Oracle財務系統(tǒng)應付賬款模塊操作手冊

1、購寶集團核心財務和商品管理系統(tǒng)實施項目第一階段 GML財務系統(tǒng)用戶操作手冊應付賬款模塊（AP）文檔作者:創(chuàng)建日期:更新日期：當前版本: 2.0Note: Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not

2、 to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools->OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.1. To add additional approval lines, press Tab from the last cell in the table above.Note: You can delete any elements of this cover page that

3、you do not need for your document. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.文檔控制變更記錄日期作者版本變更參考2008-04-01Joyce Zhang1.0沒有以前的文檔2008-05-06Joyce Zhang2.0統(tǒng)一文檔格式審核姓名職位分發(fā)拷貝編號姓名位置/崗位1234備注:出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的電子版本，請打印出來并在封

4、面的相應位置寫上您的名字。出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的紙介質(zhì)版本，請在封面寫上您的名字。目錄文檔控制ii概述5文檔說明5文檔內(nèi)容5相關(guān)文檔5發(fā)票業(yè)務處理6標準發(fā)票6借項通知單15貸項通知單17預付款發(fā)票19費用報表27退回借支款業(yè)務29付款業(yè)務處理30單一付款30付款批36發(fā)票和付款的調(diào)整44取消發(fā)票44沖銷分配47取消付款50應付賬款查詢53界面查詢53報表查詢60月末結(jié)賬65月末關(guān)賬檢查65應付款導入總賬66關(guān)閉/打開會計期67應付模塊信息維護操作73供應商維護73銀行賬戶維護76分配集維護79 Page 4 of 81 Printed: 1/25/2022 2:59 下午 &

5、#169; 2008 Accenture. All rights reserved. Confidential to GlobalMart and Accenture. 概述文檔說明本操作手冊用于指導Oracle系統(tǒng)應付賬款用戶的日常業(yè)務和維護操作。文檔內(nèi)容最終用戶操作手冊的每一章節(jié)將按應付賬款模塊涉及的基本業(yè)務類型結(jié)合系統(tǒng)的標準功能來展開，主要包括以下兩個方面：業(yè)務描述：簡要描述操作的背景、用途等。操作過程：簡要描述的步驟。相關(guān)文檔相關(guān)文檔名稱:GML Accounting Payables Solution(CN) 24 Mar.08 .docGML_應付關(guān)鍵用戶培訓材料(CN) 24 M

6、ar 08.pptGML_應付最終用戶培訓材料(CN)_25 Mar 08.ppt發(fā)票業(yè)務處理Oracle應付賬款模塊中常用的發(fā)票類型主要為標準、預付款、借項通知單、貸項通知單和費用報表等。標準發(fā)票業(yè)務描述標準發(fā)票適用于如下業(yè)務：商品采購發(fā)票、非商品采購發(fā)票、商品類供應商押金、促銷員押金、代收業(yè)務和搖搖車業(yè)務。本節(jié)為Oracle應付模塊應付發(fā)票的基本操作，是后續(xù)章節(jié)的基礎，請相關(guān)人員熟練掌握本節(jié)的操作。操作過程發(fā)票錄入職責：應付會計路徑:>發(fā)票批1. 在發(fā)票批上點擊鼠標左鍵兩次，“發(fā)票批”界面打開。雙擊進入,輸入發(fā)票批名 錄入發(fā)票批名，建議批名命名規(guī)則為“錄入人姓名拼音縮寫-年月日”，如

7、王靜2008年4月1日錄入的發(fā)票批，批名為：WJ-080401。點擊發(fā)票按鈕,進入發(fā)票錄入界面 2. 在“發(fā)票”窗口中選擇“標準”發(fā)票類型。點擊確定 3. 在“供應商”下拉列表中選擇供應商名稱，供應商編號系統(tǒng)會自動默認出來。注釋：選擇供應商時可在查找欄輸入供應商名稱的關(guān)鍵字，前后再加上通配符“%”,如，要查找供應商: 湖南中糧可口可樂飲料有限公司，可輸入查找條件：%可口%，點擊查找，在彈出的供應商名稱列表中用光標指定符合條件的供應商，然后點擊“確定”按鈕。點擊確定4. 在“地點”下拉列表中選擇供應商地點。點擊確定5. 輸入“發(fā)票日期”，或通過選擇TAB鍵接受應付款管理系統(tǒng)的默認值：當日。6.

