MCA-QAD-792受控文件作業(yè)管理細則1

1、文件類別MB 邁科科技有限公司MCNCIfr邁科新能源有限公司文件編號MCA-QAD792標準文件版本A/0文件名稱：受控文件作業(yè)管理細則頁碼1 of 61、目的：1.1指導(dǎo)對文件制訂、發(fā)放、保存、回收以及報廢等作業(yè)流程得到有效管控，確保各部門及時獲得適宜的文件。1.2確保受控文件內(nèi)容格式符合預(yù)期的要求，保證體系文件的充分性、適宜性及有效性。2、適用范圍：本文件適用文控中心工作人員及各部門文件制作相關(guān)人員。3、職責(zé)：3.1文控文員：負責(zé)受控文件的檢查、發(fā)放、回收、保存等文件管控工作，定期清理作廢文件，包括電子檔文件 接收管理和清理工作。3.2相關(guān)部門人員：負責(zé)配合受控文件發(fā)行時必須遵循的相關(guān)事

2、項與要求。4、作業(yè)說明：4.1文件編制：4.1.1文件編制、審核、核準權(quán)限表：NO.文件類別編制審核核 準1手冊品保部管理者代表總經(jīng)理2程序文件各部門相關(guān)人員部門負責(zé)人管理者代表3三級文件（操作指引、管理辦法、 管理規(guī)范、技術(shù)標準等）各部門相關(guān)人員部門負責(zé)人（評審人員見附表）部門負責(zé)人4記錄各部門相關(guān)人員各部門相關(guān)人員部門負責(zé)人4.1.2文件編制架構(gòu):4.1.2.1 一級文件（手冊）的編制一般要求以體系標準的條款和要素按順序編制，明確每一條款或要素的綱領(lǐng)性要求和必要的程序或管理辦法等文件名稱；4.1.2.2 二級文件的編制結(jié)構(gòu)一般由以下部分組成：1、作業(yè)流程；2、權(quán)責(zé)部門；3、作業(yè)內(nèi)容 ；4、

3、相關(guān)文件（要顯示文件表單名稱和相應(yīng)的編號）。4.1.2.3三級文件的編制一般由以下部分組成：1、目的；2、范圍；3、權(quán)責(zé)；4、定義；5、作業(yè)流程（可根據(jù)文件內(nèi)容的需求而定）；6、流程說明；7、相關(guān)文件（要顯示文件名和文件編號）；8、相關(guān)記錄（要體現(xiàn)記錄表單名稱和編號）。4.1.2.4 記錄表的編制以 A4紙的橫向或縱向基準，如果表單內(nèi)容只A4紙的一半，可以在一張 A4紙上設(shè)置二個同樣的表單，分為上下或左右各一個，表單記錄必須有公司名稱、LOGO表單名稱、表單編號及版本。文件類別. 邁科科技有限公司 fvicndfr邁科新能源有限公司文件編號MCA-QAD792標準文件版本A/0文件名稱：受控文

4、件作業(yè)管理細則頁碼2 of 64.1.3文件標題編寫及排版規(guī)則：以分階進行標題編寫，標題標點只能用半角形式，如4 1 4.11 4.1.H* 4.1.1.1.1，如超過5階則用4.1.1.1.1.a 表示,依次類推；下一標題比上一標題退縮一個字符，正文與標題開頭的內(nèi)容對齊，行間距要求為1.5倍行距；正文標點符號為全角，正文字體需統(tǒng)一為宋體五號字，文件18的八個大標題字體為五號字加粗，具體可參考此文件的排版格式。4.1.4.1 體系文件類型代碼：“ E”為環(huán)境健康安全管理體系文件代碼；“Q'為質(zhì)量環(huán)保管理體系類文件代碼；“S”為SA8000社會責(zé)任管理體系類的文件代碼；“ MC為McNa

5、ir公司英文代碼；4.1.4.2文件類別編號代碼：S-手冊；P-程序文件；R-記錄文件；E-外來文件；A-標準文件；F-制度文件；T-暫行文件4.1.4.3部門類別代碼：HRD-人力資源；SAL-銷售部；PUD-采購部；QAD-品保部；PDD-生產(chǎn)部；RDD-研發(fā)部；EQD-設(shè) 備部；ACD-財務(wù)部；PMC-資材部；ENG-工程部；CUS-客戶服務(wù)部；PE1鋰電Cell PE； PE2-鋰電 Pack PE ； CPD-鋰電Pack工程；Proj 鋰電Cell項目工程 。4.1.4.4 特殊文件編號規(guī)則：詳見4.1.7的內(nèi)容；4.1.4.5 流水號即為各部門的文件編號必須是按流水號編碼，各類文

