物品采購管理制度

1、物品采購管理制度第一章 總則一、目的為加強物品采購管理，規(guī)范所有物品采購工作，提高采購工作效率，保障公司經(jīng)營活 動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、耗材、物料及 非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、活動用品的采購(以下統(tǒng)稱為采購物品)。第二章權(quán)限和原則三、職責(zé)權(quán)限1 .總經(jīng)理負責(zé)采購管理制度的審批；2 .財務(wù)部負責(zé)采購管理制度執(zhí)行的審核；3 .非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、差旅、活動物料的采購均由行政人事部負責(zé)。4 .其他與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的采購則單獨申請報批后由“臨時采購小組”進行采購。 四、采購原則1 .詢價比價

2、原則必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、 客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2 .一致性原則采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不 能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供請購部門更改請購 單。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的5% 10%3 .低價搜索原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低 價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。4 .廉潔原則(1)自覺維護公司利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。(2)廉潔自

3、律，不收禮，不受賄。(3)嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。(4)加強學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。(5)工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5.監(jiān)督問責(zé)原則：(1)采購人員要自覺接受財務(wù)部、請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。(2)在采購過程中，如果遇到采購商品質(zhì)量、價格等問題，相關(guān)部門均可向行政人 事部門提出異議。(3)對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權(quán)對相關(guān)人員依 照公司員工績效考核制度等進行處罰直至追究其法律責(zé)任。第三章采購流程五、采購申請1 .采購申請：是指某部門根據(jù)經(jīng)營及工作需要確定一種或幾種物

4、品，并按照即定流程 申請獲得這些物品的過程。2 .采購申請流程如圖:請購單部門審核由需求部門填寫，請購單(附件1)要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日 期、參考價格、用途等，若涉及專業(yè)技術(shù)類的，須注明相關(guān)參數(shù)、產(chǎn)品要求。總經(jīng)理總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由行政人事部進行采購。行政人事部行政人事部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的請購書，要對申請書的內(nèi)容進行核對，并與需 求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進行確認。再根據(jù)庫存、采購在途 等進行訂單數(shù)量的最終確認。確認后，進入采購環(huán)節(jié)。3.請購單規(guī)定由需求部門經(jīng)理(負責(zé)人)進行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等 進行審核確認，簽字后提交上一級主管領(lǐng)導(dǎo)。第9頁共9

5、頁1.1 請購單(釘釘)應(yīng)填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報行政人事部門。1.2 涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以提交附件電子文檔的形式。1.3 遇公司生產(chǎn)、工作、辦公等急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話、郵件 等形式請示，征得同意后提報行政人事部門，簽字確認手續(xù)后補。1.4 如是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，申請部門必須詳細說明。1.5 請購單使用公司規(guī)定的表單，請購部門有更改和補充的，應(yīng)以書面補充形式由公 司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報行政人事部。4 .請購單的接收4.1 行政人事部在接收請購單時應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢 查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.2 接收

6、請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購、名稱規(guī)格等不清晰不采購、圖紙及信息資料 不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。4.3 對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時通知申請采購的部門。5 .購單的分工處理5.1 核對過的請購單，行政人事部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理，對于緊 急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理。5.2 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。6 .日常辦公文具的采購由行政人事部在每月月底進行統(tǒng)計和收集，次月第一周進行采 購。并將此類預(yù)算費用在每月月初及時報至財務(wù)審核。7 .按采購申請流程，由各相關(guān)部門審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后行政人事部采購。各審核環(huán) 節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)于2個工

7、作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。六、詢價管理1 .采購員接到報價單后，需進行比價、議價，并填寫詢價記錄表，按低價原則進 行采購。2 .屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品，但仍需留下 報價記錄。3 .詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題 要應(yīng)及時與請購部門溝通。4 .屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。5 .對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理。6 .所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價，原則上盡量不通過其代理或各 種中介機構(gòu)詢價。7 .對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本較低的替代品可以推薦采購替 代品。采

8、購提出的可替代品，一經(jīng)被選用，做績效考核加分。8 .對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品可 替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應(yīng)負責(zé)。采購對使用部門提出修改性建議，一 經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應(yīng)的減分。9 .遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價。10 .詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價。11 .除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價、比價的供應(yīng)商數(shù)量 也要不同。金額大的，由“臨時采購小組”決定。12 .在詢價時遇

9、到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。七、比價、議價1 .比價采購均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成公司所需物資的能力，交貨時 問及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認。2 .對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的 綜合條件更加突出。3 .收到供應(yīng)單位第一次報價或后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想價格。4 .參考目標(biāo)或理想價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。5 .比價、議價結(jié)果匯總整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單 位及選用理由，按照一定順序逐一審核。6 .如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。八、樣品提供和確認1 .若