8、輸入“發(fā)票編號”： 注釋：應付款管理系統(tǒng)不允許為同一供應商輸入重復的發(fā)票編號。如果有原始發(fā)票實際編號的，直接采用原始發(fā)票實際編號作為發(fā)票編號；如果沒有原始發(fā)票實際編號的，則建議采用如下規(guī)則手工編號：發(fā)票批名-2位流水號，如王靜在發(fā)票批“WJ-080401”中輸入的第一張發(fā)票的發(fā)票編號為：WJ-080401-01 7. 輸入發(fā)票的“發(fā)票額”和“摘要”。8. 在“分配集”下拉列表中選擇發(fā)票的分配集（可選操作）。注釋：選擇分配集后，應付款管理系統(tǒng)會自動將分配集上定義的會計科目作為此發(fā)票的分配行科目。點擊確定7 & 89. 在描述性彈性域中錄入發(fā)票頭上的現(xiàn)金流量類別。點擊確定10. 其他信息如

9、無需更改，可直接采用系統(tǒng)默認值。注釋：GL日期決定了該發(fā)票入賬期間，系統(tǒng)默認的是當前日期。如果在下月初補錄上月的發(fā)票，則應將GL日期修改為上月的日期。例：4月1日補錄3月31日的發(fā)票，則應將GL日期改為“31-Mar-2008”點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面如無需更改，可直接采用系統(tǒng)默認值11. 點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票“分配”界面?！胺峙洹苯缑嬷械摹熬幪枴?、“類型”、“賬戶”由系統(tǒng)自動默認，手工輸入“金額”和“摘要”。注釋：由于在發(fā)票頭上選擇了“分配集”，因此分配行的“賬戶”會由系統(tǒng)自動默認。如果在發(fā)票頭上沒有選擇“分配集”，則需要手工輸入分配行的“賬戶”。 12. 如果行項目上的現(xiàn)金

10、流量類別與頭上指定的現(xiàn)金流量類別不一致，則需要在行的描述性彈性域中指定行項目的現(xiàn)金流量類別。錄入完畢后保存，然后關(guān)閉分配界面，返回到發(fā)票界面，再錄入下一條應付發(fā)票。關(guān)閉分配界面，進入發(fā)票界面點擊確定發(fā)票驗證職責：應付主管路徑:>發(fā)票批>發(fā)票13. 驗證發(fā)票。用應付主管的職責進入“發(fā)票批”，查找到需要驗證的發(fā)票，點擊“活動”按鈕，進入“發(fā)票活動”窗口，勾選“驗證”復選框，點擊“確定”按鈕。勾選“驗證”復選框注釋：發(fā)票在進行“驗證”前，除發(fā)票類型信息不能更改以外，其他信息如供應商、日期、發(fā)票編號、金額、摘要和賬戶等信息均可以更改，而一旦驗證了發(fā)票，則發(fā)票的各項信息都不允許修改，如果發(fā)現(xiàn)

11、發(fā)票有誤，只能采取取消發(fā)票，再錄入一張正確的發(fā)票的方法進行更正。點擊確定 創(chuàng)建會計分錄職責：應付主管路徑:>發(fā)票批>發(fā)票14. 為發(fā)票創(chuàng)建會計分錄。發(fā)票驗證后，如需要立即查看發(fā)票的會計分錄，可再次點擊“活動”按鈕，進入“發(fā)票活動”窗口，勾選“創(chuàng)建會計科目”復選框，點擊“確定”按鈕。勾選“創(chuàng)建會計科目”復選框點擊確定 15. 查看發(fā)票會計分錄。點擊菜單欄“工具”項下的“查看會計科目”鍵，可查詢到此發(fā)票對應的會計分錄。賬戶的中文說明借項通知單業(yè)務描述借項通知單適用于商品類供應商的扣點業(yè)務。操作過程職責：應付會計路徑：>發(fā)票批1. 錄入發(fā)票頭信息。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型

12、選擇“借項通知單”，發(fā)票金額必須為負數(shù)，其他信息的錄入方法同標準發(fā)票。2. 錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入負數(shù)“金額”、“賬戶”、“摘要”和現(xiàn)金流量類別等信息，保存。3. 驗證發(fā)票，創(chuàng)建會計科目。操作過程同標準發(fā)票。4. 查看會計分錄?？梢钥吹浇?貸項通知單的會計分錄，其負數(shù)金額是通過轉(zhuǎn)換借貸來實現(xiàn)的，金額是正數(shù)，而不是負數(shù)。轉(zhuǎn)換借貸方，金額為正。貸項通知單業(yè)務描述貸項通知單適用于GML的代付業(yè)務。操作過程職責：應付會計路徑：>發(fā)票批1. 錄入發(fā)票頭信息。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型選擇“貸項通知單”，發(fā)票金額必須為負數(shù)，其他信息的錄入方法同標準發(fā)票。

