分享如何控制和防范采購(gòu)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)

1、分享 如何控制和防范采購(gòu)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)分享 如何控制和防范采購(gòu)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購(gòu)過(guò)程中可能出現(xiàn)的一些意外情況。采 購(gòu)過(guò)程包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)價(jià)格管 理、合同簽訂與執(zhí)行、物資驗(yàn)收、付款結(jié)算、成本核算等諸由于在采購(gòu)多環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)由于受各種因素的影響，存在不同的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。一.識(shí)別采購(gòu)過(guò)程的7類(lèi)風(fēng)險(xiǎn) ：1）增支風(fēng)險(xiǎn) 過(guò)程中各種增加支出因素的存在，使完成一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)所需的最終采購(gòu)支出比預(yù)期的采購(gòu)支出有所增加，所以采購(gòu)面臨增加支出的風(fēng)險(xiǎn)，主要原因有：a）采購(gòu)計(jì)劃不合理：編制的采購(gòu)計(jì)劃部合理，使采購(gòu)過(guò)程中缺乏合理的依據(jù)，還可能 致使企業(yè)為了滿足臨時(shí)性的生產(chǎn)需要而進(jìn)行緊急采購(gòu)，進(jìn)

2、而導(dǎo)致采購(gòu)支出增加。b）預(yù)算編制不合理：采購(gòu)預(yù)算編制不合理，導(dǎo)致采購(gòu)實(shí)際成本超過(guò)預(yù)期的采購(gòu)支出，使采購(gòu)面臨著增支風(fēng)險(xiǎn)或采購(gòu)過(guò)程資金短缺的風(fēng)險(xiǎn)。C）采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行：采購(gòu)人員未按預(yù)算管理制度、流程準(zhǔn)確執(zhí)行，使得采購(gòu)預(yù)算形 同虛設(shè)，相關(guān)表單工具也未得到正確使用，導(dǎo)致采購(gòu)面臨著增支風(fēng)險(xiǎn)。d）采購(gòu)價(jià)格上漲：由于市場(chǎng)形式發(fā)生突變，或者對(duì)于原材料的上漲又缺乏預(yù)期，使企業(yè)采購(gòu)成本突然增加，從而使企業(yè)面臨采購(gòu)增支風(fēng)險(xiǎn)。e）采購(gòu)數(shù)量增加物資管理不當(dāng)使倉(cāng)庫(kù)物資發(fā)生變質(zhì)或者損壞，或生產(chǎn)需求增加等原因，導(dǎo)致企業(yè)需緊急增加采購(gòu)物資的數(shù)量，從而產(chǎn)生采購(gòu)增支的風(fēng)險(xiǎn)。 2）延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)延遲交貨時(shí)指供應(yīng)商沒(méi)有嚴(yán)格 按照合同所規(guī)定的

3、時(shí)間完成交貨任務(wù)，而是在合同規(guī)定的交貨期后一段時(shí)間才履行交貨義務(wù)。a）供應(yīng)商管理水平：由于 供應(yīng)商在生產(chǎn)要素的組織管理等方面存在不足或決策失誤，使交貨日期遲于采購(gòu)合同所要求的交貨期。b）原材料控制不 當(dāng)：供應(yīng)商在簽訂合同之前，忘記預(yù)估、錯(cuò)誤估算或不估算 原材料的狀況，如果原材料不能及時(shí)到位，就存在采購(gòu)物資部能及時(shí)交付的風(fēng)險(xiǎn)。c）供應(yīng)商技術(shù)水平：供應(yīng)商接單之前 未對(duì)技術(shù)水平進(jìn)行正確評(píng)估，在訂單生產(chǎn)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)材料、 模具、設(shè)備不能滿足生產(chǎn)滿足生產(chǎn)的需求，造成問(wèn)題無(wú)法解 決而影響交貨期。d）物資運(yùn)輸：供應(yīng)商對(duì)物資運(yùn)輸時(shí)間估算 錯(cuò)誤，或物資在運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)突發(fā)事件等，都可能存在延 期交貨風(fēng)險(xiǎn)。e）不可

