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文檔簡介

1、計算機信息管理系統(tǒng)根本情況介紹和功能說明我公司于 2021年 06月01日升級完善了計算機控制程序, 增添 了必備的設(shè)施、 設(shè)備和儀器,標準和完善了經(jīng)營質(zhì)量管理操作程序, 保障了在庫商品的質(zhì)量。在質(zhì)量管理控制模式上,采用國內(nèi)先進的時空超越 KSOA供給鏈 管理系統(tǒng),配備了效勞器、終端機和移動硬盤,建立了各部門、崗 位之間信息傳輸和數(shù)據(jù)共享的局域網(wǎng);有符合企業(yè)管理實際需要的 應(yīng)用軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)庫;各類數(shù)據(jù)的錄入、更新、保存等操作程序 均符合授權(quán)范圍、管理制度、操作規(guī)程的要求,能保證數(shù)據(jù)原始、 真實、準確、平安和可追溯。一、計算機系統(tǒng)概況:我公司采用KSOA用友時空企業(yè)業(yè)務(wù)管理軟件,更換了浪潮英信

2、 NF-5220效勞器、UPS不間斷電源、40臺各崗位終端機、數(shù)據(jù)備份硬 盤、打印機等,KSOA主要包括了采購管理、銷售管理、往來管理、 倉儲管理、商品會計、綜合查詢、統(tǒng)計分析、質(zhì)量管理、根底信息等 功能模塊,能對醫(yī)療器械的購、銷、存等質(zhì)量控制環(huán)節(jié)進行全面標準 管理,對購進醫(yī)療器械的合法性, 購貨單位資質(zhì)審核, 首營企業(yè)審核, 首營品種審核, 對采購、 收貨、驗收、 儲存、在庫檢查、 出庫、銷售、 運輸?shù)冗^程進行有效控制。計算機管理系統(tǒng)能為經(jīng)營業(yè)務(wù)過程、 質(zhì)量控制提供支持, 覆蓋了 經(jīng)營管理全過程, 滿足了醫(yī)療器械經(jīng)營管理活動的質(zhì)量控制。 對醫(yī)療 器械的流向可追溯,保證了醫(yī)療器械質(zhì)量管理活動有

3、序高效地運行。 計算機管理系統(tǒng)的設(shè)計、使用和驗證情況:一、質(zhì)量管理根底數(shù)據(jù)管理模塊1、供貨單位數(shù)據(jù)管理模塊1. 首營企業(yè)資質(zhì)錄入、審核、審批由業(yè)務(wù)員收集整理供給商資質(zhì),在 KSOA系統(tǒng)中填寫“首營企業(yè) 審批表,由業(yè)務(wù)部負責(zé)人、質(zhì)管部負責(zé)人、質(zhì)量負責(zé)人進行系統(tǒng)審 批。系統(tǒng)電子層簽流程完成后由質(zhì)量管理員將資料存檔并在系統(tǒng)中維 護供給商業(yè)務(wù)委托人信息前方可進行醫(yī)療器械的采購業(yè)務(wù)。2. 供給商更新與維護當供貨單位資質(zhì)信息發(fā)生變更時, 質(zhì)量管理員根據(jù)業(yè)務(wù)人員遞交 的供貨單位資質(zhì)變更材料及時在 KSOA系統(tǒng)中進行資料變更登記的動 態(tài)信息的維護。3. 質(zhì)量控制功能:供給商任意一個資質(zhì)過期或者超經(jīng)營范圍 系統(tǒng)