13、2. 錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入負數(shù)“金額”、“賬戶”、“摘要”和現(xiàn)金流量類別等信息，保存。3. 驗證發(fā)票后，創(chuàng)建會計科目。操作過程同標準發(fā)票。4. 查看會計分錄?？梢钥吹浇?貸項通知單的會計分錄，其負數(shù)金額是通過轉(zhuǎn)換借貸來實現(xiàn)的，金額是正數(shù)，而不是負數(shù)。轉(zhuǎn)換借貸方，金額為正。預付款發(fā)票業(yè)務描述預付款發(fā)票適用于如下業(yè)務：商品類供應商預付款、非商品類供應商的預付款、現(xiàn)采員的現(xiàn)金支票借支以及員工借支和備用金借支業(yè)務。供應商預付款申請后，應付會計根據(jù)已批準的預付款申請單據(jù)，在應付模塊錄入預付款發(fā)票。將來收到供應商發(fā)票后，由財務確認是否需要沖銷預付款，如需沖銷，則在應

14、付模塊中錄入標準發(fā)票核銷原預付款發(fā)票員工向公司借支現(xiàn)金時，也應先錄入預付款發(fā)票，以后再用費用報表發(fā)票來核銷預付款發(fā)票。如果有余款退回，則應錄入一張標準類型的虛擬發(fā)票來核銷預付發(fā)票。操作過程預付款錄入職責：應付會計路徑：>發(fā)票批1. 錄入發(fā)票頭信息。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型選擇“預付款”，其他信息的錄入方法同標準發(fā)票。注釋：“預付款類型”默認為“臨時”，對于一般預付款/借支發(fā)票，取默認值；對于備用金借支發(fā)票，需要將其更改為“永久”。 2. 錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入“金額”、“摘要”和現(xiàn)金流量類別等信息。注釋: 預付款發(fā)票的分配行賬戶由系統(tǒng)根據(jù)對

15、應供應商地點下定義的預付款科目自動帶出，但可修改。系統(tǒng)默認的賬戶，可更改。手工輸入金額 3. 驗證發(fā)票后，創(chuàng)建會計科目操作過程同標準發(fā)票。4. 查看會計分錄5. 支付預付款發(fā)票。預付款發(fā)票驗證通過后，由應付會計在付款工作臺進行支付操作。付款操作步驟參見“付款業(yè)務處理”。注意：對預付款發(fā)票只能進行全額支付。已支付過的預付款發(fā)票的狀態(tài)變?yōu)椤翱捎谩?，只有此狀態(tài)的預付款發(fā)票才可用來核銷發(fā)票。 預付款核銷職責：應付會計路徑：>發(fā)票批1. 查找或錄入發(fā)票。注釋：如果有已經(jīng)錄入好的、可以進行付款的發(fā)票，則可直接將此發(fā)票查找出來進行核銷。如果供應商的發(fā)票還沒有錄入，則需先錄入一張標準發(fā)票，然后再核銷。在

16、錄入供應商的標準發(fā)票時，如果該供應商有可用的預付款發(fā)票，則系統(tǒng)會自動提示信息“預付款可用于核銷供應商的發(fā)票”，以提醒操作人員不要忘記核銷預付款。該提示不會影響發(fā)票的錄入，點擊“確定”可繼續(xù)錄入發(fā)票信息。發(fā)票錄入完畢后，由應付主管進行驗證和創(chuàng)建會計科目。2. 核銷預付款。點擊“活動”按鈕，打開“發(fā)票活動”窗口，勾選“核銷/撤消核銷預付款”復選框，點擊“確定”。勾選“核銷/撤銷核銷預付款”復選框點擊確定進入核銷界面。界面的上半部分顯示的是可用于核銷的預付款發(fā)票的信息。將“核銷”的勾打上，并輸入要核銷的金額，該金額不能超過預付款發(fā)票可用余額。輸入完畢，點擊右下角“核銷/撤消核銷”按鈕，進行核銷。輸入

17、核銷金額點擊按鈕核銷完畢后，已核銷的預付款發(fā)票的信息將顯示在該界面的下半部分。3. 撤消核銷。如果要撤消對預付款發(fā)票的核銷，可將“撤消核銷”的勾打上，再點擊“核銷/撤消核銷”按鈕。點擊按鈕4. 重新驗證發(fā)票并創(chuàng)建會計分錄。核銷完預付款的發(fā)票需要重新驗證和創(chuàng)建會計分錄。操作過程同標準發(fā)票。5. 查看會計分錄。會計可通過查看生成的會計分錄來驗證賬戶的正確性。事件編號為1的賬戶行，是標準發(fā)票生成會計分錄，編號為2的是核銷發(fā)票生成的會計分錄。將光標點到相應的賬戶行上，則該賬戶的性質(zhì)會反映在右下角的“事件類型”中。費用報表業(yè)務描述費用報表發(fā)票主要適用于員工的一般費用報銷業(yè)務，即員工在差旅、辦公等過程中發(fā)

