公司文件管理制度

1、六*公司文件管理制度（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際 情況，特制訂本制度Q第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件.資料。第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理.（ 二）收文的管理第四條公文的等收1. 凡來廠公啟文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵

2、票 撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2. 對上級機要部門發(fā)來的文件， 要進行信封、文件、文號、機要編號的“四 對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文 件的文號。第五條 公文的編號保管1. 兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后， 也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2. 本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進 行登記編號保管.不得個人保存。第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)1. 凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由

3、機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自 閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急 文件耍即閱即辦。2. 一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個 單位會辦的文件，應(yīng)同卞辦單位聯(lián)系片再分轉(zhuǎn)處理。3. 為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦 部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩 天（特殊情況例外）C第七條文件的傳閱與催辦n1. 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回 家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得 向外泄露內(nèi)

4、*2. 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦應(yīng)責成冇關(guān)部門和人員按文件所提耍求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理冇關(guān)事宜。3. 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系 工作需耍，耍辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4. 文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機耍秘書，切忌橫傳.5. 兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函 電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī) 定，并征得兩辦同意后，予 以復(fù)印或摘抄：原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)n6. 按照閱文范圍，離、退休干部，一般

5、由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件， 或由南辦機耍室通知到機耍室閱文。（三）發(fā)文的管娜第八條發(fā)文的規(guī)定1. 全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門 一徉不得口行向上、向下發(fā)送止式文件。2. 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作 要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨X字、廠X字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。3. 對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記 或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：1. 凡是以

6、黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、 編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范國2. 黨委、廠部下發(fā)文件1浚川幾(1) 公布金廠規(guī)草制度；(2) 犧發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件荊神制訂的工廠文件；(3) 公布工廠體制機構(gòu)變動或下部任免事項；(4) 公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工 作的決定；(5) 發(fā)布冇關(guān)獎懲決定和通報；(6) 其他冇關(guān)金廠的審大事項；3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文1：妥川幾(1) 對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；(2) 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科 研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。4. 在

7、工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、 工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理， 經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文 件發(fā)仏5. 凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考， 可以科室名文用工作簡訊發(fā)會議紀耍。6. 各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名.義發(fā)文n(四) 發(fā)文和序與嚨求第十條發(fā)文程序規(guī)定：1. 各單位需麼發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出屮諳；2. 黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際

8、需耍草擬文件初稿；3. 草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、 層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅 墨水和彩筆書寫；4. 文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范ffl.印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人.并簽名、蓋章、標定日期和密級；5. 兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對 文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文 稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；6. 經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）；7. 對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬

9、搞部門重新謄寫清8. 需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印摘送會簽部門會簽；9. 文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準 簽發(fā)；10. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準等發(fā)后的文稿交兩辦機耍秘書統(tǒng)一褊號送打字室打?。?1. 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員 應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12. 文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查 落實情況.對印刷質(zhì)量不好的文件.機耍秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。（五）文件的借閱和拮退第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對冇密級的文件須兩辦卞任同意后方可借閱。第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。

10、任何人不得將文件帶走或金文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告第十四條各部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(六) 文件的立卷與歸檔第十五條 文件的范國：1. 凡下列文件統(tǒng)一分別山兩辦.負責歸檔：上級機關(guān)來文，包括上級對.-廠報竹、申請的批復(fù);(2) 黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)吉和牛-產(chǎn)經(jīng)營工作

11、的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;(3) 廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及 各種專業(yè)例會記錄；(4) 廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織 召開的代表大會所形成的報佔、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議迅錄等；(5) 冇保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；(6) 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材 料等；(7) 上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向 上級進行匯報的提綱和材料；(8) 反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝 制品；(9) 一門口志和大事仏(10) 工廠向上級請小批復(fù)的文件及上報的冇關(guān)材料.2. 業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群 眾團體負責立卷歸檔。第十六條立卷感求1. 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸 檔2. 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持 文件、材料的完整性。3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