4、都能夠自動攔截, 自動鎖定該供貨企業(yè)不能采購, 制作采購訂單 時能夠準確提供攔截原因。2. 購貨單位數(shù)據(jù)管理模塊1. 購貨單位資質(zhì)錄入、審核、審批由業(yè)務(wù)員收集整理購貨單位資質(zhì),在 KSOA系統(tǒng)中填寫“客戶資 質(zhì)登記表, 由醫(yī)療器械經(jīng)營部負責(zé)人、質(zhì)管部負責(zé)人、質(zhì)量負責(zé) 人進行系統(tǒng)審批。系統(tǒng)電子層簽流程完成后由質(zhì)量管理員將資料存檔,并在系統(tǒng)中維護購貨單位業(yè)務(wù)委托人信息前方可進行醫(yī)療器械的 采購業(yè)務(wù)。2. 購貨單位更新與維護當購貨單位資質(zhì)信息發(fā)生變更時, 質(zhì)量管理員根據(jù)業(yè)務(wù)人員遞交 的購貨單位資質(zhì)變更材料及時在 KSOA系統(tǒng)中進行客戶資料更新登記 的動態(tài)信息的維護。3. 質(zhì)量控制功能 購貨單位任意一

5、個資質(zhì)過期系統(tǒng)能夠自動攔截相關(guān)過期信息, 自 動鎖定該銷售企業(yè)不能銷售,制作銷售訂單時能夠準確提示攔截原 因。3. 首營品種資料數(shù)據(jù)管理模塊1. 首營品種錄入、審核、審批 業(yè)務(wù)員負責(zé)收集首營品種資料,包括:產(chǎn)品注冊證及附件、備案 證明等在KSOA系統(tǒng)內(nèi)進行填寫“首營品種審批表;由醫(yī)療器械經(jīng)營部負責(zé)人、質(zhì)管部負責(zé)人、質(zhì)量負責(zé)人進行系統(tǒng)審批。系統(tǒng)電子層 簽流程完成后由質(zhì)量管理員進行信息的下發(fā), 并將資料存檔方可進行 首營品種的采購業(yè)務(wù)。2. 商品資料更新與維護當器械資質(zhì)信息發(fā)生變更時, 質(zhì)量管理員根據(jù)業(yè)務(wù)人員遞交的資 質(zhì)變更材料及時在KSOA系統(tǒng)中進行商品資料更新登記的動態(tài)信息的 維護。3. 質(zhì)量

6、控制功能: 、設(shè)定商品類別與經(jīng)營范圍匹配,能夠?qū)崿F(xiàn)與供給商及客戶的經(jīng) 營范圍相對應(yīng),能夠自動攔截超經(jīng)營范圍業(yè)務(wù)。 、設(shè)定儲存類別,根據(jù)設(shè)定入庫時自動存放于不同的庫區(qū)。二、采購管理1、采購業(yè)務(wù)模塊1、采購訂單制訂、 采購員在 KSOA系統(tǒng)中制作采購訂單 后,經(jīng)醫(yī)療器械經(jīng)營部長審核采購訂單,自動生成采購記錄。 2、采購環(huán)節(jié)質(zhì)量控制 、采購訂單的實現(xiàn)受控于質(zhì)量管理根底數(shù)據(jù)庫,經(jīng)營范圍、產(chǎn)品 類別、合法資質(zhì)自動識別與控制。 、采購訂單確認后,自動生成采購記錄,能夠由收貨員查詢、調(diào) 取數(shù)據(jù)。2、收貨、驗收、入庫1收貨員在KSOA系統(tǒng)中核對采購記錄并提取采購訂單對實物進行 收貨,自動生成收貨記錄。2質(zhì)檢員

7、在KSOA系統(tǒng)中提取相應(yīng)收貨數(shù)據(jù)對實物進行現(xiàn)場驗收, 驗收合格確認后自動生成驗收記錄。3保管員在KSOA系統(tǒng)中提取驗收合格商品進行確認入庫, 并在系 統(tǒng)中生成庫存。3、購進退出管理模塊 1 、購進退出單制作、審核業(yè)務(wù)人員在KSOA系統(tǒng)中選擇單位提取原入庫單據(jù),對需要退貨 的醫(yī)療器械填寫購進退出申請單,錄入采購?fù)顺鰯?shù)量、退貨原因后, 存盤記賬。 質(zhì)管部長對購進退出申請單進行審核, 購進退出申請單自 動生成購進退出記錄。2、購進退出出庫復(fù)核 提貨人員依據(jù)購進退出單據(jù)中品種的批號、 數(shù)量、效期等信息將 退貨品種提至退貨區(qū)由復(fù)核人員進行復(fù)核, 復(fù)核完畢后存盤生成購進 退出出庫復(fù)核記錄,并通知其他保管員