18、生的費用的報銷業(yè)務。操作過程職責：應付會計路徑：>發(fā)票批1. 錄入發(fā)票頭信息。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型選擇“費用報表”，其他信息的錄入方法同標準發(fā)票。 2. 錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入“金額”、“賬戶”、“摘要”和現(xiàn)金流量類別等信息，保存。 3. 驗證發(fā)票，創(chuàng)建會計科目。操作過程同標準發(fā)票。4. 查看會計分錄。退回借支款業(yè)務業(yè)務描述適用于員工在進行費用報銷時，員工的預借款大于實際的費用支出需要退回余款的業(yè)務處理。操作過程1. 員工借支時，在系統(tǒng)中錄入一張預付款發(fā)票，操作步驟見“預付款錄入”2. 員工發(fā)生實際費用支出后，按照一般費用報銷流程處理，

19、在系統(tǒng)中錄入一張費用報表發(fā)票，并核銷預付款發(fā)票。操作步驟參見“費用報表”和“預付款核銷”。3. 如果有余款需要退回，則需要再錄入一張該員工的“標準”類型的虛擬發(fā)票，分配借方賬戶為“備用金/借支-AP/AR中轉(zhuǎn) ”，并用該發(fā)票核銷剩余的可用預付款發(fā)票，操作步驟參見“標準發(fā)票”和“預付款核銷”。4. 之后，再在應收模塊錄入雜項收款，借方科目為“銀行存款”，貸方科目為“備用金/借支-AP/AR中轉(zhuǎn)”，操作步驟見GML_應收模塊操作手冊付款業(yè)務處理本章主要介紹如何在應付模塊處理付款業(yè)務。應付模塊的付款類型有: 人工、快速、和成批付款。注：只有通過驗證的發(fā)票才可進行付款。單一付款業(yè)務描述會計利用此功能對

20、驗證通過的發(fā)票進行逐筆付款/退款的操作。操作過程付款錄入職責：應付會計路徑：付款錄入>付款1. 進入付款操作界面。在付款上點擊鼠標左鍵兩次，“付款”界面打開。2. 錄入付款頭信息。選擇付款類型，選擇銀行賬戶和單據(jù)，系統(tǒng)自動產(chǎn)生單據(jù)編號，輸入付款日期，選擇供應商名稱和地點。注釋：“人工”類型的單一付款可以支付一個供應商不同地點的發(fā)票；“快速”類型單一付款只能支付同一個供應商地點的發(fā)票。點擊按鈕 3. 選擇發(fā)票。點擊“輸入/調(diào)整發(fā)票”按鈕，進入“選擇發(fā)票”界面。選擇要付款的發(fā)票編號，輸入付款金額。注釋：可通過修改付款金額對一張發(fā)票進行全額或部分支付，也可一次支付多張發(fā)票。在選擇完一張要付款的

21、發(fā)票后，將光標放到下一行，可選擇另一張發(fā)票進行合并支付。點擊保存按鈕，完成付款。4. 創(chuàng)建會計分錄。點擊“活動”按鈕，進入“付款活動”窗口，勾選“創(chuàng)建會計科目”復選框，點擊“確定”按鈕。5. 查看付款會計分錄。點擊菜單欄“工具”項下的“查看會計科目”鍵，可查詢到此付款對應的會計分錄。退款錄入職責：應付會計路徑：付款錄入>付款1. 錄入付款頭信息。付款類型選擇“退款”，輸入銀行賬戶和單據(jù)編號，其他信息的錄入方法同“付款錄入”。2. 選擇發(fā)票。點擊“輸入/調(diào)整發(fā)票”按鈕，進入“選擇發(fā)票”界面，在發(fā)票編號欄查找到該供應商的借項通知單發(fā)票，可以修改系統(tǒng)自動帶出的負數(shù)付款金額，點擊“保存”，完成退

22、款。3. 創(chuàng)建并查看退款的會計分錄?？梢钥吹酵丝畹臅嫹咒?，其負數(shù)金額也是通過轉(zhuǎn)換借貸來實現(xiàn)的，金額是正數(shù)，而不是負數(shù)。付款批業(yè)務描述會計利用此功能對驗證通過的一批發(fā)票進行批付款的操作。操作過程職責：應付會計路徑：付款錄入>付款批1. 進入付款批操作界面。在付款批上點擊鼠標左鍵兩次，“付款批”界面打開。2. 錄入付款批頭信息。錄入付款批名和付款日期，選擇要支付的發(fā)票批名、供應商和支付組，選擇銀行賬戶和單據(jù)，其他信息一般采用系統(tǒng)默認值。注釋：付款批名的命名規(guī)則建議與發(fā)票批名的命名規(guī)則相同，為“錄入人姓名拼音縮寫-年月日”，如王靜2008年4月2日錄入的付款批，批名為：WJ-080402；選