4、抗力：由于發(fā)生了供應(yīng)商無(wú)法預(yù)見(jiàn)、無(wú) 法預(yù)防、無(wú)法避免和無(wú)法控制的事件，以致不能履行或不能如期履行合同，造成延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量不符風(fēng)險(xiǎn)質(zhì)量 不符是指供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合采購(gòu)企業(yè)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)或采購(gòu)合同的要求，物資質(zhì)量不符存在的風(fēng)險(xiǎn)取決于供應(yīng) 商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致加工產(chǎn)品未達(dá)到質(zhì)量標(biāo) 準(zhǔn)，給企業(yè)在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面造成商，同時(shí)也取決于企業(yè)內(nèi)部程度。a）供貨質(zhì)量：由于供應(yīng)損害。b）驗(yàn)收人員：物資驗(yàn)收人員對(duì)物資的質(zhì)量驗(yàn)收工作不重視，或技術(shù)不強(qiáng)，對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)工作和基本理論知識(shí)理解不到位等情況，都有能造成物資質(zhì)量低下。c）驗(yàn)收工具:采購(gòu)物資檢驗(yàn)儀器的操作方法不當(dāng)或檢測(cè)設(shè)備

5、失效，引起物資質(zhì)量誤判，造成質(zhì)量部符合企業(yè)要求的風(fēng)險(xiǎn)。d）驗(yàn)收方法：未按規(guī)定的檢驗(yàn)流程和操作規(guī)程進(jìn)行物資檢測(cè)， 使物資檢驗(yàn)不及時(shí)、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不合格品混入倉(cāng)庫(kù)，造成物資質(zhì)量 行標(biāo)識(shí)，若物資標(biāo)識(shí)于實(shí)際不符，導(dǎo)致不合格品混入倉(cāng)庫(kù)， 則會(huì)造成物資質(zhì)量部符合標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。 4.合同風(fēng)險(xiǎn) 合同風(fēng)險(xiǎn) 是指因?yàn)楣?yīng)商于采購(gòu)方的各種原因，導(dǎo)致采購(gòu)合同無(wú)法正 常履行，給企業(yè)造成損失的風(fēng)險(xiǎn)。影響合同風(fēng)險(xiǎn)的因素駐澳 包括采購(gòu)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商的履約能力、合同的內(nèi)容 等。a）合同知識(shí)缺乏：采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)合同和相關(guān)法律法規(guī) 不熟悉，導(dǎo)致無(wú)法識(shí)別采購(gòu)合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法有效利部不符合標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。e）驗(yàn)收標(biāo)識(shí)：對(duì)不合格

6、的物資未進(jìn)用的合同條款規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。b）合同范本亂紊：采購(gòu)部所簽訂的 合同未以范本為準(zhǔn)， 使合同的內(nèi)容不規(guī)范、 不完善、不合理，導(dǎo)致合同產(chǎn)生法律糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。C）合同主體:供應(yīng)商通過(guò)虛 假的合同主體身份與采購(gòu)人員訂立合同，或以偽造、假冒、 作廢的證件作為同合同主體證明，容易造成合同無(wú)效的風(fēng) 險(xiǎn)。d）合同條款：采購(gòu)不同不合法可能被認(rèn)定無(wú)效，采購(gòu)合 同條款約定不明確或表述不嚴(yán)謹(jǐn)，可能影響合同履行，引發(fā) 糾紛。e）合同更改確認(rèn)：供應(yīng)商替換合同內(nèi)容或提供的合同與談判達(dá)成的內(nèi)容不一致，而雙方也未進(jìn)行確認(rèn)，這樣可能會(huì)使采購(gòu)方受到較大的經(jīng)濟(jì)損失。f）合同履約風(fēng)險(xiǎn)：未對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，不能確定其是否具備履約合同義務(wù)