6、件的編號規(guī)則必須遵守4.1.7內(nèi)容執(zhí)行，不能有重復(fù)或跳號。4.1.5文件頁碼及版本控制：4.1.5.1本公司臨時文件或暫行文件一般指現(xiàn)場操作指示或臨時性指導(dǎo)或臨時性變更的文件，文控中心以蓋“暫行”印章發(fā)放，暫行文件使用的有效期最長時間不可超過1個月。4.1.5.2 暫行文件轉(zhuǎn)變?yōu)檎降臉藴饰募醢姘l(fā)行時，應(yīng)在正式文件封頁中發(fā)放記錄之更改內(nèi)容欄中注明原暫行文件的編號、變更的內(nèi)容；正式文件發(fā)行后，文控需及時回收暫行文件，并做好相關(guān)記錄。文件類別 邁科科技有限公司MCNGHF邁科新能源有限公司文件編號MCA-QAD92標準文件版本A/0文件名稱：受控文件作業(yè)管理細則十/丄/一rttr r fs 1

7、kAt/e -/一、 g 、十/丄頁碼3 of 64.1.5.3正式文件首次發(fā)行，則以A/0表示，若第二次進行少許修訂，其文件版次以 A/1表示，以此類推A/2、A/3,A/5。文件版次修訂達 5次（含5次），則應(yīng)更新版本為 B/0,以此類推，C/0、D/0,。4.1.5.4規(guī)格書發(fā)行使用的文件發(fā)放申請表填寫的“發(fā)放版本”必須符合以上6.1.1.3.3 版次的要求，而規(guī)格書的“文件版本”為修訂版本，即第一次修訂為 V/1，若第二次修改，其版次以V/2表示，以此類推， V/3,V/4 ,V/12,該修改版次無上限；但在申請受控發(fā)行時需將此修改記錄的最終版本填寫在文件發(fā)放申請表的“對應(yīng)文件版本編號

8、-”欄位，即所謂的修改記錄版本V/X ；4.1.5.5 發(fā)放的當(dāng)日文控文員應(yīng)將所有受控文件登錄于網(wǎng)絡(luò)共享的文件管制總覽表，該表包括文件編號、文件名稱、最新版本、發(fā)行日期、發(fā)放部門及發(fā)放份數(shù)等。4.1.5.6 體系文件頁碼一律依 1 of X 表示：如頁碼為1、2、，5頁，須寫成1 of 5, 2 of 5，,5 of 5此格式。4.1.6文件發(fā)行前檢查：4.1.6.1原文件需要申請受控發(fā)行時，必須確認有無提供相應(yīng)文件的電子檔給到文控，電子檔正文字體需統(tǒng)一為宋體五號字，紙檔文件與電子檔內(nèi)容必須保持一致且確保紙檔文件內(nèi)容清晰易識別；文件標題編寫 及排版規(guī)則必須符合 4.1.3的要求；4.1.6.2

9、若是新版文件發(fā)行，文件編號必須是向文控文員提出申請，由文控文員按申請部門的編號規(guī)則和流水號順序提供，不能有重復(fù)或不符合以下編碼規(guī)則，版本為A/0開始，文件的內(nèi)容、格式需符合4.1.1.1的排版要求。4.1.6.3若為升版文件，查看文件版本、編號是否正確，是否按規(guī)則編寫，修訂內(nèi)容需明確具體的修改內(nèi)容；4.1.6.4文件發(fā)放記錄表 上，更改內(nèi)容欄需必須明確具體實際的內(nèi)容；審核及批準欄手動簽名需與文件發(fā)放申請表上的一致，“發(fā)行日期”欄需留空白，由文控文員發(fā)行時手動填寫（文件發(fā)行日期需與發(fā)行印章蓋的日期一致）。文件發(fā)放申請表 和文件發(fā)放記錄表 填寫內(nèi)容是否充分且準確，如文件發(fā)放申請表 的“發(fā)行日期”欄