23、擇發(fā)票批后，系統(tǒng)自動將該發(fā)票批內(nèi)的所有未結(jié)發(fā)票納入本次支付范圍；選擇供應商后，系統(tǒng)自動將該供應商的所有未結(jié)發(fā)票納入本次支付范圍；選擇支付組后，系統(tǒng)自動將屬于該支付組的所有未結(jié)發(fā)票納入本次支付范圍。3. 選擇發(fā)票、建立付款。點擊“活動”按鈕，進入“付款批活動”界面，勾選“選擇發(fā)票”和“建立付款”復選框，點擊“確定”，系統(tǒng)將自動選擇符合條件的發(fā)票來建立此付款批。勾選“選擇發(fā)票”和“建立付款”復選框點擊確定點擊“重新查詢批”按鈕，直至付款批狀態(tài)重新變?yōu)椤耙呀ⅰ?。點擊按鈕4. 調(diào)整付款批中的發(fā)票和付款金額。如需對付款批中的發(fā)票和付款金額進行調(diào)整，則點擊“付款”按鈕，進入“修改付款批”界面，調(diào)整付款批

24、中的發(fā)票和付款金額。注釋：將光標放在“供應商”處，用向下箭頭查找要修改的供應商發(fā)票，選擇該供應商“支付”下拉框中“否”，點擊“保存”，則該付款批就不會支付該供應商的發(fā)票了。如果只是不支付該供應商的某張發(fā)票，則將光標定位在發(fā)票編號上，在該行的支付下拉框中選擇“否”，則該張發(fā)票將不會在此付款批中支付點擊按鈕選擇好以后，點擊“建立”按鈕，重建付款批。點擊“重新查詢批”按鈕，直至付款批狀態(tài)重新變?yōu)椤耙呀ⅰ薄?. 格式化付款批。再次點擊“活動”按鈕，進入“付款批活動”界面，勾選“格式化付款”復選框，點擊“確定”。點擊確定勾選“格式化付款”復選框點擊“重新查詢批”按鈕，直至付款批狀態(tài)變?yōu)椤耙迅袷交薄?

25、6. 確認付款批。再次點擊“活動”按鈕，進入“付款批活動”界面，勾選“確認付款批”和“打印最終登記表”復選框，點擊“確定”。點擊確定勾選“確認付款批”和“打印最終登記表”復選框系統(tǒng)自動彈出“確認付款批”界面。選擇付款單據(jù)狀態(tài)為“已打印”，輸入結(jié)束的付款單據(jù)編號（等于“自”的數(shù)量+“議付數(shù)量”-1），點擊“確認”按鈕。點擊確認點擊“重新查詢批”按鈕，直至付款批狀態(tài)重新變?yōu)椤耙汛_認”。7. 為付款批創(chuàng)建會計分錄。再次點擊“活動”按鈕，進入“付款批活動”界面，勾選“創(chuàng)建會計科目”復選框，點擊“確定”。點擊確定勾選“創(chuàng)建會計科目”復選框系統(tǒng)會自動提交請求“付款流程管理器”和“應付帳款管理系統(tǒng)會計核算流

26、程”，通過路徑：查看>請求>所有個人請求>查找，來查看請求運行情況，點擊“更新數(shù)據(jù)”按鈕，直至這兩個請求正常完成。8. 查看付款批會計分錄。回到“付款批”界面，點擊“付款”按鈕，進入“付款”界面，此界面顯示該付款批中實際完成支付的付款。點擊菜單欄“工具”項下的“查看會計科目”鍵，可查詢到每筆付款對應的會計分錄。 發(fā)票和付款的調(diào)整本章介紹如何調(diào)整錯誤發(fā)票和付款的方法。取消發(fā)票業(yè)務描述適用于發(fā)票調(diào)整的業(yè)務。如果發(fā)票尚未進行驗證，除發(fā)票類型不能更改以外，其他錯誤信息可直接在原發(fā)票上進行修改。如果發(fā)票已經(jīng)驗證，但尚未支付，則可利用此功能將錯誤發(fā)票取消，再重新錄入一張正確的發(fā)票。如果發(fā)

