèi)（通知保衛(wèi)科）30保衛(wèi)科科長2.4各部門打掃衛(wèi)生

4、30各部門領(lǐng)導2.5制作桌簽（餐廳和董事樓會議室）15文書、檔案員2.6安排歌手10接待餐飲科科長2.7安排拍照、錄像人員、董事樓迎賓人員、 司機5秘書2名2.8董事樓衛(wèi)生打掃60服務(wù)員班長2.9準備橫幅、安全帽30秘書2名2.10懸掛橫幅（董事樓、煉焦車間、1號大 門）40辦公室/保衛(wèi)科/煉焦車間/相關(guān)單位2.11擺放餐廳桌簽，送交祝酒詞10秘書2.12安排董事樓大廳（煙、火機、茶水）10服務(wù)員班長2.13安排董事樓會議室40服務(wù)員班長2.13.1準備投影、電腦12秘書2名2.13.2擺放桌簽5秘書2名2.13.3準備宣傳材料5秘書2名2.13.4安排服務(wù)人員2服務(wù)員班長2.13.5擺放水果

5、、茶、煙5服務(wù)員班長2.13.6擺放筆記本、筆5服務(wù)員班長2.13.7安排電工和網(wǎng)絡(luò)保障人員3機動車間主任2.13.8地毯準備（門口、電梯）3服務(wù)員班長3實施階段2103.1領(lǐng)導、歌手迎接30接待餐飲科科長3.2全程拍照錄像190秘書2名3.3安排會議30秘書2名3.4領(lǐng)來賓參觀30接待領(lǐng)導3.5領(lǐng)來賓就餐90接待領(lǐng)導3.6接待完畢20接待餐飲科科長3.6.1領(lǐng)導陪送接待領(lǐng)導3.6.2安排來賓住宿接待餐飲科科長3.6.3安排用餐（按3.5-3.6）接待餐飲科科長4總結(jié)階段554.1圖片、資料存檔、總結(jié)經(jīng)驗45秘書2名4.210相關(guān)領(lǐng)導九、項目干系人關(guān)系管理1、做好干系人識別工作。本項目中的主要

6、干系人為：公司領(lǐng)導、外部協(xié)作單位、內(nèi) 部支援單位、來賓。2、識別干系人優(yōu)先級排序。針對干系人的目的和需求，經(jīng)責任分析，進行干系人優(yōu) 先級排序。本項目優(yōu)先級排序為：公司經(jīng)理、來賓、外部協(xié)作單位、內(nèi)部支援單位。3、獲得干系人支持，動態(tài)管理和維持干系人變化。4、做好溝通協(xié)調(diào)工作，并留下相關(guān)記錄。十、里程碑管理里程碑完成時間計劃實際接受任務(wù)，確定接待標準來賓到達烏蘭煤化工業(yè)園來賓參觀廠區(qū)來賓到達董事樓來賓就餐來賓住宿送客階段1一、網(wǎng)絡(luò)圖4WWH3.2.13.3.6.3.6.4.4.1Zf2.13.W B S人力資源材料成本（兀）1.1秘書1人記錄本、筆1.2秘書1人1.3秘書1人1.4秘書1人接待通知

7、單2.1秘書1人2.2秘書1人2.3秘書1人2.4秘書1人2.5秘書1人彩紙2.6秘書1人橫幅、安全帽2.7秘書1人2.8服務(wù)員6名2.9秘書1人2.10秘書2人桌簽、祝酒詞2.11秘書2人2.12服務(wù)員4名煙、火機、茶2.13.1服務(wù)員2名筆記本、筆2.13.2秘書2人數(shù)據(jù)線、插線板、筆記本電腦2.13.3秘書2人桌簽2.13.4服務(wù)員2名水果、茶、煙、純凈水2.13.5服務(wù)員2名2.13.6服務(wù)員2名2.13.7秘書2人電工工具2.13.8服務(wù)員2名地毯3.1領(lǐng)導1名3.2秘書2人照相機、DV3.3秘書2人3.4領(lǐng)導1名3.5領(lǐng)導1名3.6領(lǐng)導1名3.7領(lǐng)導1名4.1秘書2名光盤4.2領(lǐng)導

8、1名應(yīng)急成本合計十三、風險管理計劃(一)風險識別與評估風險可能性影響發(fā)覺難度總風險1、橫幅未按時到達LHL32、橫幅上文字掉落MHL63、各部門衛(wèi)生出現(xiàn)臟亂LHL34、設(shè)備有故障MHM125、照相、錄像設(shè)備出現(xiàn)故障LLL1&祝酒詞丟失、弄臟LHM67、董事樓出現(xiàn)衛(wèi)生差LHL38、董事樓斷電MHH18H、M L賦予的值分別為：H(high):高 M(middle):中 L(low):低 H=3M=2L=1總風險計算：總風險=可能性X影響X發(fā)覺難度當總風險大于或等于9時，應(yīng)對該風險進行管理或施加影響，以控制、降低和消除 風險。(二)風險應(yīng)對與管理主要風險1設(shè)備有故障可能原因預防措施應(yīng)急計劃引發(fā)界限負責人董事樓電腦、音響 出現(xiàn)問題1、工作人員到現(xiàn)場調(diào)試2、專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場全程監(jiān)控修理或更換 設(shè)備調(diào)試失敗秘書2名主要風險2董事樓斷電可能原因預防措施應(yīng)急計劃