首都體育學(xué)院公文處理辦法

1、首都體育學(xué)院公文處理辦法（首體院字2006144號(hào)，2006年8月25日發(fā)布）第一章 總 則 第一條 根據(jù)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā)199614號(hào)）、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國(guó)發(fā)200023號(hào)）北京市黨的機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定、北京市實(shí)施（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）細(xì)則（京政發(fā)200112號(hào)）和中共北京市委教育工委、北京市教委關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本辦法。第二條 公文（包括電報(bào)）是傳達(dá)黨和國(guó)家的路線、方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，匯報(bào)和交流情況的重要工具。公文處理是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要助手。各級(jí)黨政負(fù)責(zé)人、辦事機(jī)構(gòu)

2、和公文處理人員，必須重視和認(rèn)真做好公文處理工作，使之更好地為學(xué)院的改革和發(fā)展服務(wù)。第三條 公文處理的主要任務(wù)是：公文的起草、校核、簽發(fā)和印制；公文的辦理和傳遞；公文的管理；公文的立卷與歸檔；公文保密等。第四條 院辦公室是學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管以學(xué)院黨委和行政名義制發(fā)的各類公文并負(fù)責(zé)指導(dǎo)全院各部門(mén)（單位）的公文處理工作。各部門(mén)（單位）均應(yīng)配備專人從事公文處理工作。公文處理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)。第五條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、按照精簡(jiǎn)高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。第二章 公文種類第六條 學(xué)院公文種類大體包括（一）決議 適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。（

3、二）決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排。（三）指示 適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求。（四）意見(jiàn) 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（五）通知 適用于發(fā)布規(guī)章，任免和聘用干部，傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)。（六）報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（七）請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（八）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。（九）批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（十）規(guī)定 適用于對(duì)特定范

4、圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（十一）函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。（十二）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文格式第七條 學(xué)院公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等組成。（一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：也稱為版頭，一般應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如：中共首都體育學(xué)院委員會(huì)、首都體育學(xué)院等。（二）密級(jí)和緩急：涉秘公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級(jí)和保密期限，秘密等級(jí)分別為“秘密”、“機(jī)密”、“絕

5、密”，密級(jí)和保密期限之間用“”隔開(kāi)。凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國(guó)家秘密事項(xiàng)，其保密期限按照絕密事項(xiàng)30年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)20年、秘密級(jí)事項(xiàng)10年認(rèn)定。緊急公文，視情況分別注明“急件”、“特急”。（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（四）發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦公文的部門(mén)的代字。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦部門(mén)的發(fā)文編號(hào)。1.上行文：以學(xué)院黨委名義或院行政名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等，文件編號(hào)分別為：首體院字年份XX號(hào)

6、、首體院黨字年份XX號(hào)。2.平行文：用于學(xué)院黨委或院行政名義向無(wú)隸屬關(guān)系的單位進(jìn)行工作商洽、詢問(wèn)或答復(fù)等，文件編號(hào)分別為：首體院函年份XX號(hào)、首體院黨函年份XX號(hào)。3.下行文：由院黨委或院行政制定的決定、通知、規(guī)定、辦法、通告、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要，以及有關(guān)職能部門(mén)（單位）起草的涉及全院性某些重要工作的規(guī)章制度、工作布置等，上述文件以院級(jí)文件下發(fā)，文件編號(hào)分別為：首體院字年份XX號(hào)，首體院黨字年份XX號(hào)。對(duì)于院內(nèi)職能部門(mén)（單位）制定的涉及某一方面工作的通知、公示、規(guī)定、決定等，由職能部門(mén)（單位）發(fā)文。文件編號(hào)為： 首體院X字年份XX號(hào)，“X”為發(fā)文部門(mén)（單位）的簡(jiǎn)稱。（五）簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)

7、人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）標(biāo)題：標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、一目了然，由發(fā)文單位、事由和文種三個(gè)部分組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）主送和抄送：根據(jù)公文的內(nèi)容，主送單位一般寫(xiě)在正文前面，抄送單位寫(xiě)在公文的末尾，單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（八）附件：附件是公文的重要組成部分。如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、署款之前注明附件順序和名稱，并與正文一起裝訂。（九）署款和用印：發(fā)文單位（全稱）應(yīng)署在正文后的右下方，與正文及其附件名稱之間留出適當(dāng)距離。公文除會(huì)議紀(jì)要外應(yīng)加蓋印章，印章蓋在發(fā)文單位署款及發(fā)文日期上，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦

8、機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，由聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)加蓋印章。（十）成文日期：以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，緊接發(fā)文單位署名后下方。（十一）主題詞：按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和公文主題詞表標(biāo)注。（十二）附注：公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注，位于成文日期和印章之下，版記之上。（十三）版記：由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁(yè)下端。第八條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），文字自左至右橫寫(xiě)，在左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章 行文規(guī)則第九條 行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。第十條 學(xué)院黨政部門(mén)（單位）的行文關(guān)系，根據(jù)各

