QP040200--文件與記錄管理程序

1、鑫 達 集 團頁 碼 9/9文件名稱文件與記錄管理程序文件編號QP040200修 訂 履 歷序號版本修訂日期條款修訂內(nèi)容修訂者批準者11.02015.01.01全文新建立 發(fā)文范圍總經(jīng)理 管理者代表 采購中心 業(yè)務中心財務部 人力行政部 研發(fā)技術(shù)中心 物流部 事業(yè)部 信息部管制章編 制審 核批 準收文部門1、目的：1.1 確保質(zhì)量系統(tǒng)有效運作，各部門皆能持有最新發(fā)行的文件管理執(zhí)行各項作業(yè)，并藉以規(guī)范外來文件之管理。1.2 制定與維持各項品質(zhì)記錄之識別、收集、索引、建檔、維護、取閱與廢棄等處理程序，以證實達成所需的產(chǎn)品及品質(zhì)系統(tǒng)有效動作。1.3 確保品質(zhì)記錄須看得清楚，且可辨別是指何種產(chǎn)品，其儲

2、存和保管方式應便于存取，并指供適宜之環(huán)境以防止其損壞、變質(zhì)、涂改和遺失。2、范圍：2.1 適用于質(zhì)量系統(tǒng)內(nèi)文件及外來文件的管理。2.2 凡本公司有關(guān)品質(zhì)記錄及客戶提供之相關(guān)品質(zhì)記錄均屬之。3、定義：3.1 文件管理：須隨時保持最新資料且進行分發(fā)及簽收記錄，無效文件須及時收回撤消。3.2 外來文件：即客戶或供應商所提供規(guī)范、標準或外來引用的參考標準(如國際、國家及行業(yè)標準等)。3.2.1 把客戶或分包商提供以及搜集自外來的國際家或區(qū)域之標準，當成本公司制造、檢（試）驗標準或管理標準使用的文件，應作發(fā)行狀態(tài)的更新管理（如TS16949、GB、政府安全及環(huán)保法規(guī)、電腦管理系統(tǒng)等）。3.2.2 把客戶

3、提供的有關(guān)規(guī)范及要求，應進行審查管理，并確實執(zhí)行。3.2.3 機密文件管理：客戶指定或公司經(jīng)理級及以上人員指定之文件，不可外泄相關(guān)內(nèi)容的資料均屬之。3.3 質(zhì)量手冊(QM)：系第一層文件，將質(zhì)量管理與質(zhì)量保證系統(tǒng)整合，說明作了那些工作來確保質(zhì)量。3.4 程序(QP)：系第二層文件，詳述如何進行及完成質(zhì)量手冊內(nèi)所表達的政策及目標。3.5 指導書、規(guī)定、規(guī)范、基準、標準(WI)：系第三層文件，為支援各項質(zhì)量管理辦法于執(zhí)行階段時重要的依據(jù)或指導之文件、標準。3.6 表單、記錄(FM)：系第四層文件，為印證質(zhì)量系統(tǒng)有效運作，而對各個事項持續(xù)不斷加以登錄。3.7 品質(zhì)記錄：為有關(guān)設計、檢查、試驗、調(diào)查、

4、審查或相關(guān)結(jié)果之品質(zhì)記錄及圖表，可用以分析和鑒定品質(zhì)趨勢與矯正措施之必要性和有效性。4、 流程：流程權(quán)責單位相關(guān)說明使用表單文件制(修)訂各部門依質(zhì)量體系與組織間分工矩陣表及文件編寫格式及版次規(guī)定制訂 文件制訂/修訂/補發(fā)/銷毀申請表、外來文件接收登記表 N文件審查(會審 ) Y各部門權(quán)責人員審查者或會審單位責任者查核文件及簽名Y N文件核準各部門權(quán)責人員核準者查核文件及簽名文件列管登記文控編號、版本、發(fā)行日期、蓋受控文件章質(zhì)量體系文件總覽表、外來文件總覽表、技術(shù)文件總覽表文件分發(fā)文控實物發(fā)行給相關(guān)單位文件分發(fā)記錄表文件使用保管維護文件實施前教育訓練及實施文件作廢文件變更申請內(nèi)部質(zhì)量體系審核文