10、需留空白，由文控文員統(tǒng)一填寫；“規(guī)格書”需寫上對應(yīng)文件版本編號；文件的審核人及批準人需相應(yīng)的管理者手動簽名；如文件內(nèi)容的“職責(zé)權(quán)限”涉及其他相關(guān)部門（即文件所描述的 事件需要其他部門一同配合執(zhí)行的）的都需要會簽（“制度性文件”只需發(fā)行文件最終批準人簽字即可）。4.1.7特殊文件編號細則：4.1.7.1生產(chǎn)線所用作業(yè)指導(dǎo)書（SOP編號規(guī)則：4.1.7.1.1 鋰電Cell以“ L”表示用于液鋰機種；以“ PL”表示用于聚鋰機種，如QMCA-PE1丄01-001和QMCA-PE1-PL01-001二種編號，其中“ L01 ”表示用于“液鋰一車間”，“L02”表示用于“液鋰二車間”，“PL01 ”表

11、示用于“聚鋰一車間”；4.1.7.1.2 鋰電PACK以“ L”表示用于液鋰機種，以“PL”表示用于聚鋰機種，如QMCA-PE2-L001和QMCA-PE2-PL001 二種編號；4.1.7.1.3 鎳電Cell以“ A”表示用于制片車間，如QMCA-ENGA001 ;以“ B”表示用于裝配車間，如QMCA-ENGB001;以“ C” 表示用于檢測車間，如Q-MCA-ENG-001。4.1.7.1.4 鎳電PACK以“ D”表示用于包裝車間，如Q-MCA-ENG3001。文件類別mjH 邁科科技有限公司MCNCIfr邁科新能源有限公司文件編號MCA-QAD92標準文件版本A/0文件名稱：受控文

12、件作業(yè)管理細則頁碼4 of 64.1.7214.1.7.2.2鋰電Cell的Ml :以 Q-MCA-PROJPL0O1 ;鋰電Cell的BOM:以 Q-MCA-PROJPLB001 ;鋰電PACK的包裝工藝：MCA-PE2-PL001鋰電 PACK的BOM:以“ L”表示用于液鋰，“ LB”表示用于液鋰，以“ L”表示用于液鋰“ L”表示用于液鋰，PL”表示用于聚鋰，如PLB'表示用于聚鋰，如“PL”表示用于聚鋰，如'PL”表示用于聚鋰，如QMCA-PR0JL001 和QMCA-PR0JLB001 和Q-MCA-PE2-L001 和Q-MCA-CPD-LB001 和4.1.7.

13、2 工藝和物料清單（BOM編號規(guī)則:MCA-CPD-PLB0014.1.7.2.3 鎳電 Cell 的工藝：以“ NH 為鎳氫，“ NC” 為鎳鎘，Q-MCA-RDDNH001 和 Q-MCA-RDDNO01;鎳電 Cell 的 BOM 以“ H'為鎳氫，“ C'為鎳鎘，Q-MCA-RDD-H00和 Q-MCA-RDD-C0014.1.7.2.4 鎳電 PACK的工藝：以“ P” 表示 PACK的工藝，女口 Q-MCA-ENG-P00；4.1.7.3 原材料承認書編號規(guī)則:4.1.7.3.1 鋰電和鎳電所有的承認書都是以物料編號為文件編號的，如L27-3092-03-01-1

14、;按系列承認的在其料號后增加規(guī)格型號，如隔膜紙承認書編號：L16-0154-00-01-1（33mm*800mm*0.20mm）；4.1.7.4規(guī)格書的編號規(guī)則：4.1.7.4.1 鋰電 PCM技術(shù)規(guī)格書：Q-MCA-CPD-E001鋰電回簽規(guī)格書：以“ L”表示用于液鋰，“ PL”表示用于聚鋰，女口 Q-MCA-CPD-LS001和 Q-MCA-CPD-PLS0014.1.7.4.2 鎳電回簽規(guī)格書：以“ S”表示回簽規(guī)格書，如Q-MCA-ENG-S0014.1.7.5裝箱資料：4.1.7.5.1 鋰電以“L”表示為液鋰電池，以“ PL”表示為聚鋰電池， 如Q-MCA-CPDL001和Q-M

15、CA-CPDPL001，4.2文件復(fù)印規(guī)則：4.2.1文件復(fù)印時要注意復(fù)印到每一頁相同的份數(shù)，同時應(yīng)保證復(fù)印文件清晰、端正，文件內(nèi)容清晰易于識別；4.3文件蓋章及裝訂：4.3.1文件根據(jù)發(fā)放要求蓋相應(yīng)的印章，原稿背面蓋藍色“原稿”印，受控文件在“文件發(fā)放記錄表”中蓋紅 色“文件發(fā)行”印，正文蓋“受控”??；暫行文件每一頁均蓋“暫行文件”印，并標注暫行時間；僅供 參考文件每一頁蓋“僅供參考”?。ǚ鞘芸匚募?。印章蓋在文件右上角，確保清晰、端正，以不遮住文件或圖紙內(nèi)容為宜。4.3.2 文件裝訂時應(yīng)檢查正文內(nèi)容與文件發(fā)放申請表和文件發(fā)放記錄表相關(guān)信息是否對應(yīng)一致，是否有漏訂、 訂地內(nèi)容、頁次順序顛倒、

