商務(wù)信函的特點與規(guī)范外貿(mào)英語

1、第五講商務(wù)信函的特點與翻譯思路商務(wù)信函的特點與規(guī)范商務(wù)信函的特點與規(guī)范商務(wù)信函（Business Letters）的）的特點與規(guī)范特點與規(guī)范 格式的程式性格式的程式性 內(nèi)容的簡明性內(nèi)容的簡明性 語言的準確性語言的準確性 語氣得體性語氣得體性 內(nèi)容的專業(yè)性內(nèi)容的專業(yè)性 格式的程式性格式的程式性 英語商務(wù)信函的主要由信頭、日期、信內(nèi)地址及名稱、稱謂語、正文、結(jié)束語和簽名等幾個主體部分構(gòu)成。 信頭信頭(Letter Head)：寫信方公司的名稱、地址、電話、傳真等常用聯(lián)系方式。商業(yè)信函大多使用印有信頭的公函信箋， 日期日期，即寫信的日期：英語中日期的標示有英式和美式。英國式標注即按月、日、年的順序；

2、美國式標注即按日、月、年的順序。由于存在兩種不同的標注方式，所以，為了避免誤解，在標注日期時月份最好用字母拼出來或用簡寫，如Oct, 8, 2006 或8, Oct, 2006，而不要簡單寫為10/8/2006或8/10/2006。 信內(nèi)地址信內(nèi)地址（Inside Address)：寫在信紙的右上角，編號和日期下方。按公司名稱或收信人姓名、職務(wù)；房屋或大樓名稱、號碼；所在街道或路的名稱；省（市）名稱及郵編；國家名稱等從小到大的順序排列。在一般的英文書信中這部分可以省略，但是在正式商務(wù)信函中，此項不可免。 稱呼敬語稱呼敬語(Salutation)：如果知道對方姓名，就用Dear Mr. X 或者

3、Mrs. X 或者Miss X 或者Ms. X；如果不知道對方姓名，可用Dear Sir或者Dear Madam, 也可用To whom if may concern；如對方職務(wù)較高，最好用其職務(wù)名稱，如Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 稱呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen（注意是復(fù)數(shù)形式）。 正文正文(Body of the letter)：正文即信的主體部分，一般包括寫信的原因、目的、己方的要求、對對方的期盼等內(nèi)容。 結(jié)束禮辭結(jié)束禮辭(Complimentary Close)：英文中結(jié)束禮詞一般用“Yours sincerely”，

4、“Yours faithfully”，“Yours”，“Sincerely” 等。值得注意的是，值得注意的是，結(jié)束禮詞應(yīng)該和稱呼敬語相匹配，如果稱呼用Dear Sir，Dear Sirs，Dear Madam， 結(jié)束敬語就應(yīng)該用Yours faithfully；如果稱呼用Dear Mr. John，Dear Mr. Smith等, 結(jié)束敬語就應(yīng)該用Yours sincerely。 簽名簽名(Signature)：簽名后書信才能夠讓對方信服,才具有法律效力。 附加部分：附加部分： 有時可以根據(jù)實際需要對信函的次要內(nèi)容和遺漏的內(nèi)容進行增補，包括：附件(Enclosure，簡寫Enc)；再啟（即附加

5、遺漏內(nèi)容）(Postscript，簡寫P.S)；抄送(Carbon Copy Notation，簡寫CC.)等等。 內(nèi)容的簡明性內(nèi)容的簡明性 商務(wù)信函不需要使用華麗優(yōu)美的詞句，而是要求用簡單樸實的語言，清楚而準確的表達信息內(nèi)容。鑒于商務(wù)的習慣和要求，商務(wù)信函力求簡潔明了，一方面直入主題，如普通社交信函往往是通禮寒暄在先，正題敘述在后，而商業(yè)信函則往往免卻通禮寒暄的客套，直接切題，就事論事；另一方面，要長話短說，行文簡短，切忌長篇壘牘，避免羅嗦和重復(fù)。商務(wù)信函與普通社交信函的區(qū)別就在于其簡明性上，具體表現(xiàn)為開門見山，直入主題；主體鮮明，要點突出；內(nèi)容簡潔, 語言精煉。 例1 Having had