5、件持有人各部門依實際需要實施教育訓練內(nèi)審員內(nèi)部質(zhì)量審核管理程序各部門在文件修訂欄注明變更內(nèi)容文件修訂申請表文管舊版與過時無效文件蓋作廢文件章 文件銷毀申請表4.1 文件管理流程:5.1 內(nèi)容5.1.1文件制（修）訂(1) 各部門依質(zhì)量體系文件與組織間分工矩陣表視業(yè)務需要及組織任務建立相關(guān)明文化作業(yè)準則與方法，文件或表單制、修訂及撰寫形式依文件編寫格式及版次規(guī)定。5.1.2 文件審查、核準(1) 文件審查、核準權(quán)限文件類別審查核準QM（副）經(jīng)理總經(jīng)理QP（副）經(jīng)理總經(jīng)理WITL或GL（副）經(jīng)理FMTL或GL（副）經(jīng)理或附隨于QP、WI被審查及核準(2) 文件審查1)文件制(修)訂后，由直屬單位主

6、管或主管權(quán)限人員審查及在審查欄簽名。(3) 文件會審1)文件審查權(quán)限非制作單位主管可核準者或尚須其他單位聯(lián)合修改文件，則文件應送相關(guān)單位會審，并在文件修訂申請表簽注會審意見。(4) 文件核準1)文件審查或會審后，依權(quán)限送交上級核準人查核，并在批準欄簽名。5.1.3 文件發(fā)行、分發(fā)(1) 文件經(jīng)審查、核準后由文控中心依封面審批之核準部門分發(fā)于相關(guān)單位并蓋上受控文件章及登錄于文件分發(fā)記錄表。(2) 文件編號、版次請參閱文件編寫格式及版次規(guī)定。5.1.4 文件使用保管維護(1) 文控中心負責更新每次文件變更與失效文件作廢，并存放在安全處所。(2) 文件管理之使用適用于該文件適用范圍，任何作業(yè)必須遵守

7、文件管理之規(guī)定。未經(jīng)核準，不得擅自復印、涂改持有文件。(3) 文控中心應建立質(zhì)量體系文件總覽表，鑒別與確認其文件之最新版次。5.1.5 文件實施前教育訓練：各部門主管視實際需要，對文件實施要點進行講解說明。5.1.6 文件變更申請(1) 文件變更申請人于文件修訂申請表填好資料，附上修訂提議參考資料，向原文件制訂部門提出申請。(2) 文件修訂于該文件以注記于修改條款前，并將修改內(nèi)容或形式記錄于修訂履歷內(nèi)：A)表示修改記號，n為修改序號。B)文件修改除依本辦法5.25.5項之規(guī)定辦理，并作版次修改依文件編寫格式及版次規(guī)定條款3.1.2辦理。5.1.7 文件變更之審查、核準：如未有特別指定，文件變更

8、之審查、核準須由原始審批部門執(zhí)行。5.1.8 文件作廢(1) 變更及過時之文件應填寫文件銷毀申請表，核準后由文控中心將該文件銷毀。(2) 保留舊版文件（至少保留上一版次）并加蓋 作廢文件章(附件一)以資識別。(3) 作廢文件須由文控中心于文件分發(fā)記錄表上注明舊版文件回收日期,以防止無效文件之誤用。5.1.9 外來文件管理(1) 外來文件須列入編號、保管、借出入管理的類別：零組件技術(shù)手冊、國內(nèi)外法規(guī)、車廠工程技術(shù)標準、設計參考書籍、試驗及制造設備手冊，競爭廠商技術(shù)資料。如屬機密性文件，相關(guān)人員需借用，必須由課長及以上人員簽字認可，方可借用。(2) 外來文件接收與轉(zhuǎn)交：A)各部門接收到客戶所提供之

