物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理制度

1、9 9、1 1、2 2、3 3、4 4、5 5、6 6、7 7、8 8、某物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理制度編制本手冊主要目的是給予公司各級員工工作上之參考，尤其是指導(dǎo)公司辦公文件及檔案管理。本手冊內(nèi)容基于公司環(huán)境條件不同，故實(shí)際施行細(xì)節(jié)可允許作部分變動，但由公司指示而定。本手冊內(nèi)容主要為：. . 公司檔案管理制度二 . . 公司檔案保管. . 檔案管理規(guī)定公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由主管 （ 包括代理主管 ）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由管理處文員專職文件存檔、注記工作。有關(guān)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上

2、鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。 檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。檔案在歷任主管調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)確認(rèn)后方可離任。檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對不符合要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對管理有重大影響及損害公司利益的， 公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追

3、究其法律責(zé)任的權(quán)利。二. . 管理保密規(guī)定1 1、 管理處工作范圍內(nèi)所有的公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購 / / 租合約及金額、特別條款、及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。9 9、2 2、業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在管理處辦公室文件柜中，由管理處秘書專人負(fù)責(zé)備注、記錄及存檔等工作，由主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止 查閱。3 3、管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。4 4、因工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、接待處的業(yè)主及用戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地

4、址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5 5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，由管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱 （ 須辦理借閱手續(xù) ） ，每次限時一周。實(shí)行借閱目的為指引員工工 作及員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。6 6、管理處發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。7 7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私權(quán)利的法律意識，主動為公司及用戶保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向管理處報告。8 8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、用戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法 律責(zé)任。6 6、. .檔案

5、資料1 1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2 2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;1 1）業(yè)主入伙情況記錄;2 2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱，單元號，聯(lián)系人，建筑面積，交接單，入 伙時間或租用期限等）；1 1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;2 2） 各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;3 3） 各項(xiàng)管理分包合約；5 5、 設(shè)備維修保養(yǎng)類1)1)2)2)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施； 各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案；及日常巡檢維修記錄;3)3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記，交接班記錄，巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；管理處有用戶維修報修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;

6、 設(shè)施設(shè)備檢測類4)4)1 1） 變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；2 2） 生活水箱要定期清洗消毒并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;檔案管理1 1、 驗(yàn)收檔案1)1)土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）;2)2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;3)3)4)4)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄（管理公司）;5)5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商，承包商與管理公司）；6)6)單元驗(yàn)收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；2 2、 二次裝修檔案3 3、 住戶資料4 4、 管理文本匯編6 6、3 3）消防泵、管

7、道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄;4 4）其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料;7 7、管理處運(yùn)作類管理處正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;管理處會議記錄（包括內(nèi)部及與發(fā)展商或業(yè)主委員會） 管理處值班記錄 保安值班記錄 設(shè)備值班與巡檢記錄 管理工作計劃與報告 工程設(shè)備管理計劃與報告 管理處往來信函 用戶報修與投訴處理記錄 承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄. .檔案存檔要求資料內(nèi)容文檔名稱存檔要求目錄索引1.土建設(shè)備安裝竣工資料竣工圖則資料圖紙檔案盒（藍(lán)色）數(shù)量：按類建立每張圖紙名稱索引2.設(shè)施設(shè)備質(zhì)檢、消防等部門驗(yàn)收 文件審驗(yàn)文件易事快 A4A4 文件夾（黑

8、色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本按設(shè)施設(shè)備單項(xiàng)設(shè)索引3.機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約設(shè)備保養(yǎng)合約易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本按設(shè)施設(shè)備單項(xiàng)設(shè)索引4.公共區(qū)域設(shè)備設(shè)備驗(yàn)收記錄公共區(qū)域驗(yàn)收記錄圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引1)1)2)2)管理費(fèi)收繳情況;3)3)管理費(fèi)財務(wù)報告;4)4)物業(yè)管理處運(yùn)作報告;5.公共區(qū)域設(shè)備移公共區(qū)域移交記錄圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引交記錄6.單元驗(yàn)收及移交記錄單元驗(yàn)收移交記錄圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定按單元設(shè)目錄索引7.用戶單元二次裝 修圖則及審批手 續(xù)二次裝修審批記錄圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定按單元設(shè)目錄索引8.二次

9、裝修監(jiān)督檢查資料二次裝修監(jiān)督記錄圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定按單元設(shè)目錄索引入伙情況記錄入伙情況記錄易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本按月作報表不作索引10.業(yè)主、住戶及租戶情況記錄業(yè)主、用戶情況記錄易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本按順序存檔不作索引11.管理合約、公約用戶手冊匯編管理文本匯編易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本按文本分類索引12.12.管理規(guī)章制度及 裝修規(guī)定規(guī)章制度匯編易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本按文本分類索引13.13.管理分包合約管理公包合約易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本同上14.14.設(shè)施設(shè)備維修保 養(yǎng)制度及應(yīng)急措 施維修保養(yǎng)制度易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本同上15.15.設(shè)施設(shè)備維修檔案設(shè)備維修檔案易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本同上16.16.設(shè)施設(shè)備檢測記錄設(shè)備檢測記錄易事快 A4A4 文件夾（黑色 3 3 寸）數(shù)量：集中一本同上17