6、 your name and address from the Commercial Counselors office of the Embassy of the Peoples Republic of China in., we now avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relations by a start of some Practical transactions. 譯文：譯文： 從中華人民共和國駐（國）大使館商務(wù)參贊處獲悉獲悉貴公司名稱和

7、地址，現(xiàn)冒昧與貴方聯(lián)系，欲以一些實際業(yè)務(wù)為開端，促進雙方建立業(yè)務(wù)聯(lián)系。 這是一封建立業(yè)務(wù)關(guān)系函的主體部分。建立業(yè)務(wù)關(guān)系函的目的在于試探對方的意圖，希望和對方建立業(yè)務(wù)往來關(guān)系。所以這封電函在開頭部分就提出了獲得對方信息的途徑，然后開門見山地提出了自己的想和對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系意圖，內(nèi)容簡潔而明了。 語言的準確性語言的準確性 商務(wù)信函對重要的信息強調(diào)完整而具體，尤其是涉及到雙方的利益和責任的內(nèi)容，更要求精準，因此對句子的語法結(jié)構(gòu)、邏輯聯(lián)系、遣詞表達，甚至標點符號等的準確性都要求很高。 例2 ： 由“維多利亞”輪運走運走的最后一批貨將于 10 月 1 日抵達倫敦。 譯文：The last batch p

8、er S.S. （=Steamship）“Victoria” will arrive at London on October. 由“維多利亞”輪運來運來的最后一批貨將于 10 月 1 日抵達倫敦。 譯文：The last batch ex S.S. “Victoria”will arrive at London on October. 由“維多利亞”輪承運承運的最后一批貨將于 10 月 1 日抵達倫敦。 譯文：The last batch by S.S. “Victoria” will arrive at London on October. 源自拉丁語的介詞 ex 與 per 有各自不同的

9、含義。英譯由某輪船“運來”的貨物時用 ex，由某輪船“運走”的貨物用 Per，而由某輪船“承運”用 by。 例 3 該貨于 11 月 10 日由“東風”輪運出，41 天后抵達鹿特丹港。 譯文：The good shall be shipped per M.V. (= motor vessel)Dong Feng on November 10 and are due to arrive at Rottedaml in 140 days. 指“多少天之后”的確切的某一天，常常必須用介詞 in，而不能用 after，因為介詞 after 是指“多少天之后”的不確切的任何一天。 語氣得體性語氣得體性

10、在商務(wù)信函中，使用語言的禮貌和得體的措詞能夠給對方留下良好的印象，創(chuàng)造良好的交流氛圍，一方面體現(xiàn)了發(fā)函方業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面也有利于樹立公司的形象，從而有利于促進交易的達成，因此，商務(wù)信函中都十分注意使用得體的禮貌語言。 例 3：. We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department. 譯文：欣悉有關(guān)紐約小麥交易所的業(yè)務(wù)信

11、息。我們將充分研究和利用這些信息。 例 4：. We have the pleasure to acknowledge your favor of yesterday advising 25 cases for Shanghai. 譯文：您您昨日告知向上海發(fā)出25箱的信函我們已敬敬悉。 內(nèi)容的專業(yè)性內(nèi)容的專業(yè)性 由于商業(yè)信函是與商業(yè)貿(mào)易有關(guān)的書信，就不可避免地涉及很多商業(yè)與貿(mào)易領(lǐng)域的術(shù)語，如：海運提單（marine Bill of Lading）；（空白支票等的）背書人（endorser），被背書人（endorsee），還包括很多縮略詞、套語等。 例5 Wed like to inform y

12、ou that our counter sample will be sent to you by DHL by the end of this week and please confirm it ASAP so that we can start our mass production. Payment will be made by 100% confirmed, irrevocable Letter of Credit available by sight draft。 譯文：現(xiàn)通知貴方，我方的回樣回樣將于本周末用特特快專遞快專遞寄發(fā)，請盡快確認，以便我方開始批量生產(chǎn)。要求用100%不