7、的能力，而給企業(yè)帶來(lái)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。5.預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn) 預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)是指采購(gòu)方在提前付款的情況下，出現(xiàn)終止采購(gòu)?fù)丝铍y、采購(gòu)質(zhì)量難 保證、虛假承諾難兌現(xiàn)、采購(gòu)變更難履約、攜款逃逸難追款 等風(fēng)險(xiǎn)。a）協(xié)議約定不詳細(xì)：采購(gòu)物資、交貨期限、生效條件、合同變更、協(xié)議終止、違約責(zé)任等內(nèi)容約定不明確，致使出現(xiàn)采購(gòu)物資難保證、 采購(gòu)變更難履行等風(fēng)險(xiǎn)。b）供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn) : 供應(yīng)商接受預(yù)付款后，可能會(huì)擅自變更交貨時(shí)間、 降低服務(wù)質(zhì)量，不按事先約定的條款履行或不完全履行，給采購(gòu)方造成損失或嚴(yán)重影響。C）突發(fā)事件：接受預(yù)付款的供 應(yīng)商可能會(huì)由于競(jìng)爭(zhēng)激烈或經(jīng)營(yíng)者本身管理能力不強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)。 d)不善等因素，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)困難， 造成無(wú)

8、法履約的風(fēng)險(xiǎn) 付款控制不當(dāng)：對(duì)預(yù)付款比例、金額控制不當(dāng)，增加企業(yè)的資金占用率，造成資金無(wú)法正常周轉(zhuǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。e）付款審核不嚴(yán):付款審核管理制度不完善， 審核人員沒(méi)有對(duì)付款憑證進(jìn)行 企業(yè)通過(guò)采購(gòu)、外協(xié)方式取得的原材料或輔料構(gòu)成了存貨， 存貨是企業(yè)開(kāi)始生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的物資基礎(chǔ)，企業(yè)在進(jìn)行存貨嚴(yán)格考核，導(dǎo)致付款出錯(cuò)或在付款時(shí)出現(xiàn)糾紛。6.存貨風(fēng)險(xiǎn)管理的過(guò)程中存在許多風(fēng)險(xiǎn)。a）庫(kù)存過(guò)高的風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)庫(kù)存 過(guò)高，將占用大量資金，同時(shí)需投入過(guò)多的成本對(duì)其進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，若管理不善則會(huì)產(chǎn)生大量的呆滯物資，給企業(yè)帶 來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。b）庫(kù)存過(guò)低的風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)庫(kù)存過(guò)低，將不能滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，并且導(dǎo)致停工待料和延遲交貨。

9、C）物資 損壞變質(zhì) : 物資長(zhǎng)時(shí)間的積壓、庫(kù)存管理不善、倉(cāng)庫(kù)環(huán)境不 良等原因，都可能造成庫(kù)存物資的損壞，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。d）庫(kù)存周轉(zhuǎn)過(guò)慢：庫(kù)存周轉(zhuǎn)過(guò)慢，周轉(zhuǎn)率過(guò)低，將可能造成庫(kù)存積壓，增加庫(kù)存成本。e）庫(kù)存價(jià)格下跌：企業(yè)庫(kù)存物資的跌，將可能導(dǎo)致庫(kù)存價(jià)值縮水，產(chǎn)成品的價(jià)格下降，企業(yè) 利潤(rùn)降低的風(fēng)險(xiǎn)。f）庫(kù)存信息不暢：庫(kù)存信息不暢通，將導(dǎo) 致庫(kù)存信息不能及時(shí)收集并錄入系統(tǒng)，造成庫(kù)存信息不正確，不對(duì)稱(chēng)，影響企業(yè)的管理決策。7.道德風(fēng)險(xiǎn)a）采購(gòu)信息 收集 ：采購(gòu)人員為了貪圖省力， 不積極收集信息， 使企業(yè)不完 全了解市場(chǎng)價(jià)格，難以判斷價(jià)格是否合理，導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格高 于市場(chǎng)價(jià)格的風(fēng)險(xiǎn)。b）供應(yīng)商選擇：采購(gòu)