27、票已經(jīng)支付，則需要先取消付款，然后才能再取消發(fā)票，之后再重新錄入正確的發(fā)票并付款。操作過程職責：應付會計路徑：>發(fā)票批1. 查找要取消的發(fā)票。先查找到發(fā)票批，再點擊“發(fā)票”按鈕，進入“發(fā)票”界面，查找到要取消的發(fā)票。注釋：在Oracle系統(tǒng)中查找數(shù)據(jù)的方法一般有兩種：1)點擊F11鍵使界面變成藍色，輸入查詢條件，如發(fā)票批名，再同時點擊Ctrl+F11鍵；2)點擊手電筒，系統(tǒng)自動彈出查詢界面，輸入查詢條件，點擊“查找”按鈕。發(fā)票狀態(tài)為“已驗證”，已付金額為“0”。2. 取消發(fā)票。將光標定位在要取消的發(fā)票上，點擊“活動”按鈕，打開“發(fā)票活動”窗口，勾選“取消發(fā)票”復選框，點擊“確定”，系統(tǒng)會

28、彈出一個注意框，點擊“確定”。勾選“取消發(fā)票”復選框點擊確定3. 查看被取消的發(fā)票。取消發(fā)票后，發(fā)票狀態(tài)變?yōu)椤耙讶∠薄?. 查看發(fā)票會計分錄。對取消后的發(fā)票創(chuàng)建會計分錄后，可以看到系統(tǒng)自動生成了借貸互轉(zhuǎn)的沖銷分錄。沖銷分配業(yè)務描述如果發(fā)票只是分配行有誤，即使該發(fā)票已經(jīng)驗證且支付了，也可利用此功能將錯誤的分配行沖銷，再重新錄入正確的分配行。操作過程職責：應付會計路徑：>發(fā)票批1. 查找要調(diào)整的發(fā)票。方法同“取消發(fā)票”中的注釋。2. 沖銷分配。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票“分配”界面，將光標定位在需要更正的分配行上，點擊“沖銷”按鈕，系統(tǒng)會彈出一個注意框，點擊“確定”。3. 沖銷后，系統(tǒng)自動

29、生成一行負數(shù)的分配行，將錯誤的分配行抵消，之后再在其下方輸入一行新的正確的分配行。4. 重新驗證發(fā)票并創(chuàng)建會計科目。沖銷分配后的發(fā)票狀態(tài)變?yōu)椤靶枰匦买炞C”，已入賬為“部分”。操作過程同標準發(fā)票。 5. 查看發(fā)票會計分錄，可以看到系統(tǒng)自動生成了發(fā)票調(diào)整的會計分錄。取消付款業(yè)務描述適用于付款調(diào)整的業(yè)務。如果預付款發(fā)票已經(jīng)支付且被核銷，則不能直接取消對預付款的付款，必須先撤銷對預付款的核銷，然后再取消對預付款的付款。操作過程職責：應付會計路徑：>付款錄入>付款1. 查找要取消的付款。方法同“取消發(fā)票”中的注釋。2. 取消付款。將光標定位在要取消的付款上，點擊“活動”按鈕，打開“付款活動

30、”界面，勾選“撤銷”復選框，輸入撤消付款的“日期”和“GL日期”，選擇“開票活動”后，點擊“確定”，系統(tǒng)會彈出一個注意框，再次點擊“確定”。注釋：發(fā)票活動選擇“無”，則對發(fā)票不做任何改動，取消付款后可以對發(fā)票再進行付款；選擇“暫掛”，則會將發(fā)票暫掛起來；選擇“取消”，則在取消付款的同時也將發(fā)票一并取消。3. 查看被取消的付款。付款取消后，付款“狀態(tài)”變?yōu)椤耙殉蜂N”。4. 查看付款會計分錄。對取消后的付款創(chuàng)建會計分錄后，可以看到系統(tǒng)自動生成了借貸互轉(zhuǎn)的沖銷分錄。應付賬款查詢界面查詢本節(jié)介紹如何在應付賬款模塊中進行查詢，其中包括查詢發(fā)票和付款的記錄以及報表等。業(yè)務描述適用于查詢各類發(fā)票的付款的記錄

31、。在發(fā)票方面應付模塊提供發(fā)票和發(fā)票批的查詢功能。在付款方面應付模塊提供付款和付款批的查詢功能。操作過程發(fā)票查詢職責1：應付會計或應付主管路徑1：>發(fā)票批職責2：應付查詢路徑2：>發(fā)票批查詢或發(fā)票查詢1. 進入發(fā)票查詢界面。以“應付查詢”職責進入，在“發(fā)票查詢”上點擊鼠標左鍵兩次，“查找發(fā)票”界面打開。2. 輸入查詢條件后，點擊“查找”?？梢酝ㄟ^各種條件進行查詢，如供應商名稱、發(fā)票編號、發(fā)票類型、發(fā)票金額、發(fā)票批、以及發(fā)票的狀態(tài)等。3. 顯示出要查找的發(fā)票。4. 查看發(fā)票概覽。點擊“概覽”進入“發(fā)票概覽”界面，可以查看該發(fā)票的詳細情況，包括供應商名稱、地點、發(fā)票編號、批名、發(fā)票類型、

