sap進(jìn)階系列5：第一篇：財(cái)務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付

1、sap進(jìn)階系列(5)：第一篇：財(cái)務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付 ( 3）2008年04月23日 星期三 13:312.2.3 應(yīng)收帳款2.2.3.1 客戶主記錄如圖18，與會(huì)計(jì)科目類似，應(yīng)收帳款中客戶的主記錄也是分層維護(hù)的。對于客戶信息，從公司總部層面上來說，每一個(gè)客戶有唯一的編碼、名稱、地址、納稅登記 號等，是共用信息。對每個(gè)公司代碼來說，他可以維護(hù)該客戶一些特殊的信息。同樣的道理，客戶的利息計(jì)算控制，催款控制，對帳控制等控制信息也是在公司代碼層次維護(hù)的。和會(huì)計(jì)科目不同的是，客戶信息的維護(hù)還有一個(gè)層次銷售區(qū)域?qū)印τ诳蛻舻挠唵螏艅e，交貨方式等和銷售相關(guān)的信息是維護(hù)在各銷售區(qū)域?qū)哟蔚?。銷售區(qū)域是指銷

2、售組織、分銷渠道和產(chǎn)品組的一個(gè)組合。圖19 客戶發(fā)票手工輸入2.2.3.2 總帳和明細(xì)帳客戶的編碼就是客戶的明細(xì)帳號。圖19 是客戶發(fā)票手工錄入的標(biāo)準(zhǔn)屏幕。如果集成銷售模塊，發(fā)票一般不是這樣輸入的，而是從銷售開票清單自動(dòng)生成的。這里展示這個(gè)屏幕是說明在SAP 中直接用客戶的編碼進(jìn)行帳務(wù)的處理，也就是說如果一個(gè)分錄是 借：應(yīng)收帳款客戶明細(xì) 貸：銷售收入，客戶明細(xì)這條分錄行是直接用客戶編碼錄入的，也就是圖19 中紅色箭頭所指的地方。那SAP如何自動(dòng)記錄總帳科目。圖20 總帳與明細(xì)帳圖20 顯示的是明細(xì)帳與總帳的關(guān)系，假如A集團(tuán)企業(yè)公司有一個(gè)客戶XX 高速公路工程公司。對它的應(yīng)收帳款、預(yù)收帳款、應(yīng)收

3、票據(jù)、預(yù)收款請求、擔(dān)保都是直接記錄到客戶明細(xì)帳下的，如圖中左邊。但是這些業(yè)務(wù)對應(yīng)總帳的不同科目。 首先，在SAP 中把該客戶最經(jīng)常的業(yè)務(wù)對應(yīng)的總帳科目稱為統(tǒng)馭科目，在該客戶主記錄的公司代碼層中維護(hù)，比如該XX 高速公路工程公司的統(tǒng)馭科目是“應(yīng)收帳款”總帳科目，如非特別說明該科目的業(yè)務(wù)都會(huì)自動(dòng)計(jì)入“應(yīng)收帳款”總帳科目。而一旦一個(gè)總帳科目作為“統(tǒng)馭科目”， 它就只能接收來自明細(xì)帳的分錄，而它本身不能直接錄入會(huì)計(jì)分錄。而對于其他的業(yè)務(wù)，比如預(yù)收帳款，應(yīng)收票據(jù)我們定義“特別總帳標(biāo)志”，比如“A”指預(yù)收帳 款業(yè)務(wù)，“B”指應(yīng)收票據(jù)業(yè)務(wù)，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)輸入時(shí)的“特別總帳標(biāo)志”直接記錄到相關(guān)的總帳中。如圖20

4、 中的黑色箭頭。特別總帳標(biāo)志還可以用來核算表外業(yè)務(wù)，比如“預(yù)收款請求”是要求該客戶預(yù)付帳款的請求單，不是復(fù)式記帳的分錄，是一筆單邊的憑證，它會(huì)在客 戶預(yù)付貨款時(shí)被清帳。再比如“擔(dān)?！钡缺硗鈽I(yè)務(wù)也可以用特殊總帳標(biāo)志來核算?？傊甋AP總帳和明細(xì)帳的關(guān)系，保證了最少的輸入量和兩者的高度一致?？蛻粜庞每刂芐AP 應(yīng)用“信用控制范圍”來進(jìn)行客戶信用控制。在公司總部內(nèi)，有些公司它們在會(huì)計(jì)核算上是分開的，但是對于客戶的信用有可能是統(tǒng)一管理的。因此在SAP 中不同的公司代碼可以分配給相同或不同的信用控制范圍。對于業(yè)務(wù)和客戶相似的公司信用可以統(tǒng)一管理。例如：某一客戶在信用范圍“公司總部信用控制范圍”中，信用限額

5、為400,000，已使用的信用限額為29，風(fēng)險(xiǎn)類別低，信用代表組001（指信用控制 員的分組），DSO（應(yīng)收帳款回收帳期）為8 天。同樣一個(gè)客戶在其他信用控制范圍（如“中下游信用范圍”、“基地公司信用范圍”）中相關(guān)的信息的信用控制是不同的。如圖21 在SAP 中有下述這些信用限額：1.總信用限額，同一個(gè)客戶在所有信用控制范圍里的信用限額加總不能超過“總信用限額”, 如圖中1,000,000。 2. 單個(gè)信用范圍最高限額, 同一個(gè)客戶在單個(gè)信用控制范圍中的信用限額的上限, 如圖中500,000。 3.已分配限額, 同一個(gè)客戶在所有信用控制范圍中信用限額的總額, (是不能超過總信用限額的)。如圖中