9、自職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系確定。（一）院辦公室根據(jù)授權(quán)可以向上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)單位、學(xué)院各部門(mén)（單位）等行文；根據(jù)學(xué)院黨委和行政的工作部署安排，以“院辦公室”名義轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)批公文。（二）中共首都體育學(xué)院紀(jì)律檢查委員會(huì)、中共首都體育學(xué)院委員會(huì)保密委員會(huì)按照工作職責(zé)可以向黨政各部門(mén)、各黨總支等行文。首都體育學(xué)院工會(huì)委員會(huì)和共青團(tuán)首都體育學(xué)院委員會(huì)根據(jù)各自所屬群團(tuán)組織內(nèi)的有關(guān)規(guī)定行文。（三）各職能部門(mén)（單位）在各自職權(quán)范圍內(nèi)，可以“函”的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)，就日常具體工作安排等向各職能部門(mén)（單位）的辦公室發(fā)布通知。因特殊情況確需向?qū)W院各部門(mén)（單位）正式行文的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)學(xué)院黨委或行政批準(zhǔn)，并在

10、文中注明經(jīng)學(xué)院黨委或行政同意。（四）屬于學(xué)院有關(guān)主管部門(mén)（單位）職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接送主管部門(mén)（單位）處理，不必向?qū)W院請(qǐng)示。學(xué)院各職能部門(mén)對(duì)職權(quán)范圍內(nèi)的事情，要認(rèn)真研究，盡職盡責(zé)地解決，不得推諉、拖延。確需學(xué)院解決的問(wèn)題，職能部門(mén)要事先提出具體意見(jiàn)。第十一條 學(xué)院各部門(mén)（單位）向院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作，要求解決問(wèn)題或報(bào)告有關(guān)工作情況等，應(yīng)將請(qǐng)示文報(bào)院辦公室轉(zhuǎn)呈主管院領(lǐng)導(dǎo)批示。（一）請(qǐng)示文需附“首都體育學(xué)院報(bào)文稿紙”，經(jīng)擬稿人和部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人簽字或蓋章后報(bào)院辦公室。通過(guò)“系級(jí)辦公系統(tǒng)”報(bào)送的請(qǐng)示文（電子文稿），需注明部門(mén)（單位）擬稿人和負(fù)責(zé)人。（二）請(qǐng)示文應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一位主送院領(lǐng)

11、導(dǎo)，不應(yīng)多頭主送。（三）報(bào)告文中不可附帶請(qǐng)示事項(xiàng)。（四）除院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，各部門(mén)（單位）不應(yīng)直接將請(qǐng)示文報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。在特殊情況下未經(jīng)院辦公室而直接呈送給院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示或其它公文，須在事后送院辦公室補(bǔ)辦登記手續(xù)。第十二條 凡經(jīng)由院辦公室轉(zhuǎn)辦的請(qǐng)示、報(bào)告等公文，必須嚴(yán)格登記，注明有關(guān)情況，以備查考、督辦。第十三條 對(duì)不合行文規(guī)則的上報(bào)公文，院辦公室可退回呈報(bào)部門(mén)（單位）。第五章 公文處理第十四條 收文、分文。學(xué)院黨委和行政、院長(zhǎng)的收文，由院辦公室公文專員簽收登記。收文登記后，公文處理人員應(yīng)根據(jù)來(lái)文內(nèi)容和閱讀范圍分文，附上“首都體育學(xué)院公文批辦單”，交院辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)，需幾個(gè)部門(mén)（單

12、位）會(huì)同辦理時(shí)，應(yīng)確定主辦部門(mén)（單位），并及時(shí)分送有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)（單位）閱批或辦理。院領(lǐng)導(dǎo)閱批后，應(yīng)將公文退回院辦公室，由院辦公室轉(zhuǎn)承辦部門(mén)（單位）辦理或組織傳閱。第十五條 承辦、催辦。任何部門(mén)（單位）和個(gè)人接到承辦公文后，應(yīng)按照院領(lǐng)導(dǎo)批示和公文要求，認(rèn)真負(fù)責(zé)，迅速辦理，不得推諉敷衍，拖延積壓。公文處理人員對(duì)經(jīng)辦的公文，要及時(shí)催辦，并將檢查辦理情況及時(shí)匯報(bào)，以防漏壓誤事。第十六條 起草。各部門(mén)（單位）應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公文起草工作的重視，不斷提高公文起草水平。要求以學(xué)院黨委和行政名義發(fā)文或批轉(zhuǎn)本部門(mén)（單位）公文時(shí)，應(yīng)擬出文稿。重要文稿的起草由部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人親自擬稿或組織起草。凡以各職能部門(mén)（單