32、發(fā)票金額、未付余額、發(fā)票狀態(tài)和付款信息等。5. 計算供應商欠款余額。在“查找發(fā)票”界面，選擇計算欠款余額的供應商名稱，點擊左下角的“計算欠款余額”按鈕，進入“計算尚欠款項”界面。6. 點擊“計算”按鈕，系統(tǒng)開始計算截止到當前日期為止該供應商的應付款和預付款余額情況。注釋：“未付額”表示尚未支付的發(fā)票余額，“尚欠可用預付款”表示尚未核銷的預付款余額；“尚欠款項”等于“未付額”-“尚欠可用預付款”；“發(fā)票數(shù)”表示未付款發(fā)票的數(shù)量，“預付數(shù)”表示未核銷預付款發(fā)票的數(shù)量。7. 點擊“發(fā)票”按鈕，可查看“發(fā)票數(shù)”及“預付數(shù)”發(fā)票的詳細情況。付款查詢職責1：應付會計路徑1：>付款錄入>付款或付

33、款批職責2：應付主管或應付查詢路徑2：>付款查詢>付款或付款批1. 進入付款查詢界面。以“應付查詢”職責進入，在“付款”上點擊鼠標左鍵兩次，“查找付款”界面打開。2. 輸入查詢條件后，點擊“查找”。可以通過各種條件進行查詢，如付款編號、日期、金額、銀行賬戶、供應商名稱等。3. 顯示出要查找的付款。點擊“發(fā)票概覽”，可以查看該付款所支付的發(fā)票的情況。4. 查看付款概覽。點擊“付款概覽”進入“付款概覽”界面，可以查看該付款的詳細情況，包括：付款編號、金額、日期、付款批、付款狀態(tài)、供應商名稱、銀行賬戶、付款單據(jù)、發(fā)票編號、發(fā)票日期等。報表查詢本節(jié)介紹如何提交應付賬款的各種報表。業(yè)務描述適

34、用于提交應付模塊的所有標準報表和客戶化報表，如：預付款狀態(tài)報表、過帳發(fā)票登記表、過帳付款登記表、應付賬款試算表等。操作過程職責：所有應付職責路徑：查看>請求>提交新請求以提交“應付賬款試算表”為例。1. 提交請求。點擊菜單欄“查看”項下的“請求”鍵，進入“查找請求”界面。點擊“提交新請求”按鈕，選擇“單個請求”，點擊“確定”，進入提交“提交請求”界面。2. 查找要提交的報表名稱?？赏ㄟ^輸入關(guān)鍵字+“通配符%”的方法進行快速查找。3. 輸入報表參數(shù)。點擊參數(shù)欄，系統(tǒng)自動彈出“參數(shù)”界面，可根據(jù)需要輸入報表參數(shù)。輸入完畢后，點擊“確定”。4. 提交報表。點擊“提交”按鈕，系統(tǒng)開始運行報

35、表。5. 點擊“更新數(shù)據(jù)”按鈕，刷新報表運行狀態(tài)，直至報表階段變?yōu)椤耙淹瓿伞保瑺顟B(tài)變?yōu)椤罢！薄?. 點擊“查看輸出”按鈕，查看報表輸出情況。月末結(jié)賬本章介紹如何完成應付模塊月末結(jié)賬，并關(guān)閉當月應付期間，打開下月應付期間。月末關(guān)賬檢查業(yè)務描述適用于應付模塊統(tǒng)月末關(guān)賬之前的檢查。在關(guān)閉會計期前應付會計要檢查當月的應付業(yè)務是否已經(jīng)全部處理完畢，應付主管要檢查當月的應付業(yè)務是否已經(jīng)全部傳送至總帳，如果存在未處理完畢或未上傳至總帳的業(yè)務，應付款管理系統(tǒng)將會阻止關(guān)閉此會計期間。操作過程1. 檢查發(fā)票處理情況，路徑見“發(fā)票查詢”查詢條件包括：發(fā)票日期當月起始日期至當月終止日期；發(fā)票狀態(tài)：需要重新驗證檢查需

36、要重新驗證發(fā)票情況并進行驗證；從未驗證檢查從未驗證發(fā)票情況并進行驗證；未驗證預付款檢查未驗證的預付款并進行驗證；未付預付款檢查未付預付款并進行付款處理；2. 檢查發(fā)票暫掛情況，路徑：查看>請求>提交新請求運行“暫掛發(fā)票報表”，根據(jù)暫掛原因，處理暫掛發(fā)票并進行驗證。如果暫掛不允許創(chuàng)建會計分錄，則相應的事務處理信息不能傳入總賬。注意：用戶應盡量保證把本月暫掛事項在本月解決。3. 檢查發(fā)票驗證情況，路徑：查看>請求>提交新請求運行“發(fā)票登記表”，查看是否存在未創(chuàng)建會計分錄的發(fā)票，即報表中“已入賬”為否的發(fā)票。參數(shù)：會計期當前月份 僅限于取消的發(fā)票否 僅限于未驗證的發(fā)票否4.