6、900,000(=400,000+250,000+250,000)。 4.本范圍信用限額, 一個(gè)客戶在某個(gè)信用控制范圍里的信用限額(是不能超過單個(gè)信用范圍最高限額的)。如圖中400,000, 250,000和250,000。 5. 已使用限額，是一個(gè)客戶在一個(gè)信用控制范圍中未清的發(fā)票，銷售訂單等的信用占用額。圖22 靜態(tài)信用額度檢查結(jié)合銷售和分銷模塊，SAP 系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各種各樣的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的信用檢查。這里我們舉兩個(gè)例子。如圖22 闡述了靜態(tài)信用額度檢查。假設(shè)A集團(tuán)企業(yè)的客戶XX 公司的信貸限額為100,000RMB。但該客戶已經(jīng)有兩張未清訂單227（35,000 RMB）和 253（64,9

7、00 RMB），如果銷售人員要追加一張758.16RMB 的訂單，未清訂單和這張銷售訂單的總額將超過信貸限額100,000 RMB。那么新的這張訂單將被凍結(jié)，銷售員無法要求發(fā)貨。只有經(jīng)過特殊的審批流程，可能包括風(fēng)險(xiǎn)管理部和高級管理者的例外審批（根據(jù)A集團(tuán)企業(yè)的管理流程 設(shè)定），才能將訂單解凍進(jìn)行發(fā)貨以及其他后續(xù)操作。A集團(tuán)企業(yè)A集團(tuán)企業(yè)對XX 農(nóng)資公司限定的還款期為一個(gè)月，逾期最大未清項(xiàng)目的百分比為15，截止到2 月13 日，前兩項(xiàng)應(yīng)收帳款的帳齡已超過一個(gè)月，其占總額的百分比達(dá)26.5%,超過了規(guī)定的15。那么XX農(nóng)資公司之后所下達(dá)的訂單將全部被凍結(jié)A集團(tuán)企業(yè)在 項(xiàng)目實(shí)施的過程當(dāng)中可以靈活應(yīng)用

8、SAP 信用的組織結(jié)構(gòu)和各種檢查方法滿足企業(yè)不同的風(fēng)險(xiǎn)管理的需求?？傊?通過SAP 應(yīng)收帳款的信用管理和下文將介紹的各種工具，企業(yè)可以最大程度地控制銷售壞帳的風(fēng)險(xiǎn)。2.2.3.3 催款和自動(dòng)信函往來催款和自動(dòng)信函往來是SAP 應(yīng)收和應(yīng)付中又一類主要的業(yè)務(wù)公司。 催款是指在客戶有逾期帳款的情況時(shí)，通過運(yùn)行催款程序，如圖24 中左上的屏幕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)選擇客戶和逾期帳項(xiàng)，打印催款函（圖24 中右下的屏幕），并更新客戶主記錄。催款函的格式可以自由定義，系統(tǒng)可以動(dòng)態(tài)的獲取相關(guān)信息，包括地址、未清項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人等。此外可以設(shè)立了不同的催款等 級，比如對于逾期不久的客戶，催款函中的措辭較為溫和；而對于逾期時(shí)間

9、較長，已經(jīng)催款數(shù)次無效的客戶，催款函中的措辭將比較強(qiáng)硬，甚至直接通知內(nèi)部法律部 門，進(jìn)入法律程序。圖24 自動(dòng)信函往來除了催款以外，SAP 中還可以靈活定義各種和客戶供應(yīng)商的信函往來，比如定期的對帳函，余額確認(rèn)函等等。信函往來通過“信函往來類型”來進(jìn)行配置和管理。此外，SAP 對于客戶和供應(yīng)商還可以靈活地計(jì)算利息。利息可能是對于逾期帳款的罰息，也可能是配合企業(yè)的收款和資金政策的。比如有些公司為了加快資金流轉(zhuǎn)，降低應(yīng)收帳款的風(fēng)險(xiǎn)，要求客戶預(yù)付部分甚至全部帳款，而作為補(bǔ)償，給客戶結(jié)算利息。此外，應(yīng)收帳款其他的功能，比如帳齡分析，自動(dòng)計(jì)提壞帳準(zhǔn)備，重分類調(diào)整，匯兌損益等等不再詳述。由于我們在前文介紹

10、了自動(dòng)付款流程，同時(shí)應(yīng)付帳款的有些功能和應(yīng)收帳款是類似的，比如總帳和明細(xì)帳的關(guān)系，催款和自動(dòng)信函往來，利息計(jì)算，帳齡分析等等。所以下文只做簡要介紹。2.2.4.1 供應(yīng)商主記錄與客戶管理類似系統(tǒng)對供應(yīng)商也是分層管理的。公司總部層的供應(yīng)商信息，包括名稱、地址、語言、電話等對于每一個(gè)分子公司來說都是統(tǒng)一的。在公司代碼層各個(gè)公司可以根據(jù)與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)往來單獨(dú)定 義供應(yīng)商信息。比如付款條件，付款方式，開戶銀行，利息計(jì)算，統(tǒng)馭科目。和客戶不同的是對于和采購相關(guān)的供應(yīng)商信息，在SAP中是在“采購組織層”來維護(hù) 的，具體參見采購模塊的功能介紹。2.2.4.2 員工費(fèi)用核算員工費(fèi)用的核算，包括差旅費(fèi)的管理，在SAP 系統(tǒng)中用“差旅管理”來實(shí)現(xiàn)?！安盥霉芾怼惫芾韽牟盥蒙暾?，訂票訂房到審批，結(jié)算，分析等差旅的全過程管