9、規(guī)范及標準等文件資料，即轉(zhuǎn)交文控中心，由文控中心對客戶提供的規(guī)范及要求進行送審查、核準，并分發(fā)至相關(guān)單位，落實客戶的具體要求。B)各部門如搜集有關(guān)之技術(shù)參考引用標準及品保標準（如GB、ISO9001、TS16949等），立即轉(zhuǎn)交文控中心統(tǒng)籌辦理。C)文控中心接收到各部門轉(zhuǎn)交之外來文件或資料時，須登記于外來文件總覽表，并將外來文件或資料編號列管。5.1.10 外來文件保存與維護(1) 文控中心負責有編號之外來文件的管理，并須依類別存放于文件架上并標識。5.1.11 外來文件借閱與發(fā)行(1) 須借閱外來文件者，應向文控中心辦理借閱手續(xù)。(2) 借閱人于借閱期30天滿時，應主動歸還所借出之文件。若期

10、滿未歸還，文控中心應向借閱人收回文件。(3) 外來文件及資料由文控中心登錄并統(tǒng)籌發(fā)行。各部門若工作必備外來文件時，須由文控中心記錄于文件分發(fā)記錄表，并蓋受控文件章（附件一）。5.1.12 外來文件之變更或作廢(1) 外來文件及資料如有變更或修訂，由文控中心統(tǒng)一收回及銷毀，并發(fā)行新版。(2) 文控中心銷毀文件或資料時，須填寫文件銷毀申請表，經(jīng)原執(zhí)行審查部門審核后銷毀。(3) 無效之外來文件及資料有保存之需要時，需加蓋作廢文件章（附件一）予以識別。5.1.13 工程規(guī)格文件(1) 客戶提供的圖紙依圖紙管理程序管理。(2) 所有顧客的工程規(guī)格、標準及其變更，須在2個工作周內(nèi)適時的審查、分發(fā)及執(zhí)行，同

11、時須建立PPAP/制程變更/特采核準生效記錄表，且實施該作業(yè)時所有相關(guān)文件都須是最新版本，如FMEA分析表、控制計劃、PPAP記錄等。(3) 為避免無效外來文件及資料之誤用，工程文員須于每年11月上網(wǎng)查尋、電話或傳真通知等形式確認。如有異動條款則更新版次狀況及修訂外來文件總覽表，并發(fā)行各部門核對，以鑒別其版次是否為最新之版本。(4）工程文件分發(fā)時均需蓋受控章，并根據(jù)分發(fā)部門加蓋生產(chǎn)用圖（生產(chǎn)部使用）或檢驗用圖（質(zhì)量部使用）或外協(xié)用圖（外協(xié)廠使用），再根據(jù)是否為試生產(chǎn)階段加蓋試制用圖（即正式生產(chǎn)后不蓋試制用圖）；若為一次性使用文件/圖紙，則僅需蓋臨時用圖?；厥蘸蟠_認無效的文件，加蓋作廢文件章，并

12、更新相應的回收分發(fā)記錄。參考文件僅供參考使用。6.1 相關(guān)附件：6.1.1 文件與記錄管理程序印章樣式：受控章、 作廢章、外來文件章、參考文件章（附件一） 6.1.2 質(zhì)量體系文件與組織間分工距陣表（附件二）6.1.3 技術(shù)文件制訂修訂劃分一覽表 (附件三)6.1.4 質(zhì)量體系文件總覽表 （FM040200-01）6.1.5 文件制訂/修訂/ 補發(fā)/銷毀申請表 （FM040200-02）6.1.6 文件分發(fā)記錄表 （FM040200-03）6.1.7 外來文件總覽表 （FM040200-04）6.1.8 PPAP/設計變更/過程變更/讓步接受生效日期記錄表 （FM040200-05）6.1.9

13、 外來文件接收登記表（FM040200-06）6.1.10技術(shù)文件總覽表(FM040200-07)7.1 參考文件：7.1.1 文件編寫格式及版次規(guī)定 （WI040201）7.1.2 內(nèi)部質(zhì)量審核管理程序 （QP080200）7.1.3 圖紙管理程序 （QP040300）4.2.記錄管理流程:流程權(quán)責單位相關(guān)說明使用表單廢棄處理記錄調(diào)閱逾期銷毀申請儲存維護分類、匯整、索引、建檔審核N品質(zhì)記錄制作發(fā)行使用編號登錄YN審核品質(zhì)表單制作Y相關(guān)單位文件管理程序文件編寫格式及版次規(guī)定相關(guān)單位權(quán)責主管文控使用部門文件編寫格式及版次規(guī)定 品質(zhì)記錄總覽表文控使用部門各相關(guān)單位使用表單須為最新版本相關(guān)單位禁用鉛

