辦公室管理辦法

1、辦公室管理辦法辦公室，一個(gè)普通的部門，同時(shí)也是一個(gè)特殊的部門。它擔(dān)負(fù)著承上啟下的 任務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)與基層間溝通的橋梁，是各個(gè)部門間協(xié)調(diào)的紐帶。實(shí)踐表明，公司 高層的意見是否能得到有力的貫徹實(shí)施， 公司的后勤保障是否足夠，職工的文化 生活工作是否開展得有聲有色。如此種種，都取決于辦公室工作的好壞，因此辦 公室主任這個(gè)崗位的責(zé)任尤為重大。辦公室的職責(zé)可以歸納為這么幾句話： 文件收發(fā)傳閱，文書處理歸案，打字 復(fù)印傳真，公章印鑒保管，綜合材料起草，事務(wù)檢查督辦，會(huì)議安排記錄，有關(guān) 問題調(diào)研，征詢?nèi)罕姺从?，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見，車輛派遣調(diào)配。、辦公室管理?xiàng)l例第一條為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確

2、要求，規(guī) 范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。第二條服務(wù)規(guī)范:1. 儀表：公司職員應(yīng)儀表整潔、大方2. 微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)禮貌熱情, 微笑應(yīng)答，切不可冒犯對(duì)方；3. 用語：在任何場(chǎng)合應(yīng)用禮貌規(guī)范用語，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧 嘩；4. 接待要熱情及時(shí)5. 電話接聽：接聽電話要及時(shí)，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng) 接聽，重要電話作好接聽記錄。第三條辦公秩序1. 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦 公環(huán)境的安靜有序。2. 職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的 衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。

3、3. 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時(shí)，員 工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問題。4.員工下班前，要收拾整潔自己的工作臺(tái)面，檢查主電源是否關(guān)閉，最后離 開的人員要檢查并關(guān)好門窗和燈飾，堅(jiān)決杜絕安全隱患的存在。第四條請(qǐng)假出差事項(xiàng)1.職員如有事需要請(qǐng)假，需提前向部門領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，并填寫請(qǐng)假條,有領(lǐng)導(dǎo)簽字方可離開，請(qǐng)假三天以下的需要提前一天向部門領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)， 天以上的要向總經(jīng)理申請(qǐng)，并在離開時(shí)要做好手頭工作的交接處理，（如 有緊急情況可以先處理并電話告知領(lǐng)導(dǎo)，回公司后填補(bǔ)請(qǐng)假條）。2.因公務(wù)出差時(shí)需提前填寫公出單，出差的目的地、事由、人物都要填寫清楚，并交領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后，方可

4、離開。第五條公物的維護(hù)及保養(yǎng)1.合理利用公司資源，學(xué)會(huì)紙張等其他公物的綜合利用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象的產(chǎn)生。2.愛護(hù)公物，自己擁有的資源（電腦、桌椅、資料手冊(cè)等）要定期維護(hù)和檢查保養(yǎng)。第六條新員工及職員之間的相互協(xié)作對(duì)于新入職的員工，我們要積極幫助，力所能及的解決他們?cè)?工作中、生活中遇到的困難，使他們很快地適應(yīng)當(dāng)前的工作環(huán)境，進(jìn)而好好1.展開工作。2.斤計(jì)較,更好。同事之間相處應(yīng)誠(chéng)懇友善、大方、平等相待，不要為小事而斤 控制好自己工作的情緒和狀態(tài)，學(xué)會(huì)很好的合作，共同把工作做得“凝聚產(chǎn)生力量，合作誕生希望”學(xué)會(huì)合作，學(xué)會(huì)相處，成就 你不平凡的工作業(yè)績(jī)。3.為進(jìn)一步樹立和塑造公司的整體形象，保持良好的

5、工作秩序和辦環(huán) 境，提高工作效率，特制定辦公室管理辦法。（一）管理范圍和標(biāo)準(zhǔn)辦公管理包括工作紀(jì)律、工作禮儀、勤儉辦事，其標(biāo)準(zhǔn)如下。1、工作紀(jì)律：遵守公司各項(xiàng)管理制度，按時(shí)上下班；保持辦公室安靜，不 大聲喧嘩；工作期間不干私活，不串崗閑談；不隨地吐痰，不亂丟垃圾、煙頭； 及時(shí)接聽電話，使用電話簡(jiǎn)明扼要，通話語音適中，文明禮貌；自覺遵守保密守 則和保密制度，下班時(shí)鎖好文件、資料，未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的電腦、文 件、資料、辦公桌抽屜等；借用他人或公司的東西，使用后及時(shí)送還或歸放原處; 不擅自使用公司的電子設(shè)備。2、工作禮儀：儀表要端莊、整潔，服飾要清潔、大方、得體；坐姿立姿符 合標(biāo)準(zhǔn)；來客微笑相