8、進行出庫記賬確認。三、銷售管理模塊1、銷售業(yè)務(wù)模塊1、銷售訂單制訂開票員根據(jù)客戶要求登錄KSOA系統(tǒng)進行銷售訂單制作,輸入單 位名稱助記碼、 商品名稱助記碼、 數(shù)量、價格等信息, 生成銷售訂單, 確認后生成銷售記錄。2、銷售出庫環(huán)節(jié)質(zhì)量控制:系統(tǒng)自動對銷售客戶資質(zhì)的有效性進行控制, 與經(jīng)營范圍、 產(chǎn)品 類別或者診療范圍關(guān)聯(lián),自動識別、鎖定該銷售企業(yè)經(jīng)營行為,并準 確提示攔截原因。2、銷售出庫模塊 1、發(fā)貨人員依據(jù)銷售訂單和提取的銷售記錄進行發(fā)貨,由復(fù)核人員復(fù)核無誤后確認, 在系統(tǒng)中生成銷售出庫復(fù)核記錄, 并通知其他 保管員進行銷售出庫確認記賬。2、銷售出庫環(huán)節(jié)質(zhì)量控制:遵循“先產(chǎn)先出、 “近期

9、先出、 “先進先出,并攔截超過有效期的商品出庫。3、銷售退回模塊1、銷售退回單據(jù)的制訂、審核 醫(yī)療器械經(jīng)營部人員在系統(tǒng)中直接提取銷售記錄以及出庫復(fù)核 記錄進行核對, 確認為本公司銷售商品后, 提取相關(guān)數(shù)據(jù)并填寫退貨 原因、數(shù)量,生成銷售退回申請單,由質(zhì)管部長在KSOA系統(tǒng)中對銷售退回申請單進行審核。2、銷售退回收貨驗收管理質(zhì)檢員在KSOA系統(tǒng)中選擇相對應(yīng)的銷售退回單據(jù),根據(jù)實物驗 收的結(jié)論確認是否入庫, 保存后自動生成銷售退回驗收記錄, 并提交 保管員進行入庫確認記賬,生成庫存。4、商品退換貨管理購銷商品的退換貨程序,按醫(yī)療器械購進退出 / 銷售退回模塊 操作。四、倉儲管理1、盤點作業(yè)盤點記錄

10、直接在KSOA系統(tǒng)中打印庫存盤點表由儲運部進行盤點 并將盤點數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng), 經(jīng)財務(wù)部審核后, 由財務(wù)人員將盤點結(jié)果在 KSOA系統(tǒng)內(nèi)進行入賬。2、在庫儲存與檢查1、計算機系統(tǒng)對庫存品種的有效期進行自動跟蹤和控制, 距有效期 180 天自動預(yù)警提示,距有效期 30天自動鎖定停售。2、檢查員在KSO/系統(tǒng)中提取檢查方案,檢查方案是由系統(tǒng) 自動生成。檢查員按照檢查方案表對實物進行檢查。 3、在庫商品發(fā)現(xiàn)疑似不合格,由質(zhì)檢員對該品種進行鎖定 停售,報質(zhì)量管理部進行處理。由質(zhì)量管理部進行復(fù)查確認,合格品 種自動解除停售,確定為不合格商品移入不合格區(qū)。五、運輸管理模塊車輛根底信息登記:可在KSO/系統(tǒng)內(nèi)錄入企業(yè)的車輛信息,在 登記運輸單據(jù)時可自動提取相關(guān)的車輛和駕駛員信息。1、配送車輛根底信息登記:主要是經(jīng)過審核或驗證的車輛信息在KSOA內(nèi)進行登記,確保信息的準確性,方便數(shù)據(jù)的錄

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