13、可撤消的即期保兌信用證不可撤消的即期保兌信用證支付貨款。 在這段信函中包含了很多的商務(wù)術(shù)語：counter sample（對等貨樣）；DHL（敦豪速遞公司）; ASAP = as soon as possible （盡快）；confirmed L/C（保兌信用證）；irrevocable L/C （不可撤消信用證）；sight draft（即期票據(jù)）。 例6 榮幸地向貴方推薦我方電子產(chǎn)品，隨函附上第28號報價單報價單供貴方參考。 譯文：We have pleasure in recommend our electronic products to you and enclose herewit

14、h quotation No.28 for your consideration. 商務(wù)信函中還有很多套語頻繁地得以使用。由于商務(wù)信函的目的不同，因而各種函件（如建立業(yè)務(wù)關(guān)系函、通函等）的套語也有所區(qū)別。具體參見附件：商務(wù)信函的常見套語。 商務(wù)信函的翻譯外貿(mào)信函翻譯的思路 商務(wù)信函是不同其他題材的實用性文書，其基本目的在于傳遞信息，因此在翻譯時，應(yīng)以“達意”為最高翻譯原則，注意格式規(guī)范的調(diào)整、語氣措詞的恰當、語言表達的簡潔、專業(yè)術(shù)語的對應(yīng)等諸多方面。具體表現(xiàn)為以下幾點： 首先要注意格式的轉(zhuǎn)化。首先要注意格式的轉(zhuǎn)化。 其次要注意句式的轉(zhuǎn)換。其次要注意句式的轉(zhuǎn)換。 再次要注意運用商業(yè)術(shù)語和套語。再

15、次要注意運用商業(yè)術(shù)語和套語。 最后要注意語言表達的簡潔、措詞準確和最后要注意語言表達的簡潔、措詞準確和專業(yè)術(shù)語的正確使用。專業(yè)術(shù)語的正確使用。格式的轉(zhuǎn)化格式的轉(zhuǎn)化 在同一中語言里，信函的基本格式是相同的，但在不同語言間，格式卻有所差別。英語和漢語的書信格式是不同的，例如，收（寄）信人地址在英語里是按從小到大的順序進行排列的，而在漢語里則剛好相反，即是按從大到小的順序進行排列；英漢語里收（寄）信人地址所擺放的位置和日期等也是不同的。鑒于這種差異性，翻譯時應(yīng)做出調(diào)整，以適用目的語的格式規(guī)范。 例7 Allen P. Fairbank 2 Flower Place Oregon, Wisconsin

16、 36752 U.S.A. 將上面的收信人地址譯成漢語為：美國，36752（郵編） 威斯康星州，歐萊根市，弗洛爾普拉斯 2號，艾侖普弗爾柏克先生句式的轉(zhuǎn)換句式的轉(zhuǎn)換 由于英語和漢語分屬兩種不同的語言體系，句法結(jié)構(gòu)上存在一定的差異性。英語被動句的使用較多，在譯成漢語時應(yīng)注意轉(zhuǎn)換成主動句，反之亦然。 例8. Notice is hereby given that the annual general meeting of the shareholders of our company will be held at the Bankers Club on Mar. 1. 譯文：本公司股東年會，將于

17、3月1日在銀行家俱樂部召開，特此函告。 例9. A stamped envelope is enclosed for reply. 譯文：盼復(fù)，并隨信附上貼郵票的信封一個。 英語是形合語言，十分注重語言的語法結(jié)構(gòu)，一般主、謂、賓齊全；而漢語是意合語言，無主語句的使用頻繁。翻譯時要注意轉(zhuǎn)換和調(diào)整。 例10： We have the pleasure of enclosing herewith the documents. 譯文：茲茲隨函奉上有關(guān)文件。 例11：We have pleasure in enclosing herewith a Bill of Lading covering 50 b

18、ales of cotton. 譯文：茲茲隨信附去50包棉花的提單一張。 英語長句的使用比較常見，尤其是各種從句和短語的套用形成多級從句和多級短語；而漢語中多用短句，翻譯時注意進行拆分和歸并。 例12：We can confidently assert that any business you may favour us will be transacted to your satisfaction. 譯文：我們保證我們承接的任何業(yè)務(wù)都會令您滿意。 例13：In order to facilitate business in consideration of the present mone