37、檢查發(fā)票付款情況，路徑：查看>請求>提交新請求運行“付款登記表”，根據(jù)銀行賬戶核對實際付款情況。參數(shù)：起始日期當月起始日期 終止日期至當月終止日期 是否打印供應商地址否應付款導入總賬業(yè)務描述將應付模塊生成的各種會計分錄信息傳送至總帳模塊生成記賬憑證。操作過程職責：應付主管路徑：查看>請求>提交新請求1. 提交請求“應付帳款管理系統(tǒng)會計核算流程”，為所有應付業(yè)務生成會計分錄。請求的參數(shù)如下圖所示。2. 提交請求“將應付帳款傳送至總帳”，將所有應付模塊的會計分錄傳送到總賬模塊生成記賬憑證。請求的參數(shù)如下圖所示。注釋：參數(shù)“批名”中一定要輸入各個公司的實體段代碼，如，“K00

38、1”代表購寶樂-旺和。導入總賬后此批名將作為日記賬批名的一部分，從而便于在總賬中通過日記賬批名區(qū)分不同會計主體的憑證。關(guān)閉/打開會計期業(yè)務描述本操作適用于改變應付會計期的狀態(tài)，包括打開和關(guān)閉。應付會計期有以下狀態(tài)：從未打開：此期間從未打開，不允許錄入發(fā)票和進行付款。打開：允許錄入發(fā)票和進行付款。已關(guān)閉：不允許錄入發(fā)票和進行付款，系統(tǒng)不允許關(guān)閉包含未過帳項目的期間。每月月末各會計主體需要分別關(guān)閉/打開各自的應付會計期間。操作過程關(guān)閉當月期間職責：應付主管路徑：>控制應付款期間1. 進入控制應付款期間界面。在“控制應付款期間”上點擊鼠標左鍵兩次，“控制應付款期間”界面打開。2. 關(guān)閉當月應付

39、期間。選定要關(guān)閉的應付期間，更改期間狀態(tài)為“已關(guān)閉”后，保存。3. 如果當月的應付業(yè)務還未全部處理完畢，例如未將應付款傳送至總賬，未對錄入的發(fā)票進行驗證等，則系統(tǒng)會提示錯誤信息，拒絕關(guān)閉期間。確定后，點擊“例外”按鈕，此時系統(tǒng)提示：如選擇“復查”按鈕，系統(tǒng)將自動提交期間關(guān)閉例外報表，以便復查例外事項；如選擇“轉(zhuǎn)移”按鈕，則會將未入賬事務處理的會計日期更改為下一個打開的期間。用戶可根據(jù)需要進行選擇。點擊“復查”按鈕，系統(tǒng)自動提交請求“期間關(guān)閉例外報表”。在請求界面查找到該請求，待請求狀態(tài)更新為“已完成”后，查看輸出。該請求輸出的內(nèi)容為要關(guān)閉的應付期間內(nèi)的所有未完成的應付業(yè)務。在報表里“例外”這一

40、列詳細列示了每行應付業(yè)務的例外原因，在報表的最后部分例外原因進行了解釋和說明。4. 在將報表中列示的所有應付業(yè)務都處理完畢后，可關(guān)閉應付期間。打開下月期間1. 打開下月應付期間。進入“控制應付款期間”界面，選定要打開的應付期間，更改期間狀態(tài)為“打開”后，保存。應付模塊信息維護操作本章介紹應付基礎信息維護的操作。方要包括供應商、銀行賬戶、分配集等的輸入操作。供應商維護業(yè)務描述利用此功能錄入商品類、非商品類及員工類供應商的信息。操作過程職責：應付維護路徑：>供應商>錄入1. 進入供應商錄入界面。在“錄入”上點擊鼠標左鍵兩次，“供應商”界面打開。2. 錄入供應商頭信息。輸入供應商名稱，供應商編號為系統(tǒng)自動生成，選擇供應商類型為“供應商”。3. 錄入供應商地點信息。點擊“地點”進入“供應商地點