14、筆，以劃線修改，并由修改人簽認相關(guān)單位權(quán)責主管表單須經(jīng)權(quán)責主管審查及核準后方可生效相關(guān)單位可按客戶別、產(chǎn)品別、制程別、生產(chǎn)線別、時間別等分類相關(guān)單位依保存期限保管相關(guān)單位相關(guān)單位文件銷毀申請單相關(guān)單位經(jīng)管理者代表核準后以碎紙機或焚毀之5.2.內(nèi)容5.2.1 品質(zhì)表單制作與審核(1) 品質(zhì)記錄表單格式之制作，除依文件與記錄管理程序隨同其相關(guān)程序或規(guī)定統(tǒng)籌辦理，另須依文件編寫格式及版次規(guī)定制作。(2) 品質(zhì)記錄表單經(jīng)相關(guān)單位主管審核后交文控中心統(tǒng)一編號受控。5.2.2 編號登錄(1) 文控中心依文件編號及版次要求，賦予表單之統(tǒng)一編號與版次。(2) 編號完成后登入品質(zhì)記錄總覽表，索引列管。5.2.3

15、 發(fā)行使用(1) 各相關(guān)單位及人員使用之表單依品質(zhì)記錄總覽表上之版次為最新有效版本，以免誤用舊有之表單。(2) 各發(fā)行使用之表單其右下角須注明該表單之文件統(tǒng)一編號及其版次。5.2.4 品質(zhì)記錄制作與審核(1) 各相關(guān)單位于使用表單時，其內(nèi)容須詳實記載完備，禁用鉛筆，務必使該表單保持清晰易讀。(2) 表單之記錄應盡可能避免涂改，如需修改則用劃線方式涂改，并由該修訂人簽認。(3) 各表單須經(jīng)相關(guān)權(quán)責主管審查及核準后方可生效。5.2.5 分類、匯整、索引、建檔(1) 各品質(zhì)記錄相關(guān)單位主管審核后，須按表單名稱之大類別或按客戶別、產(chǎn)品別、制程別、生產(chǎn)線別、時間別等以檔案夾或卷宗裝訂成冊，并于其上標識記

16、錄名稱。(2) 品質(zhì)記錄表單上須有文件編號、保管編號A)文件編號：由文控中心依文件編號及版次要求編訂之。B)保管編號，各記錄存檔部門須建立保管編號索引，以避免遺失，其編號原則可參考如下： 流水碼，以數(shù)字01-99表示。 日期代碼，以數(shù)字01-31表示。 月份代碼，以數(shù)字01-12表示。公元年份代碼，以數(shù)字表示（如05）。(3) 重要品質(zhì)記錄（如：客訴）于必要時可建立一覽表清冊，列于卷宗將其名稱、日期、追查狀況等列表以便追蹤。5.2.6 儲存維護(1) 品質(zhì)記錄之儲存與維護需易于存取調(diào)閱，并提供適宜之環(huán)境與設施以防其損壞、變質(zhì)、涂改及遺失。(2) 各項品質(zhì)記錄之保存期限規(guī)定于品質(zhì)記錄總覽表中，品質(zhì)記錄保存期限應符合法規(guī)及客戶要求(最低限度),規(guī)定如下：名 稱保 存 期 限一般管理記錄表單一年以上或保存最新版本管理審查、品質(zhì)稽核記錄三年以上教育訓練履歷在職期間設備、檢測儀器使用期間品質(zhì)記錄表單各項品質(zhì)績效之記錄建立年度后加一日歷年（如客戶有指定之要求，依客戶要求保存期限為準。）各項生產(chǎn)性零組件核準書、工模具記錄、客戶采購訂單及修訂記錄生產(chǎn)和服務要求結(jié)束后再加一日歷年(3) 替代零件之復印文件須與新零件檔案合并保存，以便追溯比較。(4) 若有比上述規(guī)定須保留更長的保存期限，則應于品質(zhì)記錄總覽表上保存期限欄內(nèi)明文規(guī)定之。(5）如果產(chǎn)品為汽配件，關(guān)鍵質(zhì)量記錄保存期限為10年。如