19、tary stringency, the cooperation, on behalf of which I am studying this proposition, is willing to base transaction on trade by barter and would import any articles, which you would ship to the United States. 譯文：鑒于最近銀根緊縮，為謀求交易的達成，本人代表公司正在研究這項建議。我方愿意以易貨貿(mào)易為基礎(chǔ)，進口貴方運到美國的任何商品。 商業(yè)術(shù)語和套語的運用商業(yè)術(shù)語和套語的運用 在商業(yè)信函里

20、有很多的套語，在翻譯時套用即可。例如，在英語商業(yè)信函里使用最普遍的稱呼套語是：Dear Sir or Dear Sirs （用于男性），Dear Madam or Dear Ladies（僅用于女性）或者Gentlemen（僅用復(fù)數(shù)形式，可單指男性，也可指男女合指）等。而漢語慣用的稱呼套語是：尊敬的閣下或者尊敬的先生（女士或夫人）。同樣，結(jié)尾套語在英語里常用的是：Yours truly, Sincerely yours等，漢語里則慣用XX謹呈或者敬呈等。另外，還有其他很多套語如起始套語、結(jié)束套語、回函套語等等都可以在翻譯時套用。 信函常用的起始套語信函常用的起始套語 I was glad to

21、 receive your letter of May 6 . （欣悉貴方5月6日來函。） With great delight I learn that . （欣聞） I have the pleasure to tell you that （很榮幸地告訴貴方） Your kind letter of Saturday arrived this morning, （今晨收悉貴方星期六的來函） Im glad to hear from you so soon. （欣悉回函。） 信函常用的結(jié)束套語信函常用的結(jié)束套語 I hope to hear from you soon. （祈盼早復(fù)。） I

22、look forward to hearing from you soon. （祈盼早復(fù)。） I look forward to our next meeting. （祈盼早晤。） Your kind early reply will be appreciated. （若能早復(fù)，甚為感激。） With best regard. （祈安。） Hoping for an early reply. （祈盼早復(fù)。） 語言表達的簡潔、措詞準確和專業(yè)術(shù)語的正確使用 最后還要注意。鑒于商業(yè)活動的時間、空間和利益等因素的影響，語言表達應(yīng)力求簡潔明了，但要將有關(guān)事項表達清楚，不能因追求簡潔而忽視了準確性。同時，

23、由于商業(yè)信函與商務(wù)往來有關(guān)，必然牽涉到各自語言中的習慣使用的專業(yè)術(shù)語，因而在翻譯時盡量按照譯文習慣使用的術(shù)語進行表達。例如negotiating bank對應(yīng)漢語中的“議付銀行”，即匯票貼現(xiàn)的銀行；negotiable form對應(yīng)漢語中的“可轉(zhuǎn)讓提單”，即經(jīng)過背書即可將所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給他人的提單；CIF對應(yīng)漢語中的“到岸價”； particular average對應(yīng)漢語中的“單獨海損”，等等。 例16：We have received your letter of July 1, enquiring about the best terms of the goods. 譯文：已收悉貴公司7月1

24、日就優(yōu)惠條款詢盤詢盤的來函。 原文中的enquiring是一個專業(yè)術(shù)語，漢語里有“詢盤”與之對應(yīng)。同時為了簡潔，譯文省略了主語。 例17：You may get a 5% discount if your order is on a regular basis. If you extend credit to a time draft，you have made a trade acceptance. And you can request that the bank finance the transaction by buying the draft. 譯文：如果貴方定期定期給我方下定單便

25、可享受 5% 的折扣。如果貴方可以開具定期匯票定期匯票，便可以做商業(yè)承兌匯票業(yè)務(wù)商業(yè)承兌匯票業(yè)務(wù)，申請銀行買進承兌匯票貼現(xiàn)。 在翻譯商務(wù)信函時，還要謹慎選用極易混淆的詞語，有時由于選詞不當而尋致詞不達意或者意思模棱兩可，甚至表達的是完全不同的含義。因此了解與掌握極易混淆的詞語的區(qū)別是極為重要的，是提高英譯質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。 例18：一旦接到裝船通知裝船通知，我們將立即通過中國銀行天津分行寄出裝運單據(jù)給你方。 譯文： Immediately upon receipt of shipping advice, we will send the shipping documents through The Bank of China, Tianjin. 在翻譯時很容易將shipp