10、須進行樣品提供和確認的,須確定送樣周期，由采購人員負責(zé)追蹤，收到樣品后， 須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認。2 .對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。九、合同簽定1 .供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由行政人事部和法務(wù)部與選定的供應(yīng)商簽訂合同。2 .交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進行處理。十、進度跟催1 .為確保準(zhǔn)時交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保 物品（物資）能適時供應(yīng)。2 .若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋 求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。

11、十一、驗收入庫采購物品(物資)到公司后，屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資)、非經(jīng) 營性固定資產(chǎn)、活動物料等經(jīng)需求部門驗收，辦公用品等常用品由倉庫管理員負責(zé)驗收合 格后，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的，由驗收部門通知人力資源與后勤部，2日 內(nèi)辦理換(退)貨手續(xù)。十二、對帳付款1.采購物品(物資)辦理入庫后，由采購人員憑入庫單按合同或約定的付款方式 辦理付款流程及手續(xù)。十二、注意事項所有的采購項目原則上均需要提供采購合同或交易訂單，并附上送貨單及采購發(fā)票。 若無法提供采購合同和訂單的，采購過程需兩個人共同參與完成。十三、退、換貨1 .質(zhì)檢部門驗收不合格的物品，由采購負責(zé)人與供應(yīng)商進行協(xié)

12、調(diào)，辦理退、換貨。并 將不合格物品名稱、規(guī)格、原因等進行細分類標(biāo)注并建立不合格采購品名錄，做為供應(yīng)商 管理評估的依據(jù)。2 .因退、換貨延長物品到貨期限的，要及時告知請購部門。如急需，根據(jù)具體情況做 其它應(yīng)對準(zhǔn)備。十四、”臨時采購小組”1 .“臨時采購小組”由請購部門、行政人事部、公司領(lǐng)導(dǎo)組成。2 .請購部門負責(zé)前期進行市場調(diào)研，給出采購商家或采購價格的建議，行政人事部門 參考請購部門給出的數(shù)據(jù)及信息依據(jù)詢價原則制作詢價記錄表，由領(lǐng)導(dǎo)決定。 十五、供應(yīng)商臺賬1 .采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳。2 .供應(yīng)商庫要求：(1)具有合法經(jīng)營主體者。(2)品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。(3)信譽良好

13、者。(4)采購合同簽定及采購過程的完成情況。第三章物品申領(lǐng)與保管十六、物品領(lǐng)用1.所購買的物品在做好資產(chǎn)登記后便可進行領(lǐng)用。需要借用物品時需向行政人事部進 行申領(lǐng)并登記，登記內(nèi)容包括借用物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、借用時間、借用期限和歸 還時間。2 .物品用完之后須及時歸還于行政人事部，若已到歸還時間還需繼續(xù)使用的，需補辦 續(xù)借手續(xù)。3 .行政人事部在物品被借出后應(yīng)及時跟催物品的歸還情況。4 .物品歸還時，應(yīng)及時檢查物品是否有所損壞。若有損壞需照價或者折價賠償。5 .日常辦公用品及勞保用品的領(lǐng)用（筆記本、筆、紙巾等）都必須做好領(lǐng)用登記后方 可領(lǐng)用。十七、物品保管與盤點1 .所有按照采購流程采購?fù)?/p>

14、成的物品均屬于公司資產(chǎn)，都必須按照流程辦理資產(chǎn)入庫 登記和由行政人事部統(tǒng)一保管。2 .行政人事部負責(zé)所保管物品的保管和日常借出。3 .行政人事部應(yīng)定期檢查所有資產(chǎn)是否完好，有否損壞或遺失。若發(fā)現(xiàn)物品損壞或遺 失，應(yīng)該及時向總經(jīng)理報告，并說明原因。4 .行政人事部及財務(wù)部于每一季度進行一次所有物品資產(chǎn)的盤點和清理。5 .盤點完畢后，所有的資產(chǎn)情況需以報表的形式備存并上報總經(jīng)理審核。第四章附則十五、本制度的解釋權(quán)歸行政人事部。十六、本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。十七、本制度為公司內(nèi)部管理文件，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得復(fù)印和外傳十八、制度修改、修訂及換版工作須經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后由行政人事部執(zhí)行。請購單申購部門年月日1 丁 P名稱規(guī)格型號單位請購數(shù)量參考價要求到貨日期用途請