10、人員為了個(gè)人利益 與供應(yīng)商合謀，并利用職權(quán)，使供應(yīng)商在供應(yīng)商篩選中處于優(yōu)勢(shì)地位，給企業(yè)采購(gòu)工作帶來(lái)道德風(fēng)險(xiǎn).C）采購(gòu)回扣:采購(gòu)人員在談判議價(jià)的過(guò)程中，供應(yīng)商在帳外暗中給予采購(gòu)人員 購(gòu)合同：供應(yīng)商利用虛假名義簽訂合同或設(shè)置合同陷阱，導(dǎo) 致合同無(wú)效，并且合同管理制度不健全，導(dǎo)致采購(gòu)人員出現(xiàn)回扣， 而采購(gòu)人員則給予供應(yīng)商在價(jià)格商的優(yōu)惠。d）簽訂采暗箱操作的可能。e）合同工履行：供應(yīng)商無(wú)故終止合同，不 按照合同約定提交貨物， 耽誤企業(yè)的生產(chǎn)。 二.采購(gòu)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)防范1）完善采購(gòu)管理體系a）構(gòu)建科學(xué)合理的采購(gòu)架構(gòu) 照內(nèi)控制度制衡性原則，企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面做到相互制約、互相監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)集

11、中的權(quán)利分散化、隱蔽的權(quán)利公開(kāi)化、 防范職能特權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。b）強(qiáng)化崗位管理 強(qiáng)化崗位管理可有效防范采購(gòu)活動(dòng)中的人為道德風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)不產(chǎn)生崗位腐敗，最大限度地調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的工作 善的采購(gòu)管理制度，規(guī)范采購(gòu)實(shí)施流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠 保障采購(gòu)行為在采購(gòu)架構(gòu)下合理有序的進(jìn)行，同時(shí)能夠有效積極性和主觀能動(dòng)性。C）完善采購(gòu)管理制度建立科學(xué)和完防范因制度執(zhí)行不到位而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。2）實(shí)施采購(gòu)過(guò)程控制 a）采購(gòu)計(jì)劃的審核：核查企業(yè)采購(gòu)部的物料需求計(jì)劃、物資采 購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)；核查調(diào)查預(yù)測(cè)是否偏離實(shí)際； 核查計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致；核查采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)目 標(biāo)、采購(gòu)時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否

12、有保證 措施。b）合同簽訂的審核：核查簽訂經(jīng)濟(jì)合同的當(dāng)事人是否 具有主體資格，是否具有民事權(quán)利和行為能力；核查合同主 要條款是否符合國(guó)家的法律和行政法規(guī)的要求；核查合同主 要條款是否完備、文字表述是否準(zhǔn)確、合同簽訂是否符合法 定程序。c）物資驗(yàn)收的審核：核查物資驗(yàn)收工作的執(zhí)行情況， 是否做好物資驗(yàn)收工作和原始記錄；核查不合格的控制情 況，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)措施；核查合同履行情況及違約糾紛的處理。d）結(jié)賬付款的審核：核查是否嚴(yán)格按照合同規(guī)定付款；核查是否按照規(guī)定的流程付款；核查 付款相關(guān)憑證是否合理、合法、完整、準(zhǔn)確。 3）采購(gòu)人員的管理 為加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理，企業(yè)可以有針對(duì)性地制定和實(shí)施一些防范措施，具體措施如下：a）根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可制定采購(gòu)業(yè)務(wù)行為準(zhǔn)則、采購(gòu)人員行為規(guī)范、作為采購(gòu)人員的行為綱領(lǐng)性文件。b）要