13、位）名義制發(fā)的公文，由各部門(mén)（單位）參照本細(xì)則處理，重要工作應(yīng)請(qǐng)示分管院領(lǐng)導(dǎo)。起草公文要注意：（一）主題突出，觀點(diǎn)鮮明，條理清晰，文字精練，講究語(yǔ)法修辭，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（二）引用上級(jí)指示，使用人名、地名、數(shù)字和有關(guān)材料，要核對(duì)準(zhǔn)確，時(shí)間、出處要寫(xiě)具體、清楚。（三）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（四）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)、層次序數(shù)和作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”。（六）所擬文稿一律使用計(jì)算機(jī)打印或用鋼筆書(shū)寫(xiě)，不得用鉛筆、圓珠筆，字跡要工整清楚。（七）所擬公文如系上級(jí)機(jī)關(guān)

14、或有關(guān)單位來(lái)文要求辦理的事項(xiàng)，應(yīng)將來(lái)文附后，以便審核。第十七條 會(huì)簽。公文內(nèi)容涉及幾個(gè)部門(mén)（單位）的，以主辦部門(mén)（單位）為主撰文，相關(guān)部門(mén)（單位）參與，公文起草完畢后，其它部門(mén)（單位）必須會(huì)簽，會(huì)簽應(yīng)由相關(guān)部門(mén)（單位）主要負(fù)責(zé)人簽署明確意見(jiàn)。第十八條 核稿。文稿擬就后，主辦部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人要認(rèn)真審查，嚴(yán)格把關(guān)。審查的重點(diǎn)是：（一）是否需要行文，以何名義行文。（二）內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令，是否符合學(xué)院或本部門(mén)的情況，同上級(jí)和學(xué)院以前的規(guī)定有無(wú)矛盾。（三）提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。（四）涉及其他部門(mén)（單位）的問(wèn)題是否經(jīng)過(guò)協(xié)商取得一致。（五）公文格式、結(jié)構(gòu)是否符

15、合規(guī)定，主抄送單位、密級(jí)是否恰當(dāng)，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉等。對(duì)不符合要求的文稿應(yīng)提出意見(jiàn)，退回修改或與擬稿人共同修改。第十九條 簽發(fā)。（一）凡以學(xué)校黨委、行政或院長(zhǎng)名義制發(fā)的公文，需附由擬稿人和主辦部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人簽字的“首都體育學(xué)院發(fā)文稿紙”，由院辦公室復(fù)核后送呈有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。未經(jīng)院辦公室復(fù)核的公文，不得直接送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。業(yè)務(wù)性的專項(xiàng)問(wèn)題，由主管該項(xiàng)工作的院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。綜合性和重大的問(wèn)題，由院黨委書(shū)記、院長(zhǎng)簽發(fā)，或由黨委會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議集體討論決定。屬于日常工作例行性的問(wèn)題可由院辦公室主任根據(jù)授權(quán)簽發(fā)。（二）院級(jí)規(guī)章制度文件，按首都體育學(xué)院規(guī)章制度管理辦法執(zhí)行。（三）各職能部門(mén)（單位）的

16、公文，由各部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（四）簽發(fā)要署全名，注明時(shí)間，不得使用圓珠筆或鉛筆。第二十條 印制、發(fā)文。以學(xué)院黨委、行政或院長(zhǎng)名義發(fā)出的公文，由院辦公室統(tǒng)一登記、編號(hào)、印制、發(fā)出；以職能部門(mén)（單位）等名義發(fā)出的公文，統(tǒng)一由各部門(mén)（單位）參照公文格式及有關(guān)規(guī)定印制、發(fā)出。為避免錯(cuò)漏，公文校對(duì)一律由擬稿人負(fù)責(zé)。校對(duì)人如發(fā)現(xiàn)原稿上有錯(cuò)漏，應(yīng)及時(shí)與復(fù)核部門(mén)聯(lián)系處理，不得自行處理。發(fā)出的公文要履行登記簽收手續(xù)。第二十一條 立卷、歸檔。職能部門(mén)（單位）等的公文，一律由本部門(mén)（單位）公文處理人員保管、立卷，并定期交檔案室歸檔。各部門(mén)（單位）公文處理人員應(yīng)將辦理、傳閱完畢的公文，參加會(huì)議帶回傳達(dá)后的公文，按其來(lái)源和性質(zhì)分別進(jìn)行整理、編目，及時(shí)送交院檔案室，至少每半年清退一次，部門(mén)（單位）和個(gè)人不得保存應(yīng)該歸檔的公文。院辦公室應(yīng)將經(jīng)手處理和本部門(mén)產(chǎn)生的公文，分類立卷，每年向院檔案室移交一次，當(dāng)年的公文應(yīng)于次年第一季度整理歸檔完畢。第二十二條 公文管理。公文由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，如因傳達(dá)貫徹需要翻印、轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，應(yīng)經(jīng)有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)或院辦公室主任同意，并由院辦公室統(tǒng)一翻印、印發(fā)，注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍，并視同原件管理。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門(mén)（單位）和個(gè)人不得自行翻印、轉(zhuǎn)發(fā)。（二）公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)