6、迎，談吐文雅，送人周到細(xì)致。3、勤儉辦事：節(jié)約用水、電；節(jié)約使用辦公用品；不損壞任何設(shè)施，不將 公物占為己有；下班或長(zhǎng)時(shí)間離開辦公室應(yīng)關(guān)閉電腦、 音箱、UPS電源、打印機(jī)、 電燈、空調(diào)，桌面收拾干凈，坐椅靠攏辦公桌正端放置；最后離開公司的員工負(fù) 責(zé)檢查公司所有的窗戶是否關(guān)嚴(yán)。4、著裝要求：工作場(chǎng)所的服裝應(yīng)清潔、方便，大方，淡雅得體。（二）公司值班室管理辦法1. 堅(jiān)守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關(guān)的事項(xiàng)。2.熟悉業(yè)務(wù)，認(rèn)真鉆研，提高業(yè)務(wù)水平，文明值班，積極妥善地處理好職 責(zé)范圍內(nèi)的一切業(yè)務(wù)。3. 重大、緊急和超出職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)業(yè)務(wù)指揮部門、公 司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和請(qǐng)示，以便把工作

7、做好。4. 加強(qiáng)安全責(zé)任，保守機(jī)密，不得向無關(guān)人員泄露有關(guān)公司內(nèi)部的情況。5維護(hù)好室內(nèi)秩序，做到整潔衛(wèi)生，禁止在工作時(shí)間大聲喧嘩，無關(guān)人員 不得隨便進(jìn)入該室。愛護(hù)公物，杜絕浪費(fèi)。6. 堅(jiān)持批評(píng)與自我批評(píng)，團(tuán)結(jié)互助，互相尊重。7遇有特殊情況需換班或代班者必須經(jīng)室主任或值班主管同意，否則責(zé)任 自負(fù)。&按規(guī)定時(shí)間交接班，不得遲到早退，并在交班前寫好值班記錄，以便分 清責(zé)任。（三）行政事務(wù)管理1為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制 度化，提高辦事效率，制定本辦法。2. 辦公室主任對(duì)辦公室管理負(fù)有直接的責(zé)任。3本辦法所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公

8、及 勞保用品管理、庫(kù)房管理、報(bào)刊及郵件收發(fā)管理等。檔案管理:A. 檔案管理是為了保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保 密和使用方便。B. 檔案分為原件和復(fù)印件，原件出借必須填寫出借證明，并保證及時(shí)還回。C. 及時(shí)填補(bǔ)空缺的資料及復(fù)印件。印鑒管理:印章不得隨意出借，出借時(shí)必須嚴(yán)格填寫出借申請(qǐng)表。辦公用品管理:不得肆意浪費(fèi)，如需領(lǐng)取辦公用品必須填寫申請(qǐng)單。 對(duì)于公司公共物品，用 完后應(yīng)及時(shí)送還。報(bào)刊及郵件收發(fā)管理:為培養(yǎng)員工的文化素養(yǎng)進(jìn)而提升企業(yè)的整體素質(zhì)，公司特定制一些報(bào)紙書 刊。報(bào)紙、書刊應(yīng)分門別類的放置并及時(shí)更新。（四）車輛管理為使公司車輛管理統(tǒng)一合理化，合理有效的使用各種車輛，

9、最大限度的節(jié)約 成本，更有效的控制車輛使用，最真實(shí)的反映車輛的實(shí)際情況，盡可能的發(fā)揮最 大經(jīng)濟(jì)效益以及對(duì)公司所有車輛的保養(yǎng)和維修進(jìn)行控制， 以確保車輛安全、良好 的運(yùn)行狀況以及保養(yǎng)和維修的及時(shí)、經(jīng)濟(jì)、可靠，特制定本制度。辦公室主任負(fù)責(zé)辦公室車輛派遣及使用，并對(duì)各部門用車進(jìn)行審批、協(xié) 調(diào)、安排，保證辦公室車輛的有效使用。 各部門車輛出車、送貨應(yīng)由車輛管理人員統(tǒng)一調(diào)度，公司任何人員不得 私自調(diào)度車輛，更不能因私使用公司車輛。 車輛管理人員應(yīng)根據(jù)公司總體的運(yùn)營(yíng)要求， 對(duì)車輛的出車及保養(yǎng)進(jìn)行合 理安排，駕駛員應(yīng)服從車輛管理人員的安排，如有特殊情況需提前告知管理人員。 辦公室人員應(yīng)協(xié)助司機(jī)做好加油工作，認(rèn)真做好加油記錄（加油時(shí)間、 地點(diǎn)、人、加油里程，油費(fèi)等） 公司所有車輛鑰匙應(yīng)有車輛管理人員統(tǒng)一保存、管理。 各部門應(yīng)加強(qiáng)車輛用油管理，節(jié)約用油開支，使車輛均能在經(jīng)濟(jì)耗油的 情況下有效的運(yùn)營(yíng)。駕駛員在油卡充值前，應(yīng)統(tǒng)一根據(jù)車輛管理人員的口令，在某一統(tǒng)一的時(shí)間 點(diǎn)記錄本月車輛用油的實(shí)際數(shù)據(jù)，其中：a. 月初余額為油卡在上次充值前的余額。b. 本月充值為油卡上次充值的金額。c. 月末余額為油卡最后一次加油后的金額。d. 本月用油=月初余額+本月充值-月末余額+備用卡加油金額+現(xiàn)金加油f.起始公里數(shù)為上次記錄數(shù)據(jù)時(shí)的車輛公里數(shù)。I.中止公里數(shù)為本次