16、少頁、多頁等現(xiàn)象。4.4文件回收/發(fā)放管理：4.4.1 A/O版文件的發(fā)放按上述要求檢查，NG則退回申請單位修正后發(fā)行;文件類別MB 邁科科技有限公司frlCnCHiT邁科新能源有限公司文件編號MCA-QAD792標準文件版本A/0文件名稱：受控文件作業(yè)管理細則頁碼5 of 6442升版文件發(fā)行，舊版文件應(yīng)及時回收，對已回收的舊版文件，文控文員在新版文件發(fā)放申請表回收簽署欄中簽名并注明回收份數(shù)，確保各部門舊版文件完全回收，必須在收回舊版后方能發(fā)放新版文件；如舊版遺失，需對追究相應(yīng)責(zé)任人責(zé)任，如為人為的管理不善造成文件件遺失，責(zé)任部門需以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單說明遺失原因并附相應(yīng)罰款單（罰款單一式兩聯(lián)）提交

17、文控確認后補發(fā)新版；文件遺失的處罰按以下要求執(zhí)行,一、二階文件50元/份，三階文件30元/份對直接責(zé)任人進行處罰，100元以下由體系理核 準后生效，100元以上經(jīng)管理者代表確認后生效。4.4.3文件發(fā)放時，各部門文件接收人須在文件發(fā)放申請表上簽全名，不可用紅筆或鉛筆簽收；文控文員如果既未回收舊版文件，又未收到內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單和罰款單，卻違規(guī)發(fā)放新版文件，則須接受相應(yīng)金額的罰款。4.4.4文控文員需將當(dāng)日發(fā)放的文件錄入到文控中心文件發(fā)放日報表，并于當(dāng)日17:30前發(fā)送至相應(yīng)事業(yè)部所有人。4.4.5文件發(fā)放需及時，文控文員須在當(dāng)天發(fā)放至相關(guān)部門文件，如有需緊急下發(fā)的文件須在兩小時內(nèi)發(fā)放。4.5文件電子檔

18、管理：4.5.1所有受控文件發(fā)行時相關(guān)的電子檔需要在受控文件發(fā)行前發(fā)到文控中心文員，并將文件的電子檔分類保存在相應(yīng)的文件夾。4.5.2電子檔文件文控中心每月末與IT協(xié)商，將其保存在服務(wù)器上備份存檔。4.6作廢文件的管理：4.6.1文控文員將舊版文件原稿取出，并在舊版原稿上加蓋“作廢”章，將文件總覽表中的文件版別/被發(fā)放部門/發(fā)行日期等進行更新，然后將新版原稿存檔。4.6.2當(dāng)收到相關(guān)部門文件作廢申請時，文控文員將作廢文件原稿取出，在原稿上加蓋“作廢”章，將相應(yīng)的電子版拖入作廢文件夾且刪除文件總覽表中的相關(guān)記錄，并登記到作廢文件總覽表中。4.6.3作廢文件原稿分類別保存并加以防護，以便于檢索查閱

19、。4.7料號申請的錄入：4.7.1 ERP系統(tǒng)入料號時，嚴格遵照料號入ERP系統(tǒng)操作指引的要求執(zhí)行，4.7.2 由于ERP系統(tǒng)入料號成功后不能隨意更改，文員在入料號的時候要仔細比對申請表上的內(nèi)容，不能有漏或錯誤，對有疑問的需申請人確認無誤后方可輸入，務(wù)必做到100%正確。4.8新增文件申請：4.8.1申請部門以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式且明確寫明新增文件的實際原因，文件名稱，編號，版本及需求份數(shù)，并保持紙面清潔完整；，經(jīng)過相關(guān)權(quán)限人員批準后（生產(chǎn)線上的SOP由生產(chǎn)主管級以上和 PE經(jīng)理簽名有效；程序或標準文件由申請部門經(jīng)理和體系經(jīng)理簽名有效），由文控中心按照需要數(shù)量復(fù)印分發(fā)；4.9文件書籍借閱：4.9.1各部門在文控中心借閱文件書籍時